Đề tài Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – Lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến – Luận văn, đồ án, đề tài tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kể một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng những loại văn bản sách vở vì văn bản, sách vở được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chủ trương của Đảng, của Nhà nước ; để báo cáo giải trình thỉnh thị ; liên hệ công tác giữa những cơ quan, những ngành, những cấp ; ghi chép những kinh nghiệm tay nghề đã được đúc rút và những tài liệu thiết yếu Mọi văn bản sách vở đều tập trung chuyên sâu vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu suất cao. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho chỉ huy chớp lấy được tình hình hoạt động giải trí, ưu khuyết điểm của cơ quan. Công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một trong những nhu yếu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện đi lại ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn tương quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị chức năng tổ chức triển khai. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ bảo vệ phân phối khá đầy đủ, đúng mực, kịp thời những quyết định hành động quản lí. Trên cơ sở đó, ban chỉ huy sẽ dùng làm địa thế căn cứ để quản lý mọi hoạt động giải trí của đơn vị chức năng một cách hợp pháp phải chăng, kịp thời hiệu quả bảo vệ cho cơ quan đơn vị chức năng triển khai việc làm quản lí và quản lý theo đúng công dụng, trách nhiệm được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư – lưu trữ là không hề thiếu trong tổ chức triển khai và hoạt động giải trí của bất kỳ cơ quan, đơn vị chức năng nào. Sau thời hạn thực tập tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn nhiều chưa ổn. Do vậy bằng những kỹ năng và kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ tại công ty em đã quyết định hành động chọn đề tài : “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến ”. Mục đính nghiên cứu và điều tra đề tài : + Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ. + Phân tích nhìn nhận thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó yêu cầu 1 số ít yêu cầu để nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. – Phạm vi, đối tượng người dùng điều tra và nghiên cứu : Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưu trữ, thực tiễn hoạt động giải trí văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. Cụ thể là : + Nghiên cứu lịch sử dân tộc hình thành và tăng trưởng của công ty. + Nghiên cứu cơ cấu tổ chức triển khai, tính năng trách nhiệm của công ty, đặc biệt quan trọng là của phòng Hành chính – Quản trị. + Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. + Phân tích, nhìn nhận tác dụng hoạt động giải trí của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên do của những hạn chế đó. + Đưa ra đề xuất kiến nghị nhằm mục đích hoàn thành xong và nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. – Phương pháp nghiên cứu và điều tra : Khoá luận sử dụng những chiêu thức điều tra và nghiên cứu sau : + Phương pháp duy vật biện chứng. + Phương pháp tìm hiểu khảo sát. + Phương pháp đối thoại phỏng vấn. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh. + Phương pháp nghiên cứu và phân tích. + Phương pháp tổng hợp. Bài khoá luận gồm 3 chương : Chương 1 : Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. Chương 3 : Một số giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến .

85 trang | Chia sẻ : lvcdongnoi

| Lượt xem: 7861

| Lượt tải : 32

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – Lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

í văn bản theo đúng trình tự những bước. – Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên cấp dưới văn thư trình lên ban chỉ huy hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét và cho quan điểm trước khi phân phối cho phòng ban hoặc cá thể xử lý. Những văn bản đã có quan điểm phê duyệt của chỉ huy, được nhân viên cấp dưới văn thư chuyển tới tận nơi người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. – Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên cấp dưới văn thư với những phòng ban hoặc giữa nhân viên cấp dưới văn thư với cá thể trong công ty đều có kí nhận, trong đó gồm có người nhận là Giám đốc. Sau đây là trình tự những bước xử lí văn bản của nhân viên cấp dưới văn thư tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến : a ) Kiểm tra sơ bộ văn bản Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên cấp dưới văn thư kiểm tra xem văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không ? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân viên cấp dưới văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên cấp dưới bưu điện. Khi thấy bì văn bản có tín hiệu bị rách nát hoặc có hiện tượng kỳ lạ bị bóc thì nhân viên cấp dưới văn thư đã lập biên bản và có sự tận mắt chứng kiến của người đưa thư. b ) Phân loại và bóc bì văn bản * Việc phân loại văn bản đã giúp cho nhân viên cấp dưới văn thư xác lập đúng chuẩn loại vào sổ văn bản đến và loại không phải vào sổ văn bản đến. – Loại phải đăng kí vào sổ văn bản đến gồm có 2 loại : + Loại được phép bóc bì : Gồm những văn bản sách vở đề tên công ty mà không đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”, không phải văn bản đề đích danh tên người nhận, không phải thư riêng thì nhân viên cấp dưới văn thư thực thi bóc bì văn bản và đăng kí văn bản vào sổ văn bản đến. + Loại không được phép bóc bì : Gồm tổng thể những văn bản mà ngoài bì thư ghi đích danh cá thể, đơn vị chức năng, phòng ban trong công ty, thì nhân viên cấp dưới văn thư đã triển khai theo lao lý không bóc bì mà chỉ đăng kí vào sổ văn bản đến. – Loại không phải đăng kí vào sổ văn bản đến : Bao gồm những loại sách báo, tạp chí, thư riêng … * Bóc bì văn bản : Nhân viên văn thư của công ty đã nhận thức được việc làm bóc bì văn bản là việc làm rất phức tạp. Vì vậy khi bóc bì văn bản nhân viên cấp dưới văn thư luôn rất thận trọng và đã tuân thủ những nguyên tắc sau : – Những phong bì có dấu chỉ mức độ “ Khẩn ” gửi cho công ty thì được nhân viên cấp dưới văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình chỉ huy xin quan điểm xử lý nhằm mục đích bảo vệ về mặt thời hạn. Đối với những văn bản gửi đích danh cá thể, phòng ban trong công ty thì nhân viên cấp dưới văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất ( chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính ). Khi bóc bì văn bản nhân viên cấp dưới văn thư luôn triển khai rất nhẽ nhàng và khôn khéo, dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, so sánh số, kí hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên cấp dưới văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên cấp dưới văn thư đã kí xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên cấp dưới văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó. – Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật : Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên cấp dưới văn thư không được phép bóc bì văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì nhân viên cấp dưới văn thư bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy khi nhận được những văn bản mật nhân viên cấp dưới văn thư đã vào sổ đăng kí văn bản mật đến sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý theo đúng thời hạn lao lý. c ) Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến – Mọi văn bản gửi đến cho công ty đã được nhân viên