Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO – Lưu Hồ Sơ

Lưu trữ hồ sơ theo ISO chính là một phương pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn Quốc tế. Chúng sẽ thực hiện theo một quy tắc, được gọi là quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.

Vai trò lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp là điều bắt buộc và rất quan trọng liên quan tới hoạt động giải trí trong kinh doanh thương mại cũng như bảo vệ về tính pháp lý. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ khác nhau, nhưng lúc bấy giờ lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO đang được thông dụng và được nhiều đơn vị chức năng vận dụng. Cùng đi khám phá cụ thể về quá trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

>>> Bài viết cùng chuyên mục:

Các tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ theo ISO

Theo tiêu chuẩn ISO này, các đơn vị lưu hồ sơ phải đáp ứng được tất cả các tài liệu sau đây:

• Chính sách quy chuẩn chất lượng ;
• Mục tiêu chất lượng của tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ ;
• Mục tiêu chất lượng phân loại theo từng cấp phòng ban ;
• Sổ tay ghi chép chất lượng ;
• Đảm bảo thực thi 6 thủ tục cơ bản của lưu trữ hồ sơ gồm có trấn áp tài liệu hồ sơ, nhìn nhận nội bộ, kiểm tra thanh tra rà soát loại sản phẩm không tương thích, cách khắc phục, hành vi phòng ngừa

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo iso

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001 – năm ngoái sẽ trấn áp theo quy trình tiến độ sau đây : nhận biết hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, sử dụng hồ sơ, xác lập thời hạn lưu trữ và những giải pháp hủy hồ sơ .

Nhận biết hồ sơ

Theo tiêu chuẩn ISO, việc tạo hồ sơ, update, lưu trữ hồ sơ cần được thỏa mãn nhu cầu những yếu tố sau :

• Dấu hiệu phân biệt và sự diễn đạt : bộc lộ qua thời hạn lập hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, hồ sơ phòng ban nào, tác giả hoặc có số tham chiếu ;
• Định dạng hồ sơ : hoàn toàn có thể là hình ảnh, video, ngôn từ, sách vở … ;
• Sự xem xét và phê duyệt ;

Quy trình nhận ra hồ sơ bắt buộc phải pháp luật về mã ký hiệu của biểu mẫu làm gốc, có số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh và đúng mực. Các phòng ban phải có hạng mục phân loại hồ sơ để nắm rõ số hồ sơ phòng mình đang lưu trữ. Từng loại hồ sơ phải có list truy xuất đơn cử .

Bảo quản hồ sơ

Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà doanh nghiệp nên lao lý những lưu trữ riêng, nhưng việc dữ gìn và bảo vệ hồ sơ vẫn phải tuân thủ :

• Hồ sơ phải được lưu trữ trong những loại bìa còng, bìa cứng hoặc những hộp đựng hồ sơ hoàn toàn có thể dữ gìn và bảo vệ tốt ;

• Các hồ sơ lưu phải được phân loại rõ ràng, tùy theo tính chất của hồ sơ như phân loại về thời gian, phân loại khách hàng…

  Xem thêm: Luật Lưu trữ 2011, luật số 01/2011/QH13 mới nhất

• Tiêu đề những File lưu hồ sơ phải được phân loại rõ ràng và lưu trong bìa màu khác nhau ;
• Hệ thống quản trị hồ sơ theo tiêu chuẩn này nhắm đến sự thuận tiện, nơi lưu trữ phải được trấn áp và luôn có sẵn khi có nhu yếu sử dụng ;
• Mọi hồ sơ lưu trữ phải bảo vệ tính bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và luôn được bảo vệ nguyên vẹn ;

Sử dụng hồ sơ

Các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp có quyền sử dụng hồ sơ để Giao hàng cho trình độ và việc làm. Khi sử dụng, tùy theo sự quan trọng của sách vở mà quyết định hành động có thông tin sử dụng hay là không .
Nhưng để bảo vệ bảo đảm an toàn cho hồ sơ, đặc biệt quan trọng là so với những hồ sơ quan trọng, người sử dụng hồ sơ phải xuất trình giấy nhu yếu hoặc giấy trình làng được phép sử dụng và có thỏa thuận hợp tác về thời hạn sử dụng rõ ràng .

Thời gian lưu trữ hồ sơ

Thời gian lưu trữ hồ sơ sẽ phụ thuộc vào mục đích doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng, quy định của Pháp luật… Tuy nhiên tất cả các hồ sơ lưu trữ đều không dưới một năm để đảm bảo sự đánh giá theo từng kỳ hạn. Có những hồ sơ sẽ được lưu trữ trong vòng 3 năm, 5 năm, 10 năm, trên 10 năm và có thể lưu trữ vĩnh viễn. Bạn đọc có thể tham khảo những thời hạn lưu trữ hồ sơ tại đây.

Nếu những doanh nghiệp lớn phải lưu trữ số lượng hồ sơ lớn, thì bắt buộc phải xây kho riêng để lưu trữ hồ sơ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ  hồ sơ bên ngoài để đảm bảo lưu trữ đúng thời gian  quy định.

Phương pháp hủy hồ sơ

Những hồ sơ hết hạn sẽ có nhiều chiêu thức hủy bỏ khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng của hồ sơ đó. Ví dụ những hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng để thực thi chiêu thức hủy như đốt bỏ, cắt vụn. Đối với những sách vở thông thường thì hoàn toàn có thể gạch bỏ hoặc bán lại … .

Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO áp dụng được cho nhiều lĩnh vực khác nhau, đây sẽ là phương pháp giúp cho doanh nghiệp bảo vệ, quản lý hồ sơ một cách chặt chẽ. Đây cũng là một tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng lưu trữ hồ sơ của một tổ chức.

Thông tin liên hệ 

• Địa chỉ : B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại : 0286 258 9547 – 0286 258 9548
• Website :

  http://luuhoso.com/lien-he

  Xem thêm: 7 dịch vụ lưu trữ đám mây tốt, miễn phí, đáng dùng nhất bạn nên biết

• E-Mail : [email protected]

Tác giả Thanh Hương
Nguồn: Lưu Hồ Sơ

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2