Mẫu biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ (mẫu 80/PTHA)

Đối với việc bản giao, giao nộp, đảm nhiệm tài liệu lưu trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn của những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang những cấp ; giao nộp, đảm nhiệm và quản lý tài liệu lưu trữ đang dữ gìn và bảo vệ tại kho Lưu trữ Q., huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( sau đây gọi chung là kho Lưu trữ cấp huyện ) vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang cấp tỉnh. Việc giao nộp tiếp đón tài liệu lưu trữ được pháp lý lao lý và cơ quan thực thi đảm nhiệm hồ sơ đưa vào lưu trữ phải có nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc lưu trữ.

Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài trực tuyến 24/7: 1900.6568

1. Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là gì?

Biên bản giao, nhận hồ sơ là văn bản bộc lộ việc giao nhận hồ sơ đã xảy ra trên thực tiễn giữ bên giao hồ sơ và bên nhận hồ sơ. Biên bản ghi rõ thời hạn nhận hồ sơ và tên hồ sơ giao nhận Mẫu số 80 / PTHA : Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là mẫu biên bản nêu rõ thời hạn, khu vực và nội dung biên bản, nội dung giao nhận, thông tin hồ sơ

2. Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ để làm gì?

Mẫu số 80 / PTHA : Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là mẫu biên bản được lập ra để ghi nhận thời hạn giao, nhận hồ sơ, tên hồ sơ được giao nhận và về nội dung việc giao nhận, hồ sơ với mục tiêu đưa vào lưu trữ

3. Mẫu số 80/PTHA: Biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ chi tiết nhất?

Nội dung cơ bản của biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ như sau : Mẫu số 80 / PTHA

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Xem thêm: Mẫu biên bản cam kết, giấy cam kết, tờ cam kết mới nhất năm 2022

—————–

BIÊN BẢN

Về việc giao, nhận Hồ sơ đưa vào lưu trữ Vào hồi …. giờ …. ngày … .. tháng … .. năm … …. tại Phòng Thi hành án Chúng tôi gồm : Ông ( bà ) : …., chức vụ : Chấp hành viên ( Bên giao ) Ông ( bà ) :. …, chức vụ : Cán bộ lưu trữ ( Bên nhận ) Lập biên bản về việc chuyển giao hồ sơ thi hành án dân sự đưa vào lưu trữ, gồm những Hồ sơ sau :

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, công việc, tài sản mới nhất năm 2022

Hồ sơ … …. ( thi hành xong, đình chỉ, ủy thác ) Quyết định thi hành án số … .. ngày … … tháng … … năm … … của Trưởng phòng Thi hành án … … Số tài liệu trong hồ sơ … … .. Tổng số bút lục … …. ( ghi theo hạng mục tài liệu in trên bìa hồ sơ ) Biên bản lập xong hồi … …. giờ … … cùng ngày, lập thành … … bản, đã đọc lại cho mọi người nghe, không ai có quan điểm khác, nhất trí cùng ký tên. /.

BÊN GIAO

( Ký, ghi rõ họ, tên )

BÊN NHẬN

( Ký, ghi rõ họ, tên )

XÁC NHẬN CỦA TRƯỞNG PHÒNG

Xem thêm: Mẫu biên bản, văn bản thoả thuận, hợp đồng thoả thuận mới nhất năm 2022

( Ký tên, đóng dấu cơ quan )

4. Hướng dẫn lập biên bản giao, nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ?

– Thời gian lập biên bản – Người thực thi giao nhận Ông ( bà ) – chức vụ : Chấp hành viên ( Bên giao ) Ông ( bà ) – chức vụ : Cán bộ lưu trữ ( Bên nhận ) – Hồ sơ về việc chuyển giao hồ sơ thi hành án dân sự đưa vào lưu trữ : … – Ký xác nhận biên bản

5. Một số quy định liên quan?

5.1. Quy định về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được lao lý tại Mục VII Hướng dẫn 17 – HD / VPTW năm năm nay về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan do Ban Chấp hành Trung ương phát hành như sau :

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính và quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới năm 2022

– Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu + Trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày việc làm kết thúc thì hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Riêng hồ sơ, tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản thì giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày khu công trình được quyết toán. Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động giải trí, thời hạn không quá 3 tháng. + Trường hợp đơn vị chức năng, cá thể có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu pháp luật để ship hàng việc làm thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai đồng ý chấp thuận và phải lập hạng mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. – Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu + Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

– Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm phiếu mới và chuẩn nhất năm 2022

– Các đơn vị chức năng, tổ chức triển khai, cá thể kiểm tra lại chất lượng những hồ sơ đã lập trong năm và thông tin cho Lưu trữ cơ quan biết thời hạn và khu vực giao nộp hồ sơ, tài liệu. – Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của những cơ quan, đơn vị chức năng nộp lưu phải được thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” ( 3 bản ) để đính kèm “ Biên bản giao nhận tài liệu ”. “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. ( Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu : Phụ lục số 5 ). + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp – Khi đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, so sánh thực tiễn hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp. – Lưu trữ cơ quan lập “ Biên bản giao nhận tài liệu ”. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của chỉ huy cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản ( bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản ). ( Mẫu biên bản giao nhận tài liệu : Phụ lục số 6 ) .

