Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (225.71 KB, 42 trang )

Phông lưu trữ của Công ty Tư vấn xây dựng Sơng đà là một phơng mở vì Cơng ty vẫn đang hoạt động nên tài liệu vẫn được bổ xung thêm hàng năm.

II. Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà

Trên cơ sở kết quả khảo sát thực tế, tôi đã xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Do đặc thu tài liệu hình thành
của cơng ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật.
Do đó, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian áp dụng đối với tài liệu hành chính và Phân theo cơng trình đối với tài liệu khoa học kỹ
thuật.
Phương án phân loại tài liệu phơng lưu trữ là bảng kê dự kiến các nhóm tài liệu trong phông, được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ
sắp xếp tài liệu của phơng đó, được tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ: Nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất đơn vị bảo quản. Các
nhóm này bao qt tồn bộ tài liệu của phơng dựa trên các đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động…
Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phơng tn thủ theo ngun tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan trọng nhiều
đến quan trọng ít, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic của tài liệu. Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm tài liệu cũng được sắp xếp hợp lý
theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu. Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phông lưu trữ công ty
được chia thành các nhóm như sau:

A. Đối với tài liệu hành chính:

Trước tiên tài liệu được chia thành các nhóm theo cơ cấu tổ chứ, sau đó tài liệu của các đơn vị được chia nhóm the các năm. Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hình
thực tế của tài liệu trong nhóm để phân thành các đơn vị bảo quản. Cụ thể gồm có các nhóm sau:
36
– Nhóm tài liệu về những vân đề chung + Báo cáo tổng kết tháng
+ Báo cáo tổng kết quý + Báo cáo tổng kết năm
– Nhóm tài liệu của Phòng Tổ chức Hành chính + Tài liệu về tổ chức bộ máy
+ Tài liệu về cán bộ + Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
+ Tài liệu về thi đua khen thưởng – Nhóm tài liệu của Phòng Kinh tế Kế hoạch
+ Tài liệu hướng dẫn chung về kế hoạch SXKD + Kế hoạch các loại
+ Chỉ tiêu kế hoạch được giao + Tài liệu giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc
+ Báo cáo thực hiện – Nhóm tài liệu của Phòng Tài chính Kế tốn
+ Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ tài chính kế toán + Tài liệu về thu
+ Tài liẹu về chi + Báo cáo quyết tốn.
– Nhóm tài liệu của Phòng Dự án + Các loại dự án
– Nhóm tài liệu của Phòng Quản lý kỹ thuật

B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật

Đây là nhóm tài liệu có số lương tương đối nhiều và rất phức tạp, tuy nhiên theo phương án phân loại trên thì khối tài liệu này được chia thành các nhóm sau:
1. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm A 2. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm B
37
3. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm C

III. Bảng kê những tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Hộp số

Trên cơ sở kết quả khảo sát thực tế, tôi đã xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Do đặc thu tài liệu hình thànhcủa cơng ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật.Do đó, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian áp dụng đối với tài liệu hành chính và Phân theo cơng trình đối với tài liệu khoa học kỹthuật.Phương án phân loại tài liệu phơng lưu trữ là bảng kê dự kiến các nhóm tài liệu trong phông, được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứsắp xếp tài liệu của phơng đó, được tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ: Nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất đơn vị bảo quản. Cácnhóm này bao qt tồn bộ tài liệu của phơng dựa trên các đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động…Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phơng tn thủ theo ngun tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan trọng nhiềuđến quan trọng ít, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic của tài liệu. Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm tài liệu cũng được sắp xếp hợp lýtheo tầm quan trọng của nội dung tài liệu. Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phông lưu trữ công tyđược chia thành các nhóm như sau:Trước tiên tài liệu được chia thành các nhóm theo cơ cấu tổ chứ, sau đó tài liệu của các đơn vị được chia nhóm the các năm. Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hìnhthực tế của tài liệu trong nhóm để phân thành các đơn vị bảo quản. Cụ thể gồm có các nhóm sau:36- Nhóm tài liệu về những vân đề chung + Báo cáo tổng kết tháng+ Báo cáo tổng kết quý + Báo cáo tổng kết năm- Nhóm tài liệu của Phòng Tổ chức Hành chính + Tài liệu về tổ chức bộ máy+ Tài liệu về cán bộ + Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ+ Tài liệu về thi đua khen thưởng – Nhóm tài liệu của Phòng Kinh tế Kế hoạch+ Tài liệu hướng dẫn chung về kế hoạch SXKD + Kế hoạch các loại+ Chỉ tiêu kế hoạch được giao + Tài liệu giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc+ Báo cáo thực hiện – Nhóm tài liệu của Phòng Tài chính Kế tốn+ Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ tài chính kế toán + Tài liệu về thu+ Tài liẹu về chi + Báo cáo quyết tốn.- Nhóm tài liệu của Phòng Dự án + Các loại dự án- Nhóm tài liệu của Phòng Quản lý kỹ thuậtĐây là nhóm tài liệu có số lương tương đối nhiều và rất phức tạp, tuy nhiên theo phương án phân loại trên thì khối tài liệu này được chia thành các nhóm sau:1. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm A 2. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm B373. Nhóm tài liệu về các cơng trình nhóm C

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2