Số hóa tài liệu lưu trữ là gì? Các bước số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ giúp việc quản lý thông tin của các doanh nghiệp trở nên tối ưu và khoa học hơn. Cùng Tino Group tìm hiểu thêm về phương pháp quản lý hiện đại này qua bài viết dưới đây nhé!

Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu là quy trình quy đổi những tài liệu giấy sang tài liệu kỹ thuật số. Hoặc bạn hoàn toàn có thể hiểu đây là quy trình quy đổi số doanh nghiệp từ : chữ viết tay, bản in giấy, hình ảnh, … thành tài liệu dạng tín hiệu số mà máy tính hoàn toàn có thể hiểu và lưu trữ được .

Những tài liệu này được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ riêng. Sau quá trình số hóa, các tài liệu phức tạp sẽ trở nên dễ quản lý hơn vì chúng được đặt trong một không gian nhất định. Do đó, bạn sẽ hạn chế được tình trạng làm mất tài liệu hoặc lo lắng về việc bảo quản chúng.

Số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp tối ưu giúp việc lưu trữ, san sẻ, truy xuất và tìm kiếm thông tin thuận tiện hơn. Đồng thời, giải pháp này còn hạn chế ngân sách cho việc quản trị và khoảng trống lưu trữ .
Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa và sử dụng lại tài liệu hoặc quy đổi sang các tài liệu số khác nhau .

Số hóa tài liệu lưu trữ mang đến những lợi ích gì?

Hầu như mọi doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn đều đương đầu với khối lượng thông tin khủng. Thế nên, số hóa tài liệu lưu trữ là việc làm tất yếu giúp bạn cải tổ yếu tố này .
Ngoài việc phân phối một khoảng trống lưu trữ tiện ích, số hóa tài liệu lưu trữ còn mang lại nhiều quyền lợi khác cho doanh nghiệp .

Tăng năng suất làm việc

Nhờ số hóa tài liệu, doanh nghiệp thuận tiện san sẻ thông tin hơn. Các hoạt động giải trí như trao đổi tài liệu qua mạng ( E-Mail, SMS ) hay fax được thực thi nhanh gọn. Từ đó, hiệu suất thao tác của doanh nghiệp được thôi thúc, tạo hiệu suất cao tiêu biểu vượt trội cho mọi dự án Bất Động Sản .

Bảo vệ môi trường

Phương pháp số hóa tài liệu giúp cắt giảm lượng lớn rác thải giấy ra thiên nhiên và môi trường. Đặc biệt, những tài liệu không thiết yếu cũng thuận tiện được vô hiệu. Việc này giúp cải tổ thực trạng ô nhiễm thiên nhiên và môi trường một cách hiệu suất cao .

Giảm chi phí

Số hóa tài liệu giúp bạn cắt giảm ngân sách cũng như thời hạn lưu trữ thông tin. Bạn không cần lan rộng ra thêm khoảng trống thao tác để lưu trữ tài liệu như trước kia .

Tính bảo mật cao

Đây là quyền lợi điển hình nổi bật nhất của giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ. Mọi thông tin ở dạng tín hiệu số đều được bảo mật thông tin tối ưu qua việc xác định danh tính người dùng. Khả năng truy vấn tài liệu nhờ vào vào chức vụ và bộ phận của bạn trong công ty .

Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình số hóa tài liệu lưu trữ

Chi phí số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ yên cầu doanh nghiệp cần có nguồn kinh phí đầu tư từ trung bình đến lớn. Lý do vì hoạt động giải trí này cần sử dụng các thiết bị tân tiến và tân tiến. Có thể kể đến như : thiết bị scan chuyên sử dụng, ứng dụng nhận dạng. Ngoài ra, kinh phí đầu tư để giảng dạy nguồn lực số hóa tài liệu cũng khá cao .

Nguồn nhân lực phục vụ số hóa tài liệu

Để chiêu thức số hóa tài liệu được triển khai hiệu suất cao, bạn cần có nguồn nhân lực chuyên nghiệp. Họ phải đủ năng lực tiếp đón và làm chủ công nghệ tiên tiến số hóa tài liệu. Nếu sở hữu nguồn nhân lực tiềm năng, các tài liệu số hóa sẽ có chất lượng và được lưu trữ dài hạn .

Phương thức lựa chọn tài liệu

Trên trong thực tiễn, bạn không thể nào số hóa hàng loạt tài liệu hiện có. Tốt nhất, bạn chỉ nên số hóa các tài liệu quan trọng và thiết yếu. Khi lựa chọn tài liệu để số hóa, bạn cần quan tâm đến nội dung và số lượng của tài liệu ( nhất là tài liệu hiếm chỉ có một bản ) .

