Cách lưu trữ hồ sơ trên Excel

Bạn đang xem: Lưu Trữ Hồ Sơ Bằng Excel  Tổng Hợp Bộ 7 File Excel Quản Lý Hồ Sơ 2020 Free Tại Tác Giả

Nội dung chính

• 1. Những công việc cần làmđể quản lý công văn, hợpđồng
• 2. Cách thực hiện trênExcel
• Bước 1: Xây dựng quy trình, sơđồ quản lý.
• Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý
• Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ
• Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư
• Video liên quan

Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản trong các đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà phải tự quản lý bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những công việc cần làmđể quản lý công văn, hợpđồng

Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan có thể chia làm 3 loại chính:

Công vănđến : Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho chúng tađể làm việcCông vănđi : Chúng ta gửi văn bản chođối tượng bên ngoàiVăn bản nội bộ : Sử dụng trong nội bộ, cácđối tượng bên trong doanh nghiệp, cơ quanDựa vàođặc trưng của các loại văn bản này, cần xác địnhđược quy trình tiến độ, trình tự quản trị, gồm có các thủ tục :Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, bàn giaoLưu trữ, dữ gìn và bảo vệ, sao lưu

2. Cách thực hiện trênExcel

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơđồ quản lý.

Đang xem : Lưu trữ hồ sơ bằng excelViệc lập sơđồ sẽ giúp tất cả chúng ta xácđịnhđược trình tự thực thi, thứ tự thực thi các việc làm và thời hạn thực thi. Căn cứ vào sơđồ tất cả chúng ta sẽ biếtđược công việcđang giải quyết và xử lý tớiđâu, khi nào triển khai xong, lưu trữ văn bảnởđâu .

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong việc làm này tất cả chúng ta thao tác với rất nhiềuđối tượng :Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan : đối tượngban hành công vănđến, đối tượng người tiêu dùng nhận công văn đi, cá thể, tổ chức triển khai làđối tác ký kết hợpđồngBên trong doanh nghiệp, cơ quan : Các phòng ban, các nhân viên cấp dướiĐể quản trị tốt thì tất cả chúng ta cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo :Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trênExcelDanh sách hoàn toàn có thể tổ chức triển khai trên 1 Sheet như sau :Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người dùng cần quản trị

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở các sổ quản trị công vănđến, công vănđi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet

Khi có phát sinh liên quan tới loại văn bản nào thì chúng ta sẽ thực hiện ghi sổ cho loại văn bảnđó.

Tùy theo nhu yếu quản trị, đối tượng người tiêu dùng cần theo dõi mà tất cả chúng ta sẽ xácđịnhđược các chỉ tiêu, các tiêuđề cho các cột tài liệu trong bảng .Ví dụ : Mẫu sổ quản trị công vănđi sẽ có cấu trúc như sau :Mở các sổ quản trị công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ .Xem thêm : Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị Luận Siêu Ngắn, Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị LuậnTrong mẫu sổ này hoàn toàn có thể triển khai một số ít tính năng sau :Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp tất cả chúng ta thiết lậpđượcđiều kiện nhập tài liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu, giúp tất cả chúng ta quản trị tài liệu đúng chuẩn, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quy trình nhập .Ví dụ như sau :Lập sổ quản trị công văn đếnVới mỗi trạng thái của Công vănđến, tất cả chúng ta sẽ hoàn toàn có thể thiết lập trong tính năng Conditional formattingđểtựđộng thông tin công văn nàođang giải quyết và xử lý, công văn nào chưa xử lýđể tất cả chúng ta hoàn toàn có thể có kế hoạch cho những việc này .

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợpđồng là do bộ phận quản trị văn thư, hành chính tự quyđịnh. Tuy nhiênđể thống nhấtđược nội dung này thì tất cả chúng ta cần kiến thiết xây dựng công thức tính tựđộng, thống nhất trong hàng loạt Sổ quản trị công văn, hợpđồng .Công thức thường sử dụng là :

Các hàm khác liên quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể có thể rađược mã theoý muốn.

Xem thêm : Hình Tròn Có Bán Kính 1 2M Tính Diện Tích Của Hình Tròn Đó, Công Thức Tính Và Bài Tập Ví Dụ LiênTrênđây là những nội dung chính những việc làm cần thực hện khi tất cả chúng ta muốn quản trị văn bản, hợpđồng, công văn sách vở trongExcel .

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trênExcel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ Ađến Z dướiđây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại:Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel

Video liên quan