Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp | MAN

Thuế Thu nhập Cá nhân cho Người Nước ngoài

Những câu hỏi hay gặp khi nói về lưu trữ hồ sơ Doanh nghiệp như:

• Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp?
• Thời hạn bảo quản tài liệu kế toán?
• Cách lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán ngân hàng?
• Mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ?
• Văn bản quy định về lưu trữ chứng từ kế toán?
• Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán?
• Thời hạn lưu trữ báo cáo tài chính ngân hàng?
• …

Mỗi loại tài liệu như Hóa đơn, Hợp đồng lao động, Chứng từ kế toán, Hồ sơ kiểm toán… đều có luật, quy định về thời hạn lưu trữ. Hết thời hạn có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Hãy rà soát những tài liệu mà bạn đang cất giữ liệu đã đủ hạn định chưa để tiến hành xử lý nếu không muốn tốn phí… lưu trữ.

Tên tài liệu nên được xếp theo abc để tiện tra cứu .

1. Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

Theo lao lý tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174 / năm nay / NĐ-CP, những chứng từ sau đây thuộc diện lưu trữ 10 năm :
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp cụ thể, những sổ kế toán cụ thể, những sổ kế toán tổng hợp, báo cáo giải trình kinh tế tài chính tháng, quý, năm của đơn vị chức năng kế toán, báo cáo giải trình quyết toán, báo cáo giải trình tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .

(Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

2. Hồ sơ cấp phép nhập khẩu trang thiết bị y tế: 20 năm

Điều kiện chung về sản xuất, kinh doanh thương mại, XNK trang thiết bị y tế hiện đang được vận dụng theo Nghị định số 36/2016 / NĐ-CP ngày 15/5/2016 .
Hồ sơ tương quan đến việc cấp giấy ĐK lưu hành và XNK trang thiết bị y tế được nhu yếu lưu trữ tối thiểu 20 năm .
( Mục 58 Thông tư số 53/2017 / TT-BYT ngày 29/12/2017 )

3. Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên-môi trường: tối thiểu 5 năm

Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ chuyên ngành tài nguyên – môi trường tự nhiên được pháp luật tại Phụ lục phát hành kèm Thông tư số 46/2016 / TT-BTNMT ngày 27/12/2016 .
Tùy thuộc hồ sơ đó thuộc nghành đất đai, tài nguyên nước, địa chất, tài nguyên, môi trường tự nhiên, khí tượng thủy văn, biến hóa khí hậu, đo đạc, map, viễn thám hay biển và hải đảo mà có thời hạn lưu trữ khác nhau, từ 5 năm đến vĩnh viễn .
( Thông tư số 46/2016 / TT-BTNMT ngày 27/12/2016 )

4. Hồ sơ công trình xây dựng: 5 – 10 năm

Theo lao lý tại Điều 12 Thông tư số 26/2016 / TT-BXD ngày 26/10/2016, so với bộ hồ sơ hoàn thành xong khu công trình ( Quyết định chủ trương góp vốn đầu tư, Giấy phép thiết kế xây dựng, Báo cáo điều tra và nghiên cứu khả thi, Báo cáo kinh tế tài chính – kỹ thuật, Bản vẽ, phong cách thiết kế, Biên bản nghiệm thu sát hoạch … ) bắt buộc phải lưu trữ trong thời hạn như sau :
– 10 năm, nếu là khu công trình thuộc dự án Bất Động Sản nhóm A ,
– 7 năm, nếu là khu công trình thuộc dự án Bất Động Sản nhóm B ,
– 5 năm, nếu là khu công trình thuộc dự án Bất Động Sản nhóm C .
Thời hạn lưu trữ nêu trên tính kể từ khi đưa khuôn khổ khu công trình, khu công trình thiết kế xây dựng vào sử dụng. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ góp vốn đầu tư, riêng nhà thầu thực thi lưu trữ hồ sơ tương quan đến phần việc làm của mình .
Đối với hồ sơ phục vụ quản trị, quản lý và vận hành và bảo dưỡng khu công trình ( Hồ sơ phong cách thiết kế bản vẽ thiết kế, Bản vẽ hoàn thành công việc, Quy trình quản lý và vận hành, khai thác khu công trình, Quy trình bảo dưỡng khu công trình, Biên bản nghiệm thu sát hoạch … ), thời hạn lưu trữ là trong suốt quy trình khai thác, sử dụng khu công trình. Trách nhiệm lưu trữ thuộc về chủ sở hữu hoặc người quản trị, sử dụng khu công trình .
( Thông tư số 26/2016 / TT-BXD ngày 26/10/2016 )

