Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác lưu trữ – HKT Consultant

1. Khái niệm

1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức triển khai khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quy trình họat động của cơ quan, cá thể để làm dẫn chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi thiết yếu. Công tác lưu trữ là một việc làm không hề thiếu trong họat động quản trị của cỗ máy nhà nước .
Những công văn, tài liệu sau khi đã được xử lý và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi thiết yếu thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ .
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quy trình công tác của mỗi cơ quan gồm những công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm …

Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng,    nhằm tổ chức   hệ thống         quản lý  lưu trữ hồ sơ mang các tính     chất phù hợp   với          yêu       cầu họat động của công ty mình.

Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Ở những cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên cấp dưới làm công tác tiếp đón “ công văn đến ” kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là :

• Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định.
• Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung.
• Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị  qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ.

• Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể trong cơ quan.
• Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
• Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà nước.

1.2. Một số khái niệm cơ băn của công tác lưu trữ

a. – Phông lưu trữ
Phông lưu trữ là tòan bộ khối tài liệu hòan chỉnh hình thành trong quy trình họat động của một cơ quan, một tổ chức triển khai hay một cá thể, có ý nghĩa chính trị, kinh tế tài chính khoa học, văn hóa truyền thống, lịch sử dân tộc và những ý nghĩa khác, được tích lũy và dữ gìn và bảo vệ trong một lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá
nhân có không thiếu những yếu tố bảo vệ tính độc lập trong quy trình sống sót của mình tạo nên phong lưu trữ gọi là cơ quan, đơn vị chức năng hình thành phông. Các yếu tố đó gồm có :

• Có văn bản qui phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về thành lập cơ quan, qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nó.
• Có tổ chức biên chế cán bộ riêng theo sự phân cấp quản lý của nhà nước.
• Có quyền độc lập về mặt tài chính, cụ thể là cơ quan có tài khỏan riêng ở ngân hàng.
• Có văn thư và quyền sử dụng con dấu riêng để trao đổi, giao dịch với các cơ quan, đơn vị khác.

Ngòai phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ cá thể, còn có phông lưu trữ mái ấm gia đình, phông lưu trữ dòng họ và những sưu tập lưu trữ. Đó cũng là những đơn vị chức năng phân lọai và thống kê trong công tác lưu trữ .

b.- Phông lưu trữ quốc gia

Phông lưu trữ vương quốc là tòan bộ khối tài liệu lưu trữ của một vương quốc, có giá trị chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, khoa học lịch sử vẻ vang và những ý nghĩa khác, không phân biệt thời hạn, kỹ thuật, vật tư chế tác, được dữ gìn và bảo vệ trong những kho lưu trữ nhà nước nhất định .
c. – Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh … được hình thành trong quy trình họat động của những cơ quan, những cá thể tiêu biểu vượt trội, có ý nghĩa chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, khoa học, lịch sử dân tộc và những ý nghĩa khác, được dữ gìn và bảo vệ trong những kho lưu trữ nhất định .

2. Vai trò của công tác lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu chắc như đinh dành để Giao hàng cho họat động nội bộ. Các cấp quản trị, những người cần họach định, cần lập báo cáo giải trình, cần ra quyết định hành động đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho những việc làm khác nhau của mình. Bên cạnh đó, không ít người mua hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với tất cả chúng ta. Các đối tác chiến lược, những công ty trong ngành, và nhất là những cơ quan quản trị cũng có nhu yếu phân phối thông tin, tài liệu của công ty. Còn nữa, ngay cả những đơn vị chức năng đáp ứng dịch vụ cho văn phòng ( công ty quảng cáo ví dụ điển hình ) hoặc đơn vị chức năng điều tra và nghiên cứu thuộc một nghành nhất định nào đó cũng muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau :

• Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.

• Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
• Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng  các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).

• Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
• Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
• Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
• Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.

3. Tính chất của công tác lưu trữ

Lưu trữ có các tính chất:

+ Tính chất cơ mật : Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ tiềm ẩn nhiều bí hiểm của Nhà nước. Do đó yên cầu công tác lưu trữ phải được thực thi theo những nguyên tắc, chính sách, thủ tục ngặt nghèo ; yên cầu nhân viên cấp dưới lưu trữ phải có ý thức tổ chức triển khai kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh những qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ .
+ Tính chất khoa học : Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ tiềm ẩn một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để dữ gìn và bảo vệ an tòan và tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao, yên cầu những khâu nhiệm vụ lưu trữ như phân lọai, xác lập giá trị tài liệu, thiết kế xây dựng công cụ tra cứu … đều phải được thực thi theo những chiêu thức khoa học, có tính mạng lưới hệ thống và nhiều giải pháp tỷ mỷ .
+ Tính chất nhiệm vụ : Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, nghành nghề dịch vụ đơn cử trong mọi họat động kinh tế, xã hội quốc gia. Ví dụ, quản trị công tác lưu trữ của Bộ, những sở Giáo dục và Đào tạo tương quan ngặt nghèo đến họat động trình độ, nhiệm vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo …

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2