Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu có những quy định gì?

Hiện nay nhiều văn phòng, doanh nghiệp, thư viện lớn kiến thiết xây dựng kho lưu trữ hồ sơ để thuận tiện trong việc dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ, tra cứu tài liệu. Bởi thực tiễn, trong kinh doanh thương mại có rất nhiều sách vở cần được lưu trữ trong thời hạn dài, thậm chí còn là vô thời hạn. Vậy kho lưu trữ hồ sơ có đặc thù gì ? Nội quy và tiêu chuẩn thiết kế như thế nào ? Cùng khám phá chi tiết cụ thể trong bài viết dưới đây .

Kho lưu trữ hồ sơ có đặc điểm gì?

Thực tế cho thấy hồ sơ cần lưu trữ trong mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh gọn theo quy mô của công ty cũng như theo thời hạn. Và việc sử dụng những kho tài liệu chuyên biệt sẽ giúp những doanh nghiệp giải phóng bớt những “ gánh nặng lưu trữ ”, tối ưu khoảng trống và thuận tiện hơn khi sắp xếp, truy vấn văn bản, sách vở việc làm .

Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu 

Kho tài liệu chuyên biệt, kho lưu trữ hồ sơ thường có những đặc thù :
– Kho lưu trữ tài liệu thường được đặt ở vị trí TT, gần những cửa ngõ thuận tiện cho việc luân chuyển khi cần của những tổ chức triển khai / doanh nghiệp .
– Về diện tích quy hoạnh : Bảo đảm đủ diện tích quy hoạnh để dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu
– Tại kho lưu trữ, sách vở, tài liệu được đóng gói, sắp xếp theo những quá trình riêng tương thích với đặc trưng kinh doanh thương mại, hoạt động giải trí của mỗi doanh nghiệp
– Các yếu tố về nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng luôn được bảo vệ để giữ hồ sơ không bị ẩm mốc hay hư hỏng .
– Một kho lớn hoàn toàn có thể chia thành nhiều kho nhỏ để phân loại hồ sơ tài liệu, phân những phòng công dụng riêng
– Trang bị đủ những thiết bị theo nhu yếu phòng cháy, chữa cháy
– Lối đi lại thường thiết kế rộng, thường thì khoảng cách giữa những kệ khoảng chừng từ 0,7 m – 0,8 m ; Lối đi đầu giá kệ từ 0,4 m – 0,6 m, lối đi chính trong nhà kho là từ 1,2 m – 1,5 m ; Hành lang 0,8 – 1,2 mét .

Một số quy định ban hành, nội quy trong kho lưu trữ hồ sơ

Nội quy áp dụng cho nhân sự làm việc tại kho

– Người thủ kho và nhân viên cấp dưới dưới quyền phải trung thực trong việc quản trị, báo cáo giải trình tài liệu, hồ sơ trong kho
– Tác phong phải luôn chỉnh tề, quần áo phải đúng theo pháp luật, tuân thủ thời hạn thao tác đúng giờ
– Thái độ thao tác chuyên nghiệp, lịch sự và trang nhã
– Không tụ tập nhậu nhẹt nhà hàng trong kho

Quy định về công việc xuất nhập tài liệu, hồ sơ trong kho

– Tuân thủ theo những quy tắc việc làm xuất nhập tài liệu cấp trên đề ra .
– Thường xuyên kiểm tra để bảo vệ hồ sơ trong kho luôn ở trạng thái tốt nhất, không bị hư hại do tác động ảnh hưởng ngoại cảnh như thời tiết, mối mọt .
– Ghi chép số liệu trên sổ kho để làm dữ liệu báo cáo giải trình và so sánh thực tiễn .
– Giấy tờ xuất nhập phải có chữ ký xác nhận của người đảm nhiệm giao nhận và chữ kỹ của thủ kho. Giấy tờ tương quan phải được dữ gìn và bảo vệ kỹ để làm dữ liệu báo cáo giải trình cấp trên .

