tổng quan về công tác văn thư, lưu trữ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.86 MB, 99 trang )

PHẦN 1: CÔNG TÁC VĂN THƢ

Quản lý thông
tin trong tổ
chức?

Giao dịch với
các tổ chức
bên ngoài?

Hỗ trợ cho hoạt
động quản lý của
lãnh đạo?

Khái niệm công tác văn thƣ
Công tác văn thư là khái niệm để chỉ toàn bộ
công việc có liên quan đến soạn thảo, ban
hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan tổ chức.

Tính chất công tác văn thƣ
Hoạt động cơ bản
trong dây truyền
thông tin

Mang tính nghiệp

vụ, kỹ thuật

Mang tính phối hợp ,
liên hệ chặt chẽ với các
hoạt động của cơ quan

Nội dung công tác văn thƣ
 Soạn thảo và ban hành

văn bản
 Quản lý, giải quyết
văn bản
 Quản lý và sử dụng
con dấu
 Lập hồ sơ công việc

Một số thuật ngữ cần lƣu ý
 Bản gốc

 Danh mục hồ sơ

 Bản chính

 Mục lục hồ sơ

 Bản sao

 Mục lục tài liệu

 Hồ sơ
 Lập hồ sơ
 Hồ sơ hiện hành

 Hồ sơ công việc
 Hồ sơ lƣu trữ


SOẠN THẢO VĂN BẢN

Một số vấn đề soạn thảo văn bản
Yêu cầu về thẩm quyền
Yêu cầu về nội dung
Yêu cầu về thể thức

Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phòng

Yêu cầu về thẩm quyền
 Nội dung điều chỉnh

đúng thẩm quyền do
luật định
 Nội dung của văn bản
phù hợp với quy định
của pháp luật hiện
hành

 Văn bản phải đƣợc
ban hành đúng căn cứ
pháp lý, thể hiện

Yêu cầu về nội dung
 Đảm bảo tính mục

đích
 Đảm bảo tính khoa
học
 Đảm bảo tính đại
chúng
 Đảm bảo tính khả thi

Yêu cầu về thể thức
 Thể thức văn bản là

các thành phần cần
phải có và cách thức
trình bày các thành
phần đó đối với một
thể loại văn bản nhất
định do các cơ quan có
thẩm quyền quy định

 Thông tƣ 01/2011/TT-BNV

ngày 19/01/2011 Hƣớng dẫn

thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính
 Quyết định 10/QĐ-HĐQTPC ngày 06/01/2010 của
HĐQT Ngân hàng
NN&PTNT VN ban hành
quy định về công tác văn thƣ
lƣu trữ
 Quyết định số 2300/QĐHĐTV-PC về việc sửa đổi
một số điều của Quyết định
số 10/QĐ-HĐTV-PC

Dấu thu hồi và chỉ dẫn
phạm vi lưu hành
Tiêu ngữ

Cơ quan ban hành

Số, ký hiệu văn bản

Địa danh, ngày tháng
năm ban hành

Trích yếu công văn
hành chính

Tên loại và trích yếu
nội dung VB

Dấu mật

Dấu khẩn
Chỉ dẫn dự thảo VB

Nội dung
Chức vụ, họ tên và chữ
ký của người có thẩm
quyền

Nơi nhận

Dấu cơ quan

Ký hiệu người đánh
máy và số lượng bản
phát hành

Địa chỉ cơ quan,
email, web, sđt,Fax

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
(Kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV)

20-25 mm

PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƢỢC SAO

Hình thức sao

Số, ký hiệu bản sao

30-35 mm

2

1

3

4

15-20 mm

Tên cơ quan sao

5a

Nơi nhận

Địa danh, ngày
tháng năm sao
Chức vụ, họ
tên, chữ ký

7
6

5c
5b

20-25 mm

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản
(Kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV)

Dấu cơ quan

Yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong
 Tính chính xác, rõ

ràng
 Tính phổ thông đại
chúng
 Tính khuôn mẫu
 Tính khách quan
 Tính trang trọng, lịch
sự

Một số lỗi thƣờng gặp trong soạn
thảo văn bản
 Chủ thể ban hành và thẩm quyền ký không đồng

nhất
 Chủ thể trong nội dung văn bản không đồng nhất
với tác giả ban hành văn bản
 Văn bản hành chính do nhiều đơn vị cùng đứng
tên tác giả ban hành
 Quyết định thiếu căn cứ pháp lý
 Sai quy định nhà nƣớc về trình bày thể thức

 Văn bản ký và ban hành không đúng quy trình

QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

Quản lý văn bản là áp dụng các
biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp
nhận, chuyển giao nhanh chóng,
kịp thời, đảm bảo an toàn văn
bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc
 Quy trình quản lý văn bản theo hƣớng dẫn của

Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
 Văn bản đi, đến đều tập trung quản lý tại văn thƣ
cơ quan
 Văn bản phải đƣợc chuyển giao kịp thời trong
ngày hoặc muộn nhất ngày làm việc hôm sau, các
văn bản khẩn cần chuyển ngay sau khi nhận đƣợc
 Tài liệu mật đƣợc quản lý riêng theo pháp luật
hiện hành (Thông tƣ 12/2002/TT-BCA )

Quản lý văn bản đi

 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày
 Đăng ký văn bản
 Đóng dấu vào văn bản
 Làm các thủ tục phát hành văn bản
 Lƣu văn bản

 Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bản

Quản lý văn bản đến
 Tiếp nhận văn bản
 Phân loại văn bản
 Bóc bì văn bản

 Đóng dấu đến
 Đăng ký văn bản
 Phân phối và chuyển giao văn bản

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Một số lỗi thƣờng gặp trong quản
lý văn bản
 Dùng dấu đến theo mẫu cũ
 Chèn số, trống số văn bản
 Nhân bản văn bản không có kiểm soát
 Lƣu văn bản đến tại văn thƣ cơ quan
 Bản lƣu tại văn thƣ cơ quan không phải bản

gốc

 Gửi bản fax không gửi bản chính

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Dấu là thành phần thể
hiện vị trí pháp lý và
khẳng định giá trị
pháp lý đối với các
văn bản của các cơ
quan, tổ chức và các
chức danh nhà nƣớc.

Trách nhiệm quản lý con dấu trong các cơ
quan, tổ chức
 Thủ trƣởng CQ: chịu trách nhiệm trƣớc

pháp luật về việc quản lý và sử dụng con
dấu của các cơ quan. Thủ trƣởng CQ có thể
uỷ quyền cho TPHC (CVP) kiểm tra, theo
dõi và quản lý việc sử dụng con dấu của cơ
quan.
 Nhân viên văn thƣ: có trách nhiệm trực tiếp
quản lý, bảo quản con dấu và đóng dấu vào
VB.

Nguyên tắc đóng dấu và sử dụng dấu

Chỉ đƣợc đóng dấu
vào các VB đã có chữ
ký của ngƣời có thẩm
quyền

Nhân viên văn thƣ
phải tự tay đóng dấu
vào các VB
Không giao con dấu cho
ngƣời khác khi chƣa có
VB cho phép của ngƣời
có thẩm quyền.

vụ, kỹ thuậtMang tính phối hợp, liên hệ ngặt nghèo với cáchoạt động của cơ quanNội dung công tác văn thƣ  Soạn thảo và ban hànhvăn bản  Quản lý, giải quyếtvăn bản  Quản lý và sử dụngcon dấu  Lập hồ sơ công việcMột số thuật ngữ cần lƣu ý  Bản gốc  Danh mục hồ sơ  Bản chính  Mục lục hồ sơ  Bản sao  Mục lục tài liệu  Hồ sơ  Lập hồ sơ  Hồ sơ hiện hành  Hồ sơ việc làm  Hồ sơ lƣu trữSOẠN THẢO VĂN BẢNMột số yếu tố soạn thảo văn bảnYêu cầu về thẩm quyềnYêu cầu về nội dungYêu cầu về thể thứcYêu cầu về ngôn từ, văn phòngYêu cầu về thẩm quyền  Nội dung điều chỉnhđúng thẩm quyền doluật định  Nội dung của văn bảnphù hợp với quy địnhcủa pháp lý hiệnhành  Văn bản phải đƣợcban hành đúng căn cứpháp lý, thể hiệnYêu cầu về nội dung  Đảm bảo tính mụcđích  Đảm bảo tính khoahọc  Đảm bảo tính đạichúng  Đảm bảo tính khả thiYêu cầu về thể thức  Thể thức văn bản làcác thành phần cầnphải có và cách thứctrình bày những thànhphần đó so với mộtthể loại văn bản nhấtđịnh do những cơ quan cóthẩm quyền pháp luật  Thông tƣ 01/2011 / TT-BNVngày 19/01/2011 Hƣớng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính  Quyết định 10 / QĐ-HĐQTPC ngày 06/01/2010 củaHĐQT Ngân hàngNN và PTNT việt nam ban hànhquy định về công tác văn thƣlƣu trữ  Quyết định số 2300 / QĐHĐTV-PC về việc sửa đổimột số điều của Quyết địnhsố 10 / QĐ-HĐTV-PCDấu tịch thu và chỉ dẫnphạm vi lưu hànhTiêu ngữCơ quan ban hànhSố, ký hiệu văn bảnĐịa danh, ngày thángnăm ban hànhTrích yếu công vănhành chínhTên loại và trích yếunội dung VBDấu mậtDấu khẩnChỉ dẫn dự thảo VBNội dungChức vụ, họ tên và chữký của người có thẩmquyềnNơi nhậnDấu cơ quanKý hiệu người đánhmáy và số lượng bảnphát hànhĐịa chỉ cơ quan, email, web, sđt, FaxSơ đồ sắp xếp những thành phần thể thức văn bản ( Kèm theo Thông tư 01/2011 / TT-BNV ) 20-25 mmPHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƢỢC SAOHình thức saoSố, ký hiệu bản sao30-35 mm15-20 mmTên cơ quan sao5aNơi nhậnĐịa danh, ngàytháng năm saoChức vụ, họtên, chữ ký5c5b20-25 mmSơ đồ sắp xếp những thành phần thể thức bản sao văn bản ( Kèm theo Thông tư 01/2011 / TT-BNV ) Dấu cơ quanYêu cầu về ngôn từ, văn phong  Tính đúng chuẩn, rõràng  Tính phổ thông đạichúng  Tính khuôn mẫu  Tính khách quan  Tính sang chảnh, lịchsựMột số lỗi thƣờng gặp trong soạnthảo văn bản  Chủ thể phát hành và thẩm quyền ký không đồngnhất  Chủ thể trong nội dung văn bản không đồng nhấtvới tác giả phát hành văn bản  Văn bản hành chính do nhiều đơn vị chức năng cùng đứngtên tác giả phát hành  Quyết định thiếu địa thế căn cứ pháp lý  Sai pháp luật nhà nƣớc về trình diễn thể thức  Văn bản ký và phát hành không đúng quy trìnhQUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢNQuản lý văn bản là vận dụng cácbiện pháp nhiệm vụ nhằm mục đích tiếpnhận, chuyển giao nhanh gọn, kịp thời, bảo vệ bảo đảm an toàn vănbản hình thành trong hoạt độnghàng ngày của cơ quan, tổ chứcNguyên tắc  Quy trình quản trị văn bản theo hƣớng dẫn củaThông tƣ số 07/2012 / TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản trị văn bản, lập hồsơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan  Văn bản đi, đến đều tập trung chuyên sâu quản trị tại văn thƣcơ quan  Văn bản phải đƣợc chuyển giao kịp thời trongngày hoặc muộn nhất ngày thao tác hôm sau, cácvăn bản khẩn cần chuyển ngay sau khi nhận đƣợc  Tài liệu mật đƣợc quản trị riêng theo pháp luậthiện hành ( Thông tƣ 12/2002 / TT-BCA ) Quản lý văn bản đi  Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình diễn  Đăng ký văn bản  Đóng dấu vào văn bản  Làm những thủ tục phát hành văn bản  Lƣu văn bản  Theo dõi và kiểm tra việc gửi văn bảnQuản lý văn bản đến  Tiếp nhận văn bản  Phân loại văn bản  Bóc bì văn bản  Đóng dấu đến  Đăng ký văn bản  Phân phối và chuyển giao văn bản  Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đếnMột số lỗi thƣờng gặp trong quảnlý văn bản  Dùng dấu đến theo mẫu cũ  Chèn số, trống số văn bản  Nhân bản văn bản không có trấn áp  Lƣu văn bản đến tại văn thƣ cơ quan  Bản lƣu tại văn thƣ cơ quan không phải bảngốc  Gửi bản fax không gửi bản chínhQUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤUDấu là thành phần thểhiện vị trí pháp lý vàkhẳng định giá trịpháp lý so với cácvăn bản của những cơquan, tổ chức triển khai và cácchức danh nhà nƣớc. Trách nhiệm quản trị con dấu trong những cơquan, tổ chức triển khai  Thủ trƣởng CQ : chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trƣớcpháp luật về việc quản trị và sử dụng condấu của những cơ quan. Thủ trƣởng CQ có thểuỷ quyền cho TPHC ( CVP ) kiểm tra, theodõi và quản trị việc sử dụng con dấu của cơquan.  Nhân viên văn thƣ : có nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếpquản lý, dữ gìn và bảo vệ con dấu và đóng dấu vàoVB. Nguyên tắc đóng dấu và sử dụng dấuChỉ đƣợc đóng dấuvào những VB đã có chữký của ngƣời có thẩmquyềnNhân viên văn thƣphải tự tay đóng dấuvào những VBKhông giao con dấu chongƣời khác khi chƣa cóVB được cho phép của ngƣờicó thẩm quyền .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2