Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.14 MB, 37 trang )

MỤC LỤC
Trang
A.PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………………………….1
B.PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………………………….2
Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh…………………2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh……………………………………………………………………..2
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh……………………………….2
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường
Xuân Đỉnh……………………………………………………………………………………………3
1.1.2.1. Chức năng……………………………………………………………………………….3
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh…………………..3
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh……………………………3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
phường Xuân Đỉnh………………………………………………………………………………..6
1.2.1. Chức năng………………………………………………………………………………….6
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn…………………………………………………………………..6
1.2.3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………………………7
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân
Đỉnh………………………………………………………………………………………………………
8
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ……………………………………..8
2.2. Hoạt động nghiệp vụ……………………………………………………………………..8
2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư…………………………………………………………..8
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản……………………………………..8
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi………………………………………………………………….10
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến……………………………………………12

2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…………………..12
2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu…………………………………………………….14

2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ………………………………………………………….14
2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh
………………………………………………………………………………………………………..14
2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ…………………………………………………….15
2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu……………………………………………………………16
2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu………………………………………………………..16
2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ………………….16
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị……………………….18
3.1. Nhận xét, đánh giá……………………………………………………………………….18
3.1.1. Ưu điểm…………………………………………………………………………………..18
3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ………………..18
3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ……………………………………..18
3.1.2. Hạn chế……………………………………………………………………………………19
3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác văn
thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc……………………………………………………19
3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn
nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp……………………………………………….19
3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn
nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng………………………………………………………20
3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữ
còn nhiều khó khăn và bất cập………………………………………………………………20
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND
phường Xuân Đỉnh………………………………………………………………………………21
3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành…………………………………………………..21
3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh…………………………………………….22

3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức……….22
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường 22

3.2.2.3. Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị phục
vụ công tác văn thư lưu trữ……………………………………………………………………23
3.2.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm
trong công tác văn thư lưu trữ……………………………………………………………….24
3.3. Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường……24
C. KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………27
D. PHỤ LỤC……………………………………………………………………………………28

A.PHẦN MỞ ĐẦU.
Kiến tập là quá trình quan sát cách làm, đúc kết kinh nghiệm thực tế cho bản
thân (chủ yếu về nghiệp vụ) trong khoảng thời gian ngắn. Là một sinh viên đại học
năm 3 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng như bao bạn khác, em có cơ hội đi
kiến tập. Đợt kiến tập lần này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn
thư, Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơ hội cho sinh viên chủ
động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn
thư, Lưu trữ của cơ quan, đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong
việc học tập các học phần kế tiếp. Qua thời gian kiến tập tại UBND phường Xuân
Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt
tình của Phó Chủ tịch UBND Nguyễn Ngọc Thạch, chị Nguyễn Thị Nhậm, đặc biệt
là chị Trần Thị Hường trong văn phòng, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em
trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn
thành kiến tập. Bên cạnh đó, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo
khoa Văn thư- Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy cho em những
kiến thức cần thiết phục vụ đợt kiến tập này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiếp xúc với môi trường công việc thực tế, kiến thức
còn hạn chế, kinh nghiệm còn ít nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm
hiểu về UBND phường Xuân Đỉnh. Vì vậy, em rất mong được sự bỏ qua của
UBND phường và sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

1

B. PHẦN NỘI DUNG.
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh.
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh.
Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQCP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chính
Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam Từ
Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội”. Trong đó xã Xuân Đỉnh đã được
điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 2 phường là phường Xuân Đỉnh và
phường Xuân Tảo.
Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía
Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phía
Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường Phú
Thượng (Quận Tây Hồ)
Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) là
9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu.
Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật giáo.
Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư ( 3 tăng, 4 ni). Trong những
năm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chính quyền và
nhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sách pháp luật
của nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn.
Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục công
trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ…
trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 di tích cấp
thành phố)
Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ chức

hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình
Xuân Tảo. Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn trong 3
ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy
mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày.
Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường.
Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ương Đảng
chọn làm An toàn khu ( ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo
2

cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, Phan
Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên.
Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( nay đã được kiện toàn thành 2 phường là phường
Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh
hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”.
Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thông
gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non
công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục. 100% trẻ em
trong độ tuổi được đi học.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường
Xuân Đỉnh.
1.1.2.1. Chức năng.
UBND phường Xuân Đỉnh là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp cơ sở, có chức
năng quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn theo phân cấp và ủy quyền của cơ
quan Nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là
cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp
và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh.
Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015,

UBND phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
– Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định những vấn đề thuộc
nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà
nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách
phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường; chủ
trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật
và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường.
– Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
– Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.
UBND phường Xuân Đỉnh được xác định là UBND phường loại I .Theo Luật tổ
chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch (Phó Chủ tịch
3

phụ trách khối nội chính và Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên (Ủy
viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an).
– Chủ tịch UBND phường:
+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban
nhân dân phường;
+ Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành
Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân phường; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an
ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành
vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh
dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện
các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc
và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy
định của pháp luật;
+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ;
áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng,
chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch phát
triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi
trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn phường.
+ Quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
– Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận: địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự xây dựng
4

+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ, bản sao và các giấy tờ thông
thường khác của công dân.
+ Điều hành công tác của UBND phường, thay Chủ tịch khi Chủ tịch đi vắng
hoặc được Chủ tịch ủy quyền.
– Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận văn hóa- xã hội, trực tiếp
phụ trách phòng “tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính”.
+ Làm thủ trưởng cơ quan, đôn đốc quản lý tài sản chung của UBND phường.
+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ và các giấy tờ thông thường khác

của công dân.
– Ủy viên phụ trách công an:
+ Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng,
UBND phường, cơ quan công an cấp trên.
+ Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhân
dân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội…
+ Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và an toàn
giao thông, quản lý vũ khí, chất nổ…
– Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu về chủ trương, biện pháp lãnh đạo,
chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây
dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên…
Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tài
chính-Kế toán; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê;
Tài chính- Thương nghiệp.
– Ban Văn hóa- xã hội: thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
– Ban Tài chính- Kế toán: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực
hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính
khác của phường.
– Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp,
hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban đầu;
thanh tra, quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn.
5

– Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định
của pháp luật, tổ chức lấy ý kiến của nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh theo kế
hoạch của UBND phường.
– Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu trong việc chỉ đạo

thực hiện dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy
tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số
lượng, chất lượng cán bộ, công chức phường.
– Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử
dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ…
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Đỉnh (phụ lục 01)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
phường Xuân Đỉnh.
1.2.1. Chức năng.
– Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND phường.
– Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy
thực hiên chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban theo quy định của pháp luật.
– Tham mưu cho lãnh đạo phường về công tác văn thư-lưu trữ của UBND:
+ Ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu trữ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư-lưu trữ.
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ.
+ Thực hiện thi đua khen thưởng về văn thư-lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
– Tiếp nhận các thủ tục hành chính về mọi vấn đề như: khiếu nại, quyết định,
công văn đến… sau đó phân loại rồi gửi đến cơ quan chuyên môn và người có thẩm
quyền giải quyết.
– Là nơi giải quyết những vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơ
yếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp các loại giấy có liên quan đến thẩm quyền
của mình.
– Giúp chủ tịch UBND phường giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền và
giải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết.
6

– Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau:

+Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến.
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan.
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tài
liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân.
+ Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng có 02 bộ phận: Bộ phận văn phòng và bộ phận tiếp nhận thủ tục hành
chính.
Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ:
Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ ở phường là cán bộ Văn phòng- thống kê.
Hiện nay, UBND phường Xuân Đỉnh chỉ bố trí một cán bộ làm công tác văn phòng
kiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ. Việc thiếu một chức danh riêng để đảm nhận
công tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên nhân dẫn đến sự nhìn nhận, đánh giá chưa
đúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã,
phường..Về trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ ở phường, công chức
văn phòng-thống kê đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư-lưu trữ. Công chức phụ
trách công tác văn thư-lưu trữ của phường là nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốt
nghiệp trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn được đào tạo bài bản về văn
thư, lưu trữ. Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng,
quan tâm hơn cả về nhân lực.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân
Đỉnh.
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ .
– Công tác triển khai văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và văn bản quản
lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ: UBND đã tổ chức triển khai các văn bản
quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý của ngành về công tác văn

7

thư, lưu trữ song mới chỉ dừng lại ở việc sao gửi văn bản tới bộ phận có liên quan.
Thực tế, việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản
lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND chưa tốt .Điều này thể hiện
thông qua thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường hiện nay bao gồm
hàng loạt các nội dung như: hệ thống văn bản kiểm soát nội bộ, đầu tư cơ sở vật
chất, đầu tư nhân sự, việc thực hiện qui trình nghiệp vụ…
– Công tác ban hành văn bản nội bộ đối với quy chế hoạt động của công tác văn
thư, lưu trữ: UBND phường chưa ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Hàng
năm, lãnh đạo UBND chỉ cử công chức Văn phòng – Thống kê đi tập huấn nghiệp
vụ theo quy định của UBND quận.Đồng thời, UBND phường cũng chưa ban hành
được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Việc không ban hành quy
chế công tác văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ gây
ảnh hưởng đến việc thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và
lưu trữ, thiếu cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử
lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư.
Do cơ cấu gọn, tổ chức theo hình thức tập trung nên việc quản lý và giải quyết
văn bản của cơ quan được thực hiện nhanh gọn, không bị chồng chéo. Ngoài văn
thư chung của cơ quan, các phòng ban trong cơ quan không tổ chức văn thư riêng.
Công chức văn phòng thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có trách nhiệm quản lý
toàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, UBND và Văn phòng HĐND và
UBND phường. Hàng ngày có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đến, phân loại
văn bản trước khi đăng kí văn bản, sau đó chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan và giúp Chủ tịch theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, bảo quản các văn
bản lưu và sổ sách của cơ quan để phục vụ nghiên cứu sử dụng và quản lý văn bản.
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm
vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thông
tin quan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức.
công tác soạn thảo và ban hành văn đối với UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọng
xuất phát từ vị trí của UBND trong quản lý Nhà nước – với tư cách luật định: cơ
quan hành chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành của
HĐND cùng cấp. Hệ thống văn bản do UBND ban hành khá đa dạng. Đó không chỉ
là các văn bản chỉ đaọ, cụ thể cá biệt mà còn có văn bản qui phạm pháp luật, do đó,
việc ban hành văn bản của UBND phải tuân thủ các qui định của pháp luật và các
văn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền…
8

Trong quá trình hoạt động của mình UBND các phường đã ban hành một khối
lượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thể
loại bao gồm:
– Văn bản quy phạm pháp luật(VBQPPL): do lãnh đạo phường ban hành, chỉ
có Quyết định
– Văn bản hành chính: Quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời…
–

Văn bản chuyên ngành:chứng từ kế toán, biểu mẫu thống kê, biên bản
nghiệm thu công trình xây dựng …

Em xin đưa ra bản thống kê một số loại văn bản được ban hành tại phường năm
2015 thông qua “Sổ đăng kí văn bản đi” như sau:
VBQPPL Công
văn
02

502

Quyết định(cá Thông
biệt)
báo
382

129

Tờ
trình
62

Báo
cáo
87

Tổng
1164

Qua đây, ta thấy chiếm văn bản chiếm số lượng lớn nhất là công văn, quyết định;
văn bản chiếm số lượng ít nhất là VBQPPL.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiệ theo những hướng dẫn,
quy định của Nhà nước.Gồm các bước sau:
– Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo UBND phường giao
cho các phòng ban, bộ phận soạn thảo.
– Xác định tên loại văn bản: căn cứ vào nội dung của văn bản dự định ban hành
để chọn tên loại cho phù hợp.