Xem thêm: Mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác, nội dung làm việc mới nhất năm 2022

Đối với những hồ sơ nguyên tắc ship hàng cho việc làm liên tục của cá thể, đơn vị chức năng ; những hồ sơ được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ 5 năm trở xuống ; những hồ sơ việc làm do những cá thể, đơn vị chức năng phối hợp xử lý việc làm nhưng bị trùng lặp với hồ sơ của những đơn vị chức năng, cá thể chủ trì xử lý ; những văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tìm hiểu thêm và những bản nháp, những bản dự thảo chưa hoàn hảo thì không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ ; những loại hồ sơ và tài liệu nêu trên không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và những cá thể, đơn vị chức năng định kỳ yêu cầu chỉ huy cơ quan cho hủy theo lao lý của pháp lý.

5.2. Quy định về nghĩa vụ và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ

Về nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ gồm: 

– Giao nộp, tiếp đón hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang những cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn pháp luật. – Chỉ giao nộp, tiếp đón hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu. – Giao nộp hộp / cặp dữ gìn và bảo vệ khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn pháp luật của Nhà nước. – Giao nộp vừa đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

Về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ như sau:

– Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I .

Xem thêm: Mẫu biên bản xác nhận công nợ, bàn giao công nợ mới nhất năm 2022

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp. – Hội đồng xác lập giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai xem xét, trải qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai quyết định hành động. Thành phần Hội đồng xác lập giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được lao lý tại Điều 18 của Luật Lưu trữ. – Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ý kiến đề nghị Lưu trữ lịch sử dân tộc cùng cấp kiểm tra, thẩm định và đánh giá. – Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định và đánh giá của Lưu trữ lịch sử dân tộc. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản : Cơ quan, tổ chức triển khai giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử vẻ vang giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức triển khai, Lưu trữ lịch sử dân tộc. – Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độ mật ( nếu có ). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ những mức độ mật được triển khai theo hướng dẫn tại Phụ lục số II. – Vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử vẻ vang cùng cấp để giao nộp .

Xem thêm: Mẫu biên bản nhắc nhở vi phạm, mẫu biên bản cảnh cáo vi phạm

– Giao nộp tài liệu + Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định và đánh giá của cơ quan triển khai trách nhiệm quản trị nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền. + Giao nộp những văn bản hướng dẫn chỉnh lý gồm có : bản Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu ; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ những mức độ mật ( nếu có ).

Về trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ

– Lập kế hoạch tích lũy tài liệu ; thống nhất với những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu về mô hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời hạn tài liệu, số lượng tài liệu và thời hạn giao nộp tài liệu. – Hướng dẫn cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu sẵn sàng chuẩn bị tài liệu giao nộp. – Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức triển khai ý kiến đề nghị giao nộp : Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ; so sánh thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu của cơ quan có thẩm quyền phát hành và kiểm tra Tỷ Lệ thực tiễn hồ sơ, tài liệu. – Trình cơ quan thực thi trách nhiệm quản trị nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Hồ sơ trình gồm : Văn bản ý kiến đề nghị phê duyệt, báo cáo giải trình tác dụng thẩm định và đánh giá của Lưu trữ lịch sử vẻ vang, văn bản ý kiến đề nghị thẩm định và đánh giá của cơ quan, tổ chức triển khai kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu .

Xem thêm: Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị, hội đồng thành viên công ty

– Lưu trữ lịch sử dân tộc gửi văn bản thông tin cho cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu về hiệu quả phê duyệt. – Chuẩn bị phòng kho và những trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ để tiếp đón tài liệu. – Tiếp nhận tài liệu + Kiểm tra, so sánh Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tiễn tài liệu giao nộp. + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu ; những văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo ( nếu có ) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. + Lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.

– Đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá .

Xem thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu công việc, hợp đồng, công trình mới nhất 2022

Như vậy, nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giao nhận hồ sơ đưa vào lưu trữ là lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo hướng dẫn tại Phụ lục I ; Gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề xuất Lưu trữ lịch sử dân tộc cùng cấp kiểm tra, thẩm định và đánh giá ; Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định và đánh giá của Lưu trữ lịch sử vẻ vang

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2