Xây dựng kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ

Xây dựng kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng để phục vụ công tác Văn thư Lưu trữ là việc làm cần thiết trong mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Khi lượng giấy tờ, hồ sơ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều, kéo theo công việc của người làm Văn thư Lưu trữ càng vất vả hơn. Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng sẽ giải quyết được các vấn đề về sắp xếp, tra cứu tài liệu nhanh chóng và kho học. Hiện nay, các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng  vấn đề xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, hoặc vẫn chưa hiểu các quy chuẩn để thiết kế công trình này thì hãy lưu ý các thông tin sau.

Kho lưu trữ tài liệu chuyên dụng là gì?

Kho lưu trữ tài liệu chuyên được dùng là khu công trình được kiến thiết xây dựng lên nhằm mục đích ship hàng công tác làm việc lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ và tra cứu những hồ sơ tài liệu một cách khoa học nhất. Tùy vào lượng sách vở, hồ sơ tài liệu của những cơ quan, tổ chức triển khai và doanh nghiệp phát sinh trong quy trình hoạt động giải trí nhiều hay ít để quyết định hành động kiến thiết xây dựng diện tích quy hoạnh và số lượng kho một cách tương thích. Tránh thực trạng tiêu tốn lãng phí hoặc thiếu diện tích quy hoạnh sau này gây ra sự khó khăn vất vả trong hoạt động giải trí cho những người làm văn thư .

Bố trí xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ theo quy định ban hành

Tùy theo điều kiện kèm theo đơn cử về tình hình tài liệu lưu trữ hiện có và dự trù hình thành trong những năm tiếp theo cũng như kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư, những cơ quan, tổ chức triển khai xác lập quy mô góp vốn đầu tư Kho Lưu trữ cơ quan theo hướng kiến thiết xây dựng mới hoặc tái tạo, tăng cấp Kho Lưu trữ cũ có diện tích quy hoạnh tương thích nhằm mục đích phân phối nhu yếu dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu .

Các cơ quan, tổ chức khi đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan có thể vận dụng các quy định tại Mục II, Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên dụng, tuy nhiên cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:

– Về khu vực và cấu trúc : Kho Lưu trữ phải phân phối được những nhu yếu về bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ ; bảo vệ chắc như đinh, phòng chống được đột nhập, gió bão, ngập lụt, chuột, mối và những loại côn trùng nhỏ ; không sắp xếp kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan ; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực khí ẩm, ô nhiễm, dễ gây cháy, nổ ; nền Kho phải được giải quyết và xử lý chống mối, phẳng phiu, chịu được ma sát và không gây bụi .– Về diện tích quy hoạnh : Bảo đảm đủ diện tích quy hoạnh để dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu .– Về thiên nhiên và môi trường : Bảo đảm những nhu yếu về nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, khí độc, thông thoáng …– Hệ thống điện trong phòng kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối bảo đảm an toàn .– Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ( trong trường hợp góp vốn đầu tư thiết kế xây dựng mới ) .– Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp dữ gìn và bảo vệ tài liệu theo tiêu chuẩn .

– Trang bị đủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.

Tiêu chuẩn trang thiết bị và bố trí các khu vực khác trong Kho Lưu trữ

Sau khi thiết kế xây dựng xong kho lưu trữ tài liệu chuyên được dùng, cần phải shopping trang thiết bị như giá, hộp, bìa đựng tài liệu theo Tiêu chuẩn vương quốc phát hành kèm theo Quyết định số 1687 / QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ .Bố trí những khu vực tại tầng trệt gồm : Phòng thao tác hành chính, Phòng nhiệm vụ và Phòng đọc Giao hàng công chúng .Phòng nhiệm vụ : Dùng để tiếp đón tài liệu, sao chụp, chỉnh lý, khử trùng tài liệu, để tài liệu hết giá trị …Phòng thao tác hành chính : Dành cho công chức, viên chức, người lao động quản trị Kho .

Phòng đọc phục vụ công chúng: Bố trí tại vị trí thuận tiện để phục vụ độc giả, có diện tích phù hợp, có hệ thống cách âm tốt, thông gió, đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại sách tra cứu khác; có các thiết bị để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các đối tượng độc giả khác nhau…. Bố trí tủ để tư trang của độc giả phía ngoài, gần lối ra vào Phòng đọc.

Trên đây là 1 số ít thông tin giúp cho những người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lên kế hoạch kiến thiết xây dựng kho lưu trữ tài liệu cho cơ quan, tổ chức triển khai mình tìm hiểu thêm để kiến thiết xây dựng đúng lao lý phát hành. Để kiến thiết xây dựng được một kho lưu trữ hoàn thành xong và khoa học nhất cần được sự trải qua của những người đứng đầu, cần sự tận tâm nghĩa vụ và trách nhiệm của đơn vị chức năng trực tiếp thiết kế khu công trình. Hãy tùy vào mức độ thiết yếu để thiết kế xây dựng kho tương thích nhất .Nguồn tìm hiểu thêm : Sở nội vụ TP Hồ Chí MinhXem thêm : Công tác về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2