– Thu thập và xử lý thông tin: nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục
đích và nội dung văn bản dự định ban hành.
– Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo: cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp.

9

– Duyệt văn bản: Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký duyệt văn
bản của Ủy ban. Tuy nhiên khi Chủ tịch UBND phường đi vắng thì Phó chủ tịch
UBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND.
– Nhân bản văn bản.
– Ký ban hành: chủ tịch UBND sẽ ký ban hành tất cả các văn bản hình thành
trong hoạt động của Phường. Tuy nhiên, có một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyên
môn của các phòng ban hoặc quyền quản lý của Phó chủ tịch UBND phường thì
Trưởng các phòng ban sẽ thừa lệnh ký trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịch
UBND phường và Phó chủ tịch UBND phường ký thay để ban hành văn bản.
Ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT.CHỦ TỊCH
P.CHỦ TỊCH

Trần Ngọc Huân
Nguyễn Ngọc Thạch

– Ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký ban hành sẽ được tập trung tại văn
phòng để làm thủ tục phát hành (lấy số văn bản và đóng dấu). Trước khi đóng dấu

văn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban
hành. Nếu sai sót quá nhiều thì gửi trả lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban
hành.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi.
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường cơ bản đã tuân thủ theo các quy
định cụ thể tại các Điều 17, 18, 19, 20 – Mục 2 – Nghị định 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
– Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm văn
bản: văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn phòng thực hiện việc này.Cán bộ
văn thư sẽ ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức ở cuối phần “Nơi nhận”.Mỗi một
10

loại văn bản có một hệ thống số riêng. UBND phường có 9 hệ thống số, dành cho
09 loại văn bản sau: VBQPPL, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản,
công văn, thông báo, văn bản mật.
– Đăng ký văn bản: phường đã dùng máy tính để đăng kí văn bản đi. Riêng đối
với văn bản mật đi, đăng ký bằng sổ theo phương pháp truyền thống.(Phụ lục 04).
– Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn: văn thư phường đóng dấu cơ quan
vào văn bản. Đối với văn bản khẩn, mật, văn thư chỉ đóng dấu mật, khẩn khi có yêu
cầu. Dấu cơ quan được đóng ngay ngẵn, rõ ràng. Tuy nhiên, có một số văn bản, dấu
cơ quan đóng không được ngay ngắn (Phụ lục số 02 ). Đối với những văn bản gồm
02 tờ trở lên được đóng giáp lai.Các văn bản đi kèm không có chữ ký thì được
đóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đề văn bản.
– Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Chuyển giao trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân: do cán bộ văn phòng

chuyển giao, ghi nơi nhận văn bản trực tiếp lên phía trên cùng của văn bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác: do cán bộ văn phòng chuyển
giao, văn bản có bì gói văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: các văn bản khi gửi qua đường bưu điện
đều có bì gói văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: văn bản mật không chuyển
qua fax và mạng.
Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao văn bản đi, văn bản mật chỉ được cho vào
bì, không có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo quy định của pháp luật. Bên
cạnh đó, UBND phường không có “Sổ chuyển giao văn bản đi”. Như vậy, sẽ gây
khó khăn trong việc theo dõi hoạt động của cơ quan, trong một năm sẽ không biết
số văn bản gửi chính xác đến những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào.
-Lưu văn bản đi: Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định. Bản
gốc được lưu tại văn thư, bản chính lưu tại bộ phận soạn thảo ra văn bản.Do số
lượng văn bản làm ra hàng năm không nhiều nên thành lập tập lưu theo năm.Ví dụ:
“Tập lưu văn bản của Văn phòng UBND năm 2014”.
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
– Tiếp nhận văn bản đến: Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì văn
bản đến. Các văn bản gửi đến phường đều được chuyển giao tới văn thư. Cán bộ
văn thư trực tiếp ký nhận văn bản, thực hiện các khâu bóc bì, lấy số, ký hiệu, ngày
11

tháng văn bản đến để đăng ký vào máy tính. Đối với các văn bản ghi đích danh
người nhận, hay một số văn bản có dấu mật, cán bộ văn thư không thực hiện bóc bì
như các văn bản đến bình thường khác. Dấu “công văn đến” (mẫu dấu đến được
ghi tại phụ lục 05) vào các khoảng trắng dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên
đầu các văn bản, nhập các thông tin về nơi gửi văn bản, số, ngày tháng ban hành,
trích yếu, số, ngày văn bản đến phường và các dữ liệu có liên quan khác vào sổ
công văn đến trên máy tính.

– Đăng kí văn bản đến: thực hiện đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
đối với văn bản đến của cơ quan trên máy tính. Riêng văn bản mật thì được đăng kí
bằng sổ truyền thống. (mẫu sổ đăng kí văn bản đến trên máy tính được thể hiện tại
phụ lục số 06).
– Trình, chuyển giao văn bản đến:
+ Sau khi đăng ký văn bản vào sổ, văn bản phải đưa lên trình chủ tịch và người
được giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Khi có ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng tiến hành đăng ký tiếp các cột
còn lại. Khi văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ văn
phòng trực tiếp photo và chuyển trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân có liên quan
trong cơ quan.
– Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Cán bộ chuyên
môn thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan.
Cán bộ văn phòng được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
– Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường:
+ Hồ sơ công việc:
Hồ sơ lưu văn bản đi;
Hồ sơ hội nghị;
Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Hồ sơ giải quyết đơn thư của công dân.
+ Hồ sơ nguyên tắc
+ Hồ sơ nhân sự: được lập và quản lý tại bộ phận kế toán của UBND phường.
– Tính đến thời điểm hiện nay, UBND phường chưa xây dựng Danh mục hồ sơ.
12

– Tình hình lập hồ sơ: phần lớn các văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động
của cơ quan vẫn chưa được cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành. Chỉ có ở bộ

phận văn phòng, bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của văn phòng,
tư pháp – hộ tịch, địa chính lập hồ sơ. Các phòng ban khác thường không lập hồ sơ
công việc, chỉ sắp xếp theo công văn đi và công văn đến cho gọn gàng.
– Các tập lưu công văn đi được sắp xếp theo số thứ tự ban hành, các tập lưu công
văn đến được sắp xếp theo số đến.Các hồ sơ hội nghị được sắp xếp theo trình tự
giải quyết công việc. Các hồ sơ chứng thực của bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ
tục hành chính được sắp xếp theo trình tự giải quyết, bao gồm: Phiếu yêu cầu công
chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo
bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các
giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác ( nếu có).Tuy nhiên, khi thực thi công
việc, cá nhân chủ trì theo dõi, giải quyết văn bản chưa chú trọng đến việc thu thập,
cập nhật văn bản đưa vào hồ sơ vì vậy còn tồn tại tình trạng nhiều hồ sơ không đầy
đủ văn bản, tài liệu, chất lượng hồ sơ được lập ra không đảm bảo đúng yêu cầu.
Công tác biên mục hồ sơ cũng còn nhiều hạn chế: Văn bản tài liệu có nhiều chỗ còn
chưa được sắp xếp khoa học, không đánh số tờ, thiếu công đoạn lập Mục lục văn
bản, và không viết bìa hồ sơ theo đúng quy định. Ví dụ, một số hồ sơ hội nghị chưa
thu thập những tài liệu ảnh, băng ghi hình hoặc nếu có thì lại không được biên
mục, không ghi chú và không được bảo quản đúng quy cách nên dễ mất mát hoặc
sử dụng một thời gian thì bị hư hỏng.
– Đối với công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
+ Trước hết, UBND phường đã có kho lưu trữ.
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theo
đúng quy định của nhà nước. Có những hồ sơ, tài liệu đã được giải quyết xong
trong thời hạn một năm phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nhưng không giao nộp
vào ngay. Ví dụ: Hồ sơ chứng thực tại bộ phận giải quyết và thủ tục hành chính của
năm 2014 phải nộp lưu vào năm 2015 nhưng đến 2016 mới nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ các bộ phận có lập các mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu nộp lưu.
+ Do có những hồ sơ chưa được lập hoặc lập không đúng yêu cầu nên có nhiều

tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong tình trạng rời lẻ.
2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu.
– Các loại dấu được UBND sử dụng bao gồm: dấu cơ quan, dấu đến, dấu chức
danh, dấu mật, dấu khẩn, dấu họ tên lãnh đạo cơ quan.
13

– Việc quản lý và sử dụng con dấu được giao cho công chức Văn phòng-Thống
kê bảo quản và sử dụng
– Việc sử dụng con dấu đúng với nội dung, tính chất công việc. Chỉ có người
được giữ dấu mới được đóng vào văn bản, tất cả những người khác không được
mượn dấu và tùy ý lấy dấu đóng lên văn bản.
– Dấu cơ quan được đóng lên văn bản do cơ quan ban hành ra đóng dấu khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền.
– Ngoài dấu cơ quan sử dụng chung trong cơ quan tại Văn phòng thì HĐND có
con dấu riêng và được đóng lên các văn bản do HĐND ban hành, dấu do cán bộ
trong Hội đồng cất giữ.
– Việc bảo quản con dấu được UBND phường thực hiện rất tốt. Dấu được cán bộ
văn thư quản lý cẩn thận và khá an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc khi được
bảo quản trong két sắt. Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì khóa két cẩn thận, nếu
bàn giao lại cho ai thì phải được sự cho phép của lãnh đạo phường.
2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ.
Do những hạn chế nhất định về nhân sự và hệ thống cơ sở vật chất nên công tác
lưu trữ tại UBND phường vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế.
2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh.
Hiện tại, kho lưu trữ của phường bảo quản tài liệu của 01 phông: Phông lưu trữ
UBND phường Xuân Đỉnh. Chủ yếu là tài liệu hành chính, do UBND là cơ quan
hành chính thực hiện quản lý nhà nước ở cấp phường.
Tài liệu trong phông lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh bao gồm: tài liệu tổng
hợp bao gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo; tài liệu Văn phòng- thống kê;

tài liệu công an; tài liệu quân sự; tài liệu tư pháp- hộ tịch; tài liệu địa chính- xây
dựng; tài liệu tài chính- kế toán; tài liệu văn hóa- xã hội; tài liệu thuế.
2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Tại phường, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường.Đây
là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất của kho lưu trữ UBND cấp
phường. Bên cạnh đó là các tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
quản lý của các cơ quan cấp trên gửi đến liên quan đến hoạt động của UBND cấp
phường.
Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND phường:
14

– Các cơ quan cấp trên;
– Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường;
– Các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn:
+Văn phòng- thống kê;
+Địa chính-xây dựng-đô thị;
+Tư pháp- Hộ tịch;
+Văn hóa-Xã hội;
+Kế toán;
+Thuế.
Nguồn thu này được xác định bởi cán bộ văn thư- lưu trữ. Nhưng trên thực tế,
chỉ có văn phòng, địa chính, tư pháp mới nộp vào lưu trữ. Tài liệu của các phòng
ban khác được lưu giữ trong tủ đựng tài liệu tại nơi làm việc của mình, do kho lưu
trữ không đủ diện tích để chứa tài liệu mà tài liệu văn phòng, địa chính, tư pháp
chiếm số lượng tài liệu nhiều nhất.
Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức: Ngoài tài liệu
hành chính, còn có một số lượng nhỏ tài liệu khoa học kỹ thuật như: tài liệu xây
dựng các công trình, các dự án, khu đô thị…

Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ không được xác định đúng như trong quy
định của nhà nước. Thời hạn thu thập không được cố định. Có những tài liệu thuộc
các phòng ban giao nộp đúng thời hạn trong thời hạn một năm kể từ khi công việc
kết thúc, trong thời hạn 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.Nhưng có
những tài liệu thuộc một số phòng ban khác không giao nộp đúng thời hạn theo quy
định như em đã đề cập ở nội dung phần trước đó.
Thủ tục giao nộp bao gồm: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận
hồ sơ tài liệu nộp lưu.
2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.
– Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Tại UBND phường, việc này chưa
thực sự được chú trọng. Hiện nay, phường chưa xây dựng được bất kỳ bảng thời
hạn bảo quản nào. Các hồ sơ, tài liệu được chuyển vào lưu trữ ngay từ giai đoạn
15

văn thư cơ quan đã không được xác định thời hạn bảo quản. Đến giai đoạn lưu trữ
cơ quan cũng không được xác định thời hạn bảo quản.
– Việc xử lý tài liệu loại tại UBND phường cũng chưa được quy định. Điều đó sẽ
dẫn đến việc đánh giá sai lệch giá trị của tài liệu và tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ
tiện, làm mất tài liệu giá trị và bảo quản, lưu trữ tài liệu không có giá trị.
2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu.
– Phương án phân loại tài liệu được UBND phường áp dụng là “Thời gian-Mặt
hoạt động”.
– Tuy nhiên trên thực tế, UBND phường không thực hiện đến khâu chỉnh lý tài
liệu. Các hồ sơ, tài liệu đưa vào kho chỉ được sắp xếp gọn gàng. Các tài liệu rời lẻ,
các hồ sơ chưa được lập đúng theo yêu cầu… từ khâu văn thư được chuyển y
nguyên vào kho.
2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Được sự quan tâm của lãnh đạo phường, kho lưu trữ đã được xây dựng. Kho

được bố trí độc lập tại tầng 2 trong trụ sở UBND phường, có diện tích 25m 2 với 03
hàng giá cố định. Kho lưu trữ của UBND phường là một kho tạm. Tuy nhiên, kho
lại được bố trí sát với khu nhà vệ sinh, không gần với cầu thang, làm cho quá trình
vận chuyển tài liệu khó khăn.
Kho chỉ lắp đặt 04 đèn tuýp, không có các thiết bị nhằm duy trì môi trường trong
kho như: quạt thông gió, điều hòa, máy hút ẩm, hút bụi… để đảm bảo bảo quản tài
liệu tốt. Ngoài ra, kho cũng không có trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy, chưa
có các chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu.
Như vậy, kho lưu trữ của UBND phường vẫn chưa đảm bảo yêu cầu, chưa được
chú trọng đầu tư đúng mức để đảm bảo an toàn, lâu dài cho tài liệu lưu trữ. Các
trang thiết bị chưa được đầu tư nên công tác bảo quản còn rất khó khăn.

16

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị.
3.1. Nhận xét, đánh giá.
Qua khảo sát thực tế trong thời gian kiến tập 03 tuần tại UBND phường Xuân
Đỉnh, mà cụ thể là Văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh, em nhận thấy việc tổ
chức công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh có những ưu điểm và
hạn chế sau:
3.1.1. Ưu điểm.
3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ.
– Lãnh đạo phường đã có những nhận thức nhất định vế tầm quan trọng của
công tác văn thư lưu trữ.

17

– Mặc dù quy mô của cơ quan quản lý nhà nước cấp phường nhỏ nhưng đã có

cán bộ Văn phòng- thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có những điểm đáng chú
ý: trẻ, năng động, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
– Có sự đầu tư về trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ nhất định
như: tủ đựng tài liệu tại các bộ phận, các hộp đựng hồ sơ tài liệu, giá đựng tài liệu.
– Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã tạo
được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu
thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ
thuật của con người. Đặc biệt là việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phần
mềm quản lý văn bản vào sử dụng tại UBND phường đã nâng cao chất lượng công
tác văn thư, lưu trữ cũng như trong quá trình giải quyết công việc của Phường.
3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ.
– Về công tác văn thư:
Một điều nổi bật tại UBND phường Xuân Đỉnh, đó là công tác văn thư đang
được hiện đại hóa nhanh chóng, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan
được lưu thông, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công
việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công
chức trong quá trình thừa hành công vụ.
Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và tra tìm
tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.Các khâu của công tác văn thư đã
được chú trọng, xây dựng theo một quy trình khoa học.Quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản rõ ràng, quy định trách nhiệm thực hiện, tránh được sự chồng chéo.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được thực hiện một cách chặt
chẽ.Cuối cùng,việc quản lý và sử dụng con dấu tại các UBND cấp phường cũng đã
được chú trọng và hầu như thực hiện triệt để theo quy định chung của Nhà nước.
– Về công tác lưu trữ:
Có một số bộ phận của phường đã có ý thức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan đúng thời hạn quy định. Một số bộ phận đã lập hồ sơ công việc tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ khác.
Kho lưu trữ thường xuyên được làm vệ sinh như lau chùi, quét dọn…

3.1.2. Hạn chế.

18

Bên cạnh các kết quả đã đạt được, công tác văn thư lưu trữ của UBND phường
Xuân Đỉnh vẫn còn tồn tại những hạn chế điển hình của đa số các cơ quan, tổ chức
khác cần được khắc phục.
3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác
văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc.
UBND phường tuy là cấp nhỏ nhất trong hệ thống phân cấp quản lý hành chính
của Nhà nước Việt Nam nhưng lãnh đạo UBND phường đã và đang cố gắng đẩy
mạnh sự phát triển mọi hoạt động của cơ quan mình để đảm bảo sự phát triển kinh
tế xã hội của phường nói riêng, của Quận nói chung. Để có sự thống nhất trong chỉ
đạo và thực hiện chiến lược giữa các cấp với nhau, việc thống nhất, quy chuẩn tài
liệu lưu trữ phải được chú trọng. Tuy nhiên, trên thực tế, lãnh đạo UBND phường
mới chỉ bước đầu nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ mà chưa
nắm rõ được các quy trình nghiệp vụ của công tác này cũng như tầm quan trọng
của các khâu nghiệp vụ đối với hoạt động của UBND. Nguyên nhân đầu tiên có
thể vì đặc thù tài liệu cấp phường là lưu trữ cơ quan, không phải nộp vào lưu trữ
Nhà nước nên lãnh đạo phường và cán bộ chuyên trách còn xem nhẹ các khâu
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là trong vấn đề nộp lưu hồ sơ đưa vào bảo quản,
phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài. Nguyên nhân thứ hai là do khối lượng
tại liệu lưu trữ tại UBND cấp phường không quá lớn, việc khai thác, sử dụng cũng
không thường xuyên nên mức độ cần thiết của việc tổ chức lưu trữ tài liệu bị lơ là
và xem nhẹ.
3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh
chuyên môn nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp.
Nhược điểm thứ nhất có thể thấy được ở hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định

hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường là không xác định được
loại hình, chức năng, nhiệm vụ, vị trí pháp lý của tổ chức lưu trữ cấp phường. Điều
này sẽ dẫn đến việc không xác định được cơ cấu của công tác lưu trữ, không có cán
bộ chuyên trách quản lý. Ngoài ra, không xác định được biên chế cụ thể để đảm
nhận công tác văn thư, lưu trữ cấp phường và trách nhiệm của cán bộ đối với công
tác lưu trữ chính là nhược điểm thứ hai. Không có biên chế nên cán bộ phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ cấp phường thường là kiêm nhiệm (với vai trò công tác
phụ) với mức lương rất thấp. Điều này tất nhiên sẽ dấn đến trách nhiệm của cán bộ
đối với công tác văn thư, lưu trữ không cao. Nhược điểm tiếp theo chính là việc
ban hành, phổ biến các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ hầu
như là không có.

19

3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn
nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng.
Do sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ cấp phường chưa cao nên
công tác kiểm tra cũng không được coi trọng. Số lần kiểm tra định kỳ quá ít, kiểm
tra đột xuất hầu như không có… Điều này sẽ nảy sinh những tiêu cực trong việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu
trữ còn nhiều khó khăn và bất cập.
– Về công tác văn thư:
Tình trạng cho nợ số văn bản vẫn đang diễn ra.
Do trình độ chuyên môn chưa cao hoặc còn chưa được đào tạo bài bản nên trong
quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND phường vẫn còn một số văn bản
mắc lỗi chính tả, ngôn ngữ diễn đạt, mắc lỗi về thể thức, xác định tên loại văn bản.
Các văn bản được soạn thảo để ban hành sai về kĩ thuật trình bày (kích cỡ không
đúng yêu cầu, sử dụng font .VnTime,…), đều bị gửi trả lại bộ phận chuyên môn để

sửa lại trước khi đăng kí văn bản. Điều này gây tốn nhiều thời gian, công sức, ảnh
hưởng đến hiệu quả công việc.Hay là, một số văn bản ban hành chưa có cơ sở pháp
lí, nội dung văn bản chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp và truyền đạt thông tin một
cách chính xác.
Trên cơ sở lý thuyết được học, mẫu bì văn bản được thiết kế thiếu phần “Ghi số,
ký hiệu các văn bản có trong phong bì” (phụ lục 03). Từ đó, có thể gây lẫn lộn
trong quá trình đưa văn bản vào bì.
Các đơn, thư khiếu nại tố cáo gửi đến UBND phường không đưa vào để đăng kí
vào sổ.
Văn bản đến được giữ tại bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư chỉ sao gửi bản photo
của văn bản đến cho lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn. Do đó, dẫn đến nhiều hồ
sơ công việc được lập ra có những tài liệu là bản photo từ bản chính. Mặt khác, bản
chính văn bản đến lại được lập thành các tập lưu công văn đến tại văn phòng.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được quan tâm đúng mức. Việc lập hồ sơ
được thực hiện một cách tự phát để thực hiện các nhiệm vụ được giao và chưa có
sự chỉ đạo thống nhất trong cơ quan.
– Về công tác lưu trữ:

20

Công tác lưu trữ vẫn còn bỏ ngỏ, chưa được quan tâm nhiều. Những tài liệu có
giá trị chưa được bảo quản tốt, còn phân tán ở các phòng, ban nên khi khai thác sử
dụng còn gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian.Kinh phí cho công tác lưu trữ
còn hạn hẹp, phương tiện bảo vệ, bảo quản tài liệu trong kho còn thiếu, không đáp
ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chậm so với quy định, nguyên nhân
chính do lãnh đạo phường và lãnh đạo các đơn vị chưa thực sự quan tâm tới công
tác này.Tài liệu đến thời hạn nộp lưu nhưng vẫn giữ lại ở các bộ phận gây khó khăn
cho quản lý, gây mất mát, thất lạc.

