Quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

Võ Quốc Thanh – CC.VTLT

2019-09-12T15:46:50+07:00

2019 – 09-12 T15 : 46 : 50 + 07 : 00https://vh2.com.vn/vi/snv/van-thu-luu-tru/quy-dinh-ve-cong-tac-bao-quan-tai-lieu-luu-tru-tai-cac-co-quan-don-vi-116.html/ themes / binhphuoc / images / no_image. gif

Bình Phước : Cổng thông tin điện tử

https://vh2.com.vn/uploads/binhphuoc/quochuy_1.png

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt động giải trí quan trọng của quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu .

Điều 6 Luật Lưu trữxác lập nghĩa vụ và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong công tác lưu trữ :

“ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong khoanh vùng phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị về lưu trữ, vận dụng những giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao trong việc tích lũy, quản trị, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ ; phát hành quy định về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức triển khai mình ” .

Điều 25 Luật Lưu trữlao lý nghĩa vụ và trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ :

“ 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm thiết kế xây dựng, sắp xếp kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu và thực thi những giải pháp kỹ thuật nhiệm vụ để bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ việc sử dụng tài liệu lưu trữ .

2. Trường hợp tổ chức triển khai không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện kèm theo bảo vệ, bảo quản tài liệu theo pháp luật tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang và phải trả phí theo lao lý của pháp lý ” .

Điểm c, Khoản 1 Chỉ thị số 35 / CT-TTgngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng nhà nước về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc lao lý “ c ) Các cơ quan, tổ chức triển khai sắp xếp kho lưu trữ phân phối nhu yếu bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ theo pháp luật của pháp lý ; tổ chức triển khai khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu suất cao ” .

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại những cơ quan, tổ chức triển khai có một số ít trách nhiệm hầu hết như sau :

1. Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quy trình vận dụng những giải pháp khoa học, kỹ thuật nhằm mục đích lê dài tuổi thọ và bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ .

Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ gồm có : Xây dựng, tái tạo kho lưu trữ ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản ; giải quyết và xử lý kỹ thuật bảo quản ; tổ chức triển khai tài liệu trong kho lưu trữ ; trùng tu và phục chế tài liệu lưu trữ .

Việc giải quyết và xử lý kỹ thuật bảo quản được triển khai gồm có những giải pháp kỹ thuật chống hoặc hạn chế những tác động ảnh hưởng của khí hậu, môi trường tự nhiên, công trùng và những tác nhân khác. Những việc làm đại trà phổ thông nhất trong giải quyết và xử lý kỹ thuật là giải quyết và xử lý nhiệt độ, nhiệt độ với những thiết bị chuyên sử dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu. Do ảnh hưởng tác động của môi trường tự nhiên, nhiệt độ, ẩm độ, con người, trong kho lưu trữ còn liên tục phải giải quyết và xử lý bụi, nấm mốc và những tác nhân khác như chống mất mát tài liệu và bật mý thông tin so với tài liệu còn giá trị mật .

2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ

a. Về thiết kế xây dựng, tái tạo kho lưu trữ

Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm thiết kế xây dựng, sắp xếp kho lưu trữ có diện tích quy hoạnh tương thích và bảo vệ điều kiện kèm theo kỹ thuật, môi trường tự nhiên kho để bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai mình .

Việc thiết kế xây dựng kho lưu trữ cần điều tra và nghiên cứu vận dụng, vận dụng theo pháp luật và hướng dẫn tại những văn bản : Thông tư số 09/2007 / TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên được dùng .

b. Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản

Trang thiết bị, phương tiện đi lại bảo quản, quản trị hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có : Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp ; trang thiết bị luân chuyển tài liệu ; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm ; mạng lưới hệ thống điều hòa không khí, mạng lưới hệ thống camera quan sát, …

Trang thiết bị và giải pháp giải quyết và xử lý kỹ thuật giúp hạn chế những nguyên do gây hại tài liệu lưu trữ : Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời hạn ; ảnh hưởng tác động của nhiệt độ không khí, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, côn trùng nhỏ và những loại gặm nhấm, … ; ảnh hưởng tác động do điều kiện kèm theo bảo quản và sử dụng tài liệu, …

c. Xử lý kỹ thuật bảo quản

– Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng những giải pháp : Thông gió ; dùng chất hút ẩm ; bao gói cách ly nhiệt độ ; dùng máy hút ẩm ; sấy tài liệu .

– Phòng chống nấm mốc : Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, tiếp tục vệ sinh kho tàng và thiết bị, bảo vệ môi trường tự nhiên kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ, …

Các giải pháp diệt và ngăn ngừa nấm mốc : Dùng hóa chất diệt nấm mốc trong kho theo hướng dẫn của những nhà chuyên môn tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng tác động ô nhiễm cho người làm lưu trữ .