cấp dưới văn thư đóng dấu đến lên văn bản nhằm mục đích mục tiêu là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến công ty. * Mẫu dấu đến của công ty 5 cm CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn PHÚC TIẾN ĐẾN – Số đến … … … … … – Ngày đến … … … … 3 cm – Dấu đến được đóng vào khoảng chừng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. – Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. d ) Vào sổ đăng kí văn bản đến Công ty lập sổ đăng kí văn bản đến vào mỗi năm, mở màn từ ngày 01 tháng 01 hàng năm đến ngày 31 tháng12 hàng năm. Theo lao lý của công ty thì văn bản đến ngày nào thì đều được vào sổ ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát. Trước khi thực thi vào sổ nhân viên cấp dưới văn thư xác lập rõ loại vào sổ và loại không phải vào sổ : + Loại phải vào sổ đăng kí : Bao gồm toàn bộ những loại văn bản sách vở gửi cho công ty như : quyết dịnh, thông tư, thông tin, công văn … Ví dụ : + ) Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc phát hành chính sách kế toán mới. + ) Thông báo lãi suất vay cho vay của ngân hàng nhà nước thương mại CP Hàng Hải. + Loại không phải vào sổ đăng kí : gồm thư riêng, báo đọc, hoá đơn thu tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại cảm ứng … nhân viên cấp dưới văn thư không phải vào sổ đăng kí mà trực tiếp chuyển đến tay cá thể, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Bìa sổ đăng kí văn bản đến như sau : CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số … … đến số … … .. Từ ngày … … đến ngày … … Quyển số … .. Nội dung trong sổ như sau : STT Ngày đến Nơi gửi Số, kí hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Trích yếu nội dung văn bản Lưu hồ sơ số Nơi nhận hoặc người nhận Kí nhận 32 02/04/09 NHTMCP Hàng Hải 982 28/03/2009 Thông báo lãi suất vay cho vay 1 Phòng kế toán 33 03/04/09 Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội 12 31/03/2009 Chỉ định tổ chức triển khai kiểm tra chất lượng mẫu sản phẩm, hàng hoá 2 Phó Giám đốc * Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên cấp dưới văn thư chuyển giao văn bản đến và lưu văn bản e ) Chuyển giao văn bản và lưu văn bản Sau khi vào sổ đăng kí nhân viên cấp dưới văn thư đã trình văn bản lên Giám đốc để xin quan điểm phân phối văn bản. Theo quan điểm của Giám đốc, nhân viên cấp dưới văn thư đã nhân bản văn bản đó và chuyển cho những bộ phận phòng ban có tương quan. Thực hiện theo pháp luật của công ty trong quy trình phân phối văn bản nhân viên cấp dưới văn thư đã tận nơi chuyển văn bản đến những phòng ban và cá thể có tương quan để xử lý, không nhờ cá thể, bộ phận chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. * Nội dung sổ chuyển giao văn bản : Ngày chuyển Số, kí hiệu văn bản Số lượng văn bản Cá nhân, đơn vị chức năng nhận văn bản Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 19/10/2007 286 1 Phòng kế toán Phạm. T.Thảo * Quy trình đảm nhiệm chuyển giao văn bản đến Người triển khai Công việc Nhân viên văn thư Trưởng phòng HC-QT Giám đốc Lãnh đạo đơn vị chức năng Cán bộ trình độ Lưu trữ Tiếp nhận văn bản Phân loại bóc bì Đóng dấu đến Choý kiến phân phối Đăng kí văn bản Nhân bản Người xử lý Phương pháp xử lý Lưu 2.5.1. 2. Quy trình xử lí văn bản đi – Các loại văn bản mà công ty phát hành như : + Quyết định + Kế hoạch + Biên bản + Hợp đồng + Báo cáo + Giấy đề xuất + Giấy mời + Giấy trình làng + Thông báo + Nội quy, pháp luật – Nơi nhận là những cơ quan quản lí Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, cơ quan truy thuế kiểm toán Nhà nước … Ngoài ra còn là những ngân hàng nhà nước, những bạn hàng, đối tác chiến lược làm ăn của công ty. – Để thuận tiện cho việc làm được xử lý một cách nhanh gọn và hiệu suất cao thì tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến văn bản của phòng ban, đơn vị chức năng nào thì phòng ban đó tự soạn thảo, sau khi soạn thảo xong đều đã chuyển lên cho nhân viên cấp dưới văn thư để nhân viên cấp dưới văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt. Nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính – Quản trị. * Quy trình xử lý văn bản đi : – Tất cả văn bản sau khi soạn thảo xong nhân viên cấp dưới văn thư đã trình lên Giám đốc hoặc phó Giám đốc để xin chữ kí. – Sau khi đã có chữ kí của chỉ huy nhân viên cấp dưới văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng lao lý của Nhà nước, dấu công ty được đóng trùm lên một phần ba chữ kí về phía bên trái, còn dấu chức vụ đóng dưới chữ kí về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên cấp dưới văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có thực trạng bỏ sót, hay đóng ngược hoặc đóng mờ. – Ghi số và ngày tháng lên văn bản. – Tiếp theo nhân viên cấp dưới văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi : + Cũng như vào sổ đăng kí văn bản đến, những nhu yếu trong sổ đăng kí văn bản đi đã được nhân viên cấp dưới văn thư ghi chép một cách vừa đủ, rõ ràng, đúng mực bằng bút mực hoặc bút bi, không có hiện tượng kỳ lạ sử dụng loại mực dễ phai hay dập xoá khi vào sổ đăng kí văn bản đi. + Số thứ tự văn bản cũng được ghi từ số 01 khởi đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Bìa sổ đăng kí văn bản đi : CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN Đi Từ số … … … đến số … … .. Từ ngày … … đến ngày … … Quyển số … .. Nội dung của sổ đăng kí văn bản đi của công ty như sau : STT Nơi gửi Số văn bản Ngày phát hành văn bản Ngày gửi văn bản Nơi nhận Trích yếu Người kí văn bản Ghi chú 12 P.HC – QT 027 01/03/2009 01/03/2009 Công ty CP thép Cửu Long Biên bản so sánh khối lượng sắt Giám đốc 16 P.HC – QT 012 05/03/2009 05/03/2009 Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Nguyệt Hợp đồng mua bê tông Phó Giám đốc – Cuối cùng nhân viên cấp dưới văn thư cho văn bản vào trong phong bì, dán kín, sau đó ghi rõ địa chỉ hoặc tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem. + Bì Thư của công ty được làm bằng giấy dày, dai, góc trên cùng bên trái của bì thư có in hình tượng của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến đó là chữ “ pt ”. + Những thông tin bên ngoài bì thư đã được nhân viên cấp dưới văn thư ghi rõ ràng, rất đầy đủ, đúng mực và khớp với những thông tin ghi trong văn bản. + Đối với những văn bản có nội dung quan trọng nhân viên cấp dưới văn thư đều lập phiếu gửi, gửi kèm với văn bản trong bì thư Mẫu phiếu gửi : Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số : … .. Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Hải phòng, ngày …. tháng …. năm … PHIẾU GỬI Kính gửi : … … … … … … … … … … … … … … … … … …. Tên tài liệu : … … … … … … … … … … … … … … … .. Ngày …. tháng … .. năm …. Phòng Hành chính-Quản trị Người kí nhận Dấu đơn vị chức năng Chữ kí Họ tên, chức vụ Đề nghị khi nhận được văn bản thì gửi lại phiếu này. – Gửi văn bản đi : Văn bản đi của công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến được gửi đi bằng nhiều phương pháp : + Thứ nhất : Văn bản đi được gửi qua đường bưu điện + Thứ hai : Chuyển văn bản trực tiếp đến những cơ quan tổ chức triển khai trên cùng địa phận chủ quyền lãnh thổ. Nhưng dù văn bản được gửi ở bất kể hình thức nào cũng cần bảo vệ nhanh gọn, đúng mực, kịp thời và đúng địa chỉ. * Sơ đồ tiến trình của văn bản đi : Người thực hiên Công việc Cán bộ trình độ Lãnh đạo đơn vị chức năng Giám đốc Trưởng phòng HC-QT Nhân viên văn thư Dự thảo văn bản Lấy quan điểm Duyệt văn bản Kiểm tra Nhân bản Kí văn bản Đăn kí văn bản Gửi Lưu 2.5.2. Công tác quản lí và sử dụng con dấu Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến có những loại dấu sau : + Dấu của công ty + Dấu chức vụ Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng + Dấu đăng kí văn bản đến. – Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu tại công ty : + Nhân viên văn thư trực tiếp quản lí con dấu. Con dấu được để tại công ty và nhân viên cấp dưới văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm đóng dấu lên văn bản khi văn bản đã có chữ kí của chỉ huy. Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản, sách vở khi chưa có chữ kí của cấp có thẩm quyền hoặc đóng dấu vào văn bản sách vở khi chưa có nội dung. + Con dấu được đặt trong hộp gỗ hình chữ nhật, có lớp vải mềm ở dưới đáy hộp để bảo vệ con dấu không bị hư hại hoặc biến dạng. Thông thường khi nhân viên cấp dưới văn thư xuất hiện trong phòng thao tác thì hộp dấu được đặt trên mặt bàn của nhân viên cấp dưới văn thư, sau khi kết thúc giờ thao tác hộp dấu được cất trong két sắt, do đó đã hạn chế được thực trạng người khác sử dụng con dấu không đúng nghĩa vụ và trách nhiệm pháp luật. + Công ty đã sử dụng mực đỏ loại tốt để đóng dấu, nhân viên cấp dưới văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ kí của văn bản cấp đơn vị chức năng, trong trường hợp thiết yếu thì nhân viên cấp dưới văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty phát hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ kí. + Khi đóng dấu nhân viên cấp dưới văn thư đã triển khai theo đúng pháp luật của Nhà nước về việc đóng dấu luôn đóng rõ nét, trùm lên một phần ba chữ kí về bên trái. Nếu đóng mờ thì nhân viên cấp dưới văn thư không đóng lại, không đóng trùm lên dấu cũ mà đã đóng về phía bên trái dấu cũ. 2.5.3. Hoạt động của công tác lưu trữ trong công ty Hai công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ ngặt nghèo với nhau. Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến, nhân viên cấp dưới văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm trách nhiệm lưu trữ. Hàng năm, số văn bản được đưa vào lưu trữ chiếm khoảng chừng 50 % số văn bản công ty đảm nhiệm và phát hành. Do đó để triển khai tốt công tác lưu trữ, nhân viên cấp dưới văn thư phải thực thi những nhiệm vụ về lưu trữ. Về nguyên tắc toàn bộ mọi sách vở, tài liệu lưu trữ của công ty phải được lưu trữ tập trung chuyên sâu để bảo vệ tính khách quan và trân thực của tài liệu. Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến công ty, do công ty chưa kiến thiết xây dựng được nhà kho lưu trữ riêng do đó cũng như trong việc soạn thảo văn bản thì tài liệu của đơn vị chức năng phòng ban nào thì phòng ban đó tự lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ. Phòng Hành chính – Quản trị chỉ lưu trữ tài liệu của ban Giám đốc và của phòng Hành chính – Quản trị. Ví dụ : + Chứng từ gốc kế toán năm 2007 do phòng Kế toán tài vụ lưu trữ + Hồ sơ thiết kế khu công trình do phòng Kĩ thuật an toàn lao động luư trữ + Biên bản họp và nhìn nhận nội bộ do phòng Hành chính – Quản trị lưu trữ. 2.5.3. 1. Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức triển khai khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở những văn bản được lưu tại bộ phận văn thư nhân viên cấp dưới lưu trữ đã phân loại tài liệu một cách tương thích thuận tiện cho việc lưu trữ. Công ty phân loại tài liệu theo những mặt hoạt động giải trí hầu hết của công ty : + Báo cáo tổng hợp + Các mặt hoạt động giải trí trình độ + Tổ chức + Tài chính + Nhân sự + Trang bị cơ sơ vật chất + Xây dựng cơ bản + Các hoạt động giải trí nội bộ khác Do công ty tổ chức triển khai lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu được lưu trữ ngay tại những phòng ban trình độ. Phòng hành chính – quản trị chỉ lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ những tài liệu tương quan đến những mặt : báo cáo giải trình tổng hợp, trang thiết bị – cơ sở vật chất, những hoạt động giải trí nội bộ. Tài liệu, hồ sơ được những phòng ban tự dữ gìn và bảo vệ, phân loại và sắp xếp. Cách phân loại như thế này đã giúp cho công ty tổ chức triển khai lưu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tượng người dùng sử dụng một cách có hiệu suất cao những tài liệu đó. 2.5.3. 2. Xác định giá trị tài liệu Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty đã xác lập giá trị tài liệu, lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho từng loại tài liệu được hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của công ty và trên cơ sở đó đã lựa chọn và đưa vào dữ gìn và bảo vệ trong những phòng những tài liệu có giá trị. Nhân viên lưu trữ của công ty đã dựa vào mức độ quan trọng của tài liệu để xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho tài liệu lưu trữ. Đối với những tài liệu chỉ mang đặc thù tìm hiểu thêm như sách báo, kế hoạch hoạt động giải trí sản xuất thời gian ngắn ( hàng tuần, hàng tháng ) được dữ gìn và bảo vệ trong thời điểm tạm thời. Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh những hoạt động giải trí chính của công ty trong thời hạn dài ( 6 tháng, 1 năm ) như : báo cáo giải trình tổng kết hàng quý, hàng năm về những mặt kinh tế tài chính, kinh tế tài chính, thương mại, sản xuất hay những tài liệu cơ bản về quy trình kiến thiết xây dựng tăng trưởng của công ty đã được dữ gìn và bảo vệ dài hạn. Qua việc nhìn nhận giá trị tài liệu nhân viên cấp dưới lưu trữ đã loại ra những tài liệu hết giá trị trên mọi phương diện để tiêu huỷ và giữ gìn được những tài liệu có giá trị do đó đã nâng cao được chất lượng của công tác lưu trữ tại công ty. 2.5.3. 3. Sắp xếp hồ sơ lưu trữ – Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên cấp dưới lưu trữ kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản. – Nhân viên lưu trữ xác lập hồ sơ này thuộc : + Lưu trữ trong thời điểm tạm thời + Lưu trữ dài hạn. – Với những hồ sơ trong thời điểm tạm thời là những hồ sơ chưa kết thúc nhưng vẫn được lưu trữ. Hồ sơ được xếp trong cặp đựng hồ sơ được làm bằng nhựa cứng màu xanh bên ngoài phần đường gân có ghi tên hồ sơ. Hàng năm vào ngày 31 tháng 12 nhân viên cấp dưới văn thư kết thúc hồ sơ này. Nhân viên văn thư đã trực tiếp triển khai phân loại, sắp xếp lại văn bản theo những tiêu chuẩn nhất định sau đó sắp xếp vào cặp hồ sơ lưu trữ để lưu trữ dài hạn. – Với những hồ sơ lưu trữ dài hạn : Là loại hồ sơ đã được phân loại rõ nội dung và được dữ gìn và bảo vệ cẩn trọng nhờ vào vào giá trị tài liệu. Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến cứ 3 năm nhân viên cấp dưới văn thư lại kiểm tra và lập hồ sơ lưu trữ một lần. 2.5.3. 3. Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ là hàng loạt những việc làm được thực thi nhằm mục đích bảo vệ bảo đảm an toàn và lê dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Công ty đã có lao lý về việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ và đã gửi đến những phòng ban để nghiêm chỉnh triển khai. Tài liệu lưu trữ của những phòng ban trong công ty được để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc, tài liệu luôn được bảo vệ bảo đảm an toàn. Tài liệu được xếp vào cặp hồ sơ, bên ngoài cặp có dán nhãn ghi vừa đủ thông tin do đó rất dễ thống kê và tra tìm. Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên cặp. Giá để hồ sơ được đặt cách tường 20 cm, cách trần nhà 80 cm, cách sàn nhà 30 cm. Nhân viên lưu trữ của công ty đã phổ cập cho những phòng ban một số ít giải pháp dữ gìn và bảo vệ thường thì : + Chống mốc bằng cách quét chải bụi liên tục, sử dụng hoá chất diệt nấm mốc. + Chống mọt giấy : sử dụng những chiêu thức chống ẩm. + Chống gián : sử dụng long não. + Chống mối : sử dụng hoá chất diệt mối. 2.5.3. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu suất cao cao, nhân viên cấp dưới lưu trữ của công ty đã triển khai thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống những công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn nhân viên cấp dưới trong công ty về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu. Công ty cũng đã đưa ra những pháp luật so với những đối tượng người dùng trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, và đã đặt ra những nội quy ngặt nghèo với từng loại tài liệu khác nhau. Công ty đã đưa ra những pháp luật so với nhân viên cấp dưới làm công tác lưu trữ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nắm rõ lao lý về sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty bảo vệ tài liệu lưu trữ được sử dụng một cách khoa học đúng mục tiêu. 2.5.3. 2. Sao lục tài liệu Theo pháp luật chung của công ty thì người ngoài công ty không được mượn hay sao chụp tài liệu của công ty. Nếu nhân viên cấp dưới của những phòng ban muốn sao chụp tài liệu thì phải được sự đồng ý chấp thuận của Giám đốc hoặc phó Giám đốc. 2.5.3. 3. Tiêu huỷ sách vở tài liệu Để giải phóng chỗ để, giảm bớt số lượng sách vở tài liệu phải lưu trữ dữ gìn và bảo vệ thì mọi cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp nói chung và công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến nói riêng đều triển khai tiêu hủy những tài liệu đã hết giá trị không còn hiệu lực hiện hành về mặt pháp lí. Do việc lưu trữ không tập trung chuyên sâu nên khi thực thi tiêu huỷ không hề tiêu huỷ cùng một lúc tổng thể những tài liệu hết giá trị. Mà việc tiêu huỷ được triển khai nhiều lần tại những phòng ban, do cán bộ nhân viên cấp dưới những phòng ban tự tiêu huỷ và có sự xác nhận của Giám đốc, sau khi đã nhìn nhận giá trị tài liệu. Sau khi xác lập giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng nhìn nhận giá trị tài liệu lập đã biên bản những tài liệu hết giá trị, sau đó đã phát hành một quyết định hành động bằng văn bản những hồ sơ tài liệu không thiết yếu, hết giá trị, bị trùng lặp hay hết thời hạn dữ gìn và bảo vệ. Việc tiêu huỷ tài liệu tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến đều có sự tận mắt chứng kiến của ban Giám đốc công ty, trưởng phòng và những nhân viên cấp dưới trong phòng đó, công ty lao lý không phòng ban hay nhân viên cấp dưới nào được tự huỷ những sách vở, tài liệu khi chưa có sự chấp thuận đồng ý của Giám đốc. Công ty liên tục sử dụng hình thức huỷ tài liệu bằng cách đốt tài liệu. Sau khi tiêu huỷ đều có biên bản tiêu huỷ tài liệu có chữ kí của nhân viên cấp dưới lưu trữ và chỉ huy tận mắt chứng kiến việc tiêu huỷ tài liệu. Sau đây là bảng hạng mục 1 số ít hồ sơ của công ty : DANH MỤC HỒ SƠ STT Tên hồ sơ / biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu Trách nhiệm quản lí Phê duyệt khi huỷ tài liệu 1 Chứng từ gốc kế toán 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 2 Phiếu xuất bê tông Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 3 Báo cáo thống kê Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 4 Quyết toán khu công trình Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 5 Tờ khai thuế GTGT 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 6 Hợp đồng mua hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 2 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 7 Hợp đồng bán hàng 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 10 năm Phòng kế toán Giám đốc 8 Báo cáo hàng tồn dư 2007 Tủ tài liệu số2 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 9 Báo cáo xuất bê tông trạm Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 10 Chi tiết phải thu 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 11 Chi tiết phải trả năm 2007 Tủ tài liệu số1 tầng 1 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 12 Báo cáo TH doanh nghiệp Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng kế toán Giám đốc 13 Hồ sơ vay vốn Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 14 HĐ tín dụng thanh toán NH công thương Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 15 HĐ tín dụng thanh toán NH Hàng Hải Tủ tài liệu số3 tầng 2 20 năm Phòng kế toán Giám đốc 16 Hồ sơ nhân sự Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng nhân sự Giám đốc 17 Hồ sơ xin việc CBCNV Tủ tài liệu số1 tầng 1 10 năm Phòng nhân sự Giám đốc 18 Sổ BHXH và BHYT Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng nhân sự Giám đốc 19 Báo giá cọc bê tông Tủ tài liệu số1 tầng 2 20 năm Phòng KTKT Giám đốc 20 Hồ sơ thiết kế khu công trình Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 21 Hồ sơ khu công trình Cửu Long Tủ tài liệu số1 tầng 3 10 năm Phòng KTKT Giám đốc 22 Hồ sơ khu công trình Vạn Lợi Tủ tài liệu số1 tầng 3 5 năm Phòng KTKT Giám đốc 23 Sổ theo dõi văn bản đến Tủ tài liệu số1 tầng 2 5 năm Phòng hành chính Giám đốc 24 Sổ theo dõi văn bản đi Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 25 Phản hồi của người mua Tủ tài liệu số1 tầng 2 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 26 Hồ sơ theo dõi nhà phân phối Tủ tài liệu số 2 tầng 2 5 năm Phòng hành chính Giám đốc 27 Biên bản họp và nhìn nhận nội bộ Tủ tài liệu số 3 tầng 1 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 28 Hồ sơ ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 29 Hồ sơ triển khai ISO Tủ tài liệu số 4 tầng 4 10 năm Phòng hành chính Giám đốc 2.6. Nhận xét chung về công tác văn thư-lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến Qua thời hạn thực tập, tìm hiểu và khám phá thực tiễn tổ chức triển khai hoạt dộng của công ty nói chung cũng như công tác văn thư – lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ của công ty đã được thực thi một cách uyển chuyển, tuân thủ theo những lao lý của Nhà nước. * Ưu điểm Công tác kiến thiết xây dựng văn bản được triển khai ngay tại những phòng ban vì thế đã giảm nhẹ được khối lượng việc làm cho bộ phận văn thư. Các văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên cấp dưới văn thư xử lí nhanh gọn, kịp thời theo đúng lao lý. Việc phân loại văn bản rõ ràng, đã giúp ban chỉ huy công ty khi cần tra cứu được nhanh gọn, thuận tiện. Đối với văn bản đi : những thủ tục được thực thi rất đầy đủ trước khi đóng dấu, phát hành văn bản. Các trang thiết bị cho bộ phận văn thư tương đối không thiếu : máy vi tính, máy in, máy photo … Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc cũng được hiện đại hoá hơn với máy điện thoại cảm ứng, máy fax … việc làm của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ được thuận tiện hơn. Công tác lưu trữ tại công ty nhìn chung được triển khai một cách khoa học, cung ứng mọi nhu yếu về thông tin tra cứu của ban Giám đốc và những phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, đang từng bước thực thi quy định nộp lưu, dữ gìn và bảo vệ tài liệu theo đúng lao lý của Nhà nước. Công tác lưu trữ đã được ban Giám đốc công ty chăm sóc đúng mực, biểu lộ ở chỗ công ty đã cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học những lớp tu dưỡng để nâng cao trình độ trình độ nhiệm vụ. * Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư – lưu trữ tại công ty còn sống sót không ít những hạn chế cần được sự chăm sóc giúp sức của ban Giám đốc để từng bước hoàn thành xong công tác này. + Nhân viên văn thư – lưu trữ không được đào tạo và giảng dạy một cách chính quy, chuyên nghiệp do đó trình độ trình độ nhiệm vụ còn hạn chế, nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ của công ty có trình độ tầm trung nhưng không phải về nghành nghề dịch vụ văn thư – lưu trữ, không được huấn luyện và đào tạo một cách chính quy, tuy đã được tu dưỡng thêm nhưng đôi lúc vẫn thao tác theo cảm tính, vẫn chưa vận dụng được những thành quả của khoa học kĩ thuật vào trong việc làm : chỉ sử dụng máy vi tính trong soạn thảo văn bản, chưa khai thác hết được tính năng của máy vi tính, nhân viên cấp dưới văn thư rất ít khi sử dụng máy fax. + Nhân viên văn thư – lưu trữ thao tác theo kiểu thói quen, đôi lúc còn bỏ lỡ 1 số ít lao lý gây khó khăn vất vả cho việc tra tìm tài liệu. + Nhân viên văn thư – lưu trữ phải thao tác chung trong phòng Hành chính-Quản trị nên thiên nhiên và môi trường thao tác không được yên tĩnh, không có khoảng chừng khoảng trống riêng, việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ rất khó khăn vất vả và không bảo vệ bảo đảm an toàn, bí hiểm cho tài liệu. + Nhân viên văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm nhiệm thêm một số ít việc làm như : lưu trữ văn bản tài liệu, trực điện thoại cảm ứng, shopping văn phòng phẩm cho những phòng ban khác … nên nhiều khi việc chuyển giao, xử lí văn bản, tài liệu còn chậm trễ thiếu sót. + Ban Giám đốc công ty chưa có pháp luật đơn cử về việc tổ chức triển khai triển khai công tác lưu trữ cho toàn công ty do đó chưa có được sự lưu trữ dữ gìn và bảo vệ văn bản, tài liệu thống nhất giữa những phòng ban trong công ty. + Công tác văn thư – lưu trữ vẫn còn mang đặc thù thủ công bằng tay, vẫn còn sử dụng nhiều mẫu sổ viết tay hoặc những thẻ bằng giấy in. + Công ty chưa sắp xếp cho bộ phận văn thư – lưu trữ một phòng riêng để thuận tiện cho việc dữ gìn và bảo vệ, bảo vệ tài liệu lưu trữ. + Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu còn chưa được khoa học vẫn còn mang đặc thù bằng tay thủ công, ít sử dụng được những loại hoá chất vì sẽ tác động ảnh hưởng đến cả phòng nên những tài liệu thường hay mau hỏng, mờ nhoèn và bị mối mọt + Công ty chưa kiến thiết xây dựng kho lưu trữ cho toàn công ty mà hầu hết là tài liệu của bộ phận nào thì bộ phận đó tự lưu trữ. * Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ Trong thời hạn qua công tác văn thư – lưu trữ trong công ty đã có những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn sống sót một số ít điểm yếu kém do những yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại. Trong những năm gần đây công ty đã chăm sóc hơn đến công tác văn thư – lưu trữ, công ty đã có sự góp vốn đầu tư cho nghành nghề dịch vụ này trên những góc nhìn con người cũng như cơ sở vật chất kĩ thuật. Tuy nhiên sự góp vốn đầu tư này còn chưa tương ứng với vai trò của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động giải trí của công ty. Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có mạng lưới hệ thống thống nhất, cách quản lí việc làm chưa ngặt nghèo. Máy tính của những phòng được trang bị rất đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, nhiều lúc chưa khai thác hết những năng lực mà tin học đem lại cho công tác văn thư – lưu trữ. Bên cạnh đó còn có những vướng mắc nguyên do nằm ở yếu tố con người. Nhân viên văn thư – lưu trữ của công ty không phải là cán bộ trình độ mà chỉ được đào tạo và giảng dạy thời gian ngắn. Do đó năng lượng thực thi và quản lý còn kém chưa cung ứng được nhu yếu của công tác văn thư – lưu trữ. Quá trình xử lí văn bản, sách vở nhiều lúc còn mang đặc thù thủ công bằng tay vẫn còn sử dụng những mẫu sổ viết tay. Nhân viên văn thư khi vào sổ văn bản còn có hiện tượng kỳ lạ ghi chép tuỳ tiện, viết tắt không theo pháp luật. Công ty chưa sắp xếp cho bộ phận văn thư – lưu trữ một vị trí thao tác riêng, nơi thao tác của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ chưa được sắp xếp khoa học, những loại sách vở, tài liệu, văn phòng phẩm được đặt không đúng vị trí do đó khi cần sử dụng thì lại mất thời hạn tìm kiếm. Công ty chưa có phòng lưu trữ riêng nên việc dữ gìn và bảo vệ và lưu trữ tài liệu gặp rất nhiều khó khăn vất vả. Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu chưa khoa học, mang đặc thù thủ công bằng tay, ít sử dụng được những loại hoá chất vì khi sử dụng sẽ tác động ảnh hưởng đến hoạt động giải trí của cả phòng. Hiện nay trong việc dữ gìn và bảo vệ và lưu trữ thì tài liệu của bộ phận, phòng ban nào thì phòng ban, bộ phận đó tự quản lí vì thế rất khó hoàn toàn có thể quản lí, lưu trữ, tổ chức triển khai khai thác sử dụng được tài liệu lưu trữ một cách thống nhất và bảo đảm an toàn, bí hiểm. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn PHÚC TIẾN 1.1. Nâng cao trình độ của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ của công ty còn sống sót nhiều hạn chế do chưa được tập trung chuyên sâu chú trọng, chưa được tổ chức triển khai tương ứng với nhu yếu trong thực tiễn. Để khắc phục những hạn chế này, công ty nên triển khai kiểm tra về nhiệm vụ trình độ của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ từ đó tổ chức triển khai giảng dạy tu dưỡng, nâng cao trình độ để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể cung ứng được với nhu yếu của việc làm. Việc cử nhân viên văn thư – lưu trữ đi học phải có trọng tâm trọng điểm, cần phải xác lập đúng những nội dung ưu tiên trong tu dưỡng giảng dạy. Đối với nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến để triển khai xong tốt việc làm thì cần được tu dưỡng thêm về kĩ năng soạn thảo văn bản, nâng cao năng lực khai thác và sử dụng những phương tiện kĩ thuật văn minh. 1.1.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản là một trong những việc làm mà nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ phải đảm nhiệm. Khác với những doanh nghiệp khác nhân viên cấp dưới văn thư sẽ soạn thảo tổng thể những văn bản của công ty. Ở công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến thì văn bản thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên cấp dưới văn thư chỉ soạn thảo văn bản cho ban Giám đốc và phòng Hành chính – Quản trị. Tuy không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà nhân viên cấp dưới văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản quan trọng để gửi cho những cơ quan quản lí Nhà nước, yên cầu kĩ thuật cao, nhân viên cấp dưới văn thư phải quan tâm đến thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải bảo vệ ngắn gọn, logic, rõ ràng, đúng chuẩn, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những thiện cảm tiên phong so với cá thể, cơ quan nhận văn bản. Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh hưởng tác động đến quyền lợi của công ty nói chung và uy tín của chỉ huy nói riêng. Chính thế cho nên để những văn bản soạn thảo có chất lượng thì khi thực thi soạn thảo văn bản nhân viên cấp dưới văn thư phải bảo vệ những nhu yếu sau đây : + Đúng thể thức do Nhà nước pháp luật, bố cục tổng quan ngặt nghèo hài hoà, không thiếu những yếu tố thiết yếu. + Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn từ chuẩn tiếng Việt, sử dụng đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương. + Nhân viên soạn thảo văn bản phải chớp lấy được những thông tin mới nhất, những chủ trương chủ trương của Đảng và Nhà nước. + Phải tạo ra một văn bản khoa học, đúng chuẩn, khá đầy đủ về nội dung, đẹp về hình thức và phải bảo vệ về mặt thời hạn của văn bản. Để bảo vệ thực thi tốt những nhu yếu trên thì nhân viên cấp dưới văn thư phải có kĩ năng soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để bảo vệ được những nhu yếu trên thì nhân viên cấp dưới văn thư của công ty phải : + Tự mình học tập, khám phá, điều tra và nghiên cứu trong những tài liệu, sách … + Công ty nên tạo điều kiện kèm theo về vật chất cũng như về mặt thời hạn để nhân viên cấp dưới văn thư được tham gia lớp tu dưỡng thời gian ngắn để nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. + Nhân viên văn thư hoàn toàn có thể vừa đi làm vừa đi học những lớp tin học buổi tối để nâng cao năng lực sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản. 1.1.2. Nâng cao năng lực khai thác và sử dụng máy vi tính Hiện nay cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất. Và thực tiễn thì những cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp đã trang bị cho những phòng ban, đơn vị chức năng những bộ máy vi tính rất tân tiến. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một yếu tố khác. Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến cũng vậy phòng nào cũng được trang bị tối thiểu là một bộ máy vi tính, do đặc thù việc làm nên phòng kế toán được trang bị 6 máy cho 6 nhân viên cấp dưới và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là những máy vi tính được khai thác sử dụng có hiệu suất cao cho việc làm nhất. Còn hầu hết những phòng ban còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời hạn thực tập tại phòng Hành chính – Quản trị của công ty, em nhận thấy việc khai thác những tính năng và sử dụng máy vi tính của nhân viên cấp dưới văn thư vẫn còn rất nhiều yếu tố chưa ổn. Nhân viên văn thư chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến, văn bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất bằng tay thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ máy vi tính tân tiến, nhân viên cấp dưới chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn thuần mang đặc thù Giao hàng cho việc làm trình độ của mình chứ chưa được học cách dữ gìn và bảo vệ, vệ sinh, xử lí những sự cố đơn thuần trong quy trình sử dụng. Từ những yếu tố trên, việc giảng dạy và tu dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết về máy vi tính cho nhân viên cấp dưới văn thư là yếu tố rất bức thiết cần phải triển khai ngay. Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên cấp dưới văn thư phải tự nỗ lực học tập và khám phá những kỹ năng và kiến thức về tin học trải qua những TT tin học. Phải tự nghiên cứu và điều tra cách dữ gìn và bảo vệ máy trải qua những loại sách, tạp chí công nghệ thông tin để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng tác động đến việc làm. Công ty cũng nên tạo điều kiện kèm theo về thời hạn, khuyến khích động viên ý thức và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên cấp dưới văn thư yên tâm tu dưỡng, nâng cao trình độ kích thích được sự mê hồn và nhiệt huyết thao tác không riêng gì của nhân viên cấp dưới văn thư mà còn của cả những cán bộ nhân viên cấp dưới khác trong công ty. Mặt khác công ty cũng nên nối mạng Internet để việc liên hệ giữa công ty với bên ngoài và ngược lại được nhanh gọn, thuận tiện. Hơn nữa nhân viên cấp dưới văn thư hoàn toàn có thể thuận tiện khám phá về những thông tin trong nghành nghề dịch vụ văn thư – lưu trữ nhằm mục đích hỗ trợ cho việc làm của mình và hiểu biết hơn về sự tăng trưởng của mạng lưới truyền tin trên toàn quốc tế. 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ tin tức là một yếu tố có đặc thù sống còn so với những doanh nghiệp trong thời đại kinh tế thị trường mở như ngày này. Cập nhật và chớp lấy nhanh hay chậm cũng sẽ tác động ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất cao sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra rất sôi động tác động ảnh hưởng thâm thúy và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động giải trí kinh tế tài chính, xã hội của quốc gia. Phương hướng tin học hoá công tác văn thư – lưu trữ xuất phát từ nhu yếu thực tiễn cũng như năng lực tăng trưởng trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin được cho phép nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên cấp dưới văn thư lên nhiều lần đồng thời giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ bảo vệ phân phối thông tin một cách đúng chuẩn, nhanh gọn cho cán bộ chỉ huy giúp chỉ huy đưa ra những quyết định hành động kịp thời, đúng mực và đúng đắn. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng thoáng rộng trong công tác văn thư – lưu trữ từ việc soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, lập hồ sơ văn bản sách vở đến việc lưu trữ và tra cứu sử dụng tài liệu. Qua thời hạn thực tập tại phòng Hành chính – Quản trị em nhận thấy tuy công ty đã trang bị cho bộ phận văn thư – lưu trữ một bộ máy vi tính. Tuy nhiên nhân viên cấp dưới văn thư mới khai thác được một số ít ứng dụng như : soạn văn bản, in văn bản. Còn những nhiệm vụ khác được thực thi rất bằng tay thủ công, mất nhiều thời hạn, lại hay bị nhầm lẫn. Khi vận dụng công nghệ thông tin vào trong việc xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu thì sẽ góp thêm phần tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, cũng như sức lực lao động cho nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ. Khi sử dụng máy vi tính thì nhân viên cấp dưới văn thư hoàn toàn có thể triển khai được những việc làm sau : * Quản lí vă bản đến : Nhân viên văn thư hoàn toàn có thể sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ và vào sổ trực tiếp trên máy vi tính. Khi có văn bản đến thì chỉ cần mở sổ đăng kí văn bản đến đã lưu trong máy và nhập vào đó toàn bộ những thông tin thiết yếu như : số kí hiệu văn bản, ngày, tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu …, nếu có sai sót thì hoàn toàn có thể sửa được thuận tiện mà không cần phải dập xoá. Nhân viên văn thư hoàn toàn có thể thuận tiện thống kê được số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng tuần, hoặc cả năm mà không cần phải mất nhiều thời hạn để đếm như vào sổ bằng tay. * Quản lí văn bản đi : Cũng tựa như như quản lí văn bản đến, nhân viên cấp dưới văn thư kẻ sẵn những mẫu sổ trên máy tính, khi có văn bản đi thì chỉ việc nhập vào đó những thông tin thiết yếu theo pháp luật của công ty. * Thống kê được văn bản đến, văn bản đi : Ứng dụng này có năng lực thống kê văn bản được thuận tiện trong một ngày, một tuần, một tháng, hay một năm, một cách đúng mực tuyệt đối. * Lưu trữ hồ sơ tài liệu trên máy vi tính : Việc lưu trữ tài liệu trên máy vi tính được coi là giải pháp khoa học nhất giúp ích rất nhiều cho nhân viên cấp dưới văn thư. Khi cần tra cứu thì rất nhanh gọn, chỉ cần nhớ được một vài thông tin về văn bản đó như : số, kí hiệu, nơi gửi … là hoàn toàn có thể xác lập được văn bản đó đang nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Phương pháp này giúp nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ tiết kiệm chi phí được rất nhiều thời hạn, sức lực lao động so với chiêu thức tìm kiếm trên sổ sách. * Nối mạng cục bộ : Đây là phương cách thao tác mang tính khoa học, đem lại chất lượng cao. Nối mạng cục bộ sẽ giúp cho nhân viên cấp dưới trong toàn công ty nói chung và nhân viên cấp dưới văn thư nói riêng chớp lấy được tình hình sản xuất kinh doanh thương mại của công ty trên máy vi tính mà không cần phải qua những đơn vị chức năng báo cáo giải trình. * Thu thập thông tin : Có rất nhiều cách để tích lũy thông tin như qua đài, báo, truyền hình, … nhưng cách tích lũy thông tin vừa đủ nhất, đúng chuẩn nhất, nhanh gọn và tiện nghi nhất là trải qua mạng Internet, những thông tin trên mạng mang tính thời sự cao, có cách nhìn đa chiều về một yếu tố. Trên mạng Internet có rất nhiều những thông tin hữu dụng và thiết yếu cho việc làm của nhân viên cấp dưới văn thư, sẽ giúp cho nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ nắm được những thông tin mới nhất và giúp họ biết được mình đang đứng ở đâu trong quốc tế của thông tin thời nay. 1.3. Xây dựng kho lưu trữ tập trung chuyên sâu Đối với yếu tố lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan, nhà máy sản xuất, những tổ chức triển khai kinh tế tài chính … thì cục lưu trữ vương quốc đã có pháp luật là tất mọi sách vở tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp về nguyên tắc là phải lưu trữ tập trung chuyên sâu và quản lí thống nhất trong cơ quan. Tuy nhiên rất ít những doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh tế tài chính làm được điều này hầu hết những doanh nghiệp đều lưu trữ hồ sơ tài liệu ngay tại những phòng ban. Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến hồ sơ tài liệu cũng không được lưu trữ một cách tập trung chuyên sâu mà hồ sơ tài liệu thuộc phòng ban nào thì bộ phận đó tự quản lí và lưu trữ. Hiện nay công ty chưa có kho lưu trữ tập trung chuyên sâu đây là điều rất khó khăn vất vả cho cả nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ và những phòng ban khác. + Do những hồ sơ tài liệu không được lưu trữ tập trung chuyên sâu mà nằm phân tán ở những phòng ban do đó việc quản lí, dữ gìn và bảo vệ không được thống nhất, vì vậy mà những hồ sơ tài liệu không tránh khỏi bị mất mát, rách nát, mối mọt. + Nơi thao tác của những phòng ban đã trật trội, lại phải lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ tài liệu vì thế rất phiền phức và ảnh hưởng tác động đến việc làm. Việc bảo lưu trữ tài liệu ngay tại những phòng ban đã làm cho không khí trong phòng rất ngột ngạt dễ gây ức chế cho nhân viên cấp dưới trong phòng. + Khó khăn trong việc truy lùng tài liệu : Khi nhân viên cấp dưới trong công ty có nhu yếu tra cứu tài liệu để Giao hàng cho việc làm, mà tài liệu đó lại do nhiều bộ phận khác nhau lưu trữ thì nhân viên cấp dưới văn thư sẽ mất rất nhiều thời hạn để tìm tài liệu đó. Như vậy hiệu suất cao việc làm sẽ không cao và không phân phối được nhu yếu của công tác văn thư – lưu trữ là đúng chuẩn, kịp thời, nhanh gọn, bí hiểm và hiệu suất cao. Để khắc phục những sống sót trên thì công ty nên có kế hoạch thiết kế xây dựng thêm một phòng để làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho toàn công ty. * Cách tổ chức triển khai phòng lưu trữ tập trung chuyên sâu như sau : Dựa vào cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của công ty mà nhân viên cấp dưới văn thư hoàn toàn có thể chia thành những tủ lưu trữ cho tương thích. Những hồ sơ, tài liệu chung của công ty nên được lưu trữ tập trung chuyên sâu, còn những hồ sơ, tài liệu của phòng ban nào thì để vào tủ của bộ phận đó. Nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn những phòng ban sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ. Tài liệu được xếp trong những hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi không thiếu thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Cách lưu trữ này vừa khoa học, vừa hiệu suất cao. Nhân viên văn thư – lưu trữ hoàn toàn có thể lập bảng hạng mục hồ sơ để quản lí theo dõi và xác lập vị trí của hồ sơ trong tủ, hoặc trong ngăn. Để góp thêm phần giải phóng chỗ để thì cuối mỗi năm nhân viên cấp dưới văn thư phải thống kê những sách vở, tài liệu đã hết giá trị hoặc hết thời hạn dữ gìn và bảo vệ để triển khai tiêu huỷ. Đây là việc làm tiếp tục so với những kho lưu trữ yên cầu phải triển khai một cách thận trọng và theo quy trình tiến độ đánh giá và thẩm định, kiểm tra ngặt nghèo. Khi kiến thiết xây dựng nhà lưu trữ cần quan tâm một số ít tiêu chuẩn kĩ thuật sau đây : + Được trang bị vừa đủ những thiết bị dữ gìn và bảo vệ thiết yếu như : máy điều hoà, quạt thông gió để duy trì nhiệt độ và nhiệt độ thích hợp, loại trừ sự Open của nấm mốc, mối mọt. + Lau chùi, quét, chải bụi liên tục + Có dụng cụ đo nhiệt độ + Sử dụng một số ít loại hóa chất để diệt nấm mốc, côn trùng nhỏ + Các dụng cụ phòng cháy chữa cháy, những thiết bị bảo vệ, cửa ra vào được làm bằng vật liệu có độ bền cao khó bắt lửa, hành lang cửa số phải có lưới sắt, sử dụng loại kính phản quang. + Tủ phải được làm bằng những vật tư chống cháy và cách nhiệt. + Các tủ tài liệu phải được kê cách tường 20 cm, cách mặt đất 30 cm, cách trần nhà 80 cm. + Vị trí kiến thiết xây dựng phòng lưu trữ phải cách biệt với nơi thao tác, là nơi cao ráo, thoáng mát, yên tĩnh và thật sạch. 1.4. Tổ chức, sắp xếp lại nơi thao tác Hiện nay bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty thao tác chung với những bộ phận khác trong phòng Hành chính – Quản trị, do đó mà điều kiện kèm theo thao tác không được bảo vệ, diện tích quy hoạnh thao tác dành cho nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ rất nhỏ. Làm việc chung với những bộ phận khác đôi lúc rất bất lợi so với việc làm cần sự tập trung chuyên sâu cao như văn thư – lưu trữ vì nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ hay bị phân tán bởi tiếng ồn của sự trao đổi việc làm trực tiếp. Bàn thao tác bộn bề, thiếu ngăn nắp là một trong những yếu tố gây giảm hứng thú thao tác của nhân viên cấp dưới, thế cho nên việc sắp xếp, sắp xếp bàn thao tác là một trong những yếu tố quyết định hành động tới chất lượng và hiệu suất cao việc làm. Bàn thao tác của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ tại công ty chưa được sắp xếp một cách khoa học và phải chăng : Các văn phòng phẩm để không đúng vị trí, văn bản sách vở còn để lộn xộn không có sự phân loại. Để khắc phục thực trạng này tạo điều kiện kèm theo xử lý việc làm một cách nhanh gọn, ngăn nắp và đúng mực thì nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ cần phải chú ý quan tâm những yếu tố sau : + Chỉ để trên bàn thao tác những sách vở tương quan thiết yếu. + Những hồ sơ tài liệu sau khi đã xử lý xong thì hãy chuyển đi ngay. + Tất cả những tài liệu lưu trữ cần được sắp xếp ngăn nắp trong những tủ tài liệu. + Đối với những sách vở tài liệu chưa xử lý xong thì xếp ngăn nắp ngăn nắp đặt trên bàn và đặt ở phía tay trái vị trí ngồi của nhân viên cấp dưới văn thư. + Những hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu và điều tra thêm hoặc chưa xử lý thì nên để vào ngăn bàn. Để nâng cao hiệu suất, chất lượng việc làm và giảm bớt sự căng thẳng mệt mỏi về thần kinh, hoàn toàn có thể trang trí phòng thao tác bằng cách để một chậu hoa ở cạnh bàn thao tác, treo những bức tranh ở trong phòng thao tác … Nhân viên văn thư hoàn toàn có thể sắp xếp bàn thao tác của mình như sau : Điện thoại để ở đầu bàn bên trái, phía dưới đặt một cuốn danh bạ điện thoại thông minh, phía trước mặt chếch về bên phải là hộp ghim, kéo, tem, kẹp giấy, khoảng trống ở trước mặt dùng để ghi chép. Máy vi tính đặt ở đầu bàn phía bên phải. Một nguyên tắc khi sắp xếp đồ vật là hãy để chúng trong tầm tay để thuận tiện khi sử dụng, hạn chế tối đa những động tác thừa. 1.5. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư – lưu trữ Để bảo vệ công tác văn thư – lưu trữ được triển khai tốt ngoài một số ít giải pháp trên, công ty phải liên tục thực thi việc kiểm tra xem số văn bản được chuyển đến, số văn bản mà công ty đã phát hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ có đúng theo pháp luật hay không, nếu không đúng thì phải kịp thời kiểm soát và điều chỉnh cho tương thích. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và những phòng ban đơn vị chức năng trong công ty nói chung đã rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục. Cũng nhờ đó, nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ đề xuất kiến nghị những giải pháp tốt nhất để công tác văn thư – lưu trữ được triển khai theo đúng lao lý và đem lại hiệu suất cao cao hơn. Qua đó, xác lập được những tài liệu cần phải lưu trữ lâu dài hơn, những tài liệu nào không thiết yếu hoàn toàn có thể huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trọng sẽ được đưa vào chính sách dữ gìn và bảo vệ đặc biệt quan trọng … Các cá thể khi thực thi kiểm tra yên cầu phải thật khách quan, như vậy mới nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ, bộ phận văn thư – lưu trữ mới hoàn toàn có thể tự triển khai xong những mặt còn hạn chế. Các phòng ban trong công ty cần phải coi trọng công tác văn thư – lưu trữ hơn, góp thêm phần trợ giúp bộ phận văn thư – lưu trữ triển khai xong tốt trách nhiệm được giao, bảo vệ thông tin của công ty được giữ bí hiểm, bảo đảm an toàn. Để nhìn nhận hoạt động giải trí văn thư – lưu trữ thì ngoài những nhu yếu của công tác văn thư – lưu trữ như nhanh gọn, đúng mực, bí hiểm thì ban chỉ huy công ty hoàn toàn có thể sử dụng 1 số ít tiêu chuẩn sau đây : + Mức độ triển khai xong việc làm. + Chất lượng và hiệu suất cao của việc làm. + Tinh thần, thái độ thao tác. + Lòng mê hồn và nhiệt tình với việc làm. + Ý thức, nghĩa vụ và trách nhiệm, độ an toàn và đáng tin cậy. Thông qua những tiêu chuẩn này mà hoàn toàn có thể nhìn nhận trình độ và đạo đức của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ. Từ đó, có kế hoạch trợ giúp nhân viên cấp dưới, tu dưỡng nâng cao trình độ trình độ nhiệm vụ và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp. * Cơ sở và điều kiện kèm theo để triển khai những giải pháp a ) Sự chăm sóc chỉ huy của ban Giám đốc Sự động viên, khuyến khích về mặt ý thức của ban chỉ huy công ty là nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh cũng như năng lực tư duy phát minh sáng tạo trong việc làm so với nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ. Đây là một trong những đòn kích bẩy ý thức giúp cho nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ triển khai xong công việc tốt hơn. Giám đốc chăm sóc đến điều kiện kèm theo thao tác, theo dõi tiến trình thao tác của nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ nhằm mục đích phát hiện ra những thiếu sót, những mặt còn yếu kém của cán bộ công nhân viên và những trang thiết bị còn thiếu để bổ trợ tạo điều kiện kèm theo cho cán bộ công nhân viên của công ty thao tác hiệu suất cao hơn. Ngoài ra sự chăm sóc của ban chỉ huy công ty, dữ thế chủ động tạo mối quan hệ thân mật, lắng nghe, tiếp thu mọi quan điểm góp phần của nhân viên cấp dưới có tính năng tạo cho nhân viên cấp dưới một niềm tin lao động tự do, thu hẹp khoảng cách giữa người chỉ huy với người lao động tạo cho họ một sự mạnh dạn, phát minh sáng tạo trong việc làm. b ) Sự nỗ lực nỗ lực không ngừng của chính bản thân nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ Đây là một yếu tố quan trọng nhất quyết định hành động sự thành công xuất sắc của những giải pháp trên bởi con người luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bởi vì sự cố gắng vươn lên, sự không ngừng học hỏi nâng cao trình độ, chắc như đinh nhân viên cấp dưới văn thư – lưu trữ sẽ tiếp đón được những kỹ năng và kiến thức để vận dụng vào trong việc làm của mình. Công tác văn thư – lưu trữ có được thực thi tốt hay không ? Có hiệu suất chất lượng hay không ? Điều đó phụ thuộc vào phần đông vào người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi họ chính là người trực tiếp tham gia xử lý việc làm. c ) Trang bị rất đầy đủ những cơ sở vật chất kĩ thuật thiết bị máy móc tân tiến Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định hành động tới sự thành công xuất sắc của việc làm. Bởi con người dù có cố gắng nỗ lực đến đâu cũng khó hoàn toàn có thể hoàn thành xong xuất sắc việc làm trong điều kiện kèm theo thiếu thốn những phương tiện đi lại thiết bị phụ trợ. Mặt khác, việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc xử lý và tra tìm thông tin trong những văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ được nhanh gọn, đúng chuẩn. KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ những năm trở lại đây đã trở thành một trong những nhu yếu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc tăng trưởng nền kinh tế tài chính theo cơ chế thị trường thì một số ít cơ quan cũng như doanh nghiệp đã chăm sóc tới nhiệm vụ này, đã thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ. Bởi nếu thực thi tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ mang lại hiệu suất cao không riêng gì trước mắt mà cả về lâu dài hơn. Vì công tác văn thư – lưu trữ thực ra là công tác kiến thiết xây dựng và quản lí những văn bản tiềm ẩn nhiều yếu tố có tính pháp lí mà không có văn bản nào sửa chữa thay thế được. Thực tế cho thấy bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa học kĩ thuật hay cơ quan quản lí hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh thương mại sản xuất, trong khi thực thi công dụng trách nhiệm của mình không ít cũng phải cần đến công tác văn thư – lưu trữ một cách hiệu suất cao để xử lý việc làm đơn cử hoặc tra cứu những thông tin thiết yếu và đáng an toàn và đáng tin cậy để Giao hàng cho điều tra và nghiên cứu tình hình sản xuất kinh doanh thương mại, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm tay nghề công tác, vạch ra chủ trương chủ trương, đề ra những quyết định hành động về quản lí … Công tác văn thư – lưu trữ của công ty trong thời hạn vừa mới qua đã có những góp phần tích cực vào hiệu quả hoạt động giải trí của phòng Hành chính – Quản trị cũng như tác dụng hoạt động giải trí sản xuất kinh doanh thương mại của toàn công ty. Tuy nhiên cạnh bên đó vẫn còn sống sót nhiều điểm chưa ổn. Công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt sống sót này để góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí của công tác văn thư – lưu trữ để tương thích với xu thế tăng trưởng đi lên của quốc gia ta. Qua thời hạn khám phá thực tiễn tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến đã giúp em hiểu thêm về thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác quan trọng trong việc quản lý và điều hành chớp lấy xử lí thông văn bản sách vở phối hợp với xử lí thông tin, đồng thời còn là hoạt động giải trí tương hỗ đắc lực cho ban Giám đốc trong việc ra những quyết định hành động được đúng đắn, đúng chuẩn, kịp thời và tương thích với điều kiện kèm theo trong thực tiễn ở công ty, ngoài những còn giúp cho những bộ phận khác trong công ty hoạt động giải trí có hiệu suất cao hơn. Qua thời hạn thực tập và tìm hiểu và khám phá tại phòng Hành chính – Quản trị của công ty đã giúp em có điều kiện kèm theo để củng cố, bổ trợ, nắm vững những kỹ năng và kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lí luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà, em xin được mạnh dạn đưa ra 1 số ít yêu cầu nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phúc Tiến. Tuy nỗ lực rất là nhưng bài khoá luận của em vẫn còn rất nhiều sai sót, em mong được những thầy, cô chỉ dạy thêm trên cơ sở đó em hoàn toàn có thể triển khai xong tốt bài khoá luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên VŨ KHẮC TUẤN
Các file đính kèm theo tài liệu này :

• Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến.doc

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2