UBND phường chưa xây dựng được bản thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác
định thời hạn bảo quản cho hồ sơ còn chung chung.
Cuối cùng, tài liệu không được chỉnh lý gây khó khăn cho việc tra tìm, quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu.
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của
UBND phường Xuân Đỉnh.
Để khắc phục các tồn tại, hạn chế đã nêu và trên cơ sở tìm hiểu các nguyên nhân,
em xin đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh.
3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành.
Cơ quan quản lý ngành cần nhanh chòng hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo,
quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường.Cụ thể:
– Do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở xã, phường hầu hết đều là kiêm
nhiệm. Việc bố trí cán bộ làm kiêm nhiệm như vậy là một điểm không phù hợp đối
với các phường tại các thành phố lớn. Do đó, việc ban hành quy định tiêu chuẩn
chức danh công chức cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ là việc làm
cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.Bộ Nội vụ cần ban hành quy định về chuẩn chức
danh.
– Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ các cấp đặc biệt là xã, phường. Bên cạnh đó, cần ban hành các
văn bản hướng dẫn cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ một cách cụ thể, chi tiết cho
văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã, phường, thị trấn để thực hiện cho thống nhất,
chính xác.
3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh.
21

3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC).
Với một khối lượng công việc ngày càng lớn, hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều, mà
chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ đảm nhiệm tất yếu dẫn đến việc thực

hiện công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, UBND cần tuyển dụng
thêm cán bộ hợp đồng về văn thư lưu trữ để giảm bớt gánh nặng công việc cho cán
bộ văn phòng kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, tăng hiệu quả công việc.
Cán bộ văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường phải được đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhất là các kiến thức mới trong
ngành văn thư, lưu trữ như các văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hướng dẫn
mới về văn thư, lưu trữ, về sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại; các kiến thức
để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra họ cũng
cần được bổ sung những kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật, về hành
chính… UBND phường cần tổ chức các lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản,
lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức của UBND; Văn phòng UBND phải
thường xuyên cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng, nâng cao kiến
thức về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ sở đào tạo. Đối tượng cán bộ cần bồi
dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường không chỉ là công chức kiệm
nhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải bồi dưỡng cho tất cả CBCC của
UBND phường, vì tất cả mọi người đều tham gia thực hiện các công việc của văn
thư, lưu trữ với những mức độ khác nhau.Các cán bộ thuộc các phòng ban chuyên
môn đặc biệt cần được trang bị đầy đủ kiến thức về lập hồ sơ công việc, để tạo
thuận lợi cho việc đưa hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ giai đoạn sau này.
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường.
Nhanh chóng xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Đây là một điều cần thiết để thống nhất về các khâu nghiệp vụ, trách nhiệm thực
hiện các khâu nghiệp vụ để CBCC trong cơ quan thực hiện, tạo nề nếp khoa học,
nâng cao vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan.
– Về công tác văn thư:
Đưa ra những quy định cụ thể, chặt chẽ về khâu soạn thảo văn bản, đăng kí văn
bản, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. UBND
và Văn phòng UBND phường phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban,
các cán bộ, công chức về việc thực hiện các quy định trên một cách chặt chẽ,
nghiêm khắc và có chế tài cụ thể.Đặc biệt cần chấn chỉnh khâu lập hồ sơ tránh tình

trạng tài liệu chất đống, bó gói, rời lẻ gây khó khăn cho giai đoạn lưu trữ.
-Về công tác lưu trữ:
22

