BÁO cáo THỰC tập CÔNG tác văn THƯ tại xã tân QUANG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (177.67 KB, 20 trang )

LỜI NÓI ĐẦU
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá – hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta
đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự
quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào
việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính – văn thư giữ một chức
năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn
hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính – văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự
thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính – văn thư phải
đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính –
văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc
được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và
ngược lại.
Phòng hành chính – văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công
tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt
văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn
đánh máy vi tính… phòng hành chính – văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản
hành chính và một số công việc khác.
Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính – văn thư là một vấn đề cấp thiết
đối với mỗi người. Là một một học sinh thực tập, sau hai năm được học tập tại trường
Chính trị tỉnh Hà Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong
chương trình đào tạo trung cấp hành chính – văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi
chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là:
– Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến
thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình
xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức hành chính – văn
thư trong tương lai.
– Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở.
Và sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang, tuy còn gặp nhiều khó

khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận
tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc
thực tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
1
Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính – Văn thư, tôi
xin báo cáo quá trình thực tập như sau:
– Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang – huyện Bắc Quang – tỉnh Hà Giang.
– Thời gian thực tập: từ ngày 15/8/2011 đến ngày 12/10/2011.
– Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh – Cán bộ Văn phòng – Thống kê
UBND xã Tân Quang.
– Quá trình thực tập:
T
T
Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Phương hướng
thực hiện
1 Từ 15/8
đến 20/8
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân
Quang
Thu thập
thông tin
Hỏi + Điều tra
+ Ghi chép
2 Từ 20/8
đến 5/9
Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy
chế, chế độ chính sách của cơ quan
Thu thập
thông tin về

cơ quan
Đọc + Ghi
chép
3 Từ 5/9
đến 15/9
Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của
UBND xã Tân Quang
Thu thập
thông tin
Đọc + Nghiên
cứu
4 Từ 15/9
đến 30/9
Thực tập các nghiệp vụ chuyên môn và
các hoạt động khác
Thực hành
công việc
Thực hiện
công việc +
Ghi chép
5 Từ 30/9
đến 7/10
– Tiếp tục công việc được giao tại văn
phòng
– Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập
– Đánh giá hoạt động cải cách hành
chính tại cơ quan
Thực hành
công việc
Thực hiện

công việc +
Ghi chép
6 Từ 7/10
đến 13/10
– Tiếp tục công việc được giao tại văn
phòng
– Hoàn thành báo cáo thực tập
– Tổng kết rút kinh nghiệm
Thực hành
công việc,
Hoàn thành
báo cáo thực
tập
Thực hiện
công việc +
Ghi chép
2
Nội dung báo cáo thực tập gồm có 3 chương:
Chương I: Tình hình, đặc điểm của UBND xã Tân Quang.
Chương II: Những việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập.
Chương III: Phần kết luận và đề nghị.
Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo sẽ không thể tránh khỏi
những thiếu sót, tôi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và các bạn để báo cáo
của tôi được hoàn thành tốt hơn.

3
Chương I:
TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN QUANG
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ TÂN QUANG

1. Vị trí địa lý
Xã Tân Quang nằm ở phía Bắc của huyện Bắc Quang, cách trung tâm huyện lỵ
14km. Danh giới hành chính được xác định như sau:
– Phía Bắc giáp xã Tân Thành.
– Phía Đông giáp xã Đồng Tâm.
– Phía Tây giáp xã Tân Lập.
– Phía Nam giáp xã Việt Vinh.
Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì, do đó rất thuận lợi
cho việc giao lưu phát triển kinh tế – xã hội theo hướng mở cửa với bên ngoài. Đặc
biệt đường quốc lộ 2 chạy qua xã với chiều dài 4,8km. Tổng diện tích tự nhiên là:
1.252,7 ha. Địa bàn xã có 8 thôn, trong đó có 6 thôn Nông nghiệp gồm: thôn Tân
Lâm, Tân Tiến, Vinh Ngọc, Mục Lạn, Mỹ Tân và Nghĩa Tân. Hai thôn còn lại là
Xuân Hoà và Vinh Quang chủ yếu làm kinh doanh và các dịch vụ khác.
2. Điều kiện xã hội
Với vị trí là một xã thuộc trung tâm các xã như: Đồng Tâm, Tân Lập, Tân Thành,
Việt Vinh và đặc biệt là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì nên
tốc độ đô thị hoá phát triển nhanh ở tất cả các thôn. Theo định hướng của Tỉnh, Huyện
dự kiến Tân Quang thành trung tâm huyện lỵ mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhận
một lượng dân cư không nhỏ từ các nơi khác đến sinh sống. Điều này tác động rất lớn
đến sự hình thành và thúc đẩy các điểm, khu dân cư, các khu vực kinh tế, công
nghiệp, dịch và các ngành nghề truyền thống…
Dân số toàn xã có 4.962 nhân khẩu với 1.216 hộ gia đình. Xã có 13 dân tộc anh
em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.781 nhân khẩu, chiếm 76%, dân tộc Hoa có 522 nhân
khẩu, chiếm 10,5%, dân tộc Tày có 314 nhân khẩu, chiếm 6,3%, còn lại là các dân tộc
khác như Dao, Nùng, H.Mông, Cao Lan, Pú Y, Mường, Giấy, Sán Dìu, Ngạn. Trên
địa bàn xã có 01 nhà thờ Công giáo với 126 hộ = 440 khẩu. Mật độ dân số trung bình
là 4,2người/ha.
3. Hệ thống chính trị
3.1 Hệ thống chính trị của xã gồm:
4

– 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (08 chi bộ nông thôn, 02 chi bộ
trường học và 01 chi bộ cơ quan) với 165 Đảng viên.
– Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng năm
đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
– Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ trực thuộc với 190 hội viên.
– Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên.
– Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên.
– Đoàn Thanh niên xã có 11 chi đoàn với 114 đoàn viên.
3.2 Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn:
Tình hình an ninh trật tự trên địa bàn cơ bản ổn định. Tuy nhiên, do quá trình đô
thị hoá, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự an toàn xã
hội. Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn được ổn định và phát triển
kinh tế Đảng uỷ, chính quyền địa phương đã thường xuyên chỉ đạo các ngành, các chi
bộ thôn thông qua các kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ
TÂN QUANG.
Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang là tổ chức sự nghiệp quản lý Nhà nước có chức
năng quản lý Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sự
lãnh đạo thống nhất của Chính phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động
thường xuyên của địa phương thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả
nước. Như thực hiện việc chỉ đạo, điều hành hằng ngày công việc hành chính Nhà
nước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành những
Nghị quyết của HĐND và báo cáo công việc trước HĐND cùng cấp và UBND cấp
trên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương song UBND không chỉ chịu
trách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyết
của cơ quan chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của Nhà nước.
UBND xã Tân Quang có trụ sở tại thôn Vinh Quang, xã Tân Quang – huyện Bắc
Quang – tỉnh Hà Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.
* UBND xã Tân Quang thực hiện quản lý Nhà nước tại địa phương trong các
lĩnh vực sau:

– Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp,
ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội,
5
văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, các chính sách
dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp luật ở địa phương.
– Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp
luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp
trong cơ quan Nhà nước như tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân
và công đoàn ở địa phương.
– Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng
vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương và
việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
– Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước và của công dân, chống tham
nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
– Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội.
– Tổ chức chỉ đạo, thi hành án ở địa phương.
– Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với
các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời các loại thuế và các
khoản thu khác ở địa phương.
– UBND xã Tân Quang còn có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành chính ở địa
phương.
* UBND chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng
cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên.
III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.
a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủ
tịch, Phó Chủ tịch và các uỷ viên uỷ ban. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội
đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã
do Chủ tịch UBND quy định.
Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại là

hợp đồng, hầu hết các cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo với
trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp.
Theo thống kê mới nhất về trình độ chuyên môn – nghiệp vụ UBND xã Tân
Quang như sau:
* Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09
6
b. Sơ đồ tổ chức:
Cán bộ
Văn phòng
– thống kê
Cán bộ
Địa chính
– xây dựng
Cán bộ
Tư pháp
– Hộ tịch
Cán bộ
Kế toán –
tài chính
Chỉ huy
trưởng
quân sự
Trưởng
Công an
Cán bộ
Lao động
TBXH
Cán bộ
Văn hoá
thông tin

Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên uỷ ban với
UBND, các cán bộ này có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở xã, bảo đảm sự
thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
c. Nguyên tắc làm việc của UBND xã
* Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai
trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ trách
và chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực được phân công.
* Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ giữa Uỷ ban
nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể xã trong quá tình triển khai thực
hiện mọi nhiệm vụ.
* Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật, đúng
thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời và hiệu
7
Chủ tịch
UBND
Phó Chủ tịch
UBND
quả; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định và chương trình, kế hoạch công tác
của UBND xã.
* Cán bộ công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng góp
của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động của
UBDN xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền trong
sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
IV. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.
1. Công tác văn phòng.