5. Hồ sơ đấu thầu thuốc: 20 năm

Quy chế đấu thầu thuốc tại những bệnh viện công lập hiện đang được vận dụng theo Thông tư số 11/2016 / TT-BYT ngày 11/5/2016 .
Các loại thuốc được vận dụng hình thức đấu thầu và đàm phán giá được công bố tại Thông tư số 09/2016 / TT-BYT ngày 5/5/2016 .
Hồ sơ đấu thầu thuốc được nhu yếu lưu trữ tối thiểu 20 năm .
( Mục 45 Thông tư số 53/2017 / TT-BYT ngày 29/12/2017 )

6. Hồ sơ địa chính: tối thiểu 5 năm

Thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ địa chính được lao lý tại khoản 3 Điều 30 Thông tư số 24/2014 / TT-BTNMT như sau :
– Bảo quản vĩnh viễn những hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số ; những tài liệu dạng giấy đã lập gồm : Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy ghi nhận ; hồ sơ thủ tục ĐK đất đai, gia tài gắn liền với đất ;
– Bảo quản trong thời hạn 5 năm so với hồ sơ thủ tục ĐK cho thuê, cho thuê lại, ĐK thế chấp ngân hàng bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã ĐK xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp ngân hàng ; sách vở thông tin công khai minh bạch hiệu quả thẩm tra hồ sơ thủ tục ĐK, cấp Giấy chứng nhận ; thông tin về việc update, chỉnh lý hồ sơ địa chính và những sách vở khác kèm theo .
( Thông tư số 24/2014 / TT-BTNMT ngày 19/5/2014 )

7. Hồ sơ dự thầu: 3 năm

Toàn bộ hồ sơ tương quan đến quy trình lựa chọn nhà thầu phải lưu trữ tối thiểu 3 năm, tính từ thời gian quyết toán hợp đồng .
Tuy nhiên, 1 số ít chứng từ dưới đây trong hồ sơ dự thầu có thời hạn lưu trữ ngắn :
– Báo cáo nhìn nhận về nhà thầu không đủ năng lượng kinh tế tài chính đã được trả hồ sơ dự thầu : 10 ngày, tính từ ngày đã chọn được nhà thầu ;
– Hồ sơ của những gói thầu đã có quyết định hành động hủy thầu : 12 tháng .
( Điều 10 Nghị định số 63/2014 / NĐ-CP ngày 26/6/2014 )

8. Hồ sơ kiểm toán: 10 năm

Theo Điều 18 Nghị định số 17/2012 / NĐ-CP, những doanh nghiệp truy thuế kiểm toán phải lưu trữ hồ sơ truy thuế kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo giải trình truy thuế kiểm toán .
Thời hạn này vận dụng thống nhất cho cả Trụ sở doanh nghiệp truy thuế kiểm toán quốc tế tại Nước Ta .
Hồ sơ truy thuế kiểm toán hoàn toàn có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc tài liệu điện tử .
( Nghị định số 17/2012 / NĐ-CP ngày 13/3/2012 )

9. Hồ sơ ngân hàng: tối thiểu 5 năm

Tùy thuộc vào nội dung mà hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng có thời hạn lưu trữ như sau :
– Tài liệu tổng hợp : 5 năm ( văn bản quản trị chung, những báo cáo giải trình ), 10 năm ( thông tin ), vĩnh viễn ( những tài liệu khác ) .
– Tài liệu về kế hoạch tăng trưởng ngân hàng nhà nước : 20 năm ( tài liệu điều tra và nghiên cứu, báo cáo giải trình ), vĩnh viễn ( những tài liệu khác ) .
– Tài liệu về chủ trương tiền tệ : 5 năm, 10 năm ( những báo cáo giải trình ), 20 năm ( tài liệu điều hành quản lý chủ trương ), vĩnh viễn ( tài liệu về kế hoạch, quy hoạch, kế hoạch, dự án Bất Động Sản ) .
– Tài liệu về dự báo, thống kê tiền tệ : 5 năm, 10 năm, 15 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn ( tùy tầm quan trọng ) .
– Tài liệu về tín dụng thanh toán : đa phần trên 10 năm .
– Tài liệu về quản trị rủi ro đáng tiếc : hầu hết là vĩnh viễn .
– Tài liệu về quan hệ với những nhà đầu tư : 5 năm hoặc 10 năm ( nếu là tài liệu về Đại hội đồng cổ đông ) .
– Tài liệu về ngoại hối : hầu hết từ 10 – 20 năm .
– Tài liệu về hợp tác quốc tế : hầu hết là vĩnh viễn .
– Tài liệu về xây dựng, hoạt động giải trí, thanh lý những tổ chức triển khai tín dụng thanh toán : từ 20 năm – vĩnh viễn .
– Tài liệu về thanh tra, giám sát : tối thiểu 5 năm .
– Tài liệu về truy thuế kiểm toán : đa số từ 10 năm trở lên .
– Tài liệu về kinh tế tài chính – kế toán : từ 10 năm trở lên .
– … … … ..
( Thông tư số 43/2011 / TT-NHNN ngày 20/12/2011 )

10. Hồ sơ ngành Giáo dục: tối thiểu 01 năm

Bảng thời hạn lưu trữ tài liệu trình độ ngành Giáo dục đào tạo được lao lý tại Phụ lục phát hành kèm Thông tư số 27/2016 / TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 .
Tùy thuộc vào nội dung, tính quan trọng và cấp học mà tài liệu trình độ ngành Giáo dục đào tạo có thời hạn lưu trữ từ 1 năm đến vĩnh viễn .

(Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016)

11. Hồ sơ tai nạn lao động: 15 năm

Theo pháp luật tại khoản 8 Điều 18 Nghị định 39/2016 / NĐ-CP, doanh nghiệp phải lưu trữ Hồ sơ tai nạn thương tâm lao động ( TNLĐ ) trong thời hạn 15 năm ( so với vụ TNLĐ chết người ) hoặc đến khi người bị TNLĐ nghỉ hưu ( so với vụ TNLĐ khác ) .
Hồ sơ TNLĐ gồm có bản chính hoặc bản sao những tài liệu sau đây ( khoản 1 Điều 16 Nghị định 39/2016 / NĐ-CP ) :
– Biên bản khám nghiệm hiện trường ( nếu có ) ;
– Sơ đồ hiện trường ;
– Ảnh hiện trường, ảnh nạn nhân ;
– Biên bản khám nghiệm tử thi hoặc khám nghiệm thương tích, trừ trường hợp mất tích theo công bố của Tòa án ;
– Biên bản giám định kỹ thuật, giám định pháp y, Tóm lại giám định tư pháp ( nếu có ) ;
– Biên bản lấy lời khai của nạn nhân, người biết vấn đề hoặc người có tương quan đến vụ tai nạn đáng tiếc lao động ;
– Biên bản Điều tra tai nạn đáng tiếc lao động ;
– Biên bản cuộc họp công bố biên bản Điều tra tai nạn đáng tiếc lao động ;
– Giấy chứng thương của cơ sở y tế được Điều trị ( nếu có ) ;
– Giấy ra viện của cơ sở y tế được Điều trị ( nếu có ) .
Trong một vụ TNLĐ, nếu có nhiều người bị TNLĐ thì mỗi người bị tai nạn đáng tiếc được lập một bộ hồ sơ riêng .
( Nghị định số 39/2016 / NĐ-CP ngày 15/5/2016 )

12. Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm

Các chứng từ tương quan đến gia tài cố định và thắt chặt như thanh lý, nhượng bán, tác dụng kiểm kê và nhìn nhận gia tài … có thời hạn lưu trữ 10 năm .
( Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174 / năm nay / NĐ-CP ngày 30/12/2016 )

13. Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm

Tùy hình thức lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá sẽ phải lưu trữ trong thời hạn như sau :
– 10 năm : nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy .
– Vĩnh viễn : nếu lưu trữ dạng điện tử .
( Thông tư số 323 / năm nay / TT-BTC ngày 16/12/2016 )

14. Hồ sơ xin cấp C/O: 3 năm

Theo pháp luật tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ ý kiến đề nghị cấp C / O là 03 năm kể từ ngày cấp .
Việc giải quyết và xử lý C / O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C / O quyết định hành động .
( Công văn số 4173 / TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014 )

15. Hóa đơn: 10 năm

Theo Khoản 3 Điều 28 Thông tư số 39/2014 / TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn thực thi theo pháp luật dành cho chứng từ kế toán .
Theo Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174 / năm nay / NĐ-CP, chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính thuộc loại phải lưu trữ 10 năm .
“ Hóa đơn ” được xem là chứng từ kế toán, theo đó sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử .
( Thông tư số 39/2014 / TT-BTC ngày 31/3/2014 )

16. Hợp đồng lao động: 5 năm

Hợp đồng lao động được lưu giữ tối đa 5 năm sau khi chấm hết Hợp đồng .
( Thông tư số 09/2011 / TT-BNV ngày 3/6/2011 )

17. Phiếu thu – chi, xuất nhập kho: 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm so với :
– Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán .
– Tài liệu kế toán dùng cho quản trị, quản lý của đơn vị chức năng kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính .
( Điều 12 Nghị định số 174 / năm nay / NĐ-CP ngày 30/12/2016 )

18. Tờ khai hải quan: 5 năm

Theo pháp luật tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014 / QH13, thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày ĐK tờ khai .
Thời hạn này vận dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử ( Công văn số 1697 / GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016 ) .
( Luật số 54/2014 / QH13 ngày 23/6/2014 )
CÔNG TY Trách Nhiệm Hữu Hạn QUẢN LÝ TƯ VẤN THUẾ MAN
Hỗ trợ tư vấn : Nguyễn Thị Kim Ngân – Director
Tel : 0903 428 622
E-Mail : [email protected]

Ban biên tập: Man.net.vn

5/5 – ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2