Hướng dẫn lập Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ | https://vh2.com.vn

Số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang được các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan quản lý thực hiện một cách cấp thiết và toàn diện. Để triển khai một dự án số hóa tài liệu lưu trữ, cần xây dựng Đề án và lập kế hoạch triển khai. Bài viết sau, iScan chia sẻ nội dung đề cương lập Đề án số hóa tài liệu lưu trữ.

I. Căn cứ pháp lý thiết kế xây dựng Đề án

Cập nhật những văn bản pháp lý mới nhất theo thứ tự : Luật, Nghị định, Quyết định / Nghị quyết của Thủ tướng nhà nước, Thông tư ; những văn bản pháp lý của địa phương .

II. Sự thiết yếu thiết kế xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ

1. Thực trạng

Đánh giá tình hình lưu trữ hồ sơ tài liệu lưu trữ :

• Khối lượng tài liệu

  Bạn đang đọc: Hướng dẫn lập Đề án Số hóa tài liệu lưu trữ | https://vh2.com.vn

• Không gian lưu trữ, phương pháp dữ gìn và bảo vệ
• Tình trạng tài liệu

2. Sự thiết yếu

• Tiết kiệm khoảng trống lưu trữ
• Bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ tốt nhất
• Ứng dụng CNTT vào việc làm, nâng cao hiệu suất

3. Mục tiêu của Đề án

– Mục tiêu chung:

• Chuyển phương pháp lưu trữ truyền thống lịch sử sang lưu trữ tài liệu điện tử .
• Xây dựng hạ tầng CNTT, mạng lưới hệ thống ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ .

– Mục tiêu cụ thể:

• Tài liệu lưu trữ được số hóa bảo vệ chất lượng, sử dụng hiệu suất cao ;
• Chuyển đồi khai thác thông tin từ tài liệu giấy sang khai thác thông tin từ tài liệu điện tử, bảo vệ dịch vụ nhanh gọn và hiệu suất cao .
• Xây dựng hoàn hảo mạng lưới hệ thống thông tin, quản lý tài liệu lưu trữ ; Hệ thống sao lưu dữ liệu, bảo mật thông tin tài liệu ;

4. Yêu cầu

• Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và liên tục được tra cứu, sử dụng .

• Đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ ; Tuân thủ đúng tiến trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ .

• Các yêu cầu nâng cao theo chuẩn số hóa:

  • Xuất file PDF / A file số hóa không hề bị chỉnh sửa nội dung
  • PDF Searchable để tìm kiếm nội dung thông tin thuận tiện
  • OCR tiếng Việt : Để tìm kiếm, quy đổi file lưu trữ có nội dung tiếng Việt .

III. Nội dung đề án số hóa tài liệu lưu trữ

1. Đầu tư trang thiết bị CNTT và kiến thiết xây dựng ứng dụng quản trị hồ sơ lưu trữ

– Các thiết bị cần góp vốn đầu tư :

• Hệ thống máy chủ lưu trữ

  Xem thêm: Các lý do bạn nên lưu trữ tế bào gốc máu cuống rốn

• Phần mềm quản trị hồ sơ lưu trữ
• Máy scan tài liệu chuyên được dùng ( nếu tự triển khai số hóa ). Thông thường những cơ quan thuê đơn vị chức năng số hóa chuyên nghiệp để được tư vấn tiến hành số hóa hiệu suất cao nhất, tiết kiệm chi phí ngân sách .

2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ

Phân chia quá trình thực thi và thời hạn dự kiến thực thi .

3. Xây dựng quá trình số hóa tài liệu lưu trữ

4. Xác định đơn giá

Ngoài những ngân sách shopping trang thiết bị được nêu tại khoản 1 Mục III, Đề án cần xác lập được đơn giá số hóa tính trên trang tài liệu .

5. Giải pháp triển khai

• Nghiên cứu thiết kế xây dựng hạng mục và lập dự trù kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư, shopping những trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ việc tiến hành Đềán .

• Tham mưu trình cấp có thẩm quyền sắp xếp kinh phí đầu tư theo kế hoạch hàng năm cho những cơ quan tương quan đến việc tiến hành triển khai Đề án.

6. Tiến độ, thời hạn triển khai

IV. Kinh phí triển khai đề án số hóa tài liệu lưu trữ

V. Tổ chức thực thi

— — — –

☼ Tham khảo:

iScan cung cấp giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp:

• Cho thuê máy scan kèm phần mềm chuẩn số hóa
• Dịch vụ Số hóa tài liệu trọn gói

5/5 – ( 17 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2