1.1 Chức năng
Cán bộ Văn phòng – Thống kê có chức năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo
UBND xã Tân Quang trong xây dưng, triển khai thực hiện kế hoạch ngân sách, kế
hoạch đầu tư và trực tiếp triển khai công tác hành chính quản trị của Uỷ ban; phục vụ
yêu cầu quản lý công tác văn thư – lưu trữ của UBND xã.
1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
* Lập và tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực
hiện kế hoạch theo quy định.
* Thường xuyên theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình theo
đúng kế hoạch và phải giải quyết kịp thời các công việc đột xuất tháo gỡ những khó
khăn, trở ngại trong quá trình thực hiện kế hoạch.
* Thu thập và xử lý thông tin kịp thời, chính xác.
* Chuẩn bị các văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên.
* Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản ở
bên ngoài cơ quan gửi đến.
* Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh
chóng và thuận tiện.
* Quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban,
1.3 Cơ cấu tổ chức
Văn phòng có 01 Cán bộ Văn phòng – Thống kê do Chủ tịch UBND huyện bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật.
8
Cán bộ văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã về các công việc mà Chủ
tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của UBND và thực
hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
1.4 Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ
cho công việc của văn phòng được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phòng đã có: máy
photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho công tác của mình.
2. Công tác văn thư – lưu trữ

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Tân Quang
Hiện nay, văn bản quản lý, chỉ đạo ở xã chưa có quyết định ban hành. Như chúng
ta đã biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để
thuận tiện cho công tác văn thư – lưu trữ.
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan
trọng đối với các cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải có văn
bản và ban hành kịp thời để cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn trong công
tác văn thư – lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắm
rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra.
Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹ
thuật cáp. Cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ chỉ là cán bộ bán chuyên trách do vậy
không đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu mà công việc đề ra. Do vậy mà hàng năm có
nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn do UBND huyện Bắc Quang tổ chức theo sự chỉ đạo
chung của UBND huyện Bắc Quang, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ
cho các cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư – lưu trữ.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất cần thiết.
Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lực
phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị các thiết bị làm việc
tương đối đầy đủ.
Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa là toàn bộ
các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại một nơi, một vị trí của
cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó là Phòng hành chính “Một cửa”.
2.2 Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo, đó
chủ yếu là những văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Báo cáo, thông
9
báo, tờ trình, quyết định… Văn bản bao gồm rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được
viết ở nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ
đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo cho các
văn bản có tính pháp lý, thể hiện quyền lực của văn bản.

Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gần
đây:
Năm 2007 2008 2009 2010
Báo cáo 40 43 57 45
Thông báo 06 05 12 13
Công văn 19 21 30 20
Tờ trình 15 18 30 26
Quyết định 40 38 40 46
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành soạn thảo
văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy
trình này bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hoá. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo… Cơ
quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất
lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý
kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.
2.3 Quản lý công văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao,
10
tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày
của cơ quan.
a. Quản lý văn bản đi: là khái niệm chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơ
quan gửi đi.

Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việc
chuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song đăng ký văn bản theo hình thức
bằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu.
Quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Quang rất rõ ràng, chính xác, kịp thời, an
toàn và bí mật. Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dung song số lượng văn bản đi
ban hành còn quá ít. Sổ đăng ký văn bản đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.
b. Quản lý văn bản đến: là khái niệm chỉ chung cho các công văn, giấy tờ do cơ
quan nhận được.
Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn thư của cơ quan để đăng ký vào
sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơ
quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật và theo đúng quy định của pháp luật.
2.4 Quản lý con dấu
* Những quy định cảu cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu:
– Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng – thống kê có trách nhiệm, có trình
độ chuyên môn giữ bảo quản và phải chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
– Không được tự tiện mang dấu theo người.
– Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy
định. Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng pháp luật hành chính.
– Khi hết giờ làm việc thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn thận.
* Việc đóng dấu của cơ quan là:
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn
bản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có chữ
ký, đóng dấu trước – ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên
trái. Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với quy định của pháp luật hiện hành.
Văn thư cơ quan quản lý các loại con dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức danh,
dấu tên.
11
Chương II:

NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP
I. NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP
Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang, cá nhân tôi đã được
thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tác Văn thư của cơ quan. Các khâu
nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư.
1. Công tác soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản đó là một công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào. Như chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo quy định chung cho nên
công việc này đòi hỏi phải có độ chính xác cao thì văn bản đó mới có hiệu lực. hơn
thế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt động
quản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá các văn bản pháp quy và thực hiện những
kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban.
Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước khi tiến hành soạn
thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản bao gồm: chuẩn bị bản thảo văn bản, duyệt bản
thảo, in (nhân bản), trình ký văn bản.
* Quá trình chuẩn bị.
– Sơ bộ xác định vấn đề
Đây là động tác đầu tiên để xác định công tác soạn thảo văn bản. người soạn thảo
văn bản phải xem xét các vấn đề.
+ Mục đích ban hành văn bản.
+ Thời gian ban hành văn bản.
+ Vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Đối tượng giải quyết trong văn bản.
+ Hậu quả tác động của văn bản.
Căn cứ để xác định: yêu cầu giải quyết công việc (yêu cầu của vấn đề cần giải
quyết hay yêu cầu của cơ quan).
+ Thực tế công tác của cơ quan có liên quan đến vấn đề giải quyết văn bản.
Nội dung xác định:

12
+ Xác định vấn đề cần giải quyết trong văn bản.
+ Xác định thời gian ra văn bản.
– Xác định tên loại của văn bản
Công việc tiếp theo của quá trình chuẩn bị là xác định tên loại của văn bản cần
được soạn thảo. Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn được loại văn bản
phù hợp với mục đích giải quyết công việc và thẩm quyền ban hành văn bản của cơ
quan. Mỗi văn bản có một tác dụng và mẫu cụ thể, việc chọn loại văn bản thích hợp
với mục đích ban hành văn bản, cho giải quyết công việc đạt hiệu quả, đúng mục
đích.
Căn cứ để xác định.
+ Thẩm quyền ban hành văn bản cơ quan.
+ Nội dung của vấn đề cần giải quyết.
+ Mục đích, yêu cầu ra văn bản.
Nội dung công việc:
+ So sánh giữa mục đích ban hành văn bản với công dụng của từng loại văn bản
để chọn ra văn bản cần sử dụng.
+ Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn.
Tạo mẫu văn bản tiện cho việc thực hiện mục đích ban hành văn bản, giải quyết
công việc đã đặt ra.
– Thu thập thông tin.
Có 3 loại thông tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ và thông
tin thực tế.
+ Cơ sở thu thập: căn cứ vào mục đích ban hành văn bản và mục đích giải quyết
công việc trong văn bản và căn cứ vào đối tượng thi hành văn bản.
+ Nội dung công việc: dựa vào những thông tin thu thập được. Do vậy, đòi hỏi
thông tin thu thập được phải nhiều và chính xác. Có như vậy thì văn bản ban hành ra
mới có tính khả thi,đáp ứng được yêu cầu của vấn đề đặt ra.
– Viết đề cương: Đây là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản. Tất cả
các công việc chuẩn bị đều trên đều đi đến công việc cuối cùng này. Việc viết đề