2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ …………………………………………………………. 142.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh ……………………………………………………………………………………………………….. 142.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ ……………………………………………………. 152.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu …………………………………………………………… 162.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu ……………………………………………………….. 162.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ …………………. 16C hương 3 : Nhận xét, nhìn nhận và đưa ra khuyến nghị ………………………. 183.1. Nhận xét, nhìn nhận ………………………………………………………………………. 183.1.1. Ưu điểm ………………………………………………………………………………….. 183.1.1.1. Hoạt động tổ chức triển khai và chỉ huy công tác văn thư lưu trữ ……………….. 183.1.1.2. Hoạt động tổ chức triển khai thực thi nhiệm vụ …………………………………….. 183.1.2. Hạn chế …………………………………………………………………………………… 193.1.2.1. Nhận thức của cán bộ chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân cấp phường so với công tác vănthư, lưu trữ chưa vừa đủ, chưa thâm thúy …………………………………………………… 193.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ huy, pháp luật hướng dẫn về tổ chức triển khai công tác vănthư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn vất vả cho việc kiểm soát và điều chỉnh chuyên mônnghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp ………………………………………………. 193.1.2.3. Công tác nhìn nhận, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường cònnhiều thiếu sót, chưa được chú trọng ……………………………………………………… 203.1.2.4. Các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữcòn nhiều khó khăn vất vả và chưa ổn ……………………………………………………………… 203.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBNDphường Xuân Đỉnh ……………………………………………………………………………… 213.2.1. Về phía cơ quan quản trị ngành ………………………………………………….. 213.2.2. Về phía Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh ……………………………………………. 223.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức ………. 223.2.2.2. Hoàn thiện quá trình nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường 223.2.2.3. Đầu tư kinh phí đầu tư để tái tạo lại kho lưu trữ trang bị khá đầy đủ những thiết bị phụcvụ công tác văn thư lưu trữ …………………………………………………………………… 233.2.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, nhìn nhận, khen thưởng và giải quyết và xử lý vi phạmtrong công tác văn thư lưu trữ ………………………………………………………………. 243.3. Một số khuyến nghị so với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường …… 24C. KẾT LUẬN ………………………………………………………………………………… 27D. PHỤ LỤC …………………………………………………………………………………… 28A. PHẦN MỞ ĐẦU.Kiến tập là quy trình quan sát cách làm, đúc rút kinh nghiệm tay nghề thực tiễn cho bảnthân ( đa phần về nhiệm vụ ) trong khoảng chừng thời hạn ngắn. Là một sinh viên đại họcnăm 3 của Trường Đại học Nội vụ Thành Phố Hà Nội, cũng như bao bạn khác, em có thời cơ đikiến tập. Đợt kiến tập lần này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Vănthư, Lưu trữ ở những cơ quan, tổ chức triển khai khi đến kiến tập ; tạo thời cơ cho sinh viên chủđộng, độc lập trong quy trình quan sát, nhận xét, nhìn nhận nội dung công tác vănthư, Lưu trữ của cơ quan, đơn vị chức năng ; giúp sinh viên nâng cao ý thức, nghĩa vụ và trách nhiệm trongviệc học tập những học phần sau đó. Qua thời hạn kiến tập tại Ủy Ban Nhân Dân phường XuânĐỉnh, Q. Bắc Từ Liêm, TP. TP.HN, em xin chân thành cảm ơn sự trợ giúp nhiệttình của Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân Nguyễn Ngọc Thạch, chị Nguyễn Thị Nhậm, đặc biệtlà chị Trần Thị Hường trong văn phòng, người đã trực tiếp hướng dẫn, trợ giúp emtrong quy trình khám phá, tích lũy thông tin, tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc hoànthành kiến tập. Bên cạnh đó, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến những thầy cô giáokhoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội đã giảng dạy cho em nhữngkiến thức thiết yếu ship hàng đợt kiến tập này. Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiếp xúc với thiên nhiên và môi trường việc làm thực tiễn, kiến thứccòn hạn chế, kinh nghiệm tay nghề còn ít nên không hề tránh khỏi những thiếu sót khi tìmhiểu về Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. Vì vậy, em rất mong được sự bỏ lỡ củaUBND phường và sự góp phần giúp sức của quý thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn ! B. PHẦN NỘI DUNG.Chương 1 : Giới thiệu vài nét về Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. 1.1. Lịch sử hình thành, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai củaUBND phường Xuân Đỉnh. 1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. Phường Xuân Đỉnh được xây dựng ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132 / NQCP ngày 27/12/2013 của nhà nước về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chínhHuyện Từ Liêm để xây dựng 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam TừLiêm với 23 phường thuộc thành phố TP. Hà Nội ”. Trong đó xã Xuân Đỉnh đã đượcđiều chỉnh địa giới hành chính để xây dựng 2 phường là phường Xuân Đỉnh vàphường Xuân Tảo. Sau khi xây dựng, phường Xuân Đỉnh có diện tích quy hoạnh 3,52 km2 ( 352,20 ha ), phíaBắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phíaTây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường PhúThượng ( Quận Tây Hồ ) Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số ( tính đến tháng 3/2016 ) là9. 357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu. Về tôn giáo : địa phận phường Xuân Đỉnh chỉ sống sót 01 tôn giáo là Phật giáo. Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư ( 3 tăng, 4 ni ). Trong nhữngnăm qua những nhà sư trên địa phận luôn sống chan hòa, gắn bó với chính quyền sở tại vànhân dân địa phương, thực thi tráng lệ những chủ trương chủ trương pháp luậtcủa nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc xích míc. Về tín ngưỡng : trên địa phận phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục côngtrình cổ có giá trị lịch sử vẻ vang văn hóa truyền thống cao như : đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thời thánh họ … trong đó đã có 8 di tích lịch sử đã được xếp hạng ( 4 di tích lịch sử cấp vương quốc, 4 di tích lịch sử cấpthành phố ) Về liên hoan : trên địa phận phường Xuân Đỉnh có 04 liên hoan được duy trì tổ chứchàng năm gồm : tiệc tùng Đình Giàn, liên hoan Miếu Vũ, tiệc tùng Phủ Chúa, tiệc tùng ĐìnhXuân Tảo. Trong đó, mỗi năm Ủy Ban Nhân Dân phường chủ trì tổ chức triển khai 01 liên hoan lớn trong 3 ngày, những liên hoan còn lại giao Tiểu ban quản trị di tích lịch sử cụm dân phố tổ chức triển khai với quymô hẹp, nội dung đơn thuần và thời hạn 01 ngày. Về lịch sử dân tộc : Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cuội nguồn cách mạng kiên cường. Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 – 1945 ) Xuân Đỉnh đã được Trung ương Đảngchọn làm An toàn khu ( ATK ), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều chiến sỹ lãnh đạocao cấp của cách mạng như : Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, PhanTrọng Tuệ …. đi lại, ăn ở, hoạt động giải trí tiếp tục. Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( nay đã được kiện toàn thành 2 phường là phườngXuân Đỉnh và phường Xuân Tảo ) đã được quản trị nước khuyến mãi thương hiệu “ Anhhùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp ”. Về giáo dục : trên địa phận phường có không thiếu mạng lưới hệ thống trường học phổ thônggòm : 01 trường trung học phổ thông, 01 trường trung học cơ sở, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm noncông lập, 01 trường mần nin thiếu nhi tư thục, 20 nhóm lớp mần nin thiếu nhi tư thục. 100 % trẻ emtrong độ tuổi được đi học. 1.1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Ủy Ban Nhân Dân phườngXuân Đỉnh. 1.1.2. 1. Chức năng. UBND phường Xuân Đỉnh là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp cơ sở, có chứcnăng quản trị hành chính Nhà nước trên địa phận theo phân cấp và chuyển nhượng ủy quyền của cơquan Nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, làcơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấpvà cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. 1.1.2. 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. Căn cứ vào Luật tổ chức triển khai chính quyền sở tại địa phương ngày 19 tháng 6 năm năm ngoái, Ủy Ban Nhân Dân phường có những trách nhiệm, quyền hạn sau : – Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định hành động những yếu tố thuộcnhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường ; dự trù thu ngân sách nhànước trên địa phận ; dự trù thu, chi ngân sách phường ; kiểm soát và điều chỉnh dự trù ngân sáchphường trong trường hợp thiết yếu ; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường ; chủtrương góp vốn đầu tư chương trình, dự án Bất Động Sản trên địa phận phường theo pháp luật của pháp luậtvà tổ chức triển khai triển khai nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường. – Tổ chức thực thi ngân sách địa phương. – Thực hiện trách nhiệm, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền. 1.1.2. 3. Cơ cấu tổ chức triển khai của Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh được xác lập là Ủy Ban Nhân Dân phường loại I. Theo Luật tổchức chính quyền sở tại địa phương ngày 19 tháng 6 năm năm ngoái, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai củaUBND phường Xuân Đỉnh gồm có : 01 quản trị ; 02 Phó quản trị ( Phó Chủ tịchphụ trách khối nội chính và Phó quản trị đảm nhiệm khối văn xã ) ; 02 Ủy viên ( Ủyviên đảm nhiệm quân sự chiến lược và Ủy viên đảm nhiệm công an ). – quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường : + Lãnh đạo và điều hành quản lý việc làm của Ủy ban nhân dân, những thành viên Ủy bannhân dân phường ; + Lãnh đạo, chỉ huy thực thi những trách nhiệm về tổ chức triển khai và bảo vệ việc thi hànhHiến pháp, pháp lý, những văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân phường ; thực thi những trách nhiệm về quốc phòng, anninh, bảo vệ trật tự, bảo đảm an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và những hànhvi vi phạm pháp lý khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng ; tổ chức triển khai thực hiệncác giải pháp bảo vệ gia tài của cơ quan, tổ chức triển khai, bảo lãnh tính mạng con người, tự do, danhdự, nhân phẩm, gia tài, những quyền và quyền lợi hợp pháp khác của công dân ; thực hiệncác giải pháp quản trị dân cư trên địa phận phường theo pháp luật của pháp lý ; + Quản lý và tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao văn phòng, gia tài, phương tiện đi lại làm việcvà ngân sách nhà nước được giao theo pháp luật của pháp lý ; + Giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải quyết và xử lý vi phạm pháp lý, tiếp công dân theo quyđịnh của pháp lý ; + Ủy quyền cho Phó quản trị Ủy ban nhân dân phường triển khai trách nhiệm, quyền hạn trong khoanh vùng phạm vi thẩm quyền của quản trị Ủy ban nhân dân ; + Chỉ đạo triển khai những giải pháp bảo vệ thiên nhiên và môi trường, phòng, chống cháy, nổ ; vận dụng những giải pháp để xử lý những việc làm đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, bảo mật an ninh, trật tự, bảo đảm an toàn xã hội trên địa phận xã theo quyđịnh của pháp lý ; + Thực hiện trách nhiệm, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền. + Phối hợp với những cơ quan, tổ chức triển khai có thẩm quyền triển khai quy hoạch pháttriển hạ tầng đô thị, kiến thiết xây dựng, giao thông vận tải, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môitrường, khoảng trống, kiến trúc, cảnh sắc đô thị trên địa phận phường. + Quản lý dân cư trên địa phận phường theo lao lý của pháp lý. – Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường ( đảm nhiệm khối nội chính ) : + Giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường quản lý những bộ phận : địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự kiến thiết xây dựng + Tiếp dân, ký những văn bản về nhân sự, hồ sơ, bản sao và những sách vở thôngthường khác của công dân. + Điều hành công tác của Ủy Ban Nhân Dân phường, thay quản trị khi quản trị đi vắnghoặc được quản trị ủy quyền. – Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường ( đảm nhiệm khối văn xã ) : + Giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường quản lý và điều hành những bộ phận văn hóa truyền thống – xã hội, trực tiếpphụ trách phòng “ đảm nhiệm và xử lý những hồ sơ, thủ tục hành chính ”. + Làm thủ trưởng cơ quan, đôn đốc quản lý tài sản chung của Ủy Ban Nhân Dân phường. + Tiếp dân, ký những văn bản về nhân sự, hồ sơ và những sách vở thường thì kháccủa công dân. – Ủy viên đảm nhiệm công an : + Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất kiến nghị với cấp ủy Đảng, Ủy Ban Nhân Dân phường, cơ quan công an cấp trên. + Phối hợp với những cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, thông dụng pháp lý cho nhândân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội … + Tổ chức trách nhiệm phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và an toàngiao thông, quản trị vũ khí, chất nổ … – Ủy viên đảm nhiệm quân sự chiến lược : tham mưu về chủ trương, giải pháp chỉ huy, chỉ huy và trực tiếp tổ chức triển khai triển khai trách nhiệm quốc phòng, quân sự chiến lược, xâydựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên … Giúp việc cho Ủy Ban Nhân Dân phường gồm có 