Kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Trị năm 2017 – Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị

      Thực hiện Kế hoạch số 460/KH-UBND ngày 16/02/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Quảng Trị đã ban hành Kế hoạch số 55/KH-CCVTLT ngày 31/5/2017 kiểm tra định kỳ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 và Quyết định số 65/QĐ-CCVTLT ngày 26/6/2017 về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.
      Từ ngày 05/7/2017 đến ngày 28/7/2017, Đoàn kiểm tra Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Quảng Trị đã tiến hành kiểm tra thực tế tại 15 cơ quan, gồm: UBND Phường 5 thành phố Đông Hà, Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố Đông Hà, Viện kiểm sát nhân dân huyện Hải Lăng, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện Hải Lăng, Phòng Kinh tế thị xã Quảng Trị, Viện kiểm sát nhân dân thị xã Quảng Trị, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hướng Hóa, Phòng Kinh tế – Hạ tầng huyện Triệu Phong, Bảo hiểm Xã hội huyện Triệu Phong, Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Vĩnh Linh, Phòng Kinh tế – Hạ tầng huyện Vĩnh Linh, Viện kiểm sát nhân dân huyện Đakrông, UBND thị trấn Krông Klang huyện Đakrông, Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Gio Linh, UBND thị trấn Gio Linh huyện Gio Linh.

Hình ảnh Đoàn kiểm tra thao tác với Viện kiểm sát nhân dân huyện Hải Lăng

      Các cơ quan được kiểm tra đã có sự chuẩn bị tốt về nội dung báo cáo, cung cấp thông tin, tài liệu kịp thời, đầy đủ; bố trí địa điểm, thời gian, thành phần tham gia làm việc với Đoàn kiểm tra đúng với yêu cầu, hầu hết các cơ quan phân công đại diện lãnh đạo là người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan dự làm việc và tham gia nhiều ý kiến thiết thực nên chất lượng công tác kiểm tra đạt kết quả tốt. Đoàn kiểm tra đánh giá cao công tác chuẩn bị của các cơ quan được kiểm tra.
      Tại các cơ quan được kiểm tra đã bố trí công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ, có trình độ, nhiệt tình, có trách nhiệm luôn tự giác học tập nâng cao trình độ; các cơ quan đã quan tâm cử cán bộ công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ và của Ngành tổ chức.

Hình ảnh Đoàn kiểm tra thao tác với Phòng Kinh tế thị xã Quảng Trị

      Công tác quán triệt, triển khai phổ biến các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được các cơ quan thực hiện chủ yếu thông qua các hội nghị, họp giao ban, họp cơ quan, đăng tải trên trang thông tin điện tử nội bộ hoặc chuyển qua mạng, sao gửi đến các bộ phận chuyên môn và cán bộ, công chức, viên chức.
Tham mưu ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ có 06/15 cơ quan đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; 01/15 cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan; 03/15 cơ quan áp dụng Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của ngành.
      Về thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư các cơ quan thực hiện quy trình nghiệp vụ cơ bản đúng theo quy định; công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được lãnh đạo một số cơ quan quan tâm; quản lý, sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành,..

Hình ảnh Đoàn kiểm tra thao tác với Phòng Tài chính – Kế hoạch thành phố Đông HàVề thực thi những hoạt động giải trí nhiệm vụ lưu trữ Lãnh đạo một số ít cơ quan đã có sự chỉ huy đơn vị chức năng, cá thể tích lũy hồ sơ, tài liệu và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ; tổ chức triển khai chỉnh lý sơ bộ, thực trạng tài liệu lộn xộn, bó gói dần được khắc phục ; 1 số ít cơ quan đã chăm sóc góp vốn đầu tư kinh phí đầu tư, sắp xếp diện tích quy hoạnh làm kho lưu trữ từ 20 mét vuông – 150 mét vuông và shopping những trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu, có 03/15 cơ quan được Ngành cấp giá compac để dữ gìn và bảo vệ tài liệu, ..

      Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ có 07/15 cơ quan sử dụng phần mềm dùng chung quản lý văn bản và hồ sơ công việc của UBND tỉnh Quảng Trị để đăng ký quản lý văn bản; có 03/15 cơ quan sử dụng phần mềm của ngành để quản lý văn bản,..

