Về tài liệu lưu trữ điện tử – Luận văn, đồ án, đề tài tốt nghiệp

Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quy trình tiến hành, triển khai hay hoàn tất một hoạt động giải trí của cá thể hay của cơ quan, tổ chức triển khai và gồm có nội dung, toàn cảnh và cấu trúc đủ để phân phối dẫn chứng về hoạt động giải trí đó. Quan niệm về toàn cảnh được gắn với môi trường tự nhiên của tài liệu đó, ví dụ điển hình như tiến trình tạo lập tài liệu, tức là, công dụng đã tạo ra tài liệu. ở đây có tối thiểu 3 góc nhìn của khái niệm về toàn cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin toàn cảnh có chứa trong tài liệu ( chữ ký của quan chức thừa hành ). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và những tài liệu khác trong phông tài liệu ( fond ). Và, thứ ba là hoạt động giải trí mà trong đó tài liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế nào, nó gồm có việc sử dụng những ký hiệu, cách sắp xếp ( layout ), thể loại ( format ), phương tiện đi lại vật lý v.v. Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều thiết yếu .

5 trang |

Chia sẻ: lvcdongnoi

| Lượt xem : 5087

| Lượt tải: 9

Bạn đang xem nội dung tài liệu Về tài liệu lưu trữ điện tử, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Lược dịch từ “ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử ” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 1 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quy trình tiến hành, thực thi hay hoàn tất một hoạt động giải trí của cá thể hay của cơ quan, tổ chức triển khai và gồm có nội dung, toàn cảnh và cấu trúc đủ để cung ứng vật chứng về hoạt động giải trí đó. Quan niệm về toàn cảnh được gắn với môi trường tự nhiên của tài liệu đó, ví dụ điển hình như tiến trình tạo lập tài liệu, tức là, công dụng đã tạo ra tài liệu. ở đây có tối thiểu 3 góc nhìn của khái niệm về toàn cảnh của tài liệu. Thứ nhất là những thông tin toàn cảnh có chứa trong tài liệu ( chữ ký của quan chức thừa hành ). Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và những tài liệu khác trong fond. Và, thứ ba là hoạt động giải trí mà trong đó tài liệu được tạo ra. Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế nào, nó gồm có việc sử dụng những ký hiệu, cách sắp xếp ( layout ), thể loại ( format ), phương tiện đi lại vật lý v.v… Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều thiết yếu. Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề phụ thuộc vào thể loại ( format ) hay phương tiện đi lại ghi tin. Các mạng lưới hệ thống lưu trữ tài liệu hay mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu được thiết lập để dữ gìn và bảo vệ và tra tìm tài liệu theo một cách thích hợp. Hệ thống lưu trữ tài liệu là một mạng lưới hệ thống thông tin được thiết kế xây dựng nhằm mục đích mục tiêu dữ gìn và bảo vệ và tra cứu tài liệu. Hệ thống được tổ chức triển khai để trấn áp những tính năng đơn cử trong việc tạo lập, dữ gìn và bảo vệ và tiếp cận tra cứu sử dụng nhằm mục đích bảo vệ tính xác nhận và độ đáng tin cậy của tài liệu. Như vậy, mạng lưới hệ thống là công cụ chính để dữ gìn và bảo vệ tài liệu và làm cho chúng luôn sẵn sàng chuẩn bị cho việc khai thác sử dụng. Tuy nhiên, mạng lưới hệ thống lưu giữ tài liệu đồng thời cũng là một phần của toàn cảnh của một tài liệu. Hệ thống sẽ phân phối những thông tin toàn cảnh có vai trò thiết yếu để “ chứng tỏ ” tính xác nhận của tài liệu và cũng hoàn toàn có thể phân phối những thông tin toàn cảnh thiết yếu cho việc hiểu đúng về nội dung của nó. Trong khi những khái niệm “ tài liệu ” và “ mạng lưới hệ thống lưu trữ tài liệu ” vận dụng chung cho tài liệu ở bất kể dạng nào thì 1 số ít nét rực rỡ của tài liệu điện tử có ảnh hưởng tác động tới những kế hoạch và chiêu thức hữu hiệu trong quản trị và dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn tài liệu điện tử. Những đặc thù đó giúp cho việc phân biệt một tài liệu điện tử với một tài liệu Lược dịch từ “ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử ” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 2 trên nền giấy truyền thống lịch sử, đồng thời, yên cầu phải vận dụng những chiêu thức mới trong việc thực thi 1 số ít tính năng quản trị văn thư và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, cần phải hiểu rõ những đặc thù đó để hoàn toàn có thể nhận diện tài liệu điện tử cũng như quản trị chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực. Một tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay giải quyết và xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số. Những đặc thù dưới đây sẽ phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống lịch sử : – Việc ghi tin và sử dụng những ký hiệu. Nội dung của một tài liệu truyền thống lịch sử được ghi trên một phương tiện đi lại vật lý ( giấy … ) và bằng cách sử dụng những ký hiệu ( alphabet, chữ số, v.v… ) mà con người hoàn toàn có thể tiếp cận ( đọc ) trực tiếp được. Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo phương pháp và trên một phương tiện đi lại vật lý ( với tỷ lệ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học ) mà con người không hề tiếp cận ( đọc ) trực tiếp được và được màn biểu diễn bởi những ký hiệu ( ký tự nhị phân ) bắt buộc phải được giải thuật. Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và quy đổi từ một dạng thức ( format ) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu. Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và quy đổi sẽ đi theo chiều ngược lại. Do con người không hề đọc được tài liệu điện tử như nó vốn có nên điều quyết định hành động là sự quy đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng những chỉ tiêu kỹ thuật như chúng đã được sử dụng để quy đổi khởi đầu. Để đạt được điều đó yên cầu người ta không chỉ phải dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu mà còn phải có những phương tiện đi lại thiết yếu ( phần cứng và ứng dụng ) để đọc tài liệu và triển khai việc quy đổi một cách đúng mực cùng với những hoạt động giải trí trấn áp nhằm mục đích bảo vệ rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại. – Sự link giữa nội dung và phương tiện đi lại mang tin. Nội dung của một tài liệu truyền thống lịch sử được ghi lại trên một vật mang tin ( giấy ) và không hề tách rời được khỏi phương tiện đi lại đó. Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện đi lại mang tin, nhưng nhiều lúc nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện đi lại bắt đầu Lược dịch từ “ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử ” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 3 ( nguyên gốc ) và chuyển sang những phương tiện đi lại lưu trữ khác ( và thường là ở dạng khác ) khi được tiếp cận tra cứu tiếp hoặc do sự lỗi thời về công nghệ tiên tiến buộc người ta phải làm như vậy. Không như những tài liệu truyền thống lịch sử, một tài liệu điện tử không hề kết nối vĩnh viễn với một phương tiện đi lại hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào và do đó, năng lực xảy ra hư hỏng hay xô lệch ngày càng tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những yếu tố bổ trợ trong việc bảo vệ duy trì tính xác nhận và độ đáng tin cậy của tài liệu. – Những đặc thù về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể ( vật lý ). Cấu trúc của một tài liệu truyền thống cuội nguồn hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng. Cấu trúc là một bộ phận không hề tách rời của một văn bản bất kể trên nền giấy và là một trong những tiêu chuẩn để nhìn nhận tính xác nhận của tài liệu. Cấu trúc thực thể của một tài liệu điện tử không hề hiện hữu và thường là rất lạ lẫm so với người sử dụng thường thì. Tất nhiên, cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình hiển thị của mình là một tác dụng của cấu trúc nhưng nó còn nhờ vào vào mạng lưới hệ thống máy tính ( phần cứng và ứng dụng ) và vào những chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ ( đĩa cứng, đĩa mềm ). Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý hoàn toàn có thể biến hóa. Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một mạng lưới hệ thống máy tính có đủ năng lực truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ năng lực để “ đọc ” cấu trúc vật lý. Nhưng, ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa và không đáng chăm sóc so với người sử dụng. Nói tóm lại, tài liệu không hề phụ thuộc vào vào bất kể sự ghi tin vật lý đơn cử nào. Khi mà cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử biến hóa và không hề hiện hữu thì nó không hề có cùng một vai trò như trong trường hợp tài liệu truyền thống cuội nguồn. Vì vậy, cần phải có một cấu trúc lô gic để hoàn toàn có thể nhận diện hoặc phân định ranh giới từng tài liệu và trình diễn những thành phần cấu trúc nội tại ( như những trường trong một sơ đồ hay bảng biểu, lề, đoạn v.v… ) Nói chung, cấu trúc lô gic như vậy của một tài liệu điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên màn hình hiển thị của mình. Để hoàn toàn có thể được coi là hoàn hảo và xác nhận thì tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lại được cấu trúc đó và mạng lưới hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi quy đổi tài liệu trở lại dạng con người hoàn toàn có thể đọc được. Cấu trúc lô gic của một tài liệu điện tử được lưu lại dưới dạng những ký hiệu hay tài liệu ( ký tự thập phân ). Vì Lược dịch từ “ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử ” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 4 vậy, những đặc tính kỹ thuật của giải pháp mã hoá đó phải luôn chuẩn bị sẵn sàng cho bất kể lần truy nhập tài liệu nào. – Metadata : Metadata được định nghĩa là tài liệu về tài liệu. Đó là một khái niệm quan trọng so với tài liệu điện tử, bởi lẽ, metadata về toàn cảnh và cấu trúc của một tài liệu, là yếu tố thiết yếu để làm cho tài liệu hoàn toàn có thể hiểu được và sử dụng được. Như đã được trình diễn trong phần khái niệm về tài liệu, thông tin về toàn cảnh là một trong những thành phần thiết yếu trong việc cung ứng dẫn chứng về hoạt động giải trí mà tài liệu phản ánh. Tài liệu điện tử thiếu những yếu tố nhất định của tài liệu truyền thống lịch sử – những thành tố góp thêm phần thiết lập, xác lập mối quan hệ giữa một tài liệu và toàn cảnh hành chính và toàn cảnh công dụng của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu điện tử nhờ vào rất lớn không chỉ vào việc toàn cảnh hành chính có được ghi lại vừa đủ hay không mà còn vào việc metadata miêu tả về việc thông tin được ghi lại như thế nào. Metadata miêu tả về nhưng mối quan hệ hành chính và quan hệ tài liệu giữa những đơn vị chức năng riêng không liên quan gì đến nhau trong khoanh vùng phạm vi một mạng lưới hệ thống lưu giữ tài liệu đơn cử trong suốt vòng đời của tài liệu đó, sẽ là một phần của toàn cảnh của tài liệu và nó phải được bảo toàn. – Xác định, nhận diện tài liệu. Một tài liệu điện tử không hề nhận diện được bằng cách xem nó như thể một thực thể vật lý mà thay vào đó nó tạo nên một thực thể lô gic, vừa là hiệu quả vừa là vật chứng về một hoạt động giải trí hay tác nghiệp việc làm. Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản ĐK v.v… Trong những trường hợp khác, những bản song song với tài liệu truyền thống lịch sử tương ứng không hiển diện một cách rõ ràng ( như trong trường hợp của một số ít loại cơ sở tài liệu, hypertext, bảng tính điện tử, những mạng lưới hệ thống đa phương tiện ). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu ( và đôi lúc còn cả nguồn gốc nguồn gốc của chúng ) sẽ còn gặp những khó khăn vất vả, thử thách lớn hơn. – Bảo quản tài liệu qua thời hạn. Bảo quản tài liệu truyền thống cuội nguồn có nghĩa là giữ gìn những đơn vị chức năng vật lý ( như những tờ giấy, tập / quyển tài liệu … ) trong những điều kiện kèm theo tốt nhất hoàn toàn có thể nhằm mục đích tránh những hư hại và thay thế sửa chữa những hư hại nếu có. Bảo quản tài liệu điện tử là một yếu tố tương đối khác. Các đơn vị chức năng vật lý ( phương tiện đi lại lưu trữ ) phải được giữ gìn trong những điều kiện kèm theo tốt nhất hoàn toàn có thể được. Nhưng mặc dầu điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ có tốt đến đâu thì những thông tin điện tử vẫn sẽ “ bị Lược dịch từ “ Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử ” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 5 mất dần ” sau một thời hạn tương đối ngắn ( từ 5 – 30 năm tuỳ thuộc vào loại vật mang tin ). Hơn nữa, đa phần những mạng lưới hệ thống máy tính đều sẽ trở nên lỗi thời trong một thời hạn còn ngắn hơn. Điều đó có nghĩa là thông tin mà những mạng lưới hệ thống máy tính tạo ra sẽ không hề khai thác, sử dụng được bằng những mạng lưới hệ thống máy tính thế hệ sau đó. Vì vậy, để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, tài liệu điện tử phải được liên tục quy đổi / di trú sang những nền công nghệ tiên tiến mới ( sao chép sang những thiết bị dữ gìn và bảo vệ mới hoặc quy đổi sang một dạng tương thích với những mạng lưới hệ thống máy tính mới ). Phần này đã minh hoạ những đặc tính chung nhất của tài liệu điện tử để phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu trên nền giấy truyền thống cuội nguồn. Tuy nhiên, chính những thiên nhiên và môi trường rất phong phú trong đó tài liệu điện tử được sản sinh đã tạo ra những loại tài liệu điện tử khác nhau và như vậy, yên cầu phải có những chiêu thức quản trị văn thư và lưu trữ khác nhau. Còn nhiều việc quan trọng cần phải làm để xác lập những môi trường tự nhiên, mà trong đó tài liệu điện tử được tạo lập, cũng như trong việc xác lập những dạng hay loại tài liệu như vậy .
Các file đính kèm theo tài liệu này :

• Về tài liệu lưu trữ điện tử.pdf

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2