Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức là công việc gì?

Nhắc đến các công việc văn phòng, chúng ta thường nghe tới khái niệm “văn thư lưu trữ”. Vậy văn thư lưu trữ là gì? Nó bao gồm những công việc nào? Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức/doanh nghiệp?

Cùng Dienlanhmiennam. com tìm hiểu và khám phá cụ thể hơn về những yếu tố nói trên trải qua bài viết cụ thể dưới đây .

1. Làm văn thư lưu trữ là làm gì?

Văn thư lưu trữ là cách gọi chung cho các công việc liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý và lưu trữ giấy tờ trong các tổ chức/đơn vị.

Bạn đang đọc: Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức là công việc gì?

Về mặt thực chất nó gồm có 2 hoạt động giải trí khác nhau đó là văn thư và lưu trữ .
Trong đó :

* Văn thư: là công việc liên quan đến hoạt động xử lý giấy tờ, văn bản, tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ đến các nơi lưu trữ thích hợp. Công tác văn thư bao gồm:

• Soạn thảo văn bản, đánh máy, ghi biên bản
• Trình ký văn thư
• Quản lý con dấu, quản lý công văn đi và đến
• Lập hồ sơ và lưu hồ sơ

* Lưu trữ: là công việc liên quan đến hoạt động quản lý, tổ chức khai thác, lưu trữ và sử dụng tài liệu. Công tác lưu trữ bao gồm:

• Phân loại, chỉnh lý tài liệu
• Sắp xếp tài liệu
• Bảo quản tài liệu
• Quản lý, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu trong tổ chức.

2. Vai trò của hoạt động văn thư lưu trữ trong tổ chức?

Văn thư lưu trữ là hoạt động vô cùng quan trọng trong mỗi đơn vị. Công việc này đóng vai trò nắm giữ “huyết mạch” thông tin của tổ chức.

Hoạt động này giúp :

• Các công tác trong tổ chức được thực hiện một cách bài bản, chắc chắn theo quy trình
• Tiết kiệm thời gian xử lý hoạt động, giảm sự lệ thuộc vào các thủ tục giấy tờ
• An toàn, bảo mật thông tin
• Đảm bảo tính thông suốt thông tin trong hệ thống
• Lưu trữ và bảo quản thông tin theo quy định.

3. Tính chất công việc văn thư lưu trữ?

Dựa trên khái niệm về công tác làm việc văn thư lưu trữ là gì ở trên, tất cả chúng ta cũng hoàn toàn có thể phần nào hiểu được đặc thù của việc làm này .

Văn thư lưu trữ đòi hỏi:

• Sự chính xác, tỉ mỉ, khoa học: để tiến hành việc xử lý giấy tờ theo đúng quy trình, đảm bảo các bước theo quy định của tổ chức.
• Sự bảo mật: do thông tin là tài sản quý giá nhất của tổ chức, chính vì vậy công tác văn thư lưu trữ giống như chốt chặn đảm bảo những “tài sản” này được bảo vệ và sử dụng một cách hợp lý.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đã hiểu thêm phần nào về công tác làm việc văn thư lưu trữ. Những hoạt động giải trí này thường được tiến hành trong nội bộ của tổ chức triển khai .
Bên cạnh đó, những công tác làm việc này cũng được thực thi theo tiến trình chuyên nghiệp tựa như ở những kho tài liệu quản trị ở bên ngoài .

Nếu bạn có thắc mắc nào thêm về quy trình văn thư lưu trữ, xử lý tài liệu cho doanh nghiệp tại các kho tài liệu, đừng ngần ngại, liên hệ ngay với các chuyên gia của Dienlanhmiennam.com để nhận được hỗ trợ sớm nhất.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2