Hình ảnh Đoàn kiểm tra trong thực tiễn tại Viện kiểm sát nhân dân huyện ĐakrôngTuy nhiên, trong quản trị và thực thi nhiệm vụ trình độ còn một số ít hạn chế : Hầu hết những cơ quan sắp xếp công chức, viên chức chuyên ngành khác kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ chưa bảo vệ nhu yếu trình độ nhiệm vụ chỉ được tập huấn, tu dưỡng những lớp thời gian ngắn ; 1 số ít cơ quan không cho, tiến hành thực thi những văn bản pháp lý và những văn bản chỉ huy, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ còn chung chung, hình thức, chưa bám sát nhu yếu, việc tiến hành còn chậm ; nhiều cơ quan chưa update được văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ ; việc sửa đổi, bổ trợ, phát hành văn bản chỉ huy, hướng dẫn nhiệm vụ văn thư, lưu trữ theo pháp luật mới của pháp lý ở một số ít cơ quan còn hạn chế, có cơ quan đang chỉ huy triển khai công tác văn thư, lưu trữ theo những lao lý đã hết hiệu lực hiện hành ; 09/15 cơ quan chưa phát hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ ; soạn thảo và phát hành văn bản phần nhiều những cơ quan vẫn còn sai sót về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; những cơ quan chưa triển khai việc khóa sổ quản trị văn bản đến, văn bản đi khi hết năm ; khi chuyển giao văn bản đến, văn bản đi chưa thực thi ký nhận không thiếu ; trong 01 sổ ĐK văn bản đến và văn bản đi ghi quá nhiều màu mực ; chưa lập đủ những sổ ĐK văn bản ; 08/15 cơ quan quản trị văn bản đến ( bản chính ) lưu tại văn thư hoặc Lãnh đạo không chuyển đến cho công chức, viên chức triển khai trách nhiệm được giao để lập hồ sơ việc làm ; 1 số ít cơ quan chưa đóng dấu pháp nhân vào văn bản bản đi gốc của tập lưu khi đã có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền hoặc lưu bản chính tại văn thư mà không phải lưu bản gốc ; tập lưu văn bản đi của cơ quan còn lưu lẫn lỗn với văn bản đến hoặc văn bản dự thảo ; tập lưu văn bản đi quá dày ; đục lỗ văn bản đi để lưu .
Hình ảnh Đoàn kiểm tra thực tiễn tại Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Hướng Hóa

      Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được thực hiện theo quy định chỉ được sắp xếp sơ bộ và cho vào bìa, cặp 3 dây hoặc đục lỗ lưu trong cặp có kẹp sắt, không có mục lục văn bản và chứng từ kết thúc,… nên rất khó tìm, khó lấy. Có 05/15 cơ quan không có con dấu đến. Một số cơ quan chưa thực hiện triệt để công tác thu thập tài liệu, tài liệu còn phân tán đang lưu giữ tại các phòng, ban chuyên môn của đơn vị, tình trạng tài liệu còn bó gói, chưa được chỉnh lý; nhiều cơ quan thực hiện công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ, không có Mục lục hồ sơ, Nội quy khai thác sử dụng tài liệu, Sổ đăng ký theo dõi khai thác sử dụng tài liệu … Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan chưa đồng bộ, cơ sở vật chất còn thiếu, hầu hết các cơ quan được kiểm tra chủ yếu sử dụng ở mức độ quản lý văn bản đến, văn bản đi. Chế độ báo cáo thống kê, định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ có nội dung và chất lượng báo cáo chưa phản ánh đầy đủ các yêu cầu thông tin và còn nhiều sai sót.

Hình ảnh một số cơ quan bảo quan hồ sơ, tài liệu còn bó gói, chưa được chỉnh lý

Qua kiểm tra thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương năm 2017, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị đề xuất kiến nghị, đề xuất kiến nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tham mưu trình Bộ Nội vụ cần thao tác thống nhất với một số ít Bộ ngành Trung ương và nhu yếu những cơ quan, đơn vị chức năng được kiểm tra theo Thông báo số 84 / TB-CCVTLT ngày 17/8/2017 của Chi cục Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Quảng Trị về kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại những cơ quan trên địa phận tỉnh Quảng Trị năm 2017. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2