Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho kế toán

Lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là nhu yếu thiết yếu so với kế toán. Hiện nay có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách lưu trữ chứng từ kế toán sẽ có những ưu điểm và điểm yếu kém riêng. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm, được vận dụng nhiều nhất lúc bấy giờ. Với cách lưu trữ chứng từ kế toán này, việc làm Kế toán của bạn sẽ bớt khó khăn vất vả hơn .

>>>>> Bài viết liên quan: 11 việc cần làm trước khi quyết toán thuế

1. Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Kế toán lưu trữ bộ hồ sơ khai thuế GTGT gồm có :

• Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;

  Bạn đang đọc: Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho kế toán

• Hóa đơn nguồn vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra .

Lưu ý : Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ lao lý các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để trấn áp được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này. Đến khi quyết toán thuế, sẽ không phải làm lại .

2. Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác :

Các tờ khai thuế khác như thông tin phát hành hóa đơn, báo cáo giải trình tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài, báo cáo giải trình kinh tế tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng chừng 5 cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại .

3. Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng nhà nước :

Bộ chứng từ ngân hàng nhà nước thường thì gồm có : Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay
• Đối với hồ sơ tiền gửi :
Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyền như sau : Tờ sao kê tổng hợp ( có dấu ngân hàng nhà nước ), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ thanh toán giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê .
• Đối với hồ sơ tiền vay :
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời hạn cho từng hợp đồng vay .
Hiện nay, các BCTC, giải pháp vay vốn … hầu hết là các số liệu chế biến, do đó với các sách vở này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách lưu lại, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế .

4. Cách lưu trữ Phiếu thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi :
Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau :
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán giao dịch lương sau phiếu thu ( chi ) và các chứng từ khác ( nếu có )

5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho :
Cụ thể :
Phiếu nhập kho :
+ Đối với mua ngoài : Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT ( photo ) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn luân chuyển ( nếu có ), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng từ CO, CQ ( nếu có )

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….

6. Cách lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, làm giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung ứng, người mua. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua .
– Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì Phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, bản còn lại hoàn toàn có thể lưu tại các bộ phận khác theo nhu yếu .
– Hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án Bất Động Sản, Kế toán cần tạo Folder lưu trữ riêng và dán tên dự án Bất Động Sản ở gáy để dễ tổ chức triển khai, theo dõi .
– Kế toán không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh thực trạng mất chứng từ gốc .
– Kế toán lưu hợp đồng kinh tế tài chính đồng nhất cùng các tài liệu sau :

Hình ảnh Trung tâm huấn luyện và đào tạo kế toán tổng hợp thực hành thực tế Lê Ánh
Cách lưu trữ chứng từ kế toán

• Tờ trình, kế hoạch ( nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho toàn diện và tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo )
• Các bộ hồ sơ tương quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, làm giá ….
• Hợp đồng gốc
• Các phụ lục ký thêm
• Các phiếu chi, UNC photo từng lần giao dịch thanh toán
• Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu sát hoạch, biên bản thanh lý
• Các chứng từ nộp thuế ( nếu có )
• Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
• Bảng tính lãi vay thanh toán giao dịch nếu vay cá thể, bảng tính lãi vay nếu vay NH
• Các biên bản thoả thuân khác nếu có
• Các hồ sơ chứng từ khác có tương quan

7. Cách lưu trữ chứng từ lương

Kế toán theo dõi, sắp xếp chứng từ lương như sau :

– Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm

– Để dễ theo dỗi, Kế toán dùng các chia file để lưu các bảng giao dịch thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hành động hoặc chứng từ có tương quan đến lương trong năm đó .
– Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu gồm có : Bảng thanh toán giao dịch lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng nhà nước và UNC photo ( nếu thanh toán giao dịch qua ngân hàng nhà nước ), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động .

8. Cách lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong ứng dụng sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần so sánh lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa .

9. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố định

Tờ trình được phê duyệt mua tiến sỹ

• Các QĐ phê duyệt thầu, chỉ định thầu, làm giá theo nhu yếu của Doanh Nghiệp
• Hợp đồng mua gia tài ký kết với người bán
• Tài liệu kỹ thuật về tiêu tốn nguyên vật liệu của gia tài
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua và bán gia tài
• Biên bản giao nhận tiến sỹ giữa bên bán và Doanh Nghiệp
• Biên bản chuyển giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc đảm nhiệm
• Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời gian khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
• Mã gia tài theo sổ sách kế toán
• Biên bản kiểm kê gia tài từng kỳ
• Thẻ theo dõi gia tài cố định và thắt chặt
• Bộ hồ sơ thanh lý tài sản : Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định hành động thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định hành động ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
• QĐ luân chuyển gia tài công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
• Các chứng từ khác tương quan .

Cách lưu trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm :
– Hồ sơ của từng nhân viên cấp dưới ;
– Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động ( nếu có )
– Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, ĐK thang bảng lương
– Bảng ĐK mã số thuế cá thể cho lao động

– Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
…..

• Cách lưu trữ chứng từ thanh toán giao dịch

10. Các phiếu chi, UNC lưu cùng :

• Các ý kiến đề nghị giao dịch thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc .
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều lần chi tiền cho một kế hoạch toàn diện và tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chi và có bản ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thế .
• Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận công dụng trong doanh nghiệp .
• Các khoản chi theo quyết định hành động của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định hành động nào và photo quyết định hành động đó kèm theo
• Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

11. Các phiếu thu, giấy báo có lưu cùng:

• học nghề kế toánHợp đồng bán hàng
• Hóa đơn GTGT
• Các chứng từ khác tương quan

12. Cách lưu trữ chứng từ nợ công

Kế toán lưu trữ hồ sơ nợ công theo một thư mục riêng và chia thành các file như sau :

• Biên bản so sánh nợ công hàng tháng, quý năm
• Các biên bản thoả thuân đối trừ nợ công
• Các quyết định hành động giải quyết và xử lý nợ công
• Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ

Trên đây là 12 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp công việc kế toán trở lên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Sai sót hay gặp trong kế toán hàng tồn kho

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công! 

Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm khóa học kế toán cho người chưa biết gì do giảng viên là kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh để được hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc
Từ khóa tương quan : Lưu trữ chứng từ kế toán, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, khoa hoc xuat nhap khau

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2