07 ban ngành : Văn hóa – Xã hội ; Tàichính-Kế toán ; Địa chính – Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch ; Văn phòng-Thống kê ; Tài chính – Thương nghiệp. – Ban Văn hóa – xã hội : thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sáchcủa Đảng và pháp lý của Nhà nước. – Ban Tài chính – Kế toán : kiến thiết xây dựng dự trù thu, chi ngân sách, tổ chức triển khai thựchiện dự trù thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động giải trí tài chínhkhác của phường. – Ban Địa chính – Xây dựng : lập sổ địa chính so với chủ sử dụng đất hợp pháp, hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức triển khai, hộ mái ấm gia đình ĐK bắt đầu ; thanh tra, quản trị trật tự thiết kế xây dựng trên địa phận. – Ban Tư pháp – Hộ tịch : soạn thảo, phát hành những văn bản quản trị theo quy địnhcủa pháp lý, tổ chức triển khai lấy quan điểm của nhân dân so với dự án Bất Động Sản luật, pháp lệnh theo kếhoạch của Ủy Ban Nhân Dân phường. – Ban Văn phòng – Thống kê : kiến thiết xây dựng chương trình công tác, lịch thao tác vàtheo dõi, tổng hợp báo cáo giải trình tình hình kinh tế tài chính – xã hội, tham mưu trong việc chỉ đạothực hiện dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, quản trị công căn, sổ sách, giấytờ, quản trị việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo giải trình thống kê, theo dõi dịch chuyển sốlượng, chất lượng cán bộ, công chức phường. – Ban Tài chính-Thương nghiệp : đảm nhiệm công tác thu thuế nhà đất, thuế sửdụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh thương mại, sản xuất, dịch vụ … Sơ đồ tổ chức triển khai cỗ máy của Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh ( phụ lục 01 ) 1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của văn phòng UBNDphường Xuân Đỉnh. 1.2.1. Chức năng. – Văn phòng có tính năng giúp việc cho quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường. – Nghiên cứu, yêu cầu quan điểm để Ủy ban tổ chức triển khai việc làm, điều hành quản lý bộ máythực hiên công dụng, trách nhiệm của Ủy ban theo lao lý của pháp lý. – Tham mưu cho chỉ huy phường về công tác văn thư-lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân : + Ban hành những chính sách, pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ. + Xây dựng và tổ chức triển khai triển khai kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư-lưu trữ. + Thực hiện báo cáo giải trình, thống kê về văn thư-lưu trữ. + Thực hiện thi đua khen thưởng về văn thư-lưu trữ. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. – Tiếp nhận những thủ tục hành chính về mọi yếu tố như : khiếu nại, quyết định hành động, công văn đến … sau đó phân loại rồi gửi đến cơ quan trình độ và người có thẩmquyền xử lý. – Là nơi xử lý những yếu tố : làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơyếu lý lịch, xác nhận chữ ký phân phối những loại giấy có tương quan đến thẩm quyềncủa mình. – Giúp quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường xử lý một số ít yếu tố thuộc thẩm quyền vàgiải thích cho người dân hiểu những sách vở thiết yếu. – Bộ phận đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ có trách nhiệm sau : + Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến. + Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan. + Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ tàiliệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan. + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. + Phân loại, chỉnh lý, xác lập giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu. + Bảo quản bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu. + Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tổ chức triển khai, cá thể. + Thực hiện những thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức triển khai. Văn phòng có 02 bộ phận : Bộ phận văn phòng và bộ phận tiếp đón thủ tục hànhchính. Bố trí nhân sự đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ : Cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ ở phường là cán bộ Văn phòng – thống kê. Hiện nay, Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh chỉ sắp xếp một cán bộ làm công tác văn phòngkiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ. Việc thiếu một chức vụ riêng để đảm nhậncông tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên do dẫn đến sự nhìn nhận, nhìn nhận chưađúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã, phường .. Về trình độ trình độ của cán bộ văn thư lưu trữ ở phường, công chứcvăn phòng-thống kê đã được giảng dạy về nhiệm vụ văn thư-lưu trữ. Công chức phụtrách công tác văn thư-lưu trữ của phường là nữ, 32 tuổi, có trình độ ĐH, tốtnghiệp trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn được huấn luyện và đào tạo chuyên nghiệp và bài bản về vănthư, lưu trữ. Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng, chăm sóc hơn cả về nhân lực. Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường XuânĐỉnh. 2.1. Hoạt động quản trị công tác văn thư, lưu trữ. – Công tác tiến hành văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và văn bản quảnlý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ : Ủy Ban Nhân Dân đã tổ chức triển khai tiến hành những văn bảnquy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản trị của ngành về công tác vănthư, lưu trữ tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở việc sao gửi văn bản tới bộ phận có tương quan. Thực tế, việc thực thi văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quảnlý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân chưa tốt. Điều này thể hiệnthông qua thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường lúc bấy giờ bao gồmhàng loạt những nội dung như : mạng lưới hệ thống văn bản trấn áp nội bộ, góp vốn đầu tư cơ sở vậtchất, đầu tư nhân sự, việc thực thi qui trình nhiệm vụ … – Công tác phát hành văn bản nội bộ so với quy định hoạt động giải trí của công tác vănthư, lưu trữ : Ủy Ban Nhân Dân phường chưa phát hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Hàngnăm, chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân chỉ cử công chức Văn phòng – Thống kê đi tập huấn nghiệpvụ theo pháp luật của Ủy Ban Nhân Dân Q.. Đồng thời, Ủy Ban Nhân Dân phường cũng chưa ban hànhđược những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Việc không phát hành quychế công tác văn thư lưu trữ, những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ văn thư lưu trữ gâyảnh hưởng đến việc triển khai thống nhất những hoạt động giải trí trong công tác văn thư vàlưu trữ, thiếu cơ sở kiểm tra triển khai pháp lý trong việc phát hành, quản trị và xửlý văn bản ; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài hơn. 2.2. Hoạt động nhiệm vụ. 2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư. Do cơ cấu tổ chức gọn, tổ chức triển khai theo hình thức tập trung chuyên sâu nên việc quản trị và giải quyếtvăn bản của cơ quan được triển khai nhanh gọn, không bị chồng chéo. Ngoài vănthư chung của cơ quan, những phòng ban trong cơ quan không tổ chức triển khai văn thư riêng. Công chức văn phòng thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có nghĩa vụ và trách nhiệm quản lýtoàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, Ủy Ban Nhân Dân và Văn phòng HĐND vàUBND phường. Hàng ngày có nghĩa vụ và trách nhiệm đảm nhiệm những văn bản đến, phân loạivăn bản trước khi đăng kí văn bản, sau đó chuyển giao văn bản đến những đối tượngcó tương quan và giúp quản trị theo dõi tiến trình xử lý văn bản, dữ gìn và bảo vệ những vănbản lưu và sổ sách của cơ quan để Giao hàng nghiên cứu và điều tra sử dụng và quản trị văn bản. 2.2.1. 1. Công tác soạn thảo và phát hành văn bản. Trong hoạt động giải trí của những cơ quan, soạn thảo và phát hành văn bản là một nhiệmvụ quan trọng và mang đặc thù liên tục, bởi văn bản là phương tiện đi lại thôngtin quan trọng, hầu hết Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị của mọi cơ quan, tổ chức triển khai. công tác soạn thảo và ban hành văn so với Ủy Ban Nhân Dân có ý nghĩa đặc biệt quan trọng quan trọngxuất phát từ vị trí của Ủy Ban Nhân Dân trong quản trị Nhà nước – với tư cách luật định : cơquan hành chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành củaHĐND cùng cấp. Hệ thống văn bản do Ủy Ban Nhân Dân phát hành khá phong phú. Đó không chỉlà những văn bản chỉ đaọ, đơn cử riêng biệt mà còn có văn bản qui phạm pháp lý, do đó, việc phát hành văn bản của Ủy Ban Nhân Dân phải tuân thủ những qui định của pháp lý và cácvăn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền … Trong quy trình hoạt động giải trí của mình Ủy Ban Nhân Dân những phường đã phát hành một khốilượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, đa dạng và phong phú về nội dung, phong phú về thểloại gồm có : – Văn bản quy phạm pháp luật ( VBQPPL ) : do chỉ huy phường phát hành, chỉcó Quyết định – Văn bản hành chính : Quyết định, thông tin, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo giải trình, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời … Văn bản chuyên ngành : chứng từ kế toán, biểu mẫu thống kê, biên bảnnghiệm thu khu công trình thiết kế xây dựng … Em xin đưa ra bản thống kê 1 số ít loại văn bản được phát hành tại phường năm2015 trải qua “ Sổ đăng kí văn bản đi ” như sau : VBQPPL Côngvăn02502Quyết định ( cá Thôngbiệt ) báo382129Tờtrình62Báocáo87Tổng1164Qua đây, ta thấy chiếm văn bản chiếm số lượng lớn nhất là công văn, quyết định hành động ; văn bản chiếm số lượng tối thiểu là VBQPPL.Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản được thực hiệ theo những hướng dẫn, lao lý của Nhà nước. Gồm những bước sau : – Phân công soạn thảo : Căn cứ vào đặc thù, nội dung của văn bản cần soạnthảo và địa thế căn cứ vào tính năng, trách nhiệm của đơn vị chức năng, chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân phường giaocho những phòng ban, bộ phận soạn thảo. – Xác định tên loại văn bản : địa thế căn cứ vào nội dung của văn bản dự tính ban hànhđể chọn tên loại cho tương thích. – Thu thập và giải quyết và xử lý thông tin : nội dung thông tin cần tích lũy phụ thuộc vào vào mụcđích và nội dung văn bản dự tính phát hành. – Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo : cán bộ trình độ chỉ lập đềcương so với những văn bản phức tạp. – Duyệt văn bản : quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường là người có thẩm quyền ký duyệt vănbản của Ủy ban. Tuy nhiên khi quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường đi vắng thì Phó chủ tịchUBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự chuyển nhượng ủy quyền của quản trị UBND. – Nhân bản văn bản. – Ký phát hành : quản trị Ủy Ban Nhân Dân sẽ ký phát hành toàn bộ những văn bản hình thànhtrong hoạt động giải trí của Phường. Tuy nhiên, có 1 số ít văn bản thuộc nghành chuyênmôn của những phòng ban hoặc quyền quản trị của Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường thìTrưởng những phòng ban sẽ thừa lệnh ký trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịchUBND phường và Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường ký thay để phát hành văn bản. Ví dụ : TM. ỦY BAN NHÂN DÂNCHỦ TỊCHTM. ỦY BAN NHÂN DÂNKT.CHỦ TỊCHP.CHỦ TỊCHTrần Ngọc HuânNguyễn Ngọc Thạch – Ban hành văn bản : Văn bản sau khi ký phát hành sẽ được tập trung chuyên sâu tại vănphòng để làm thủ tục phát hành ( lấy số văn bản và đóng dấu ). Trước khi đóng dấuvăn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, nếu đúng và vừa đủ mới đóng dấu để banhành. Nếu sai sót quá nhiều thì gửi trả lại để sửa chữa thay thế sau đó mới đóng dấu cho banhành. 2.2.1. 2. Quản lý văn bản đi. Quy trình quản trị văn bản đi của Ủy Ban Nhân Dân phường cơ bản đã tuân thủ theo những quyđịnh đơn cử tại những Điều 17, 18, 19, 20 – Mục 2 – Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP củaChính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ trợ 1 số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày08 / 4/2004 của nhà nước về công tác văn thư, thông tư 07/2012 / TT-BNV ngày22 / 11/2012 hướng dẫn quản trị văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan. – Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; ghi số, ngày tháng năm vănbản : văn bản trước khi ký phát hành, cán bộ văn phòng triển khai việc này. Cán bộvăn thư sẽ ký nháy chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về thể thức ở cuối phần “ Nơi nhận ”. Mỗi một10loại văn bản có một mạng lưới hệ thống số riêng. UBND phường có 9 mạng lưới hệ thống số, dành cho09 loại văn bản sau : VBQPPL, quyết định hành động, kế hoạch, báo cáo giải trình, tờ trình, biên bản, công văn, thông tin, văn bản mật. – Đăng ký văn bản : phường đã dùng máy tính để đăng kí văn bản đi. Riêng đốivới văn bản mật đi, ĐK bằng sổ theo giải pháp truyền thống cuội nguồn. ( Phụ lục 04 ). – Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn : văn thư phường đóng dấu cơ quanvào văn bản. Đối với văn bản khẩn, mật, văn thư chỉ đóng dấu mật, khẩn khi có yêucầu. Dấu cơ quan được đóng ngay ngẵn, rõ ràng. Tuy nhiên, có một số ít văn bản, dấucơ quan đóng không được ngay ngắn ( Phụ lục số 02 ). Đối với những văn bản gồm02 tờ trở lên được đóng giáp lai. Các văn bản đi kèm không có chữ ký thì đượcđóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đề văn bản. – Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi : + Chuyển giao trực tiếp cho những phòng ban, cá thể : do cán bộ văn phòngchuyển giao, ghi nơi nhận văn bản trực tiếp lên phía trên cùng của văn bản. + Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức triển khai khác : do cán bộ văn phòng chuyểngiao, văn bản có bì gói văn bản. + Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện : những văn bản khi gửi qua đường bưu điệnđều có bì gói văn bản. + Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng : văn bản mật không chuyểnqua fax và mạng. Tuy nhiên, trong quy trình chuyển giao văn bản đi, văn bản mật chỉ được cho vàobì, không có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo lao lý của pháp lý. Bêncạnh đó, Ủy Ban Nhân Dân phường không có “ Sổ chuyển giao văn bản đi ”. Như vậy, sẽ gâykhó khăn trong việc theo dõi hoạt động giải trí của cơ quan, trong một năm sẽ không biếtsố văn bản gửi đúng chuẩn đến những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng, cá thể nào. – Lưu văn bản đi : Việc lưu văn bản đi được thực thi theo đúng pháp luật. Bảngốc được lưu tại văn thư, bản chính lưu tại bộ phận soạn thảo ra văn bản. Do sốlượng văn bản làm ra hàng năm không nhiều nên xây dựng tập lưu theo năm. Ví dụ : “ Tập lưu văn bản của Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân năm năm trước ”. 