Quyết định 86/QĐ-UBND năm 2014 về Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 – 2020 do Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI ĐOẠN năm trước – 2020

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy của Bộ Nội vụ;

Căn cứ Chỉ thị số 04/2007/CT-UBND ngày 12/6/2007 của UBND tỉnh Kon Tum về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Kon Tum;

Căn cứ Quyết định số 13/2013/QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của UBND tỉnh Kon Tum về ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2651/TT-SNV ngày 24/12/2013,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Tum giai đoạn 2014 – 2020 (kèm theo Đề án).

Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM GIAI ĐOẠN 2014 – 2020
(Ban hành kèm theo Quyết định số 86/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. MỞ ĐẦU

Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng, vừa có giá trị thực tiễn trong công tác làm việc quản trị, chỉ huy quản lý và điều hành, tăng trưởng kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống – xã hội, quốc phòng, bảo mật an ninh ; vừa có giá trị lịch sử vẻ vang ; là gia tài quý giá của Quốc gia, di sản văn hóa truyền thống của dân tộc bản địa. Hiện nay, tài liệu phát sinh trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh Kon Tum có khối lượng rất lớn …. Đây là nguồn thông tin cấp một, được Nhà nước thống nhất quản trị, dữ gìn và bảo vệ, khai thác, sử dụng theo lao lý của pháp lý. Thực tế công tác làm việc lưu trữ trên địa phận tỉnh những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực nhưng tại một số ít cơ quan, đơn vị chức năng công tác làm việc lưu trữ vẫn chưa được chăm sóc đúng mức dẫn đến khối lượng tài liệu tồn dư ngày càng lớn, rủi ro tiềm ẩn tài liệu bị hư hỏng, mất mát ngày càng cao. Để đưa công tác làm việc lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, góp thêm phần dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thì việc phát hành Đề án “ Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn dư tại những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh Kon Tum tiến trình năm trước – 2020 ” là thật sự thiết yếu.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11/11/2011 ; 2. Căn cứ Nghị định 01/2013 / NĐ-CP ngày 03/01/2013 của nhà nước pháp luật cụ thể 1 số ít điều Luật lưu trữ ; 3. Căn cứ Chỉ thị số 05/2007 / CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng nhà nước về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ; 4. Căn cứ Thông tư số 03/2010 / TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ pháp luật định mức kinh tế tài chính kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy ; 5. Căn cứ Thông tư 09/2011 / TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; 6. Căn cứ Thông tư số 12/2010 / TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chiêu thức xác lập đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy ; 7. Căn cứ Thông tư số 13/2011 / TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của Ủy ban nhân dân những tỉnh, thành phố thường trực Trung ương ; 8. Căn cứ Quyết định số 128 / QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc phát hành tiến trình “ Chỉnh lý tài liệu giấy ” theo tiêu chuẩn TCVN 9001 – 2000 ; 9. Căn cứ Thông tư 07/2012 / TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản trị văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ; 10. Căn cứ Chỉ thị số 04/2007 / CT-UBND ngày 12/6/2007 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Kon Tum về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa phận tỉnh ; 11. Căn cứ Quyết định số 13/2013 / QĐ-UBND ngày 19/02/213 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Kon Tum về việc phát hành Danh mục số 1 những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh ; 13. Căn cứ Kế hoạch số 573 / KH-UBND ngày 28/3/2013 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Kon Tum về công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2013.