cương là hình thành một cách hoàn thiện văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếp
nội dung một cách hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theo
mẫu văn bản là đặc điểm của văn bản quản lý Nhà nước, cơ sở hình thành đề cương
13
chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực hiện sau khi xác định mục đích
ban hành văn bản.
Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cách
chi tiết trước khi tiến hành viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khi
soạn thảo ra đúng với mục đích ban hành văn bản.
– Phương pháp viết văn bản: viết tay và đánh máy vi tính.
– Duyệt bản thảo:
Như vậy, quy trình soạn thảo văn bản là một việc rất cần thiết khi soạn thảo văn
bản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một quy trình hợp lý sẽ tạo nên một văn
bản logic.
Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành
2. Quản lý văn bản đi – đến
2.1 Giải quyết văn bản đến
* Nguyên tắc giải quyết: tất cả văn bản đến đều phải thông qua Văn thư cơ quan
để đăng ký vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơ
quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảo
nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật.
a. Quá trình xử lý văn bản.
Sai khi nhận văn bản đến, văn thư tiến hành sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn
bản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với
thành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên bưu điện.
b. Công việc vào sổ đăng ký.
Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại những thông tin cơ bản
của văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký
một lần. Hình thức chính để đăng ký công văn đến của cơ quan là dùng sổ Đăng ký

công văn đến.
c. Trình và chuyển giao văn bản đến.
Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch
UBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm
nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì phải phân phối
ngay sau khi nhận được.
14
Tất cả các văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định:
Ngày
đến
Số
đến
Nơi gửi
công văn
Số, ký
hiệu
Ngày tháng
công văn
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Nơi nhận
và người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
– Phân phối và chuyển giao văn bản đến: Tất cả các văn bản đã đến cơ quan sau

khi có ý kiến phân phối của Chủ tịch UBND xã phải được chuyển ngay đến tay người
có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không được để chậm hoặc quên văn bản.
Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản.
Sổ chuyển giao văn bản:
Số đến Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờ
hành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “mức độ mật” trong mẫu chuyển
giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ.
2.2 Giải quyết văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều phải đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở
bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Quang đã tuân thủ theo các quy định
của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số
425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau khi đăng ký
và làm thủ tục gửi đí. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được đánh máy đúng
quy định, đúng thể thức và căn cứ pháp lý.
Văn bản đi được phát hành theo quy trình sau:
– Ghi số của văn bản.
15
– Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ.
– Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo phiếu
gửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là hai bản.
Tất cả các văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu quy định:
Ngày
tháng của
văn bản

Số và
ký
hiệu
Tên loại và
trích yếu
nội dung
Người
ký
Nơi
nhận
Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu
Số
lượng
văn bản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
3. Quản lý con dấu
Tuân thủ các quy định của cơ quan về quản lý và sử dụng con dấu.
Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bản
trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu không có chữ ký,
đóng dấu trước – ký tên sau). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái.
4. Công tác lưu trữ
4.1 Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Hiện nay ở UBND xã Tân Quang chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ. Mà chỉ
đạo về công tác lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có sự
chỉ đạo về công tác lưu trữ. Nếu có sự chỉ đạo thì chất lượng làm việc sẽ mang lại

hiệu quả cao.
4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu
Công tác này ở Uỷ ban không có, chính vì thế mà cần phải có công tác chỉnh lý
khoa học tài liệu để đem lại hiệu quả công việc cao hơn và thuận tiện hơn trong việc
tra cứu tài liệu.
II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
1. Kết quả cụ thể những công việc đã làm được và nguyên nhân của những
kết quả đạt được
16
Với tinh thần năng nổ của một học sinh và tinh thần ham học hỏi cộng với sự
giúp đỡ tận tình của các bác, các anh chị trong UBND xã Tân Quang đã giúp tôi vững
tin trong quá trình học tập kinh nghiệm tại UBND xã Tân Quang.
– Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
– Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
– Có thái độ tốt, lễ phép với các bác, các anh chị trong cơ quan.
Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó tham
gia vào một số công việc đơn giản để nắm được công việc một cách nhanh chóng hơn.
Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại UBND xã Tân Quang những
ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực
thụ đã giúp tôi có được những bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ
thể như:
– Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải quyết công văn
giấy tờ.
– Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư.
– Biết cách sử dụng các loại máy trong văn phòng như: máy photocopy, máy in…
– Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của các bác, các anh chị trong văn
phòng.
– Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan.
– Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư.
– Nắm bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong cơ quan Nhà

nước.
2. Những mặt còn hạn chế
Do chỉ được tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với thực tế
trong môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khăn
như:
– Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc.
– Kiến thức lý thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn
trong công việc.
17
Chương III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
I. KẾT LUẬN
1. Đánh giá chung
UBND xã Tân Quang là một tổ chức sự gnhiệp Nhà nước, được thực tập tại đây
là một cơ hội tốt cho tôi. Hơn thế nữa tôi còn được tạo điều kiện rất nhiều trong công
việc để có thể bộc lộ khả năng của mình cũng như học hỏi nhiều hơn những điều chưa
biết.
Sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang là một thời gian thật bổ ích
đối với tôi. Có thể nói đây là một bước khởi đầu quan trọng giúp tôi trưởng thành
hơn, tự tin hơn trong công việc sau này.
Những điều đã làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND xã Tân Quang
có thể là chưa đủ nhưng nó đã giúp tôi tìm hiểu và nắm bắt được nhiều điều quan
trong. Song đôi khi có những thiếu sót, khuyết điểm là không tránh khỏi.
Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức thực tế về nên hành chính
Nhà nước nói chung, những hoạt động thường nhật trong hoạt động của cơ quan cụt
hể nói riêng. Qua đó tôi thấy mỗi học sinh hành chính cần phải có một thái độ tiếp thu
nghiêm túc những kiến thức đã học ở trường và một quá trình thực tiễn công việc
mới có thể làm tốt công việc của mình khi ra trường, trở thành công chức Nhà nước
nói chung và về lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng.
2. Bài học kinh nghiệm

– Về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư, lưu trữ, công
tác văn phòng của cơ quan, cần thực hiện phương pháp thu thập thông tin để từ đó có
thể so sánh, đánh giá kiến thức đã học với thực tiễn hoạt động của HĐND – UBND xã
Tân Quang.
– Cần tìm tòi và nghiên cứu để vận dụng kiến thức đã học từ đó có thể kết hợp tốt
giữa lý thuyết với thực hành và đúc kết được kinh nghiệm cho bản thân.
– Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh
nghiệm từ mọi người trong cơ quan.
Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để những
kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có
và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cũng như những kiến thức mới. Hơn thế
18
nữa tôi còn tạo lập kỹ năng nghiệp vụ trong công việc cũng như trong giao tiếp của
mình để vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.
II. KIẾN NGHỊ
Trong thời gian thực tập tại UBND xã Tân Quang tôi đã thu được rất nhiều kiến
thức thực tế bổ ích. Sau đây tôi xin có một vài ý kiến kiến nghị sau:
1. Đối với UBND xã Tân Quang
Dựa trên sự quan sát và thực hiện công việc, tôi xin đưa ra một vài giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ:
a. Về cơ sở vật chất.
Để giúp cho công tác Văn thư – lưu trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đại
hoá, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng dụng một
cách đồng bộ. Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng một cách
đồng bộ như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để
hỗ trợ thêm cho công việc. Thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm 1 máy
photocopy hiện đại tốc độ cao.
c. Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ.
Cần có những biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngoài việc không
ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc của

cán bộ có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới
quyền lợi và lợi ích của họ.
Uỷ ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát, sắp
xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với nhau thuận tiện.
d. Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý.
Để cán bộ phát huy hết năng lực của mình thì đơn vị phải tạo cho họ tâm lý là
những công việc họ làm được trả công thích đáng. Hàng tháng phải tổ chức bình xét
thi đua của các cán bộ, những cán bộ hoàn thành nhiệm vụ ở mức khác nhau có như
vậy mới khuyến khích được các cán bộ tích cực trong công việc. Đối với những cán
bộ có những sáng kiến đem lại hiệu quả cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viên
và mức thưởng có thể là 100.000
đ
.
2. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, các cơ quan Nhà
nước cấp trên cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác
bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư – lưu trữ.
19
3. Đối với Trường Chính trị tỉnh Hà Giang.
Chương trình đào tạo Trung cấp hành chính – văn thư – nhà trường cần tạo điều
kiện để học viên được tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc của văn phòng
nhiều hơn nữa. Nhà trường có thể tổ chức cho học viên được đi thực tế, quan sát công
việc để trau dồi những kiến thức lý thuyết đã học trên lớp, từ đó người học sẽ nắm
được bản chất của công việc tránh được sự lúng túng khi bước vào công việc thực tế
sau này.
Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quá trình đúc kết trong gần hai tháng thực
tập vừa qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên lý thuyết học tập ở trường và công
việc thực tập tại Uỷ ban. Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng
báo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và các bạn.
Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là bổ ích giúp