2.2.1. 3. Quản lý và xử lý văn bản đến. – Tiếp nhận văn bản đến : Cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm tiếp đón, bóc bì vănbản đến. Các văn bản gửi đến phường đều được chuyển giao tới văn thư. Cán bộvăn thư trực tiếp ký nhận văn bản, triển khai những khâu bóc bì, lấy số, ký hiệu, ngày11tháng văn bản đến để ĐK vào máy tính. Đối với những văn bản ghi đích danhngười nhận, hay một số ít văn bản có dấu mật, cán bộ văn thư không triển khai bóc bìnhư những văn bản đến thông thường khác. Dấu “ công văn đến ” ( mẫu dấu đến đượcghi tại phụ lục 05 ) vào những khoảng chừng trắng dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trênđầu những văn bản, nhập những thông tin về nơi gửi văn bản, số, ngày tháng phát hành, trích yếu, số, ngày văn bản đến phường và những tài liệu có tương quan khác vào sổcông văn đến trên máy tính. – Đăng kí văn bản đến : thực thi ĐK bằng cơ sở tài liệu quản trị văn bản đếnđối với văn bản đến của cơ quan trên máy tính. Riêng văn bản mật thì được đăng kíbằng sổ truyền thống lịch sử. ( mẫu sổ đăng kí văn bản đến trên máy tính được bộc lộ tạiphụ lục số 06 ). – Trình, chuyển giao văn bản đến : + Sau khi ĐK văn bản vào sổ, văn bản phải đưa lên trình quản trị và ngườiđược giao nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét cho quan điểm phân phối, chỉ huy xử lý. Khi có ýkiến chỉ huy của chỉ huy cơ quan, cán bộ văn phòng thực thi ĐK tiếp những cộtcòn lại. Khi văn bản đến có quan điểm chỉ huy xử lý của chỉ huy thì cán bộ vănphòng trực tiếp photo và chuyển trực tiếp cho những phòng ban, cá thể có liên quantrong cơ quan. – Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến : Cán bộ chuyênmôn triển khai việc xử lý văn bản đến theo sự phân công của chỉ huy cơ quan. Cán bộ văn phòng được giao nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bảnđến. 2.2.1. 4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. – Các loại hồ sơ hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của Ủy Ban Nhân Dân phường : + Hồ sơ việc làm : Hồ sơ lưu văn bản đi ; Hồ sơ hội nghị ; Hồ sơ phát hành văn bản quy phạm pháp luật ; Hồ sơ xử lý đơn thư của công dân. + Hồ sơ nguyên tắc + Hồ sơ nhân sự : được lập và quản trị tại bộ phận kế toán của Ủy Ban Nhân Dân phường. – Tính đến thời gian lúc bấy giờ, Ủy Ban Nhân Dân phường chưa thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ. 12 – Tình hình lập hồ sơ : hầu hết những văn bản, sách vở hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan vẫn chưa được cán bộ trình độ lập hồ sơ hiện hành. Chỉ có ở bộphận văn phòng, bộ phận tiếp đón và xử lý thủ tục hành chính của văn phòng, tư pháp – hộ tịch, địa chính lập hồ sơ. Các phòng ban khác thường không lập hồ sơcông việc, chỉ sắp xếp theo công văn đi và công văn đến cho ngăn nắp. – Các tập lưu công văn đi được sắp xếp theo số thứ tự phát hành, những tập lưu côngvăn đến được sắp xếp theo số đến. Các hồ sơ hội nghị được sắp xếp theo trình tựgiải quyết việc làm. Các hồ sơ xác nhận của bộ phận đảm nhiệm và xử lý thủtục hành chính được sắp xếp theo trình tự xử lý, gồm có : Phiếu nhu yếu côngchứng, xác nhận, bản chính văn bản công chứng, văn bản xác nhận, kèm theobản chụp những sách vở mà người nhu yếu công chứng, xác nhận đã xuất trình, cácgiấy tờ xác định và sách vở tương quan khác ( nếu có ). Tuy nhiên, khi thực thi côngviệc, cá thể chủ trì theo dõi, xử lý văn bản chưa chú trọng đến việc tích lũy, update văn bản đưa vào hồ sơ vì thế còn sống sót thực trạng nhiều hồ sơ không đầyđủ văn bản, tài liệu, chất lượng hồ sơ được lập ra không bảo vệ đúng nhu yếu. Công tác biên mục hồ sơ cũng còn nhiều hạn chế : Văn bản tài liệu có nhiều chỗ cònchưa được sắp xếp khoa học, không đánh số tờ, thiếu quy trình lập Mục lục vănbản, và không viết bìa hồ sơ theo đúng lao lý. Ví dụ, một số ít hồ sơ hội nghị chưathu thập những tài liệu ảnh, băng ghi hình hoặc nếu có thì lại không được biênmục, không ghi chú và không được dữ gìn và bảo vệ đúng quy cách nên dễ mất mát hoặcsử dụng một thời hạn thì bị hư hỏng. – Đối với công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan : + Trước hết, Ủy Ban Nhân Dân phường đã có kho lưu trữ. + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được triển khai theođúng pháp luật của nhà nước. Có những hồ sơ, tài liệu đã được xử lý xongtrong thời hạn một năm phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nhưng không giao nộpvào ngay. Ví dụ : Hồ sơ chứng thực tại bộ phận xử lý và thủ tục hành chính củanăm năm trước phải nộp lưu vào năm năm ngoái nhưng đến năm nay mới nộp lưu vào lưu trữ cơquan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ những bộ phận có lập những mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu. + Do có những hồ sơ chưa được lập hoặc lập không đúng nhu yếu nên có nhiềutài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong thực trạng rời lẻ. 2.2.1. 5. Quản lý và sử dụng con dấu. – Các loại dấu được Ủy Ban Nhân Dân sử dụng gồm có : dấu cơ quan, dấu đến, dấu chứcdanh, dấu mật, dấu khẩn, dấu họ tên chỉ huy cơ quan. 13 – Việc quản trị và sử dụng con dấu được giao cho công chức Văn phòng-Thốngkê dữ gìn và bảo vệ và sử dụng – Việc sử dụng con dấu đúng với nội dung, đặc thù việc làm. Chỉ có ngườiđược giữ dấu mới được đóng vào văn bản, tổng thể những người khác không đượcmượn dấu và tùy ý lấy dấu đóng lên văn bản. – Dấu cơ quan được đóng lên văn bản do cơ quan phát hành ra đóng dấu khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền. – Ngoài dấu cơ quan sử dụng chung trong cơ quan tại Văn phòng thì HĐND cócon dấu riêng và được đóng lên những văn bản do HĐND phát hành, dấu do cán bộtrong Hội đồng cất giữ. – Việc dữ gìn và bảo vệ con dấu được Ủy Ban Nhân Dân phường triển khai rất tốt. Dấu được cán bộvăn thư quản trị cẩn trọng và khá bảo đảm an toàn cả trong và ngoài giờ thao tác khi đượcbảo quản trong két sắt. Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì khóa két cẩn trọng, nếubàn giao lại cho ai thì phải được sự được cho phép của chỉ huy phường. 2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ. Do những hạn chế nhất định về nhân sự và mạng lưới hệ thống cơ sở vật chất nên công táclưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường vẫn còn nhiều khó khăn vất vả, hạn chế. 2.2.2. 1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. Hiện tại, kho lưu trữ của phường dữ gìn và bảo vệ tài liệu của 01 phông : Phông lưu trữUBND phường Xuân Đỉnh. Chủ yếu là tài liệu hành chính, do Ủy Ban Nhân Dân là cơ quanhành chính triển khai quản trị nhà nước ở cấp phường. Tài liệu trong phông lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh gồm có : tài liệu tổnghợp gồm có tài liệu về công tác chỉ huy, chỉ huy ; tài liệu Văn phòng – thống kê ; tài liệu công an ; tài liệu quân sự chiến lược ; tài liệu tư pháp – hộ tịch ; tài liệu địa chính – xâydựng ; tài liệu kinh tế tài chính – kế toán ; tài liệu văn hóa truyền thống – xã hội ; tài liệu thuế. 2.2.2. 2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ. Tại phường, nguồn tích lũy bổ trợ tài liệu hầu hết là những tài liệu sản sinh trongquá trình hoạt động giải trí theo tính năng, trách nhiệm, quyền hạn của Ủy Ban Nhân Dân phường. Đâylà nguồn tài liệu quan trọng và tiếp tục nhất của kho lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân cấpphường. Bên cạnh đó là những tài liệu là những văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnquản lý của những cơ quan cấp trên gửi đến tương quan đến hoạt động giải trí của Ủy Ban Nhân Dân cấpphường. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường : 14 – Các cơ quan cấp trên ; – quản trị, Phó quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường ; – Các bộ phận đảm nhiệm những nghành trình độ : + Văn phòng – thống kê ; + Địa chính-xây dựng-đô thị ; + Tư pháp – Hộ tịch ; + Văn hóa-Xã hội ; + Kế toán ; + Thuế. Nguồn thu này được xác lập bởi cán bộ văn thư – lưu trữ. Nhưng trên trong thực tiễn, chỉ có văn phòng, địa chính, tư pháp mới nộp vào lưu trữ. Tài liệu của những phòngban khác được lưu giữ trong tủ đựng tài liệu tại nơi thao tác của mình, do kho lưutrữ không đủ diện tích quy hoạnh để chứa tài liệu mà tài liệu văn phòng, địa chính, tư phápchiếm số lượng tài liệu nhiều nhất. Thành phần tài liệu tích lũy vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức triển khai : Ngoài tài liệuhành chính, còn có một số lượng nhỏ tài liệu khoa học kỹ thuật như : tài liệu xâydựng những khu công trình, những dự án Bất Động Sản, khu đô thị … Thời hạn tích lũy tài liệu vào lưu trữ cơ quan : Thời hạn tích lũy tài liệu vào lưu trữ không được xác lập đúng như trong quyđịnh của nhà nước. Thời hạn tích lũy không được cố định và thắt chặt. Có những tài liệu thuộccác phòng ban giao nộp đúng thời hạn trong thời hạn một năm kể từ khi công việckết thúc, trong thời hạn 03 tháng kể từ khi khu công trình được quyết toán. Nhưng cónhững tài liệu thuộc một số ít phòng ban khác không giao nộp đúng thời hạn theo quyđịnh như em đã đề cập ở nội dung phần trước đó. Thủ tục giao nộp gồm có : mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhậnhồ sơ tài liệu nộp lưu. 2.2.2. 3. Xác định giá trị tài liệu. – Tổ chức công tác xác lập giá trị tài liệu : Tại Ủy Ban Nhân Dân phường, việc này chưathực sự được chú trọng. Hiện nay, phường chưa kiến thiết xây dựng được bất kể bảng thờihạn dữ gìn và bảo vệ nào. Các hồ sơ, tài liệu được chuyển vào lưu trữ ngay từ giai đoạn15văn thư cơ quan đã không được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ. Đến quy trình tiến độ lưu trữcơ quan cũng không được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ. – Việc xử lý tài liệu loại tại Ủy Ban Nhân Dân phường cũng chưa được lao lý. Điều đó sẽdẫn đến việc nhìn nhận rơi lệch giá trị của tài liệu và tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳtiện, làm mất tài liệu giá trị và dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ tài liệu không có giá trị. 2.2.2. 4. Chỉnh lý khoa học tài liệu. – Phương án phân loại tài liệu được Ủy Ban Nhân Dân phường vận dụng là “ Thời gian-Mặthoạt động ”. – Tuy nhiên trên thực tiễn, Ủy Ban Nhân Dân phường không thực thi đến khâu chỉnh lý tàiliệu. Các hồ sơ, tài liệu đưa vào kho chỉ được sắp xếp ngăn nắp. Các tài liệu rời lẻ, những hồ sơ chưa được lập đúng theo nhu yếu … từ khâu văn thư được chuyển ynguyên vào kho. 2.2.2. 5. Kho lưu trữ và trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ. Được sự chăm sóc của chỉ huy phường, kho lưu trữ đã được thiết kế xây dựng. Khođược sắp xếp độc lập tại tầng 2 trong trụ sở Ủy Ban Nhân Dân phường, có diện tích quy hoạnh 25 m 2 với 03 hàng giá cố định và thắt chặt. Kho lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường là một kho tạm. Tuy nhiên, kholại được sắp xếp sát với khu Tolet, không gần với cầu thang, làm cho quá trìnhvận chuyển tài liệu khó khăn vất vả. Kho chỉ lắp ráp 04 đèn tuýp, không có những thiết bị nhằm mục đích duy trì môi trường tự nhiên trongkho như : quạt thông gió, điều hòa, máy hút ẩm, hút bụi … để bảo vệ dữ gìn và bảo vệ tàiliệu tốt. Ngoài ra, kho cũng không có trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy, chưacó những chính sách bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu. Như vậy, kho lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phường vẫn chưa bảo vệ nhu yếu, chưa đượcchú trọng góp vốn đầu tư đúng mức để bảo vệ bảo đảm an toàn, lâu dài hơn cho tài liệu lưu trữ. Cáctrang thiết bị chưa được góp vốn đầu tư nên công tác dữ gìn và bảo vệ còn rất khó khăn vất vả. 16C hương 3 : Nhận xét, nhìn nhận và đưa ra khuyến nghị. 3.1. Nhận xét, nhìn nhận. Qua khảo sát thực tiễn trong thời hạn kiến tập 03 tuần tại Ủy Ban Nhân Dân phường XuânĐỉnh, mà đơn cử là Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh, em nhận thấy việc tổchức công tác văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh có những ưu điểm vàhạn chế sau : 3.1.1. Ưu điểm. 3.1.1. 