Thiết bị chuyên dụng

Bạn nên chọn những thiết bị tương hỗ việc lưu trữ và khai thác tài liệu số hóa trên nhiều định dạng khác nhau. Điều này giúp bạn truy vấn và theo dõi thông tin trực tuyến thuận tiện và hiệu suất cao hơn .

Mục tiêu số hóa tài liệu

Trước khi số hóa tài liệu, bạn cần xác lập rõ tiềm năng cho việc số hóa là gì. Bạn không hề số hóa chỉ vì muốn lan rộng ra khoảng trống mà không qua tâm đến mục tiêu thật sự. Việc này sẽ khiến bạn tốn kém nhân lực và tiền tài mà không mang lại giá trị tương ứng. Hãy xác lập tiềm năng số hóa rõ ràng như : giảm bớt quy trình tiến độ thao tác, san sẻ thông tin thuận tiện, Giao hàng cho điều tra và nghiên cứu / kinh doanh thương mại / giảng dạy, …

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ

• Đảm bảo cơ sở dữ liệu được bảo quản an toàn, bảo mật và xác thực trên mọi phương tiện lưu trữ. Đồng thời đảm bảo khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, chỉnh sửa tài liệu lưu trữ.
• Không lưu trữ tài liệu chứa thông tin bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối mạng.
• Không thay đổi mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu tài liệu chứa thông tin mật khi chưa loại bỏ hoàn toàn cơ sở dữ liệu lưu trữ.
• Phải lưu ít nhất 2 bộ cơ sở dữ liệu, mỗi bộ được lưu trên 1 phương tiện độc lập.
• Quá trình sao lưu phải đầy đủ, chính xác, tức thời và an toàn.
• Quy trình kiểm tra, phục hồi, sao lưu dữ liệu phải được thống nhất.
• Người được giao quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp/tổ chức chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi.

Các bước số hóa tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau vì chúng nhờ vào vào mục tiêu số hóa. Bên cạnh đó, để thực thi quá trình này cần bảo vệ 3 thành phần chính : ứng dụng, dịch vụ số hóa và thiết bị. Tuy nhiên, so với nhu yếu đại trà phổ thông, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được tinh giản chỉ với 5 bước .

Bước 1: Thu thập tài liệu

Đầu tiên, bạn sẽ nhận tài liệu được lựa chọn để số hóa và lưu trữ. Những tài liệu này sẽ tương ứng với các mục tiêu mà doanh nghiệp đưa ra. Chẳng hạn, doanh nghiệp muốn số hóa tài liệu về nhân sự. Lúc này bộ phận nhân sự sẽ sẵn sàng chuẩn bị các tài liệu về : hồ sơ nhân viên cấp dưới, hợp đồng lao động, bảng lương, …

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Quy trình này bao gồm 2 thao tác:

• Chuẩn bị bìa cứng, ghim, kẹp và làm phẳng các trang tài liệu.
• Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng.

Lưu ý : Nếu số hóa vận dụng cho các hồ sơ lưu trữ thì dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu số hóa vận dụng cho các tư liệu dạng đóng quyển thì ứng dụng công nghệ tiên tiến tân tiến như Bookscan sẽ thuận tiện hơn .

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Bước này có vai trò quyết định hành động trong việc quy đổi tài liệu giấy sang tài liệu số hóa. Công việc bạn cần làm là : scan và thiết lập mạng lưới hệ thống ảnh ; đặt tên file, đặt định dạng ; đóng và ghim lại theo tổ chức triển khai tài liệu bắt đầu ; tạo metadata ( siêu dữ liệu ) .

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tiến hành kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa. Nếu tài liệu không đạt nhu yếu, bắt buộc phải thực thi lại .

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao

Cuối cùng, bạn cần chuyển giao lại tài liệu số hóa và cả tài liệu gốc. Việc chuyển giao phải được kiểm tra kỹ lưỡng từng trang một. Vì tài liệu cần phải bảo vệ được vừa đủ như lúc đã nhận khởi đầu .

