Các loại hồ sơ tài liệu nào cần lưu trữ?

Trong thời đại công nghệ tiên tiến lúc bấy giờ, hầu hết mọi tài liệu đều được “ điện tử hóa ” với các file lưu trên máy tính. Tuy nhiên theo pháp luật hiện hành của Nước Ta, để hoàn tất các thủ tục pháp lý buộc doanh nghiệp phải lưu trữ các loại văn bản xác nhận bằng tài liệu giấy, với khá đầy đủ chữ ký và đóng dấu của các cơ quan tương quan. Đó chính là nguyên do vì sao mà các doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần một khoảng trống nhất định để lưu trữ hồ sơ tài liệu .

Vậy cần lưu hồ sơ tài liệu nào tại cơ quan, loại nào có thể thuê kho lưu trữ bên ngoài? Mời bạn tham khảo những hướng dẫn sau của SEC Warehouse nhé!

Lưu trữ tài liệu tại phòng ban công ty

Dưới đây là các loại sách vở hồ sơ bạn nên giữ cẩn trọng tại văn phòng công ty, trên các ngăn kệ hoặc các thùng hồ sơ có khóa vì đặc thù quan trọng của chúng :

• Lưu trữ tài liệu mật của công ty

  Bạn đang đọc: Các loại hồ sơ tài liệu nào cần lưu trữ?

• Lưu hợp đồng quan trọng hoặc các hợp đồng vừa mới ký
• Lưu hồ sơ thanh tra để hoàn toàn có thể trình xuất ngay khi có nhu yếu
• Các sách vở tài liệu cần sử dụng tiếp tục. Ví dụ như hồ sơ chứng từ 1 năm trở lại. Hoặc tối thiểu là 1-2 tháng gần nhất .
• Và lưu các loại tài liệu khác tùy đặc thù, nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của công ty .

Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ

Nhiều loại sách vở lưu trữ trong nhiều năm chắc như đinh sẽ khiến khoảng trống thao tác của bạn trở nên ngột ngạt eo hẹp, các tủ hồ sơ lộn xộn, bụi bẩn. Và đặc biệt quan trọng, bạn sẽ mất rất nhiều thời hạn để quét dọn, tìm kiếm hồ sơ khi có việc cần. ( Theo điều 40 luật kế toán, các loại chứng từ, hồ sơ của doanh nghiệp cần lưu tối thiểu 5 năm. Nếu quan trọng thời hạn sẽ lê dài hơn, một số ít loại bắt buộc lưu vĩnh viễn. )

Vậy nên lượng giấy tờ càng nhiều, càng khó kiểm soát và trích lục. Để quản lý hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả, thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chính là giải pháp lưu trữ tối ưu. Một vài loại hồ sơ dưới đây bạn có thể chuyển giao cho công ty lưu hồ sơ để giải phóng không gian làm việc của mình

Phân loại hồ sơ – tài liệu

• Lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ, hợp đồng, …
• Lưu trữ hồ sơ truy thuế kiểm toán, quyết toán

• Lưu hồ sơ nhân sự, đặc biệt quan trọng là lưu hồ sơ nhân viên cấp dưới đã công tác làm việc từ 6 tháng trở lên .

• Lưu hồ sơ tín dụng thanh toán
• Lưu trữ hồ sơ bệnh án so với các trạm y tết phường xã. Các bệnh viện tư nhân, …
• Lưu hồ sơ dự án Bất Động Sản
• Lưu trữ hồ sơ khu công trình kiến thiết xây dựng
• Lưu trữ hồ sơ công chứng, lưu trữ hồ sơ xác nhận cho doanh nghiệp hoặc các cơ quan công chứng
• Lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên chức của các cơ quan công lập
• Lưu trữ hồ sơ dự thầu, lưu trữ hồ sơ đấu thầu

• Lưu trữ hồ sơ địa chính

  Xem thêm: Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Các bước số hóa tài liệu

• Lưu trữ hồ sơ hành chính
• Lưu trữ hồ sơ hải quan
• Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công việc
• Lưu trữ hồ sơ nhà đất
• Lưu trữ hồ sơ quy hoạch
• Lưu hồ sơ gia tài cố định và thắt chặt
• Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, các tài liệu doanh nghiệp khác

Lưu ý khi lưu trữ tài liệu hồ sơ tại kho lưu trữ

• Sắp xếp, tổ chức triển khai hồ sơ lưu trữ một cách hài hòa và hợp lý, khoa học. Ví dụ theo thời hạn từng năm, theo phòng ban, theo loại tài liệu … sao cho dễ trích lục nhất .
• Cần lập một file quản trị hồ sơ trên máy tính. Kiểm soát bằng sơ đồ sắp xếp trong kho lưu hồ sơ

• Chọn thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp, cung ứng rất đầy đủ các tiêu chuẩn bảo đảm an toàn, tương hỗ trích xuất hồ sơ tốt nhất.

Đánh giá bài viết

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2