– Phòng chống côn trùng nhỏ gây hại : Đối với tài liệu có những loại côn trùng nhỏ gây hại như chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt, … Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng nhỏ gây hại cần có giải pháp giải quyết và xử lý tương thích cho từng loại côn trùng nhỏ .

– Phòng chống cháy : Thường xuyên kiểm tra mạng lưới hệ thống điện bảo vệ bảo đảm an toàn về điện trong kho, trang bị mạng lưới hệ thống báo cháy, mạng lưới hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn lao lý .

d. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ

– Phương pháp sắp xếp : Tổ chức thực thi sắp xếp khoa học trong kho lưu trữ : Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ ; sắp xếp tài liệu lên giá ; sắp xếp giá trong kho .

– Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ : Thủ trưởng cơ quan cần phát hành nội quy, quy định quản trị việc ra vào kho ; chính sách kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản trị, bảo quản tài liệu ; chính sách vệ sinh kho và tài liệu định kỳ ; pháp luật tổ chức triển khai sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền được cho phép khai thác sử dụng tài liệu ; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu, …

đ. Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác lập giá trị, thống kê, khảo sát thực trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng cần có giải pháp trùng tu, phục chế .

Các hình thức được sử dụng trong trùng tu tài liệu như : Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng dính tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy … Phục chế tài liệu là tái tạo lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không hề sửa chữa thay thế được .

Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ vận dụng so với tài liệu lịch sử dân tộc, tài liệu có giá trị cao, không vận dụng so với tài liệu hiện hành .

– Tu bổ tài liệu lưu trữ

Tu bổ tài liệu lưu trữ là thay thế sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu lưu trữ thuộc tiến trình nhiệm vụ bảo quản tài liệu nhằm mục đích thay thế sửa chữa vật mang tin tài liệu để lê dài tuổi thọ của tài liệu .

Tùy theo những mô hình tài liệu lưu trữ khác nhau, ( tài liệu giấy thường, tài liệu bản vẽ kỹ thuật, tài liệu map, … ) mà vận dụng những giải pháp kỹ thuật khác nhau. Căn cứ vào mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ, sẽ có chiêu thức trùng tu tương thích, ví dụ như :

+ Vá, dán tài liệu : vận dụng cho tài liệu thực trạng vật lý còn tốt, nhưng rách nát mép ngoài hoặc có những lỗ thủng trên mặt phẳng tài liệu .

+ Bồi nền và viền méo tài liệu : vận dụng trùng tu tài liệu in sao ánh sáng hoặc in trên giấy chuyên dùng .

+ Tu bổ tài liệu bằng vải : vận dụng cho tài liệu map .

+ Ép màng mỏng dính hoặc làm bao bảo vệ tài liệu .

– Phục chế tài liệu là Phục hồi lại những đặc tính khởi đầu của tài liệu so với tài liệu bị hư hỏng nặng .

Phục chế tài liệu được đặt ra so với tài liệu cổ đã bị hư hỏng nặng, rách nát, thường là mất đi một phần vật mang tin tài liệu .

Nhiệm vụ của phục chế, khác với trùng tu, sửa chữa thay thế tài liệu là phải Phục hồi lại đặc thù, giá trị bắt đầu đúng chuẩn của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng vật liệu của tài liệu gốc .

Trong quy trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm những thông tin .

3. Biện pháp triển khai công tác bảo quản tài liệu tại cơ quan, tổ chức triển khai

a. Công tác chỉ huy, quản trị và góp vốn đầu tư trang bị phương tiện đi lại bảo quản tài liệu lưutrữ

– Trên cơ sở những nội dung về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ; tùy theo tình hình đơn cử về kho lưu trữ và cơ sở vật chất trang thiết bị ship hàng công tác quản bảo tài liệu hiện có, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai chỉ huy kiến thiết xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai triển khai việc bảo quản tài liệu tương thích với tình hình điều kiện kèm theo tại cơ quan mình, nhất là so với những cơ quan, tổ chức triển khai đang triển khai triển khai Đề án chỉnh lý tài liệu tồn dư, để bảo quản và sử dụng tốt tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý .

– Nghiên cứu góp vốn đầu tư shopping trang thiết bị, phương tiện đi lại bảo quản, quản trị hồ sơ, tài liệu thiết yếu, tiết kiệm ngân sách và chi phí và phát huy hiệu quả .

c. Ban hành những văn bản chỉ huy, lao lý và tổ chức triển khai triển khai những trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan ; tiếp tục kiểm tra, theo dõi việc duy trì hoạt động giải trí bảo quản tài liệu góp thêm phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai .