Hướng dẫn tổ chức sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị

Cụ thể, đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, việc sử dụng bản lưu văn bản được thực hiện tại bộ phận văn thư gồm bản gốc, bản chính văn bản giấy và bản gốc, bản sao của văn bản điện tử; tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Lưu trữ và vận dụng Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

Thủ tục, trình tự khai thác, sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị như sau:

Đối với cá thể tại cơ quan, đơn vị chức năng có nhu yếu sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ phải làm Phiếu ĐK sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ. Đối với cá thể, cơ quan, đơn vị chức năng khác có nhu yếu sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ phải có Chứng minh nhân dân ( Căn cước công dân hoặc hộ chiếu ) ; trường hợp sử dụng tài liệu để Giao hàng công tác làm việc thì phải có Giấy trình làng hoặc văn bản đề xuất của cơ quan, tổ chức triển khai nơi công tác làm việc và làm Phiếu ĐK sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ .Người làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ cơ quan nghiên cứu và điều tra mục tiêu nhu yếu sử dụng và tra cứu có bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ, tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng phê duyệt. Sau khi có quan điểm phê duyệt, người làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tổ chức triển khai phục vụ việc sử dụng bản lưu văn bản hoặc tài liệu lưu trữ theo nhu yếu .

Người làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, phục vụ việc sử dụng tài liệu; quản lý việc sử dụng bản lưu văn bản, tài liệu lưu trữ và giao nhận tài liệu.

Về thẩm quyền quản lý, cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao văn bản tại cơ quan, đơn vị, quy định tại Điều 31 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”; Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản”. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Về trách nhiệm trong việc sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong đó có quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc ban hành quy định riêng về quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, tình hình tài liệu của cơ quan, đơn vị mình; xây dựng công cụ tra cứu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; bố trí nhân sự tổ chức thực hiện việc sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ; đồng thời phân công trách nhiệm Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp), người làm công tác văn thư, lưu trữ trong việc tổ chức sử dụng bản lưu văn bản và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình.

Đối với công chức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ, phải triển khai đúng những quá trình nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ, những thủ tục được cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ theo lao lý ; tham mưu kiến thiết xây dựng nội quy, quy định khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ; hướng dẫn công chức, viên chức cơ quan triển khai tốt công tác làm việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan … .Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể phải triển khai khá đầy đủ những thủ tục, chấp hành những pháp luật của pháp lý, lao lý của cơ quan, đơn vị chức năng phân phối tài liệu lưu trữ ; được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện dữ gìn và bảo vệ tại Lưu trữ cơ quan để ship hàng công tác làm việc, nghiên cứu và điều tra khoa học, lịch sử dân tộc và những nhu yếu chính đáng sau khi có quan điểm của người có thẩm quyền. Đặc biệt, không được phép chụp ảnh tài liệu, tẩy xóa, viết, ghi lại, vẽ lên tài liệu, làm nhàu, gấp, xé rách nát, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu của hồ sơ trong quy trình sử dụng tài liệu. Phải dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về gia tài, làm hư hỏng tài liệu phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm theo pháp luật của pháp lý hiện hành .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2