cho sinh viên thâm nhập và khảo sát được công việc cũng như học hỏi thêm được tinh
thần, trách nhiệm trong công việc. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên trau
rồi kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào công việc sau này.
Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Chính trị tỉnh
Hà Giang đã giúp chúng tôi có điều kiện được tiếp xúc với công việc thực tế và Uỷ
ban nhân dân xã Tân Quang đã tạo điều kiện cho tôi được về thực tập tại Uỷ ban./.
Tân Quang, ngày 11 tháng 10 năm 2011
NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO
Trần Thảo Ly
20
khăn trong việc vận dụng những kỹ năng và kiến thức đã học vào trong thực tiễn, tuy nhiên nhờ sự trợ giúp tậntình của những bác, những anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việcthực tâp của mình một cách có hiệu suất cao và học hỏi được nhiều kinh nghiệm tay nghề hữu dụng. Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính – Văn thư, tôixin báo cáo quy trình thực tập như sau : – Nơi thực tập : UBND xã Tân Quang – huyện Bắc Quang – tỉnh Hà Giang. – Thời gian thực tập : từ ngày 15/8/2011 đến ngày 12/10/2011. – Cán bộ hướng dẫn thực tập : Hoàng Thị Minh – Cán bộ Văn phòng – Thống kêUBND xã Tân Quang. – Quá trình thực tập : Thời gian Nội dung việc làm Mục tiêu Phương hướngthực hiện1 Từ 15/8 đến 20/8 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, tính năng, trách nhiệm, quyền hạn của UBND xã TânQuangThu thậpthông tinHỏi + Điều tra + Ghi chép2 Từ 20/8 đến 5/9 Nghiên cứu những văn bản, nội quy, quychế, chính sách chủ trương của cơ quanThu thậpthông tin vềcơ quanĐọc + Ghichép3 Từ 5/9 đến 15/9 Nghiên cứu những văn bản đã phát hành củaUBND xã Tân QuangThu thậpthông tinĐọc + Nghiêncứu4 Từ 15/9 đến 30/9 Thực tập những nhiệm vụ trình độ vàcác hoạt động giải trí khácThực hànhcông việcThực hiệncông việc + Ghi chép5 Từ 30/9 đến 7/10 – Tiếp tục việc làm được giao tại vănphòng – Bắt đầu triển khai làm báo cáo thực tập – Đánh giá hoạt động giải trí cải cách hànhchính tại cơ quanThực hànhcông việcThực hiệncông việc + Ghi chép6 Từ 7/10 đến 13/10 – Tiếp tục việc làm được giao tại vănphòng – Hoàn thành báo cáo thực tập – Tổng kết rút kinh nghiệmThực hànhcông việc, Hoàn thànhbáo cáo thựctậpThực hiệncông việc + Ghi chépNội dung báo cáo thực tập gồm có 3 chương : Chương I : Tình hình, đặc thù của UBND xã Tân Quang. Chương II : Những việc đã làm và tác dụng đạt được trong thời hạn thực tập. Chương III : Phần Kết luận và đề xuất. Do thời hạn thực tập có hạn nên việc nghiên cứu và phân tích báo cáo sẽ không hề tránh khỏinhững thiếu sót, tôi rất mong nhân được sự góp ý của thầy, cô và những bạn để báo cáocủa tôi được triển khai xong tốt hơn. Chương I : TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN QUANGI. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ TÂN QUANG1. Vị trí địa lýXã Tân Quang nằm ở phía Bắc của huyện Bắc Quang, cách TT huyện lỵ14km. Danh giới hành chính được xác lập như sau : – Phía Bắc giáp xã Tân Thành. – Phía Đông giáp xã Đồng Tâm. – Phía Tây giáp xã Tân Lập. – Phía Nam giáp xã Việt Vinh. Là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì, do đó rất thuận lợicho việc giao lưu tăng trưởng kinh tế tài chính – xã hội theo hướng Open với bên ngoài. Đặcbiệt đường quốc lộ 2 chạy qua xã với chiều dài 4,8 km. Tổng diện tích tự nhiên là : 1.252,7 ha. Địa bàn xã có 8 thôn, trong đó có 6 thôn Nông nghiệp gồm : thôn TânLâm, Tân Tiến, Vinh Ngọc, Mục Lạn, Mỹ Tân và Nghĩa Tân. Hai thôn còn lại làXuân Hoà và Vinh Quang hầu hết làm kinh doanh thương mại và những dịch vụ khác. 2. Điều kiện xã hộiVới vị trí là một xã thuộc TT những xã như : Đồng Tâm, Tân Lập, Tân Thành, Việt Vinh và đặc biệt quan trọng là cửa ngõ phía Tây của 2 huyện Xín Mần và Hoàng Su Phì nêntốc độ đô thị hoá tăng trưởng nhanh ở toàn bộ những thôn. Theo khuynh hướng của Tỉnh, Huyệndự kiến Tân Quang thành TT huyện lỵ mới, do vậy tương lai gần sẽ đón nhậnmột lượng dân cư không nhỏ từ những nơi khác đến sinh sống. Điều này ảnh hưởng tác động rất lớnđến sự hình thành và thôi thúc những điểm, khu dân cư, những khu vực kinh tế tài chính, côngnghiệp, dịch và những ngành nghề truyền thống cuội nguồn … Dân số toàn xã có 4.962 nhân khẩu với 1.216 hộ mái ấm gia đình. Xã có 13 dân tộc bản địa anhem, gồm có : dân tộc bản địa Kinh có 3.781 nhân khẩu, chiếm 76 %, dân tộc bản địa Hoa có 522 nhânkhẩu, chiếm 10,5 %, dân tộc bản địa Tày có 314 nhân khẩu, chiếm 6,3 %, còn lại là những dân tộckhác như Dao, Nùng, H.Mông, Cao Lan, Pú Y, Mường, Giấy, Sán Dìu, Ngạn. Trênđịa bàn xã có 01 nhà thời thánh Công giáo với 126 hộ = 440 khẩu. Mật độ dân số trung bìnhlà 4,2 người / ha. 3. Hệ thống chính trị3. 1 Hệ thống chính trị của xã gồm : – 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ thường trực ( 08 chi bộ nông thôn, 02 chi bộtrường học và 01 chi bộ cơ quan ) với 165 Đảng viên. – Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và những đoàn thể hoạt động giải trí khá đồng đều, hàng nămđều hoàn thành xong tốt trách nhiệm được giao. – Hội Cựu chiến binh có 08 chi bộ thường trực với 190 hội viên. – Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên. – Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên. – Đoàn Thanh niên xã có 11 chi đoàn với 114 đoàn viên. 3.2 Tình hình bảo mật an ninh trật tự trên địa phận : Tình hình bảo mật an ninh trật tự trên địa phận cơ bản không thay đổi. Tuy nhiên, do quy trình đôthị hoá, dân nhập cư tăng trưởng nhanh nên tiềm ẩn những tệ nạn và trật tự bảo đảm an toàn xãhội. Nhằm bảo vệ tình hình bảo mật an ninh trật tự trên địa phận được không thay đổi và phát triểnkinh tế Đảng uỷ, chính quyền sở tại địa phương đã liên tục chỉ huy những ngành, những chibộ thôn trải qua những kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng của xã. II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃTÂN QUANG.Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang là tổ chức triển khai sự nghiệp quản trị Nhà nước có chứcnăng quản trị Nhà nước do HĐND giao cho, vừa do UBND cấp trên giao và chịu sựlãnh đạo thống nhất của nhà nước. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt độngthường xuyên của địa phương thuộc mạng lưới hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cảnước. Như thực thi việc chỉ huy, quản lý hằng ngày việc làm hành chính Nhànước ở địa phương là cơ quan của HĐND, UBND chịu nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành nhữngNghị quyết của HĐND và báo cáo việc làm trước HĐND cùng cấp và UBND cấptrên. Là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương tuy nhiên UBND không chỉ chịutrách nhiệm chấp hành những Nghị quyết của HĐND mà còn cả những Nghị quyếtcủa cơ quan chính quyền sở tại cấp trên thi hành pháp lý thống nhất của Nhà nước. UBND xã Tân Quang có trụ sở tại thôn Vinh Quang, xã Tân Quang – huyện BắcQuang – tỉnh Hà Giang, có tư cách pháp nhân, có con dấu và thông tin tài khoản riêng. * UBND xã Tân Quang triển khai quản trị Nhà nước tại địa phương trong cáclĩnh vực sau : – Quản lý Nhà nước ở địa phương trong những nghành nghề dịch vụ nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải vận tải đường bộ, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, bảo mật an ninh, trật tự, bảo đảm an toàn xã hội, những chính sáchdân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng và thi hành pháp lý ở địa phương. – Tuyên truyền, giáo dục pháp lý, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, phápluật, những văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấptrong cơ quan Nhà nước như tổ chức triển khai kinh tế tài chính, tổ chức triển khai xã hội, đơn vị chức năng vũ trang nhân dânvà công đoàn ở địa phương. – Đảm bảo bảo mật an ninh trật tự, bảo đảm an toàn xã hội, triển khai trách nhiệm kiến thiết xây dựng lực lượngvũ trang, kiến thiết xây dựng quốc phòng toàn dân ; quản trị hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương vàviệc cư trú, đi lại của người quốc tế ở địa phương. – Phòng chống thiên tai, bảo vệ gia tài Nhà nước và của công dân, chống thamnhũng, buôn lậu, làm hàng giả và những tệ nạn xã hội khác. – Quản lý tổ chức triển khai, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội. – Tổ chức chỉ huy, thi hành án ở địa phương. – Tổ chức thực thi, việc thu chi ngân sách của địa phương ( thuế ) phối hợp vớicác cơ quan hữu quan để bảo vệ thu, đúng, đủ, thu kịp thời những loại thuế và cáckhoản thu khác ở địa phương. – UBND xã Tân Quang còn có trách nhiệm quản trị địa giới đơn vị chức năng hành chính ở địaphương. * UBND chịu nghĩa vụ và trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùngcấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN QUANG.a. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức tổ chứcUỷ ban nhân dân xã Tân Quang do Hội đồng nhân dân cùng cấp gồm có Chủtịch, Phó quản trị và những uỷ viên uỷ ban. quản trị Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hộiđồng nhân dân Tổ chức, tính năng, trách nhiệm của những uỷ viên Uỷ ban nhân dân xãdo quản trị UBND lao lý. Hiện nay Uỷ ban có 22 cán bộ, công chức trong biên chế của cơ quan, còn lại làhợp đồng, hầu hết những cán bộ đều có trình độ Đại học, nhiều cán bộ được đào tạo và giảng dạy vớitrình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp. Theo thống kê mới nhất về trình độ trình độ – nhiệm vụ UBND xã TânQuang như sau : * Đại học : 11 người * Cao đẳng : 02 người * Trung cấp : 09 b. Sơ đồ tổ chức triển khai : Cán bộVăn phòng – thống kêCán bộĐịa chính – xây dựngCán bộTư pháp – Hộ tịchCán bộKế toán – tài chínhChỉ huytrưởngquân sựTrưởngCông anCán bộLao độngTBXHCán bộVăn hoáthông tinQua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ ngặt nghèo giữa những thành viên uỷ ban vớiUBND, những cán bộ này có tính năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân vàChủ tịch Ủy ban nhân dân thực thi tính năng quản trị Nhà nước ở xã, bảo vệ sựthống nhất quản trị theo nghành nghề dịch vụ trình độ ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước quản trị Uỷban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về nghành được phân công. c. Nguyên tắc thao tác của UBND xã * Uỷ ban nhân dân xã thao tác theo nguyên tắc tập trung chuyên sâu dân chủ, phát huy vaitrò tập thể, tôn vinh nghĩa vụ và trách nhiệm cá thể và niềm tin dữ thế chủ động, phát minh sáng tạo của quản trị, Phó quản trị, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân. Mỗi việc chỉ được giao một người phụ tráchvà chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cá thể về nghành nghề dịch vụ được phân công. * Chấp hành sự chỉ huy, quản lý và điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, sự lãnh đạocủa Đảng uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân xã ; phối hợp ngặt nghèo giữa Uỷ bannhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc và những Đoàn thể xã trong quá tình tiến hành thựchiện mọi trách nhiệm. * Giải quyết những việc làm của công dân và tổ chức triển khai theo đúng pháp lý, đúngthẩm quyền và khoanh vùng phạm vi nghĩa vụ và trách nhiệm ; bảo vệ công khai minh bạch, minh bạch, kịp thời và hiệuChủ tịchUBNDPhó Chủ tịchUBNDquả ; theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn lao lý và chương trình, kế hoạch công táccủa UBND xã. * Cán bộ công chức cấp xã phải sâu xa cơ sở, lắng nghe mọi quan điểm đóng gópcủa nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động giải trí củaUBDN xã ngày càng chính quy, tân tiến, vì tiềm năng thiết kế xây dựng chính quyền sở tại trongsạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân. IV. TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮCỦA UBND XÃ TÂN QUANG. 1. Công tác văn phòng. 1.1 Chức năngCán bộ Văn phòng – Thống kê có tính năng tham mưu và giúp việc cho lãnh đạoUBND xã Tân Quang trong xây dưng, tiến hành thực thi kế hoạch ngân sách, kếhoạch góp vốn đầu tư và trực tiếp tiến hành công tác hành chính quản trị của Uỷ ban ; phục vụyêu cầu quản trị công tác văn thư – tàng trữ của UBND xã. 1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn * Lập và tổ chức triển khai kế hoạch sáu tháng đầu năm … Định kỳ báo cáo công tác thựchiện kế hoạch theo pháp luật. * Thường xuyên theo dõi, đôn đốc những đơn vị chức năng thực thi những chương trình theođúng kế hoạch và phải xử lý kịp thời những việc làm đột xuất tháo gỡ những khókhăn, trở ngại trong quy trình thực thi kế hoạch. * Thu thập và giải quyết và xử lý thông tin kịp thời, đúng mực. * Chuẩn bị những văn bản tổng hợp để báo cáo lên cấp trên. * Tổ chức công tác văn thư, quản trị văn bản trong cơ quan và những văn bản ởbên ngoài cơ quan gửi đến. * Tổ chức công tác tàng trữ hồ sơ của UBND để Giao hàng cho việc tra tìm nhanhchóng và thuận tiện. * Quản lý hàng loạt gia tài, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động của Uỷ ban, 1.3 Cơ cấu tổ chứcVăn phòng có 01 Cán bộ Văn phòng – Thống kê do quản trị UBND huyện bổnhiệm, không bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo pháp luật của pháp lý. Cán bộ văn phòng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước UBND xã về những việc làm mà Chủtịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động giải trí của UBND và thựchiện những trách nhiệm, quyền hạn của mình. 1.4 Trang thiết bị trong văn phòng cơ quanCác trang thiết bị trong văn phòng được sắp xếp một cách hài hòa và hợp lý nhằm mục đích phục vụcho việc làm của văn phòng được thuận tiện hơn. Hiện nay văn phòng đã có : máyphotocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại thông minh để ship hàng cho công tác của mình. 2. Công tác văn thư – lưu trữ2. 1 Quản lý, chỉ huy công tác văn thư của UBND xã Tân QuangHiện nay, văn bản quản trị, chỉ huy ở xã chưa có quyết định hành động phát hành. Như chúngta đã biết văn bản quản trị chỉ huy là rất quan trọng mà những cơ quan phải phát hành, đểthuận tiện cho công tác văn thư – tàng trữ. Như vậy, văn bản quản trị, chỉ huy công tác văn thư tàng trữ có vai trò rất quantrọng so với những cơ quan. Vì thế mà những cơ quan chưa phát hành thì cần phải có vănbản và phát hành kịp thời để cho việc quản trị chỉ huy được thuận tiện hơn trong côngtác văn thư – tàng trữ. Nếu có văn bản, quản trị chỉ huy thì cán bộ trong cơ quan sẽ nắmrõ được nội dung nhu yếu của cơ quan và sẽ triển khai đúng theo nguyên tắc đã đề ra. Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều công tác mang tính khoa học và kỹthuật cáp. Cán bộ làm công tác văn thư – tàng trữ chỉ là cán bộ bán chuyên trách do vậykhông cung ứng được không thiếu những nhu yếu mà việc làm đề ra. Do vậy mà hàng năm cónhiều lớp tu dưỡng thời gian ngắn do UBND huyện Bắc Quang tổ chức triển khai theo sự chỉ đạochung của UBND huyện Bắc Quang, Giao hàng cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụcho những cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư – tàng trữ. Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc rất thiết yếu. Về hạ tầng, được sự chăm sóc của Đảng và Nhà nước cùng với sự nỗ lựcphấn đấu của công tác văn thư, đến nay Uỷ ban đã được trang bị những thiết bị làm việctương đối không thiếu. Hình thức, tổ chức triển khai văn thư cơ quan theo chính sách tập trung chuyên sâu. Có nghĩa là toàn bộcác thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được triển khai tại một nơi, một vị trí củacơ quan hay thao tác nơi chung của cơ quan. Đó là Phòng hành chính “ Một cửa ”. 2.2 Công tác soạn thảo văn bảnViệc soạn thảo văn bản do Cán bộ Văn phòng – Thống kê trực tiếp soạn thảo, đóchủ yếu là những văn bản hành chính thường thì như : Công văn, Báo cáo, thôngbáo, tờ trình, quyết định hành động … Văn bản gồm có rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó đượcviết ở nhiều vị trí lao lý với cách viết phông chữ, cỡ chữ được pháp luật chặt chẽđúng trình tự, thể thức theo lao lý của pháp lý hiện hành nhằm mục đích bảo vệ cho cácvăn bản có tính pháp lý, bộc lộ quyền lực tối cao của văn bản. Bảng biểu thống kê số lượng văn bản của cơ quan trong những năm gầnđây : Năm 2007 2008 2009 2010B áo cáo 40 43 57 45T hông báo 06 05 12 13C ông văn 19 21 30 20T ờ trình 15 18 30 26Q uyết định 40 38 40 46Q uy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự những bước triển khai soạn thảovăn bản, tiến trình cụ thể cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựngdựa trên nhu yếu trong thực tiễn đặt ra so với văn bản đó. Tuy nhiên hoàn toàn có thể khái quát quytrình này gồm có những bước như sau : Bước 1 : Xác định mục tiêu và nội dung những yếu tố cần văn bản hoá. Xác địnhtên loại văn bản và đối tượng người tiêu dùng của văn bản. Bước 2 : Xây dựng dự thảo trên cơ sở những thông tin có tinh lọc ; hoàn thành xong bảnthảo về thể thức, ngôn từ. Bước 3 : Thông qua chỉ huy. Bước 4 : Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và phát hành theo thẩm quyền lao lý. Quytrình này thường vận dụng so với những loại công văn, những thông tin, báo cáo … Cơquan, đơn vị chức năng soạn thảo cần chú ý quan tâm 1 số ít bước quan trọng có ảnh hưởng tác động đến chấtlượng văn bản ( quy trình tiến độ kiến thiết xây dựng và trải qua đề cương ; tiến trình tìm hiểu thêm ýkiến của những đối tượng người dùng tương quan ) so với những văn bản đặc biệt quan trọng. 2.3 Quản lý công văn bảnQuản lý văn bản là vận dụng những giải pháp về nhiệm vụ nhằm mục đích giúp cho cơquan và thủ trưởng cơ quan năm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, 10 tiếp đón xử lý văn bản ; sử dụng và dữ gìn và bảo vệ văn bản trong hoạt động giải trí hằng ngàycủa cơ quan. a. Quản lý văn bản đi : là khái niệm chỉ chung của văn bản, tài liệu do một cơquan gửi đi. Các thủ tục khi chuyển giao văn bản đi của cơ quan, có kèm theo phiếu gửi. Việcchuyển giao văn bản của cơ quan có kịp thời. Song ĐK văn bản theo hình thứcbằng sổ Đăng ký Văn bản đi theo mẫu. Quản lý văn bản đi của UBND xã Tân Quang rất rõ ràng, đúng mực, kịp thời, antoàn và bí hiểm. Văn bản đi đã biểu lộ không thiếu những nội dung tuy nhiên số lượng văn bản điban hành còn quá ít. Sổ ĐK văn bản đi ngăn nắp, thật sạch, dễ hiểu. b. Quản lý văn bản đến : là khái niệm chỉ chung cho những công văn, sách vở do cơquan nhận được. Tất cả những văn bản đến đều phải trải qua văn thư của cơ quan để ĐK vàosổ Đăng ký công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng của cơquan ; Khi đảm nhiệm chuyển giao văn bản được chuyển giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảonhanh chóng, đúng mực, giữ gìn bí hiểm và theo đúng lao lý của pháp lý. 2.4 Quản lý con dấu * Những lao lý cảu cơ quan về quản trị và sử dụng con dấu : – Con dấu được giao cho Cán bộ văn phòng – thống kê có nghĩa vụ và trách nhiệm, có trìnhđộ trình độ giữ dữ gìn và bảo vệ và phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu. – Không được tự tiện mang dấu theo người. – Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quyđịnh. Nếu vi phạm lao lý sẽ bị giải quyết và xử lý theo đúng pháp luật hành chính. – Khi hết giờ thao tác thì Cán bộ văn phòng phải cất dấu vào trong tủ cẩn trọng. * Việc đóng dấu của cơ quan là : Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán bộ văn thư phải kiểm tra và soát kỹ vănbản trước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên những văn bản, sách vở sau khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ ( đóng dấu không có chữký, đóng dấu trước – ký tên sau ). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bêntrái. Việc đóng dấu của cơ quan rất đúng với pháp luật của pháp lý hiện hành. Văn thư cơ quan quản trị những loại con dấu : dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức vụ, dấu tên. 11C hương II : NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢCTRONG THỜI GIAN THỰC TẬPI. NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬPTrong thời hạn thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang, cá thể tôi đã đượcthực lĩnh những nhiệm vụ đa phần của công tác Văn thư của cơ quan. Các khâunghiệp vụ đa phần của công tác văn thư. 1. Công tác soạn thảo văn bảnSoạn thảo văn bản đó là một việc làm thường làm ở bất kể cơ quan, tổ chứcnào. Như tất cả chúng ta đã biết việc soạn thảo văn bản phải theo lao lý chung cho nêncông việc này yên cầu phải có độ đúng mực cao thì văn bản đó mới có hiệu lực thực thi hiện hành. hơnthế nữa văn bản là vật mang tin để ghi lại và truyền đạt thông tin trong hoạt độngquản lý. Nó mang tính giao dịch cụ thể hoá những văn bản pháp quy và thực thi nhữngkế hoạch công tác theo tính năng, trách nhiệm của Uỷ ban. Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự những bước khi triển khai soạnthảo văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản gồm có : chuẩn bị sẵn sàng bản thảo văn bản, duyệt bảnthảo, in ( nhân bản ), trình ký văn bản. * Quá trình sẵn sàng chuẩn bị. – Sơ bộ xác lập vấn đềĐây là động tác tiên phong để xác lập công tác soạn thảo văn bản. người soạn thảovăn bản phải xem xét những yếu tố. + Mục đích phát hành văn bản. + Thời gian phát hành văn bản. + Vấn đề cần xử lý trong văn bản. + Đối tượng xử lý trong văn bản. + Hậu quả ảnh hưởng tác động của văn bản. Căn cứ để xác lập : nhu yếu xử lý việc làm ( nhu yếu của yếu tố cần giảiquyết hay nhu yếu của cơ quan ). + Thực tế công tác của cơ quan có tương quan đến yếu tố xử lý văn bản. Nội dung xác lập : 12 + Xác định yếu tố cần xử lý trong văn bản. + Xác định thời hạn ra văn bản. – Xác định tên loại của văn bảnCông việc tiếp theo của quy trình chuẩn bị sẵn sàng là xác lập tên loại của văn bản cầnđược soạn thảo. Để ship hàng mục tiêu phát hành văn bản, phải chọn được loại văn bảnphù hợp với mục tiêu xử lý việc làm và thẩm quyền phát hành văn bản của cơquan. Mỗi văn bản có một tính năng và mẫu đơn cử, việc chọn loại văn bản thích hợpvới mục tiêu phát hành văn bản, cho xử lý việc làm đạt hiệu suất cao, đúng mụcđích. Căn cứ để xác lập. + Thẩm quyền phát hành văn bản cơ quan. + Nội dung của yếu tố cần xử lý. + Mục đích, nhu yếu ra văn bản. Nội dung việc làm : + So sánh giữa mục tiêu phát hành văn bản với tác dụng của từng loại văn bảnđể