Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ – P2

Xuất phát từ các yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ cho mỗi ngành. Vậy quy trình số hóa tài liệu và các công việc phải làm khi số hóa tài liệu như thế nào?

Xem phần 1 : Số hóa tài liệu lưu trữ và nhu yếu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ – P1

II. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ

Do mục tiêu số hóa tài liệu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa tài liệu khác nhau phù hợp đối với từng cơ quan, tổ chức. Cục Văn tthư và Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ chỉ giản đơn có 5 bước là:

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa

Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu. 

Công việc gồm có :
– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp ; làm phẳng các trang tài liệu ;
– Phân loại TL, tách riêng những TL rách nát, hư hỏng, nếu việc số hóa vận dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì hoàn toàn có thể vận dụng công nghệ tiên tiến mới văn minh hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ .

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập mạng lưới hệ thống ảnh ; đặt tên file ; đặt định dạng ; đóng, ghim lại theo tổ chức triển khai tài liệu bắt đầu ; tạo siêu siêu dữ liệu ( metadata ) .
Đây là bước quyết định hành động nhất để quy đổi tài liệu truyền thống lịch sử sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng ( gắn ) và tài liệu trải qua một ứng dụng ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước .

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt nhu yếu .

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Công việc gồm có chuyển giao tài liệu số hóa và chuyển giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc chuyển giao phải được kiểm tra ngặt nghèo từng trang tài liệu để bảo vệ rất đầy đủ như tài liệu khởi đầu đã nhận ở bước 1 .

III. MỘT SỐ CÔNG VIỆC PHẢI THỰC HIỆN ĐỒNG THỜI KHI THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Chọn định dạng các file ảnh.

Định dạng file là những phần lan rộng ra ở cuối một tên file ( đuôi file ), biểu lộ file đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành quản lý sử dụng để mở ra chương trình tương thích. Ví dụ : *. txt là loại file chữ viết và được giải quyết và xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng. Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung tích ổ đĩa, cũng như chất lượng ảnh khác nhau. Các định dạng thông dụng được vận dụng cho file tài liệu ảnh là : JPEG, TIFF, GIF, PNG, RAW. .. Mỗi định dạng này đều có những lợi thế và những hạn chế riêng. Tính năng và cách lựa chọn một định dạng cho một khối tài liệu số hóa, đề xuất fan hâm mộ tự điều tra và nghiên cứu, vì nguyên do hạn chế trang viết của một bài báo, nên chúng tôi xin không viết ra ở đây .

2. Chọn vật mang tin để quản lý tài liệu số hóa.

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy… Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v…thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.

Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án Bất Động Sản số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản trị các tài liệu số của mình .
Sau đây tất cả chúng ta tìm hiểu thêm hiệu quả điều tra và nghiên cứu sơ bộ của Dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với hiệu quả điều tra và nghiên cứu của tác giả là :

• Đĩa CD: có tuổi thọ 5 năm;
• Đĩa DVD: (Digital Versatile Disc) là đĩa lưu trữ dữ liệu, cung cấp dung lượng lớn xấp xỉ 7 lần so với đĩa CD) có tuổi thọ 8 năm;
• Ổ cứng (HDD): có tuổi thọ 10 năm;
• Thiết bị lưu trữ mạng – NAS (Network Attached Storage): có tuổi thọ 20 năm;
• Băng từ: có tuổi thọ 25 năm;
• Giấy công nghiệp (chưa khử axit): có tuổi thọ 50 – 60 năm;
• Giấy dó: có tuổi thọ 200-400 năm;
• Microfilm: có tuổi thọ 500 năm;
• Giấy chuyên dụng lưu trữ: có tuổi thọ 500-1.000 năm, hoặc lâu hơn…

