HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị ship hàng hoạt động giải trí thực tiễn, điều tra và nghiên cứu khoa học, lịch sử dân tộc được lựa chọn để lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một mạng lưới hệ thống quản trị thư viện trường học bao gồmcác giải pháp khoa học kỹ thuật nhằm mục đích tạo ra những điều kiện kèm theo tốt nhất để bảo vệ bảo đảm an toàn và lê dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm mục đích ship hàng được tốt những nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu .

I. KHO BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Địa điểm xây kho

Địa điểm xây kho phải bảo vệ những nhu yếu sau :Ở nơi khô ráo .

Có môi trường không khí trong sạch.

Địa chất khu công trình không thay đổi, có độ chịu tải cao .Thuận lợi cho giao thông vận tải, bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức triển khai khai thác sử dụng tài liệu .

2 .Quy mô kho

– Để xác lập tổng diện tích quy hoạnh kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ những nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng chừng 15-20 năm sau .- Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có những loại phòng kho khác nhau để cung ứng nhu yếu và chế dộ dữ gìn và bảo vệ khác nhau của từng loại hìh tài liệu .

3. Mặt bằng và hướng nhà kho

– Ngoài những phòng kho để dữ gìn và bảo vệ tài liệu, kho lưu trữ cần có một số ít phòng thao tác để thực thi những quá trình nhiệm vụ và một số ít phòng để làm công tác làm việc quản trị, hành chính, ship hàng …- Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì những phòng thao tác nên để ở tầng dưới, những phòng kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì những phòng thao tác nhiệm vụ và những kho dữ gìn và bảo vệ là một đơn nguyên. Còn những phòng để ship hàng khách đến sử dụng tài liệu và những phòng thao tác khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này sắp xếp thành hình chữ T hoặc L ; nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái .- Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm hành lang cửa số .

4. Diện tích những phòng kho

– Diện tích mỗi phòng kho gồm có : diện tích kê những giá dữ gìn và bảo vệ tài liệu, diện tích quy hoạnh lối đi giữ những hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho …- Mỗi phòng kho không rộng quá 200 mét vuông .

5. Lối đi

– Giữa những hàng giá : 0 m70 – 0 m80, lối đi đầu giá : 0 m40 – 0 m60, lối đi chính trong kho : 1 m20 – 1 m50, lối đi xung quanh kho ( hiên chạy dọc hoặc hàng hiên ) : 0 m80 – 1 m20 .- Lối đi trong kho phải bảo vệ Giao hàng thuận tiện cho dây chuyền sản xuất công tác nghiệp vụ và luân chuyển tài liệu ( dây chuyền sản xuất công suất ) .- Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo vệ cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện kèm theo cho xe chữa cháy đi lại thuận tiện, tiếp cận được nơi xảy ra cháy .

6. Tường kho

– Tường kho và tường ngăn giữa những phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước pháp luật ( không xập đổ sau 4 giờ có cháy ) .- Phía ngoài tường phải bảo vệ cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa …- Tường của kho có lắp ráp máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật tư cách ẩm, cách nhiệt …

7. Cửa kho

– Cửa kho phải chắc như đinh, có khóa tốt .- Phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài .- Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cánh, có 2 lớp, ở giữa có vật tư cách ẩm, cách nhiệt …- Cửa sổ của kho phải bảo vệ chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống những loại côn trùng nhỏ xâm nhập vào kho .- Không nên phong cách thiết kế quá nhiều hành lang cửa số .

8. Chiều cao kho

– Mỗi tầng kho cao 2 m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác .- Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1 m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1 m00 ( mái 2 lớp ) .

9. Tải trọng sàn kho

– Sàn kho phải phong cách thiết kế có tải trọng : 850 – 1000 kg / mét vuông- Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng : 1.200 kg / mét vuông .

10. Hệ thống điện trong kho

Kho lưu trữ có 2 mạng lưới hệ thống điện riêng không liên quan gì đến nhau : mạng lưới hệ thống điện thao tác trong kho và mạng lưới hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc nguồn riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp .

11. Hệ thống nước của kho

Ngoài nguồn nước Giao hàng cho hoạt động và sinh hoạt, phải lắp mạng lưới hệ thống cấp nước ship hàng cho việc phòng và chữa cháy cho kho gồm có : họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước … Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực dữ gìn và bảo vệ tài liệu .Hệ thống thoát nước phải bảo vệ tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường .

12. Chế độ nhiệt độ-độ ẩm

Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chính sách nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau :

• Nhiệt độ : 20 ± 2 oC
• Độ ẩm : 50 ± 5 % .

13. Chế độ ánh sáng

• Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho hầu hết dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật thiết yếu, không bật điện liên tục trong kho .
• Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu : ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux .
• Nên dùng những cấu trúc chắn nắng ( lam ngang ) cho nhà kho .

14. Chế độ thông gió

Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với vận tốc : 5 m / giây .Lưu lượng gió luân chuyển khoảng chừng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ .

>>> Xem ngay: Công văn mới về thư viện trường học

II. TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Phương tiện dữ gìn và bảo vệ

• Phương tiện hầu hết được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để dữ gìn và bảo vệ tài liệu. Các hộp, giá cần vận dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn .
• Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc .

2. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm

• Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại TT của phòng .

• Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.

  Xem thêm: Hướng dẫn các mẹo giúp giặt quần áo một cách nhanh chóng và tiết kiệm

• Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh những dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ đúng chuẩn của mỗi dụng cụ đo đó .

