Quản lý hệ thống văn thư lưu trữ khoa học, hiệu quả với 1Office

Quản lý văn thư lưu trữ là một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản trị văn phòng, hành chính Nhà nước hay các tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các cơ quan, tổ chức vẫn lưu trữ văn bản bằng giấy tờ từ năm này qua năm khác dẫn đến việc thất lạc, mất mát hồ sơ và tìm kiếm vô cùng khó khăn. Do đó, việc sử dụng phần mềm quản lý công văn  là một giải pháp tối ưu giúp số hóa việc lưu trữ, tra cứu văn thư một cách nhanh chóng, bảo mật và an toàn nhất.

I- Tìm hiểu chung về quản lý văn thư lưu trữ

1.1 Quản lý văn thư lưu trữ là gì?

Quản lý văn thư là tổng thể những việc làm tương quan đến công tác làm việc quản lý văn thư, lưu trữ sách vở từ quá trình tiếp đón ( tài liệu đến ) đến khi xử lý xong các việc làm, lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ. Hiểu một cách đơn thuần, văn thư lưu trữ là hoạt động giải trí lưu giữ tài liệu, hiện vật nào đó để bảo vệ tính nguyên vẹn, không thiếu của nó .

1.2. Tầm quan trọng của việc quản lý văn thư lưu trữ

Có thể chứng minh và khẳng định, công tác làm việc văn thư, lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng so với mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức triển khai sẽ đảm nhiệm các công dụng, trách nhiệm khác nhau nhưng họ đều có các tài liệu, sách vở tương quan được tra cứu và sử dụng khi thiết yếu. Qua đó sẽ giúp mọi người thông dụng các văn bản, chủ trương và công văn thuận tiện .

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

Việc lưu trữ thông tin tập trung chuyên sâu, khoa học sẽ giúp bộ phận văn thư sẽ nhanh gọn tìm kiếm được các thông tin thiết yếu kịp thời và đúng mực đến các cơ quan, đơn vị chức năng nói chung. Đặc biệt, với các cơ quan Nhà nước luôn yên cầu các thông tin nhanh gọn, đúng chuẩn. Chưa kể, việc tổng hợp thông tin cần tìm kiếm ở nhiều nguồn khác nhau. Do đó, thông tin bằng văn bản sẽ là giải pháp truyền tải thông tin kịp thời và đúng chuẩn nhất .

 Bảo mật thông tin, đảm bảo tính thông suốt trong quá trình hoạt động

Công tác lưu trữ văn thư không riêng gì giúp bảo mật thông tin thông tin mà còn bảo vệ tính thông suốt trong suốt quy trình hoạt động giải trí của công ty. Vì vậy, các nội dung trong văn bản cần phản ánh đúng, không thiếu các hoạt động giải trí của cơ quan bởi văn văn thư lưu trữ được coi là bằng chứng nhân sự minh bạch cho các cơ quan .

Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ

Bên cạnh việc cung ứng thông tin kịp thời, bảo mật thông tin thông tin, quản lý văn thư lưu trữ còn góp thêm phần gìn giữ hồ sơ ngăn nắp, sạch sẽ và đẹp mắt, bảo vệ về số lượng hồ sơ, tài liệu để là, tốt công tác làm việc lưu trữ. Khi tài liệu được lưu trữ tốt sẽ bảo vệ được tính bảo đảm an toàn, pháp lý cho các cơ quan, tổ chức triển khai .

II- Một số quy định chung về quản lý văn thư

Công tác văn thư, sách vở là một hoạt động giải trí quan trọng và mang tính pháp lý, bảo mật thông tin cao .
Cùng tìm hiểu thêm về 1 số ít lao lý chung về văn thư lưu trữ do Nhà nước phát hành mà bạn cần nắm được .

1. Phạm vi điều chỉnh

Đối với ký tá văn bản thì nghị định nêu rõ thiết bị lưu khóa bí hiểm với công tác làm việc văn thư, thiết bị sử dụng để ký số cho các văn bản điện tử do các cơ quan, tổ chức triển khai phát hành và bản sao từ giấy sang văn bản điện tử .