Những lưu ý khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

Chọn định dạng file ảnh

Định dạng file ảnh hay còn được gọi là đuôi file là thành phần lan rộng ra ở cuối tên file. Đuôi file sẽ cho biết file đó thuộc kiểu định dạng nào. Nhờ đó, hệ quản lý hoàn toàn có thể mở ra chương trình tương thích .
Ví dụ : Đuôi file *. txt là file chữ viết, được giải quyết và xử lý bằng chương trình văn bản tương ứng. Trong khi đó, những định dạng thông dụng được vận dụng cho file ảnh là : JPG, GIF, TIFF, PNG, RAW, …
Bên cạnh đó, mỗi định dạng đều có những ưu điểm và hạn chế khác nhau .

Quản lý bằng vật mang tin

Vật mang tin ở đây là những công cụ lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi vật liệu. Ngày xưa chữ viết được giữ lại trên : giấy, phiến đá, mai rùa, lụa, … Hiện tại, với sự tân tiến của khoa học, tài liệu được lưu trữ trên các thiết bị nghe nhìn tân tiến như : CD, DVD, băng từ, video, ổ cứng, … Độ bền của những vật mang tin này là điều đáng quan tâm nhất của hoạt động giải trí lưu trữ tài liệu .
Do đó, mỗi một dự án Bất Động Sản số hóa tài liệu đều phải chọn những vật mang tin tương thích để quản lý tài liệu số hiệu quả .

Tạo hệ thống Metadata

Metadata ( tạm dịch là : siêu dữ liệu ) là nơi chứa thông tin diễn đạt nội dung tài liệu số hóa. Hệ thống này có tính năng phân phối thông tin và giúp người quản trị nắm được thực chất của tài liệu mà họ đang chiếm hữu. Nghĩa là thông tin này tương hỗ người dùng tìm được tài liệu họ cần và những thông tin khác có tương quan .
Qua đó, doanh nghiệp thuận tiện biết được các cụ thể về kỹ thuật như : kích cỡ của cơ sở tài liệu, hạng mục nhiệm vụ của những tài liệu khác nhau .
Số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp hiệu suất cao tương hỗ doanh nghiệp quản trị mọi thông tin quan trọng. Hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ hơn về số hóa tài liệu lưu trữ. Nếu có bất kể vướng mắc hay yếu tố tương quan, bạn hoàn toàn có thể liên hệ ngay Tino Group để nhanh gọn được giải đáp .

Những câu hỏi thường gặp về số hóa tài liệu lưu trữ

Vì sao phải số hóa tài liệu?

Có rất nhiều lý do để các công ty, doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Trong đó có những lý do tất yếu sau đây:
– Tài liệu số hóa dễ dàng chia sẻ hơn tài liệu truyền thống.
– Tài liệu được lưu trữ an toàn và dễ tìm kiếm.
– Tiết kiệm được nhiều không gian lưu trữ.
– Giảm thiểu lượng giấy và rác thải ra môi trường.

Những tài liệu nào nên được số hóa?

Thật ra, việc số hóa không giới hạn cho bất kỳ tài liệu nào. Tuy nhiên, bạn cần ưu tiên và lựa chọn những tài liệu thật sự quan trọng như:
– Giấy tờ tài chính.
– Biên lai và hóa đơn.
– Thư từ chính thức.
– Hợp đồng thỏa thuận.
– Hồ sơ bệnh án.
– Hồ sơ nhân sự.
– Biểu đồ khảo sát.
– …

Chi phí số hóa tài liệu có lớn không?

Câu trả lời là “Có”.
Để số hóa tài liệu bạn cần đầu tư phần mềm, thiết bị scan chuyên dụng và nhân lực số hóa. Việc này giúp đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ từ khâu triển khai, lưu trữ, bảo quản đến khai thác.
Với nguồn kinh phí phải bỏ ra, chúng tôi khuyên bạn nên thuê dịch vụ số hóa tài liệu. Hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Thế nên bạn sẽ dễ dàng chọn được đơn vị phù hợp.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu dựa trên tiêu chí nào?

Để chọn được nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ hiệu quả, bạn cần dựa trên những tiêu chí sau:
– Đảm bảo sự uy tín như: Có thông tin rõ ràng, minh bạch trong quá trình hợp tác và các vấn đề pháp lý.
– Chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
– Chi phí và phương thức thanh toán.
– Dịch vụ CSKH, thái độ làm việc.

Mọi vướng mắc và góp ý tương quan, xin vui vẻ liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn cụ thể hoặc Fanpage để update những thông tin mới nhất nhé !
Tinh gọn quá trình – chạm đỉnh lệch giá – Tino Group tự tin sát cánh cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình dài quy đổi số !

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO

• Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Tổng đài miễn phí: 1800 6734
• Email: [email protected]
• Website: www.tino.org

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2