Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

TÓM TẮT:

Công tác lưu trữ đối với xã hội nói chung và đối với mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng có vai trò hết sức quan trọng và cần thiết. Trên thực tế, ở Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự, hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ của một số các cơ quan, tổ chức còn không ít hạn chế, thậm chí không được chú trọng đúng mức. Bài viết chỉ ra một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lưu trữ, từ đó đề xuất một số giải pháp, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hiện nay.        

Từ khóa: Giải pháp, công tác văn thư – lưu trữ, quản lý, Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.

 1. Đặt vấn đề

  Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất nước. Trường có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp (QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan – chiến sĩ (HSQ-SC) và là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân Việt Nam anh hùng.

Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng công cụ rất đặc biệt đó là công tác văn thư – lưu trữ (VT-LT). Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị nào, bởi nó là công cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy) đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường.

Công tác VT-LT là nền tảng rất cơ bản cho công tác tổ chức triển khai, quản trị điều hành quản lý những hoạt động giải trí của những cơ quan, đơn vị chức năng. Cho nên, việc quản trị công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng. Đặc biệt là sự chăm sóc chăm sóc của chỉ huy, chỉ huy những cấp để hiệu suất cao hoạt động giải trí công tác VT-LT tại những cơ quan ngày càng cao, cũng như công tác VT-LT trong những cơ quan đơn vị chức năng Quân đội nói riêng, luôn hoạt động giải trí nền nếp chính quy, bảo vệ tính thống nhất, chất lượng, hiệu suất cao ; đặt ra nhu yếu cao về thái độ nhiệm vụ trình độ phải luôn tích cực, dữ thế chủ động, phát minh sáng tạo ; nhằm mục đích triển khai thắng lợi trách nhiệm chính trị của cơ quan đơn vị chức năng trong mọi trường hợp .

2. Giải quyết vấn đề

Hệ thống tổ chức triển khai quản trị VT-LT của Bộ Quốc Phòng nói chung và Trường SQKTQS nói riêng đang ngày càng được triển khai xong. Nhận thức của chỉ huy và cán bộ, quân nhân, viên chức quốc phòng những cấp, những ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác VT-LT đã từng bước được nâng lên rõ ràng, góp thêm phần quan trọng vào việc hoàn thành xong trách nhiệm chính trị quốc phòng và công cuộc kiến thiết xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nghiên cứu, kiến thiết xây dựng được nhiều văn bản mang đặc thù quản trị, chỉ huy và hướng dẫn thực thi. Cơ sở vật chất, trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ được chăm sóc, góp vốn đầu tư. Đội ngũ cán bộ ngày càng được chuẩn hóa .
Tuy nhiên, để công tác VT-LT thật sự tăng trưởng ngang tầm với những nghành khác, trong thời hạn tới, xin đề xuất kiến nghị 1 số ít giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao quản trị công tác văn thư, lưu trữ của Trường SQKTQS lúc bấy giờ như sau :
Một là, hoàn thành xong về tổ chức triển khai cỗ máy và nhân sự làm công tác văn thư – lưu trữ .
Trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai, để triển khai hiệu suất cao một trách nhiệm nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phận chuyên trách đảm nhiệm việc làm đó .
Con người là yếu tố cơ bản, quyết định hành động đến hiệu quả của mọi việc làm. Người làm công tác VT-LT phải bảo vệ tốt những tiêu chuẩn về chính trị, trung thành với chủ với Đảng, với chính sách ; có ý thức tổ chức triển khai kỷ luật, phẩm chất đạo đức tốt ; có trình độ trình độ nhiệm vụ và đủ sức khỏe thể chất hoàn thành xong mọi trách nhiệm được giao. Cán bộ, nhân viên cấp dưới làm công tác VT-LT luôn tiếp xúc trực tiếp với văn bản, tài liệu và con dấu. Do vậy, quản trị nhiều thông tin quan trọng và đáng tin cậy bằng văn bản của cơ quan, đơn vị chức năng, trong đó có nhiều thông tin mật không được bật mý. Nếu quy trình tuyển chọn không ngặt nghèo, kỹ lưỡng, sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng .

Ngoài ra, cần tuyển chọn kỹ đội ngũ cán bộ, nhân viên, đòi hỏi phải có kế hoạch sử dụng ổn định lâu dài. Từ kinh nghiệm thực tế cho thấy, cơ quan, đơn vị nào sử dụng ổn định lâu dài đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ thì ở đó chất lượng và hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, số vụ việc vi phạm quy định ít xảy ra. Bên cạnh những phẩm chất kiên định, vững vàng, đội ngũ cán bộ, nhân viên VT-LT cũng cần được đào tạo tinh thông về chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu sâu, rộng để có thể tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy về công tác VT-LT.

Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ hiện hành, cần tiếp tục tổ chức triển khai giảng dạy và tu dưỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên cấp dưới VT-BM-LT trong quân đội là một trong những trách nhiệm quan trọng, cơ bản và vĩnh viễn ; nhằm mục đích kiến thiết xây dựng đội ngũ trình độ có đủ trình độ, năng lượng để hoàn thành xong tốt trách nhiệm được giao, góp thêm phần chung vào việc hoàn thành xong thắng lợi trách nhiệm chính trị của cơ quan, đơn vị chức năng .
Việc mạnh dạn đề bạt những cán bộ trẻ có trình độ trình độ tốt, có lòng yêu nghề, hăng say với việc làm, có thời hạn gắn bó lâu dài hơn với việc làm VT-LT giữ chức vụ trưởng ban VT-LT cũng là một giải pháp hữu hiệu .

Quan tâm thực hiện các chế độ, chính sách đại ngộ đặc thù đối với cán bộ, nhân viên lưu trữ. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại với cán bộ, nhân viên ngành lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; kịp thời động viên khen thưởng, xem xét ưu tiên những đóng góp của cán bộ, nhân viên lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao hàng năm.

Như vậy, giải pháp tổ chức triển khai cỗ máy và nhân sự là giải pháp có ảnh hưởng tác động thâm thúy tới việc nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí VT-LT, bởi lẽ con người là TT của mọi hoạt động giải trí. Khi nguồn nhân lực có sự ảnh hưởng tác động về nhận thức, biến nhận thức đúng đắn thành hành vi có hiệu suất cao, thì lúc đó hiệu suất cao hoạt động giải trí công tác VT-LT trong Nhà trường sẽ có sự chuyển biến tích cực thâm thúy .
Hai là, bổ trợ và hoàn thành xong mạng lưới hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự chiến lược .
Trong những năm gần đây những cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Bộ Quốc Phòng đã phát hành gần như không thiếu những lao lý về công tác VT-LT là cơ sở pháp lý để thực thi công tác này. Những văn bản quy phạm dưới luật do những cơ quan nhà nước có thẩm quyền phát hành trong thời hạn qua đã đưa ra gần như không thiếu những cơ sở pháp lý về công tác VT-LT. Thường xuyên update những văn bản, hướng dẫn, lao lý mới, để vận dụng trong quy trình triển khai trách nhiệm, bảo vệ tính đúng mực, thực thi nghiêm pháp luật về quản trị văn bản, tài liệu, thực thi trang nghiêm Quy chế về công tác VT-LT và bảo mật thông tin tài liệu trong Quân đội .
Để quản trị tốt công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường cần kiến thiết xây dựng và phát hành những văn bản như : Quy chế công tác VT-LT. Mục đích của Quy chế là cụ thể hóa những văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để chỉ huy, tổ chức triển khai, hướng dẫn thực thi và cũng là công cụ quan trọng để Nhà trường quản trị công tác VT-LT .
Xây dựng và phát hành Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ để lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lưu trữ bảo quan theo thời hạn thích hợp, ship hàng nghiên cứu và điều tra, sử dụng lâu bền hơn và thuận tiện loại tài liệu ra tiêu hủy khi hết giá trị .