2. Một số từ ngữ liên quan 

Nghị định 30 bổ trợ lý giải một số ít từ ngữ như :
– Văn bản : Là thông tin truyền tải bằng ngôn từ ký hiệu, hình ảnh ở hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai theo thể thức đã lao lý sẵn .
– Văn bản chuyên ngành : Là văn bản thực thi trong quy trình thực thi nhiệm vụ, trình độ của một ngành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đó lao lý .
– Văn bản hành chính : Được hình thành trong việc chỉ huy, quản lý và xử lý việc làm ở cơ quan, tổ chức triển khai .
– Văn bản điện tử : lưu văn bản dưới dạng thông điệp được tạo lập từ văn bản giấy và trình diễn đúng theo thể thức đã được pháp luật

3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

Đối với công tác làm việc văn thư thì việc triển khai sẽ dựa trên pháp luật của pháp lý. Từ đó, mọi văn bản đi, văn bản đến đều sẽ quản lý tập trung chuyên sâu tại văn thư cơ quan làm thủ tục đảm nhiệm, ĐK, ngoại trừ những văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý .

III- Quy trình lưu trữ văn thư hiệu quả nên áp dụng

Tùy theo từng mô hình, phương thức hoạt động mà mỗi cơ quan, đơn vị có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là một số quy trình cơ bản của một quy trình quản lý hồ sơ, văn bản:

Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Mỗi cơ quan, tổ chức triển khai sẽ có một công cụ để lưu trữ hồ sơ khác nhau tùy vào điều kiện kèm theo của doanh nghiệp :
– Đối với loại hồ sơ, tài liệu cần được tổng hợp vào các loại kẹp file, bìa cứng để bảo vệ tài liệu
– Sử dụng giấy note, ghi chú nhằm mục đích phân biệt các loại hồ sơ và thuận tiện tìm kiếm
– Phân loại các kiểu hồ sơ tiếp tục sử dụng, ít sử dụng vào giá tài liệu hoặc ngăn kéo để tìm kiếm nhanh gọn .

Bước 2: Phân loại hồ sơ

– Phân chia hồ sơ theo dự án Bất Động Sản
– Phân chia hồ sơ theo chủ đề
– Phân loại hồ sơ theo thời kỳ

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

– Sắp xếp theo thời hạn
– Sắp xếp theo mẫu tự
– Sắp xếp theo đặc thù hồ sơ

Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ

Nhằm tạo điều kiện kèm theo cho việc tìm kiếm, bạn nên tạo ra từng thư mục riêng không liên quan gì đến nhau rồi đưa vào máy tính. Điều này sẽ giúp việc tra cứu, sử dụng hồ sơ sẽ thuận tiện hơn, đặc biệt quan trọng với số lượng lớn hồ sơ, tài liệu phát sinh .

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Có rất nhiều cách để lưu trữ hồ sơ như : lưu kho, tạo bản mềm để sử dụng. Trong đó, cách thông dụng nhất thường gặp là tạo list hồ sơ, tài liệu hoàn toàn có thể tạo bảng tính excel để dẫn link, link với tập tin và hình ảnh lưu trữ hồ sơ, tài liệu .

Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Khi có bất cứ một văn bản hay tài liệu mới thì bộ phận văn thư cần cập nhật đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ trên hệ thống đầy đủ để việc tìm kiếm hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra định kỳ và bổ sung các giấy tờ, hồ sơ còn thiếu

IV- Các phương pháp quản lý văn thư lưu trữ tự động

1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống công nghệ thông tin

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin lúc bấy giờ, việc quản lý văn thư lưu trữ bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là khuynh hướng tất yếu trong thời đại 4.0. Để nâng cao công tác làm việc quản lý văn thư thì việc chuẩn hóa quy trình tiến độ văn thư, tài liệu lưu trữ sẽ giúp các tổ chức triển khai, doanh nghiệp tối ưu thời hạn, ngân sách và tăng hiệu suất thao tác nhanh gọn, hiệu suất cao. Từ đó, giúp giảm bớt áp lực đè nén cho người làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ. Thúc đẩy quy trình giải quyết và xử lý văn bản được xuyên suốt, nhanh gọn và kịp thời .

2. Quản lý tài liệu hiệu quả với 1Office

Ngoài việc lưu trữ bằng phương pháp thủ công, các phần mềm công nghệ thì việc lưu trữ với phần mềm qu ản lý văn bản chuyên dụng là một giải pháp hiệu quả cho các đơn vị, tổ chức hiện nay. Với nhiều tính năng thông minh, hiệu quả, phần mềm quản lý văn bản 1Office giúp tối ưu công tác quản lý văn thư lưu trữ minh bạch, nhanh chóng. Từ đó, giảm thiểu tối đa nỗi lo thất lạc dữ liệu, mất mát hồ sơ, giấy tờ.

Các chức năng chính của phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

Khởi tạo dữ liệu

• Cho phép người dùng tải phong phú tài liệu theo các dạng như : word, excel, pdf, …
• Phân loại riêng từng khuôn khổ tài liệu khác nhau như : tài liệu cá thể, tài liệu công ty, tài liệu được san sẻ để thuận tiện tìm kiếm
• Dễ dàng tạo nhiều thư mục con để lưu trữ tài liệu tải lên, tối ưu việc quản lý, tìm kiếm tài liệu

Quản lý tài liệu khoa học

• Linh hoạt trong việc san sẻ, phân quyền sử dụng tài liệu. Dễ dàng san sẻ cho các phòng ban hoặc cá thể trong đội, nhóm của mình
• Tùy biến hóa tên tài liệu, được cho phép người dùng đổi tên nhanh gọn để thuận tiện phân biệt hoặc tìm kiếm
• Dễ dàng chuyển dời, sao chép tài liệu từ thư mục này sang thư mục khác thay vì phải thao tác thủ công bằng tay như trước kia .

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về một số cách lưu trữ tài liệu hiệu quả, khoa học giúp việc sắp xếp, quản lý tài liệu thông minh, dễ dàng.

V. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu 1Office

Phần mềm quản lý tài liệu không chỉ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, nâng cao năng suất làm việc mà còn mang đến nhiều lợi ích cho lãnh đạo, nhân viên như:

Đối với lãnh đạo

– Hỗ trợ công tác làm việc chỉ huy quản lý và điều hành, chỉ huy văn thư của chỉ huy
– Cho phép chỉ huy, cơ quan đơn vị chức năng thực thi phê duyệt giải quyết và xử lý văn bản ngay trên điện thoại thông minh mưu trí và máy tính .
– Lãnh đạo hoàn toàn có thể khởi tạo việc làm tương quan cho các đơn vị chức năng giải quyết và xử lý và theo dõi trải qua đầu việc đó .
– Dễ dàng giải quyết và xử lý văn bản đến ngay trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng
– Theo dõi nhìn nhận định hình giải quyết và xử lý văn bản của các đơn vị chức năng cấp dưới

Đối với nhân viên

– Giúp bộ phận văn thư số hóa tiến trình tiếp đón, giải quyết và xử lý văn bản. Chủ động sắp xếp quản lý văn thư lưu trữ tập trung chuyên sâu, khoa học. Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có nhu yếu
– Nâng cao kỹ năng và kiến thức quản lý văn thư
– Xử lý, quản lý văn bản đi và văn bản đến hiệu suất cao. Giảm thiểu tối đa sai sót thất lạc dữ liệt
– Hỗ trợ tối đa công tác làm việc thống kê báo cáo giải trình, in ấn sổ, công văn
– Xây dựng mạng lưới hệ thống khoảng trống thao tác hiệu suất cao, chuyên nghiệp, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và ngân sách hành chính
Thời đại công nghệ tiên tiến bùng nổ và việc ứng dụng công nghệ tiên tiến để quản lý văn bản, sách vở là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp tăng trưởng và tăng trưởng vững chắc. Và ứng dụng quản lý văn bản 1O ffice là một ứng dụng quản lý công văn ưu việt giúp doanh nghiệp vô hiệu các thao tác bằng tay thủ công trong quy trình tổng hợp, tìm kiếm hồ sơ, văn bản. Từ đó, giúp doanh nghiệp số hóa quản lý tài liệu tập trung chuyên sâu ngay trên ứng dụng, tìm kiếm thông tin nhanh gọn, đúng mực. Để được tư vấn và tương hỗ sử dụng ứng dụng, bạn sung sướng để lại số điện thoại thông minh, đội ngũ chuyên viên của 1O ffice liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày thời điểm ngày hôm nay .

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888

Trang web : https://vh2.com.vn/
Fanpage : https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube : https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2