Phần II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Thực hiện Thông tư số 02/2010 / TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 28/4/2010 hướng dẫn tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và tổ chức triển khai Văn thư, Lưu trữ tại những Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc nhà nước và Ủy ban nhân dân những cấp ; Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum đã ban hành Quyết định số 06/2012 / QĐ-UBND ngày 19/01/2012 về việc xây dựng Chi cục Văn thư – Lưu trữ thường trực Sở Nội vụ và Quyết định số 14/2012 / QĐ-UBND ngày 06/4/2012 về việc Quy định tính năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Kon Tum. Qua một năm đảm nhiệm trách nhiệm quản trị Nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh từng bước đi vào không thay đổi cỗ máy tổ chức triển khai, tham mưu kịp thời Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy Ban Nhân Dân tỉnh phát hành những văn bản lao lý, chỉ huy, hướng dẫn nhằm mục đích thống nhất quản trị công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh. Công tác lưu trữ trên địa phận tỉnh thời hạn qua đã có một số ít chuyển biến tích cực : thủ trưởng những cơ quan, đơn vị chức năng đã có sự chăm sóc đến công tác làm việc lưu trữ ; dữ thế chủ động dành một phần kinh phí đầu tư để shopping trang thiết bị, tăng cấp, thay thế sửa chữa, sắp xếp diện tích quy hoạnh tương thích để làm kho lưu trữ dữ gìn và bảo vệ tài liệu ; một số ít đơn vị chức năng đã có kế hoạch tiến hành việc chỉnh lý, phân loại và xác lập giá trị tài liệu, tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Giao hàng cho công tác làm việc tham mưu, chỉ huy, quản trị quản lý và điều hành của cơ quan, đơn vị chức năng. Tuy nhiên, công tác làm việc lưu trữ của tỉnh vẫn sống sót những hạn chế hầu hết sau : – Vai trò của công tác làm việc lưu trữ chưa được đội ngũ cán bộ, công chức nhận thức vừa đủ ; thực trạng tài liệu lưu trữ tồn dư, tích đống với khối lượng lớn, chưa có kế hoạch chỉnh lý, sắp xếp vẫn còn phổ cập ; – Nhiều tài liệu có giá trị như : dự án Bất Động Sản, đề án tăng trưởng kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống – xã hội, quốc phòng – bảo mật an ninh, ngoại giao, quy hoạch những vùng kinh tế tài chính trọng điểm, đề tài khoa học, tài liệu kỹ thuật, thiết kế xây dựng cơ bản, trắc địa, tài liệu về y học, địa giới hành chính những khu kinh tế tài chính, khu công nghiệp, cửa khẩu có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng, xuống cấp trầm trọng, kém tuổi thọ hoặc thất lạc ; – Trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu tại những cơ quan, đơn vị chức năng còn sơ sài, đa phần được đựng trong những thùng tôn, bao tải hoặc bó gói để tại hiên chạy dọc, gầm cầu thang, nhà xe ; có nơi đã chăm sóc sắp xếp cơ sở vật chất Giao hàng dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ nhưng vẫn chưa phân phối nhu yếu bảo đảm an toàn về kỹ thuật theo lao lý ; – Việc sắp xếp cán bộ, công chức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng còn nhiều chưa ổn : thiếu về số lượng cán bộ lưu trữ ; chỉ một chút ít đơn vị chức năng sắp xếp cán bộ chuyên trách theo pháp luật, số còn lại đa phần là kiêm nhiệm, không đúng trình độ. Công tác giảng dạy, tu dưỡng nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức này cũng chưa được chăm sóc đúng mức.

II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ tồn dư trên địa phận tỉnh đa phần được hình thành sau ngày tái lập tỉnh năm 1991 đến nay. Ngoài ra, một số ít tài liệu chuyên ngành có giá trị lịch sử vẻ vang hình thành trước năm 1991 hiện vẫn đang nằm rải rác ở 1 số ít cơ quan, đơn vị chức năng. Các tài liệu này hiện đang được dữ gìn và bảo vệ trong điều kiện kèm theo chật hẹp, môi trường tự nhiên ẩm thấp, trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ còn thiếu thốn, rủi ro tiềm ẩn hư hỏng và thất lạc rất cao.

Qua công tác kiểm tra, khảo sát thực tế tại 40 cơ quan, đơn vị, khối lượng tài liệu cần thực hiện chỉnh lý khoa học trên địa bàn tỉnh là: 7.346 mét giá (không bao gồm tài liệu đã được một số đơn vị chỉnh lý hoàn chỉnh) và được phân theo từng nhóm như sau:

– Nhóm I: Các sở, ban, ngành: 3.459 mét giá

– Nhóm II: Các huyện, thành phố: 3.260 mét giá

– Nhóm III: Các cơ quan Trung ương, công ty Nhà nước: 627 mét giá

Phần III

MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

I. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN

1. Mục tiêu chung

Đến năm 2020, cơ bản xử lý dứt điểm tài liệu tồn dư từ năm 2013 trở về trước tại những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh, nhằm mục đích bảo vệ bảo đảm an toàn và sử dụng có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ ; nâng cao vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của những cơ quan hành chính nhà nước, những tổ chức triển khai chính trị, xã hội và mọi công dân so với việc bảo vệ, quản trị và sử dụng tài liệu lưu trữ ship hàng công tác làm việc kiến thiết xây dựng, tăng trưởng kinh tế tài chính – xã hội, bảo mật an ninh – quốc phòng trên địa phận tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể

– Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác lập giá trị tài liệu lưu trữ có thời hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh. – Từng bước hiện đại hóa công tác làm việc văn thư lưu trữ, thiết kế xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng. – Hướng dẫn những nguyên tắc, chiêu thức và tu dưỡng kỹ năng và kiến thức trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng ; chuẩn hóa quá trình nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trên khoanh vùng phạm vi toàn tỉnh.

II. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN

1. Đối tượng

Các cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh theo Quyết định số 13/2013 / QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Kon Tum về phát hành Danh mục số 1.