1. Hoạt động tổ chức triển khai và chỉ huy công tác văn thư lưu trữ. – Lãnh đạo phường đã có những nhận thức nhất định vế tầm quan trọng củacông tác văn thư lưu trữ. 17 – Mặc dù quy mô của cơ quan quản trị nhà nước cấp phường nhỏ nhưng đã cócán bộ Văn phòng – thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có những điểm đáng chúý : trẻ, năng động, với trình độ trình độ nhiệm vụ cao. – Có sự góp vốn đầu tư về trang thiết bị Giao hàng cho công tác văn thư lưu trữ nhất địnhnhư : tủ đựng tài liệu tại những bộ phận, những hộp đựng hồ sơ tài liệu, giá đựng tài liệu. – Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã tạođược một cơ sở tài liệu và mạng lưới hệ thống quản trị ngặt nghèo tài liệu, Giao hàng việc tra cứuthông tin nhanh và hiệu suất cao nhất nhằm mục đích nâng cao hiệu suất lao động và trình độ kỹthuật của con người. Đặc biệt là việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008, phầnmềm quản trị văn bản vào sử dụng tại Ủy Ban Nhân Dân phường đã nâng cao chất lượng côngtác văn thư, lưu trữ cũng như trong quy trình xử lý việc làm của Phường. 3.1.1. 2. Hoạt động tổ chức triển khai triển khai nhiệm vụ. – Về công tác văn thư : Một điều điển hình nổi bật tại Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh, đó là công tác văn thư đangđược hiện đại hóa nhanh gọn, bảo vệ hoạt động giải trí công văn, sách vở của cơ quanđược lưu thông, cung ứng thông tin vừa đủ, kịp thời, bảo mật thông tin bảo vệ cho côngviệc của cơ quan được xử lý nhanh gọn, đúng mực, đúng đường lối, chínhsách, nguyên tắc và chính sách. Nhờ đó, tiết kiệm chi phí thời hạn, sức lực lao động cho cán bộ, côngchức trong quy trình thừa hành công vụ. Hình thức văn thư tập trung chuyên sâu giúp cho việc tập hợp, quản trị, dữ gìn và bảo vệ và tra tìmtài liệu diễn ra một cách thuận tiện, thuận tiện hơn. Các khâu của công tác văn thư đãđược chú trọng, thiết kế xây dựng theo một quy trình tiến độ khoa học. Quy trình soạn thảo và banhành văn bản rõ ràng, pháp luật nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai, tránh được sự chồng chéo. Việc tổ chức triển khai quản trị và xử lý văn bản đi, đến được triển khai một cách chặtchẽ. Cuối cùng, việc quản trị và sử dụng con dấu tại những Ủy Ban Nhân Dân cấp phường cũng đãđược chú trọng và hầu hết triển khai triệt để theo lao lý chung của Nhà nước. – Về công tác lưu trữ : Có một số ít bộ phận của phường đã có ý thức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữcơ quan đúng thời hạn pháp luật. Một số bộ phận đã lập hồ sơ việc làm tạo điềukiện thuận tiện cho cán bộ lưu trữ thực thi những khâu nhiệm vụ khác. Kho lưu trữ tiếp tục được làm vệ sinh như vệ sinh, quét dọn … 3.1.2. Hạn chế. 18B ên cạnh những tác dụng đã đạt được, công tác văn thư lưu trữ của Ủy Ban Nhân Dân phườngXuân Đỉnh vẫn còn sống sót những hạn chế nổi bật của đa phần những cơ quan, tổ chứckhác cần được khắc phục. 3.1.2. 1. Nhận thức của cán bộ chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân cấp phường so với công tácvăn thư, lưu trữ chưa rất đầy đủ, chưa thâm thúy. UBND phường tuy là cấp nhỏ nhất trong mạng lưới hệ thống phân cấp quản trị hành chínhcủa Nhà nước Nước Ta nhưng chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân phường đã và đang cố gắng nỗ lực đẩymạnh sự tăng trưởng mọi hoạt động giải trí của cơ quan mình để bảo vệ sự tăng trưởng kinhtế xã hội của phường nói riêng, của Quận nói chung. Để có sự thống nhất trong chỉđạo và triển khai kế hoạch giữa những cấp với nhau, việc thống nhất, quy chuẩn tàiliệu lưu trữ phải được chú trọng. Tuy nhiên, trên thực tiễn, chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân phườngmới chỉ trong bước đầu nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ mà chưanắm rõ được những tiến trình nhiệm vụ của công tác này cũng như tầm quan trọngcủa những khâu nhiệm vụ so với hoạt động giải trí của UBND. Nguyên nhân tiên phong cóthể vì đặc trưng tài liệu cấp phường là lưu trữ cơ quan, không phải nộp vào lưu trữNhà nước nên chỉ huy phường và cán bộ chuyên trách còn xem nhẹ những khâunghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là trong yếu tố nộp lưu hồ sơ đưa vào dữ gìn và bảo vệ, Giao hàng nhu yếu khai thác sử dụng vĩnh viễn. Nguyên nhân thứ hai là do khối lượngtại liệu lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân cấp phường không quá lớn, việc khai thác, sử dụng cũngkhông tiếp tục nên mức độ thiết yếu của việc tổ chức triển khai lưu trữ tài liệu bị lơ làvà xem nhẹ. 3.1.2. 2. Hệ thống văn bản chỉ huy, pháp luật hướng dẫn về tổ chức triển khai công tácvăn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn vất vả cho việc điều chỉnhchuyên môn nhiệm vụ không được thống nhất, nề nếp. Nhược điểm thứ nhất hoàn toàn có thể thấy được ở mạng lưới hệ thống văn bản chỉ huy, quy địnhhướng dẫn về tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ cấp phường là không xác lập đượcloại hình, công dụng, trách nhiệm, vị trí pháp lý của tổ chức triển khai lưu trữ cấp phường. Điềunày sẽ dẫn đến việc không xác lập được cơ cấu tổ chức của công tác lưu trữ, không có cánbộ chuyên trách quản trị. Ngoài ra, không xác lập được biên chế đơn cử để đảmnhận công tác văn thư, lưu trữ cấp phường và nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộ so với côngtác lưu trữ chính là điểm yếu kém thứ hai. Không có biên chế nên cán bộ phụ tráchcông tác văn thư, lưu trữ cấp phường thường là kiêm nhiệm ( với vai trò công tácphụ ) với mức lương rất thấp. Điều này tất yếu sẽ dấn đến nghĩa vụ và trách nhiệm của cán bộđối với công tác văn thư, lưu trữ không cao. Nhược điểm tiếp theo chính là việcban hành, thông dụng những văn bản hướng dẫn, chỉ huy về công tác văn thư, lưu trữ hầunhư là không có. 193.1.2.3. Công tác nhìn nhận, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường cònnhiều thiếu sót, chưa được chú trọng. Do sự chăm sóc của chỉ huy so với công tác lưu trữ cấp phường chưa cao nêncông tác kiểm tra cũng không được coi trọng. Số lần kiểm tra định kỳ quá ít, kiểmtra đột xuất phần nhiều không có … Điều này sẽ phát sinh những xấu đi trong việcthực hiện công tác văn thư, lưu trữ. 3.1.2. 4. Các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưutrữ còn nhiều khó khăn vất vả và chưa ổn. – Về công tác văn thư : Tình trạng cho nợ số văn bản vẫn đang diễn ra. Do trình độ trình độ chưa cao hoặc còn chưa được huấn luyện và đào tạo chuyên nghiệp nên trongquá trình soạn thảo và phát hành văn bản ở Ủy Ban Nhân Dân phường vẫn còn 1 số ít văn bảnmắc lỗi chính tả, ngôn từ diễn đạt, mắc lỗi về thể thức, xác lập tên loại văn bản. Các văn bản được soạn thảo để phát hành sai về kĩ thuật trình diễn ( kích cỡ khôngđúng nhu yếu, sử dụng font. VnTime, … ), đều bị gửi trả lại bộ phận trình độ đểsửa lại trước khi đăng kí văn bản. Điều này gây tốn nhiều thời hạn, sức lực lao động, ảnhhưởng đến hiệu suất cao việc làm. Hay là, 1 số ít văn bản phát hành chưa có cơ sở pháplí, nội dung văn bản chưa phân phối nhu yếu phân phối và truyền đạt thông tin mộtcách đúng chuẩn. Trên cơ sở kim chỉ nan được học, mẫu bì văn bản được phong cách thiết kế thiếu phần “ Ghi số, ký hiệu những văn bản có trong phong bì ” ( phụ lục 03 ). Từ đó, hoàn toàn có thể gây lẫn lộntrong quy trình đưa văn bản vào bì. Các đơn, thư khiếu nại tố cáo gửi đến Ủy Ban Nhân Dân phường không đưa vào để đăng kívào sổ. Văn bản đến được giữ tại bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư chỉ sao gửi bản photocủa văn bản đến cho chỉ huy và những bộ phận trình độ. Do đó, dẫn đến nhiều hồsơ việc làm được lập ra có những tài liệu là bản photo từ bản chính. Mặt khác, bảnchính văn bản đến lại được lập thành những tập lưu công văn đến tại văn phòng. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được chăm sóc đúng mức. Việc lập hồ sơđược triển khai một cách tự phát để thực thi những trách nhiệm được giao và chưa cósự chỉ huy thống nhất trong cơ quan. – Về công tác lưu trữ : 20C ông tác lưu trữ vẫn còn bỏ ngỏ, chưa được chăm sóc nhiều. Những tài liệu cógiá trị chưa được dữ gìn và bảo vệ tốt, còn phân tán ở những phòng, ban nên khi khai thác sửdụng còn gặp nhiều khó khăn vất vả, mất nhiều thời hạn. Kinh phí cho công tác lưu trữcòn hạn hẹp, phương tiện đi lại bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong kho còn thiếu, không đápứng được nhu yếu ngày càng cao của việc làm. Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chậm so với lao lý, nguyên nhânchính do chỉ huy phường và chỉ huy những đơn vị chức năng chưa thực sự chăm sóc tới côngtác này. Tài liệu đến thời hạn nộp lưu nhưng vẫn giữ lại ở những bộ phận gây khó khăncho quản trị, gây mất mát, thất lạc. UBND phường chưa kiến thiết xây dựng được bản thời hạn dữ gìn và bảo vệ mẫu nên việc xácđịnh thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho hồ sơ còn chung chung. Cuối cùng, tài liệu không được chỉnh lý gây khó khăn vất vả cho việc tra tìm, quản trị, khai thác sử dụng tài liệu. 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ củaUBND phường Xuân Đỉnh. Để khắc phục những sống sót, hạn chế đã nêu và trên cơ sở khám phá những nguyên do, em xin đưa ra một số ít yêu cầu giải pháp nhằm mục đích nâng cao chất lượng công tác văn thưlưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. 3.2.1. Về phía cơ quan quản trị ngành. Cơ quan quản trị ngành cần nhanh chòng hoàn thành xong mạng lưới hệ thống văn bản chỉ huy, pháp luật hướng dẫn về tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ cấp phường. Cụ thể : – Do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở xã, phường hầu hết đều là kiêmnhiệm. Việc sắp xếp cán bộ làm kiêm nhiệm như vậy là một điểm không tương thích đốivới những phường tại những thành phố lớn. Do đó, việc phát hành pháp luật tiêu chuẩnchức danh công chức cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ là việc làmcấp thiết trong quá trình lúc bấy giờ. Bộ Nội vụ cần phát hành pháp luật về chuẩn chứcdanh. – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần liên tục chỉ huy và kiểm tra côngtác văn thư, lưu trữ những cấp đặc biệt quan trọng là xã, phường. Bên cạnh đó, cần phát hành cácvăn bản hướng dẫn đơn cử về trình độ nhiệm vụ một cách đơn cử, chi tiết cụ thể chovăn thư, lưu trữ ở Ủy Ban Nhân Dân cấp xã, phường, thị xã để triển khai cho thống nhất, đúng mực. 3.2.2. Về phía Ủy Ban Nhân Dân phường Xuân Đỉnh. 213.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức ( CBCC ). Với một khối lượng việc làm ngày càng lớn, hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều, màchỉ có một cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ đảm nhiệm tất yếu dẫn đến việc thựchiện công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn vất vả. Vì vậy, Ủy Ban Nhân Dân cần tuyển dụngthêm cán bộ hợp đồng về văn thư lưu trữ để giảm bớt gánh nặng việc làm cho cánbộ văn phòng kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, tăng hiệu suất cao việc làm. Cán bộ văn thư, lưu trữ trong Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân phường phải được đào tạo và giảng dạy, bồidưỡng nâng cao trình độ trình độ nhiệm vụ, nhất là những kiến thức và kỹ năng mới trongngành văn thư, lưu trữ như những văn bản quy phạm pháp luật ; văn bản hướng dẫnmới về văn thư, lưu trữ, về sử dụng những phương tiện kỹ thuật văn minh ; những kiến thứcđể ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra họ cũngcần được bổ trợ những kiến thức và kỹ năng về quản trị nhà nước, về pháp lý, về hànhchính … Ủy Ban Nhân Dân phường cần tổ chức triển khai những lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức của Ủy Ban Nhân Dân ; Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân phảithường xuyên cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi học những lớp tu dưỡng, nâng cao kiếnthức về công tác văn thư, lưu trữ tại những cơ sở đào tạo và giảng dạy. Đối tượng cán bộ cần bồidưỡng về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy Ban Nhân Dân phường không riêng gì là công chức kiệmnhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải tu dưỡng cho tổng thể CBCC củaUBND phường, vì toàn bộ mọi người đều tham gia thực thi những việc làm của vănthư, lưu trữ với những mức độ khác nhau. Các cán bộ thuộc những phòng ban chuyênmôn đặc biệt quan trọng cần được trang bị không thiếu kiến thức và kỹ năng về lập hồ sơ việc làm, để tạothuận lợi cho việc đưa hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quá trình sau này. 3.2.2. 2. Hoàn thiện tiến trình nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân phường. Nhanh chóng thiết kế xây dựng, phát hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quanĐây là một điều thiết yếu để thống nhất về những khâu nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm thựchiện những khâu nhiệm vụ để CBCC trong cơ quan triển khai, tạo nề nếp khoa học, nâng cao vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan. – Về công tác văn thư : Đưa ra những pháp luật đơn cử, ngặt nghèo về khâu soạn thảo văn bản, đăng kí vănbản, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ việc làm của cán bộ trình độ. UBNDvà Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân phường phải liên tục kiểm tra, đôn đốc những phòng, ban, những cán bộ, công chức về việc triển khai những pháp luật trên một cách ngặt nghèo, nghiêm khắc và có chế tài đơn cử. Đặc biệt cần kiểm soát và chấn chỉnh khâu lập hồ sơ tránh tìnhtrạng tài liệu chất đống, bó gói, rời lẻ gây khó khăn vất vả cho quy trình tiến độ lưu trữ. – Về công tác lưu trữ : 22

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2