chọn ra văn bản cần sử dụng. + Xác định mẫu văn bản theo tên loại đã chọn. Tạo mẫu văn bản tiện cho việc triển khai mục tiêu phát hành văn bản, giải quyếtcông việc đã đặt ra. – Thu thập thông tin. Có 3 loại thông tin cần tích lũy : thông tin nguyên tắc, thông tin quá trình và thôngtin trong thực tiễn. + Cơ sở tích lũy : địa thế căn cứ vào mục tiêu phát hành văn bản và mục tiêu giải quyếtcông việc trong văn bản và địa thế căn cứ vào đối tượng người dùng thi hành văn bản. + Nội dung việc làm : dựa vào những thông tin tích lũy được. Do vậy, đòi hỏithông tin tích lũy được phải nhiều và đúng mực. Có như vậy thì văn bản phát hành ramới có tính khả thi, phân phối được nhu yếu của yếu tố đặt ra. – Viết đề cương : Đây là việc làm ở đầu cuối để hình thành một văn bản. Tất cảcác việc làm chuẩn bị sẵn sàng đều trên đều đi đến việc làm sau cuối này. Việc viết đềcương là hình thành một cách triển khai xong văn bản sẽ được soạn thảo với việc sắp xếpnội dung một cách hài hòa và hợp lý, dễ hiểu. Việc hình thành đề cương và viết đề cương theomẫu văn bản là đặc thù của văn bản quản trị Nhà nước, cơ sở hình thành đề cương13chính là mẫu của văn bản được chọn tên loại đã thực thi sau khi xác lập mục đíchban hành văn bản. Công việc này giúp cho người soạn thảo văn bản hình thành văn bản một cáchchi tiết trước khi triển khai viết thành văn bản. Mặt khác, việc viết đề cương trước khisoạn thảo ra đúng với mục tiêu phát hành văn bản. – Phương pháp viết văn bản : viết tay và đánh máy vi tính. – Duyệt bản thảo : Như vậy, tiến trình soạn thảo văn bản là một việc rất thiết yếu khi soạn thảo vănbản. Muốn soạn thảo văn bản tốt thì phải có một tiến trình hài hòa và hợp lý sẽ tạo nên một vănbản logic. Thể thức văn bản theo đúng Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bảnhành chính của Thông tư 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành2. Quản lý văn bản đi – đến2. 1 Giải quyết văn bản đến * Nguyên tắc xử lý : toàn bộ văn bản đến đều phải trải qua Văn thư cơ quanđể ĐK vào sổ công văn đến. Sau đó văn bản được chuyển giao qua thủ trưởng cơquan ; Khi tiếp đón chuyển giao văn bản được chuyển giao ký nhận rõ ràng. Đảm bảonhanh chóng, đúng mực, giữ gìn bí hiểm. a. Quá trình giải quyết và xử lý văn bản. Sai khi nhận văn bản đến, văn thư triển khai sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, vănbản có dấu hoả tốc bóc trước. Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì vớithành phần tương ứng của văn bản qua nhân viên cấp dưới bưu điện. b. Công việc vào sổ ĐK. Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến gồm có việc ghi lại những thông tin cơ bảncủa văn bản, tài liệu ; yên cầu không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kýmột lần. Hình thức chính để ĐK công văn đến của cơ quan là dùng sổ Đăng kýcông văn đến. c. Trình và chuyển giao văn bản đến. Sau khi đã vào sổ Công văn đến, phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịchUBND xem xét, công văn đến ngày nào, thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậmnhất là đến sáng hôm sau. Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì phải phân phốingay sau khi nhận được. 14T ất cả những văn bản đều được vào sổ công văn đến theo biểu mẫu pháp luật : NgàyđếnSốđếnNơi gửicông vănSố, kýhiệuNgày thángcông vănTên loại vàtrích yếunội dungNơi nhậnvà ngườinhậnKýnhậnGhichú ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) – Phân phối và chuyển giao văn bản đến : Tất cả những văn bản đã đến cơ quan saukhi có quan điểm phân phối của quản trị UBND xã phải được chuyển ngay đến tay ngườicó nghĩa vụ và trách nhiệm điều tra và nghiên cứu, xử lý, không được để chậm hoặc quên văn bản. Khi chuyển giao văn bản thì cán bộ văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn bản. Sổ chuyển giao văn bản : Số đến Ngày chuyển Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) Văn bản mật chuyển giao chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính, ngoài giờhành chính là 60 phút. Văn bản mật thì thêm cột “ mức độ mật ” trong mẫu chuyểngiao văn bản và người nhận phải ký vào sổ. 2.2 Giải quyết văn bản đi. Tất cả những văn bản đi của cơ quan đều phải ĐK vào sổ quản trị văn bản đi ởbộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự quản trị văn bản đi của UBND xã Tân Quang đã tuân thủ theo những quy địnhcủa Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước về công tác văn thưvà sự hướng dẫn đơn cử cụ thể về nhiệm vụ quản trị văn bản đi tại Công văn số425 / VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nướcVăn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc : văn thư đóng dấu sau khi đăng kývà làm thủ tục gửi đí. Chỉ đảm nhiệm để phát hành những văn bản được đánh máy đúngquy định, đúng thể thức và địa thế căn cứ pháp lý. Văn bản đi được phát hành theo quy trình tiến độ sau : – Ghi số của văn bản. 15 – Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửỉ. – Đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi. Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí hiểm thì kèm theo phiếugửỉ. Mỗi văn bản đi phải lưu tối thiểu là hai bản. Tất cả những văn bản đi đều được vào sổ công văn đi theo biểu mẫu pháp luật : Ngàytháng củavăn bảnSố vàkýhiệuTên loại vàtrích yếunội dungNgườikýNơinhậnĐơn vị hoặcngười nhậnbản lưuSốlượngvăn bảnGhichú ( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 ) 3. Quản lý con dấuTuân thủ những pháp luật của cơ quan về quản trị và sử dụng con dấu. Trước khi đóng dấu lên văn bản thì Văn thư phải kiểm tra và soát kỹ văn bảntrước khi đóng dấu, con dấu chỉ được đóng lên những văn bản, sách vở sau khi đã có chữký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ ( đóng dấu không có chữ ký, đóng dấu trước – ký tên sau ). Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. 4. Công tác lưu trữ4. 1 Sự chỉ huy về công tác lưu trữHiện nay ở UBND xã Tân Quang chưa có sự chỉ huy về công tác tàng trữ. Mà chỉđạo về công tác tàng trữ là rất quan trọng và thiết yếu. Chính cho nên vì thế mà cần phải có sựchỉ đạo về công tác tàng trữ. Nếu có sự chỉ huy thì chất lượng thao tác sẽ mang lạihiệu quả cao. 4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệuCông tác này ở Uỷ ban không có, chính do đó mà cần phải có công tác chỉnh lýkhoa học tài liệu để đem lại hiệu suất cao việc làm cao hơn và thuận tiện hơn trong việctra cứu tài liệu. II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ1. Kết quả đơn cử những việc làm đã làm được và nguyên do của nhữngkết quả đạt được16Với niềm tin năng nổ của một học viên và niềm tin ham học hỏi cộng với sựgiúp đỡ tận tình của những bác, những anh chị trong UBND xã Tân Quang đã giúp tôi vữngtin trong quy trình học tập kinh nghiệm tay nghề tại UBND xã Tân Quang. – Tích cực tìm hiểu và khám phá và quan sát những hoạt động giải trí của cơ quan. – Chấp hành đúng giờ giấc những lao lý và nội quy của cơ quan. – Có thái độ tốt, lễ phép với những bác, những anh chị trong cơ quan. Bằng việc quan sát trực tiếp những việc làm tại cơ quan kiến tập sau đó thamgia vào một số ít việc làm đơn thuần để nắm được việc làm một cách nhanh gọn hơn. Qua quy trình quan sát để làm quen với việc làm tại UBND xã Tân Quang nhữngngày tiếp theo tôi được phân công thực tập 1 số ít việc làm của cán bộ văn thư thựcthụ đã giúp tôi có được những bài học kinh nghiệm có ích và thiết thực, bằng những việc làm cụthể như : – Thực hành, tiếp đón văn bản, cách sắp xếp và những thủ tục xử lý công văngiấy tờ. – Thực hành phương pháp vào sổ, lưu và chuyển giao công văn tại bộ phân văn thư. – Biết cách sử dụng những loại máy trong văn phòng như : máy photocopy, máy in … – Quan sát, học hỏi thái độ, cử chỉ tiếp khách của những bác, những anh chị trong vănphòng. – Xem những loại văn bản đi và đến của cơ quan. – Quan sát và tham gia vào việc của cán bộ Văn thư. – Nắm bắt được phương pháp trình diễn của những loại văn bản trong cơ quan Nhànước. 