Ba là, tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

Đây là những giải pháp tương quan trực tiếp đến hoạt động giải trí VT-LT của Trường SQKTQS, để tổ chức triển khai thực thi có hiệu suất cao hơn nữa những nhiệm vụ VT-LT đơn cử là :
Phải tích cực, dữ thế chủ động, nghĩa vụ và trách nhiệm hơn nữa trong việc làm xử lý công văn, tài liệu hằng ngày, bảo vệ xử lý nhanh gọn, bảo đảm an toàn, hiệu suất cao .
Cán bộ, nhân viên cấp dưới tương quan đến công tác xử lý công văn, tài liệu : sau khi đảm nhiệm phải ĐK, xử lý triệt để ngay trong ngày ; những ngày nghỉ, giờ nghỉ, văn thư hoặc trực ban nhận được công văn, tài liệu đến, phải kịp thời báo cáo giải trình chiến sỹ trực chỉ huy cơ quan, đơn vị chức năng biết để xử lý, bảo vệ thời hạn pháp luật .
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến : Thủ trưởng những cơ quan đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy xử lý kịp thời văn bản đến của đơn vị chức năng mình và phối hợp với những đơn vị chức năng khác xử lý những văn bản đến có tương quan. Đối với văn bản đến có tương quan đến nhiều cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể thì cơ quan đơn vị chức năng, cá thể chủ trì xử lý phải gửi văn bản đó ( kèm theo phiếu trình có quan điểm chỉ huy của chỉ huy cơ quan ) để lấy quan điểm của những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể tương quan. Nếu cá thể được giao xử lý văn bản đến phải hoàn thành xong việc làm đúng thời hạn đã lao lý ( nếu có ) hoặc theo quan điểm chỉ huy của người có thẩm quyền ; trường hợp xét thấy không hề hoàn thành xong việc làm thì phải báo cáo giải trình người có thẩm quyền để kịp thời giải quyết và xử lý .
Giải quyết dứt điểm thực trạng tài liệu tồn dư ở dạng bó, gói tại những đơn vị chức năng ; hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm phải được tập hợp thành hồ sơ, có thống kê và xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ theo lao lý .
Bốn là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ .

Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của cách mạng công nghiệp 4.0, nhất là công nghệ thông tin, Trường SQKTQS hiện nay và trong thời gian tới đây cần đẩy nhanh và sâu hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT để đáp ứng nhu cầu kịp thời, chính xác, khoa học, bảo đảm bí mật trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trên cơ sở phần mềm đã có, Nhà trường cần nâng cấp sao cho phù hợp với thực tế của đơn vị, từng bước tiến hành các bước nghiệp vụ để chuyển một số tài liệu giấy sang dạng điện tử nhằm bảo quản, bảo hiểm tài liệu được tốt hơn và thuận lợi trong việc số hóa tài liệu lưu trữ.

Để công tác tin học hóa được triển khai thuận tiện, thiết yếu phải tổ chức triển khai những lớp tập huấn về sử dụng ứng dụng chuyên được dùng, về nền tảng kỹ năng và kiến thức tin học cho những cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong Nhà trường để nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan .

3. Kết luận

Có thể nói nhận thức thâm thúy vai trò và ý nghĩa của công tác quản trị VT-LT, trong hoạt động giải trí ship hàng công tác chỉ huy, chỉ huy, quản trị, quản lý, tổ chức triển khai tiến hành triển khai trách nhiệm chính trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị chức năng đó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên trong việc chỉ huy dữ gìn và bảo vệ khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay trong quy trình hoạt động giải trí nội bộ mà có. Đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy, hướng dẫn chỉ huy những cơ quan, đơn vị chức năng trong toàn Trường tham gia quản trị công tác VT-LT ngày càng tốt hơn. Đây là nguồn lực có vai trò quan trọng quyết định hành động chất lượng triển khai xong trách nhiệm của đơn vị chức năng. Để cung ứng nhu yếu, trách nhiệm nâng cao hiệu suất cao công tác trong tình hình mới, mỗi cơ quan, đơn vị chức năng trong trường phải luôn hoạt động, tăng trưởng hoàn thành xong mình, trong đó có bộ phận văn thư – lưu trữ để nâng cao hiệu suất cao quản trị công tác VT-LT tại Nhà trường trong tình lúc bấy giờ .

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định số 128- QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001- 2000.
2. Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội.
3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
4. Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội.
5. Chu Thị Hậu (chủ biên) (2016), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội.
6. Quốc hội (2014), Luật Doanh nghiệp, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
7. Quốc hội (2014), Luật Lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
8. Đặng Bảo Quốc (1999), Khoa học tổ chức và quản lý – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội.
9. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.

ENHANCING THE EFFICIENCY OF ARCHIVING WORK AT THE SCHOOL OF MILITARY TECHNICAL OFFICERS

Master’s student Tran Thi Binh
Hanoi University Of Home Affairs

ABSTRACT:

Archiving plays an important and necessary role in society in general and in each agency and unit in particular. In fact, the archiving and documents management of some units under the School of Military Technical Officers have not received adequate attention with many limitations. This article points out a number of current issues in the archiving work, thereby proposing some solutions for enhancing the efficiency of archiving and documents management at agencies and units.         

Xem thêm: Lấy tế bào gốc từ máu cuống rốn: Những điều cần biết

Keywords: Solutions, clerical work and archiving, management, School of Military Technical Officers.

[ Tạp chí Công Thương – Các tác dụng điều tra và nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ tiên tiến ,
Số 17, tháng 7 năm 2020 ]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2