3. Quạt thông gió

• Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường .
• Số lượng và hiệu suất của quạt sắp xếp cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích quy hoạnh và nhu yếu chính sách dữ gìn và bảo vệ tài liệu tại phòng đó .

4. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí

• Số lượng và hiệu suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích quy hoạnh, độ kín của kho. Tùy vào nhu yếu duy trì chính sách nhiệt độ-độ ẩm để dữ gìn và bảo vệ tài liệu tại phòng đó .
• Cần trang bị đủ máy và những phương tiện đi lại đi kèm khác để bảo vệ những máy hoàn toàn có thể hoạt động giải trí liên tục 24/24 giờ .

5. Thiết bị phòng chống cháy

• Kho lưu trữ cần trang bị đủ những phương tiện đi lại, thiết bị phòng chống cháy để bảo vệ bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu .
• Các dụng cụ và giải pháp chữa cháy thường thì như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, mạng lưới hệ thống chữa cháy bằng nước … vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu .
• Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon .

6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu

Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc những phương tiện đi lại làm vệ sinh thường thì khác .

III. TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO

1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho

• Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự đúng mực giữa tài liệu và số liệu theo thống kê .
• Trước khi đưa vào dữ gìn và bảo vệ trong kho, tài liệu phải được xếp trong những hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi rất đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm .

2. Xếp tài liệu lên giá

• Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá .
• Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên những mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong ; theo hướng của người đi từ cửa vào kho .

3. Lập sơ đồ giá trong kho

• Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong kho. Sơ đồ cần bộc lộ rõ vị trí dữ gìn và bảo vệ tài liệu của những phông lưu trữ trong kho .

4. Đưa tài liệu ra sử dụng

• Khi đưa tài liệu ra Giao hàng khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và thực trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý và hiếm, không cho fan hâm mộ sử dụng trực tiếp bản gốc .
• Tại phòng đọc, phải triển khai nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu .

5. Kiểm tra tài liệu trong kho

• Hàng năm phải kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra phải ghi thành văn bản. Trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê ; số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm ; số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu .
• Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, phải kịp thời đưa đi trùng tu, phục chế hoặc làm bản sao bảo hiểm .

IV – CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN

1. Chống ẩm

Để chống ẩm cho tài liệu cần vận dụng những giải pháp sau :a ) Thông gió : Dùng quạt hoặc Open để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu. Chỉ triển khai thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5 ºC. Khi Open thông gió không để bụi, côn trùng nhỏ, khí độc, ánh sáng … lọt thêm vào kho .b ) Dùng hóa chất hút ẩm : Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho những hộp đựng tài liệu. Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng trong túi bằng vải phin hoặc vải xô màn. Sau 3 tháng phải lấy ra, sây khô ở 130 ºC trong 6 giờ rồi dùng lại .c ) Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm .

2. Chống nấm mốc

• Để phòng nấm mốc phát sinh phải tiếp tục quét chải, vệ sinh làm vệ sinh tài liệu. Phải luôn luôn duy trì chính sách thông gi ;, chính sách nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho thiên nhiên và môi trường dữ gìn và bảo vệ tài liệu .
• Khi phát hiện thấy nấm mốc, phải cách ly ngay khối tài liệu đó và vận dụng những giải pháp chống nấm mốc .
• Không được đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu. Mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu. Đối với tài liệu quý và hiếm bị nấm mốc thì sau khi làm vệ sinh thật sạch, tài liệu được kẹp giữa 2 tờ giấy thấm, đã tẩm hóa chất diệt nấm .
• Các hóa chất chưa được kiểm nghiệm mức độ bảo đảm an toàn cho tài liệu ; tuyệt đối không được dùng cho tài liệu .

3.Chống côn trùng

• Để đề phòng chống côn trùng nhỏ Open trong kho phải vận dụng những giải pháp ngăn ngừa côn trùng nhỏ vào kho ; phải liên tục làm vệ sinh tài liệu, phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ và kho tàng ; phải khử trùng tài liệu trước khi nhập kho và định kỳ khử trùng trong kho ( 2 năm một lần ) .
• Khử trùng thường dùng giải pháp xông khí .
• Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được Cục Lưu trữ Nhà nước và những cơ quan trình độ được cho phép và hướng dẫn sử dụng .

4. Chống mối

• Việc phòng chống phải được đề ra và triển khai ngay khi mở màn xây kho lưu trữ .
• Nếu thấy mối Open, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu … phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có giải pháp giải quyết và xử lý hữu hiệu, bảo đảm an toàn và vĩnh viễn .

5. Chống chuột

• Phải hạn chế đến mức tối đa năng lực xâm nhập của chuột vào kho ( quan tâm những đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi … )
• Không để thức ăn trong kho chứa tài liệu .

• Để diệt chuột thường dùng bẫy hoặc bả. Các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn.

  Xem thêm: 7 dịch vụ lưu trữ đám mây tốt, miễn phí, đáng dùng nhất bạn nên biết

V – TU BỔ, PHỤC CHẾ, LẬP PHÔNG BẢO HIỂM

Việc trùng tu, phục chế, lập phông bảo hiểm cho tài liệu được thực thi theo hướng dẫn riêng của Cục Lưu trữ Nhà nước .Nguồn : Thư viện vương quốc

Có thể bạn chăm sóc :

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2