2. Những mặt còn hạn chếDo chỉ được tiếp xúc với triết lý ở trường và không được tiếp cận với thực tếtrong môi trường tự nhiên thao tác chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải khó khănnhư : – Còn kinh ngạc với thiên nhiên và môi trường thao tác. – Kiến thức kim chỉ nan và thực tiễn việc làm không tương đương nên gây khó khăntrong việc làm. 17C hương IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊI. KẾT LUẬN1. Đánh giá chungUBND xã Tân Quang là một tổ chức triển khai sự gnhiệp Nhà nước, được thực tập tại đâylà một thời cơ tốt cho tôi. Hơn thế nữa tôi còn được tạo điều kiện kèm theo rất nhiều trong côngviệc để hoàn toàn có thể thể hiện năng lực của mình cũng như học hỏi nhiều hơn những điều chưabiết. Sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang là một thời hạn thật bổ íchđối với tôi. Có thể nói đây là một bước khởi đầu quan trọng giúp tôi trưởng thànhhơn, tự tin hơn trong việc làm sau này. Những điều đã làm cộng với kinh nghiệm tay nghề học tập từ phía UBND xã Tân Quangcó thể là chưa đủ nhưng nó đã giúp tôi tìm hiểu và khám phá và chớp lấy được nhiều điều quantrong. Song nhiều lúc có những thiếu sót, khuyết điểm là không tránh khỏi. Đợt thực tập đã giúp tôi nắm được nhiều kiến thức và kỹ năng trong thực tiễn về nên hành chínhNhà nước nói chung, những hoạt động giải trí thường nhật trong hoạt động giải trí của cơ quan cụthể nói riêng. Qua đó tôi thấy mỗi học viên hành chính cần phải có một thái độ tiếp thunghiêm túc những kỹ năng và kiến thức đã học ở trường và một quy trình thực tiễn công việcmới hoàn toàn có thể làm tốt việc làm của mình khi ra trường, trở thành công chức Nhà nướcnói chung và về nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí văn phòng nói riêng. 2. Bài học kinh nghiệm tay nghề – Về tiến trình nghiên cứu và điều tra và khảo sát tình hình công tác văn thư, tàng trữ, côngtác văn phòng của cơ quan, cần triển khai giải pháp tích lũy thông tin để từ đó cóthể so sánh, nhìn nhận kỹ năng và kiến thức đã học với thực tiễn hoạt động giải trí của HĐND – UBND xãTân Quang. – Cần tìm tòi và nghiên cứu và điều tra để vận dụng kỹ năng và kiến thức đã học từ đó hoàn toàn có thể tích hợp tốtgiữa triết lý với thực hành thực tế và đúc rút được kinh nghiệm tay nghề cho bản thân. – Trong việc làm cần nêu cao ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinhnghiệm từ mọi người trong cơ quan. Bằng sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã tận dụng một cách triệt để nhữngkiến thức đã học ở trường vào việc làm thực tiễn, đồng thời củng cố kiến thức và kỹ năng sẵn cóvà học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm tay nghề thao tác cũng như những kỹ năng và kiến thức mới. Hơn thế18nữa tôi còn tạo lập kỹ năng và kiến thức nhiệm vụ trong việc làm cũng như trong tiếp xúc củamình để vững vàng hơn khi bước vào việc làm sau này. II. KIẾN NGHỊTrong thời hạn thực tập tại UBND xã Tân Quang tôi đã thu được rất nhiều kiếnthức trong thực tiễn có ích. Sau đây tôi xin có một vài quan điểm đề xuất kiến nghị sau : 1. Đối với UBND xã Tân QuangDựa trên sự quan sát và thực thi việc làm, tôi xin đưa ra một vài giải phápnhằm hoàn thành xong công tác văn phòng, văn thư – tàng trữ : a. Về cơ sở vật chất. Để giúp cho công tác Văn thư – tàng trữ trong Uỷ ban từng bước được hiện đạihoá, một trong những giải pháp quan trọng là đưa công nghệ tiên tiến tin học và ứng dụng mộtcách đồng điệu. Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng mạng lưới hệ thống máy văn phòng một cáchđồng bộ như : trang bị thêm máy vi tính có liên kết mạng internet, bình nước điện … đểhỗ trợ thêm cho việc làm. Thay thế 1 số ít máy in vận tốc chậm, mua thêm 1 máyphotocopy văn minh vận tốc cao. c. Tạo động lực, cá thể dữ thế chủ động triển khai xong trách nhiệm. Cần có những giải pháp để kích thích ý thức thao tác, ngoài việc khôngngừng giảng dạy, tu dưỡng kiến thức và kỹ năng trình độ cho cán bộ. Tinh thần thao tác củacán bộ có tác động ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất cao việc làm, vì vậy cần chăm sóc không thiếu tớiquyền lợi và quyền lợi của họ. Uỷ ban cần sắp xếp những phòng một cách hài hòa và hợp lý khoa học ngăn nắp thoáng mát, sắpxếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa những cán bộ với nhau thuận tiện. d. Chính sách tiền lương, tiền thưởng hài hòa và hợp lý. Để cán bộ phát huy hết năng lượng của mình thì đơn vị chức năng phải tạo cho họ tâm ý lànhững việc làm họ làm được trả công thích đáng. Hàng tháng phải tổ chức triển khai bình xétthi đua của những cán bộ, những cán bộ triển khai xong trách nhiệm ở mức khác nhau có nhưvậy mới khuyến khích được những cán bộ tích cực trong việc làm. Đối với những cánbộ có những ý tưởng sáng tạo đem lại hiệu suất cao cao sẽ nên được thưởng kịp thời để động viênvà mức thưởng hoàn toàn có thể là 100.0002. Đối với cơ quan Nhà nước cấp trên. Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – tàng trữ, những cơ quan Nhànước cấp trên cần chú trọng giảng dạy, tu dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tácbồi dưỡng nhiệm vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư – tàng trữ. 193. Đối với Trường Chính trị tỉnh Hà Giang. Chương trình huấn luyện và đào tạo Trung cấp hành chính – văn thư – nhà trường cần tạo điềukiện để học viên được tiếp xúc với thực tiễn, với môi trường tự nhiên thao tác của văn phòngnhiều hơn nữa. Nhà trường hoàn toàn có thể tổ chức triển khai cho học viên được đi thực tiễn, quan sát côngviệc để trau dồi những kiến thức và kỹ năng kim chỉ nan đã học trên lớp, từ đó người học sẽ nắmđược thực chất của việc làm tránh được sự lúng túng khi bước vào việc làm thực tếsau này. Tóm lại, bản báo cáo này của tôi là cả quy trình đúc rút trong gần hai tháng thựctập vừa mới qua. Đó là những điều tôi viết ra dựa trên kim chỉ nan học tập ở trường và côngviệc thực tập tại Uỷ ban. Do thời hạn thực tập có hạn nên việc nghiên cứu và phân tích xây dựngbáo cáo có nhiều thiếu sót, vậy mong được sự góp ý của thầy, cô và những bạn. Qua đây tôi nhận thấy rằng đợt thực tập tốt nghiệp lần này thực sự là hữu dụng giúpcho sinh viên xâm nhập và khảo sát được việc làm cũng như học hỏi thêm được tinhthần, nghĩa vụ và trách nhiệm trong việc làm. Hơn thế nữa đây cũng là dịp để cho sinh viên traurồi kỹ năng và kiến thức. Vững vàng hơn khi bước vào việc làm sau này. Một lần nữa tôi xin được chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Chính trị tỉnhHà Giang đã giúp chúng tôi có điều kiện kèm theo được tiếp xúc với việc làm thực tiễn và Uỷban nhân dân xã Tân Quang đã tạo điều kiện kèm theo cho tôi được về thực tập tại Uỷ ban. /. Tân Quang, ngày 11 tháng 10 năm 2011NG ƯỜI VIẾT BÁO CÁOTrần Thảo Ly20

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2