3. Thiết lập hệ thống siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu ( Metadata ) là thông tin miêu tả nội dung của tài liệu số hóa, mà người làm lưu trữ vẫn quen gọi là thông tin cấp II tài liệu lưu trữ. Siêu dữ liệu là tài liệu để diễn đạt tài liệu, hoặc tài liệu về tài liệu. Khi tài liệu được phân phối cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung ứng những thông tin được cho phép người quản trị tin và dùng tin hiểu rõ hơn thực chất của tài liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tin tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có tương quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên có fan hâm mộ còn nói là ” bể chứa thông tin về tài liệu ”. Thông qua Siêu dữ liệu, fan hâm mộ hoàn toàn có thể nhận ra từng chi tiết cụ thể kỹ thuật như : kích cỡ cơ bản của cơ sở tài liệu, hạng mục nhiệm vụ của những loại tài liệu khác nhau. Những diễn đạt này hướng dẫn người dùng tin tìm đúng loại tài liệu, qua đó, giúp họ hiểu được ý nghĩa của tài liệu và giải pháp tiếp cận chúng .

Nhìn chung, Siêu dữ liệu gồm có một số ít loại thông tin cơ bản như : thông tin miêu tả về bản thân tài liệu của Siêu dữ liệu ; thông tin về tài liệu mà Siêu dữ liệu miêu tả và thông tin về cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể tương quan đến tài liệu mà Siêu dữ liệu đã diễn đạt .
Nhưng đặc thù chính và sự tối ưu của Siêu dữ liệu không phải chỉ dừng lại ở đó. Vì nếu chỉ có như vậy ( như diễn đạt trên ), thì với công cụ truyền thống lịch sử, tất cả chúng ta cũng hoàn toàn có thể làm được, trải qua việc biên mục cụ thể các Bộ thẻ thư viện, Mục lục hồ sơ lưu trữ, Sách hướng dẫn các phông lưu trữ …
Giá trị mà chúng tôi coi là quan trọng nhất của việc số hóa tài liệu lưu trữ hoàn toàn có thể là tìm tin tự động hóa trải qua kỹ thuật nhúng ( gắn ) thông tin của Siêu dữ liệu vào tài liệu số hóa nhờ một ứng dụng chuyên sử dụng. Chính một trong những phức tạp cần xử lý của một Dự án số hóa tài liệu lưu trữ cũng nằm đây .
Mối liên hệ, vị trí giữa Siêu dữ liệu và tài nguyên thông tin mà nó miêu tả được biểu lộ ở một trong hai cách sau :
Với công cụ tra cứu truyền thống cuội nguồn, thành phần của thông tin cấp II được chứa trong một biểu ghi, hoặc ở công cụ tra cứu khác nằm tách biệt bên ngoài đối tượng người tiêu dùng diễn đạt. Như vậy, thông tin miêu tả để quan lý và tra tìm tài liệu được lưu trữ bên ngoài bên ngoài đối tượng người dùng miêu tả .
Với cơ sở tài liệu được số hóa thành tài liệu điện tử, các thành phần Siêu dữ liệu có năng lực nhúng ( gắn ) vào bên trong tài nguyên mà nó miêu tả, để quản trị và tra tìm tài liệu tự động hóa. Chính sự tối ưu này tạo ra độ phức tạp cho lao động số hóa. Từ đó tất cả chúng ta, người làm lưu trữ không hề hiểu số hóa tài liệu lưu trữ một cách giản đơn chỉ là scan, hoặc chụp tài liệu để lưu vào máy tính, vì đó chỉ là lao động kỹ thuật của các nhân viên cấp dưới .

Việc nhúng (gắn) vào bên trong tài nguyên mà nó mô tả cần một chuẩn mô tả thông dụng hiện nay là “Dublin Core Metadata”, “MARC21/UNIMARC, ISO-2709”… mà chúng ta không cần viết ra ở đây, vì tốn khá nhiều giấy, mực và để dành cho các bài viết chuyên đề khác.

Tìm hiểu ngay công ty cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp bạn Tại đây

Sưu tầm : http://my.opera.com/duongvankham/blog/show.dml/59069102

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2