2. Thời gian

– Thời gian triển khai đề án : Từ năm năm trước đến năm 2020 ; – Thời gian của tài liệu : Tài liệu từ năm 2013 quay trở lại trước.

3. Cơ quan thực hiện Đề án

– Cơ quan chủ trì : Sở Nội vụ. – Cơ quan tham mưu : Chi cục Văn thư – Lưu trữ. – Cơ quan phối hợp : Các cơ quan, địa phương thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh theo Quyết định số 13/2013 / QĐ-UBND ngày 19/02/2013 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Kon Tum về phát hành Danh mục số 1.

Phần IV

NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

I. NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN

1. Các công việc cần triển khai

Chỉnh lý tài liệu phải triển khai theo giải pháp phân loại khoa học, trong đó thực thi lập mới hồ sơ, chỉnh sửa hoàn thành xong, hồi sinh, xác lập giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm công cụ tra cứu so với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Tùy theo tình hình tài liệu lưu trữ để xác lập nội dung việc làm và những bước triển khai chỉnh lý. Trong thực tiễn, tài liệu được phân thành hai loại : – Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ ở tiến trình văn thư cơ quan. – Tài liệu nằm ở dạng tích đống, rời lẻ, chưa được lập thành hồ sơ. * Đối với khối tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành thì công tác làm việc chỉnh lý gồm có những việc làm đa phần sau đây : – Nghiên cứu và biên soạn lịch sử vẻ vang đơn vị chức năng hình thành phông và lịch sử vẻ vang phông ; – Xác định số lượng giới hạn phông lưu trữ ; – Kiểm tra kiểm soát và điều chỉnh những hồ sơ chưa hài hòa và hợp lý, xác lập giá trị chưa đúng chuẩn, phát hiện tài liệu còn thiếu để bổ trợ ;

– Hoàn chỉnh công tác biên mục;

– Hệ thống hóa tài liệu theo giải pháp phân loại ; – Lập mục lục hồ sơ ; – Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá. * Đối với khối tài liệu lưu trữ chưa lập hồ sơ ( tài liệu rời lẻ ), cần thực thi những việc hầu hết sau đây : – Nghiên cứu và biên soạn lịch sử dân tộc hình thành phông và lịch sử vẻ vang phông ; – Xác định số lượng giới hạn phông lưu trữ ; – Lập hồ sơ ; – Xây dựng giải pháp phân loại ; – Hệ thống hóa tài liệu theo giải pháp phân loại ; – Lập mục lục hồ sơ ; – Đưa hồ sơ vào cặp, hộp, làm nhãn và sắp xếp lên giá ; – Viết báo cáo giải trình tổng kết chỉnh lý và họp rút kinh nghiệm tay nghề. Để công tác làm việc chỉnh lý tài liệu đạt được tác dụng tốt, trước khi thực thi cần kiến thiết xây dựng kế hoạch chỉnh lý. Trong kế hoạch phải trình diễn rõ mục tiêu, nhu yếu, nội dung, giải pháp, giải pháp sắp xếp nhân lực và thời hạn triển khai những việc làm : Lập hồ sơ, xác lập giá trị tài liệu, thiết kế xây dựng giải pháp phân loại, hệ thống hóa tài liệu … Đối với những khối tài liệu hoặc phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, hoàn toàn có thể làm hướng dẫn riêng về lập hồ sơ, xác lập giá trị và bổ trợ tài liệu còn thiếu …

2. Nội dung chỉnh lý

Thực hiện theo tiến trình chỉnh lý 23 bước được lao lý đơn cử tại Quyết định số 128 / QĐ-VTLTNN ngày 16/6/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc phát hành tiến trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn TCVN 9001 – 2000, gồm có :

Bước 1: Giao, nhận tài liệu.

Biên bản bàn giao nhận tài liệu ( BM-CLTLG-01 ).

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý.

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.

– Kế hoạch chỉnh lý ( BM-CLTLG-02 ) ; – Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông, lịch sử vẻ vang phông ( BM-CLTLG-03 ) ; – Hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu ( BM-CLTLG-04 ) ; – Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ ( BM-CLTLG-05 ).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ.

a ) Lập hồ sơ so với tài liệu chưa được lập hồ sơ – Tập hợp tài liệu theo đặc trưng đa phần thành hồ sơ – Biên soạn tiêu đề hồ sơ – Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, vô hiệu tài liệu trùng thừa – Xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho hồ sơ – Xác định tiêu đề, nguyên do loại so với tài liệu hết giá trị b ) Chỉnh sửa, triển khai xong hồ sơ so với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt nhu yếu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung việc làm pháp luật tại điểm a và thực thi chỉnh sửa, triển khai xong so với những hồ sơ chưa đạt nhu yếu.

Bước 7: Biên mục phiếu tin

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin ( BM-CLTLG-06 ).

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11: Biên mục hồ sơ.

a ) Đánh số tờ cho tài liệu dữ gìn và bảo vệ từ 20 năm trở lên. b ) Viết mục lục văn bản so với tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn. c ) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và bìa hồ sơ.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm bằng phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16: Viết và dán nhãn hộp (cặp).

Nhãn hộp ( BM-CLTLG-07 ).

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý.

Biên bản giao, nhận tài liệu ( BM-CLTLG-01 )

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước 21: Lập mục lục hồ sơ.

a ) Viết lời nói đầu b ) Lập những văn bản tra cứu hỗ trợ c ) Tập hợp tài liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở tài liệu ( 03 bộ ) d ) Bổ sung tài liệu giữ lại theo tác dụng triển khai quy trình tiến độ xử lý tài liệu loại ( nếu có ).

Bước 22: Xử lý tài liệu loại.

a ) Sắp xếp, bó gói, thống kê hạng mục tài liệu loại ( BM-CLTLG-08 ) b ) Viết thuyết minh tài liệu loại c ) Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại ( triển khai theo quy trình tiến độ xử lý tài liệu loại ) d ) Bổ sung tài liệu giữ lại theo hiệu quả triển khai quá trình xử lý tài liệu loại ( nếu có ).

Bước 23: Kết thúc chỉnh lý.

a ) Hoàn chỉnh và chuyển giao hồ sơ phông b ) Viết báo cáo giải trình tổng kết chỉnh lý c ) Tổ chức họp rút kinh nghiệm tay nghề.

Đối với tài liệu hủy thêm 5 bước:

Bước 24: Thống kê tài liệu loại có ghi rõ lý do loại.

Bước 25: Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan kiểm tra tài liệu loại và tờ trình xin tiêu hủy.

Bước 26: Hội đồng thẩm tra giá trị tài liệu thẩm tra lại những tài liệu xin tiêu hủy và đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy.

Bước 27: Tổ chức tiêu hủy tài liệu (việc tiêu hủy tài liệu thực hiện theo hướng dẫn số 879/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước.

Bước 28: Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý và họp rút kinh nghiệm.

Ngoài ra, để bảo vệ bảo đảm an toàn so với khối tài liệu sau chỉnh lý những cơ quan, đơn vị chức năng cần dữ thế chủ động góp vốn đầu tư shopping : giá, kệ, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, bình chữa cháy, mạng lưới hệ thống quạt thông gió, phương tiện đi lại phòng chống mối mọt … theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

– Đối với những sở, ban, ngành : giao Sở Tài Chính phối hợp với Sở Nội vụ cân đối, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sắp xếp hàng năm. – Đối với Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố : dữ thế chủ động nguồn ngân sách địa phương để triển khai Đề án. – Đối với những cơ quan Trung ương, công ty Nhà nước trên địa phận tỉnh : dữ thế chủ động ngân sách ngành để thực thi Đề án.

Phần V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thủ trưởng những sở, ban, ngành, quản trị Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thành phố : – Tập trung chỉ huy, lập kế hoạch đơn cử, lựa chọn giải pháp để chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn dư tại cơ quan, đơn vị chức năng. – Chủ động cân đối nguồn kinh phí đầu tư hàng năm cho công tác làm việc chỉnh lý tài liệu, bảo vệ không phát sinh tài liệu tồn dư từ năm năm trước trở đi. – Báo cáo tác dụng thực thi công tác làm việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan, đơn vị chức năng về Ủy Ban Nhân Dân tỉnh ( qua Sở Nội vụ ) ; Thời gian báo cáo giải trình : trước ngày 15/06 và ngày 15/12 hàng năm. 2. Giám đốc Sở Tài chính : Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cân đối kinh phí đầu tư để thực thi Đề án ; hướng dẫn những cơ quan, đơn vị thanh quyết toán đúng theo pháp luật hiện hành. Việc thanh quyết toán được triển khai sau khi có đánh giá và thẩm định của Chi cục ăn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ về chất lượng, và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt nhu yếu theo pháp luật của pháp lý về công tác làm việc lưu trữ. 4. Giám đốc Sở Nội vụ : Chỉ đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo dõi, giám sát việc thực thi Đề án ; định kỳ báo cáo giải trình hiệu quả thực thi về Ủy Ban Nhân Dân tỉnh để theo dõi, chỉ huy.

5. Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm:

– Tổ chức tập huấn, hướng dẫn về trình độ, nhiệm vụ cho những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi của Đề án. – Quản lý, kiểm tra, giám sát, nghiệm thu sát hoạch chất lượng chỉnh lý tài liệu của những cơ quan, đơn vị chức năng thuộc khoanh vùng phạm vi của Đề án. – Lập kế hoạch thu tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2