Quy định về sự an toàn trong kho lưu trữ hồ sơ

– Sự bảo đảm an toàn trong kho lưu trữ tài liệu cần đặt lên số 1 .
– Chú ý những pháp luật về bảo đảm an toàn cháy nổ, phải tuân thủ ngặt nghèo quy tắc phòng cháy chữa cháy kho xưởng .
– Không hút thuốc, rượu bia hay vứt đồ ăn bừa bãi .
– Tài liệu trong kho phải được sắp xếp khoa học và đúng thứ tự, vị trí : Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ ; sắp xếp tài liệu lên giá kệ kho ; sắp xếp giá trong kho .
– Nhân viên kho không được tự ý di tán hồ sơ làm trộn lẫn vị trí. Trong trường hợp di tán phải có chỉ huy từ thủ kho và ban chỉ huy cấp trên .
– Khi ra về, phải kiểm tra kỹ mọi khu vực trong kho xưởng để bảo vệ bảo đảm an toàn về cháy nổ, tắt những thiết bị sử dụng điện không thiết yếu để tiết kiệm chi phí điện năng .

Cần bảo vệ tuân thủ nội quy và bảo đảm an toàn trong kho

Quy định về giữ vệ sinh kho xưởng

– Tất cả những nhân sự thao tác trong kho xưởng phải triển khai giữ gìn vệ sinh chung .
– Thực hiện tốt 5S kho xưởng theo pháp luật .
– Dọn dẹp vệ sinh kho lưu trữ hồ sơ, sắp xếp, đặt để ngăn nắp mọi thứ đúng nơi lao lý .

Tiêu chuẩn thiết kế kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ

Mặt bằng và hướng nhà kho

Hướng nhà kho đa phần sẽ phụ thuộc theo hướng đường chính. Còn nếu có cơ hội lựa chọn hoặc xây mới thì nên chọn làm cửa quay về hướng Nam hoặc Đông Nam, tránh để cửa hoặc cửa sổ về hướng Tây.

Thiết kế cửa kho lưu trữ hồ sơ

– Cửa kho phải chịu lực tốt, chắc như đinh và phải có khóa số hoặc khóa bảo mật an ninh cẩn trọng. Thiết kế 2 lớp, ở giữa có vật tư chống ẩm, cách nhiệt
– Xây kín, tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp
>> Xem thêm : Các tiêu chuẩn và mẫu thiết kế nhà kho mưu trí, chuyên sử dụng

Thiết kế chiều cao kho

– Khi thiết kế nhà kho nhiều tầng thì chiều cao mỗi tầng khoảng chừng 2 m8 ( tính từ sàn kho này đến sàn kho khác ) .
– Với một nhà kho lưu trữ hồ sơ đạt chuẩn cần phải có đủ 3 lớp : phần hầm, phần nóc và phần kho lưu trữ. Tầng hầm thông gió chống ẩm ở bên dưới cao trên 1 m80. Tầng nóc thông gió chống nóng bên trên cao 1 m ( thiết kế 2 lớp mái )

Tải trọng sàn kho

– Sàn kho thiết kế có tải trọng : 850 – 1000 kg / mét vuông
– Sàn kho dùng giá compắc có tải trọng : 1.200 kg / mét vuông

Hệ thống điện trong kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ

– Hệ thống điện trong kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ phải bảo vệ tính bảo đảm an toàn cao. Thiết kế 2 mạng lưới hệ thống điện riêng không liên quan gì đến nhau :
+ Hệ thống thao tác trong kho
+ Hệ thống điện bên ngoài kho
– Cần có cầu dao tổng và cầu dao riêng cho từng phòng kho
– Đèn chiếu sáng cần có lớp bảo vệ, mỗi bóng có một công tắc nguồn riêng và được sắp xếp ở vị trí thuận tiện nhất .
– Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm bảo vệ nghệ thuật và thẩm mỹ và bảo đảm an toàn

Hệ thống thông gió

– Hệ thống thông gió phải được duy trì với vận tốc 5 m / s
– Lưu lượng gió luân chuyển khoảng chừng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ

Sử dụng giá kệ xếp đặt, lưu trữ hồ sơ

Bên cạnh những quy chuẩn khi thiết kế kho lưu trữ hồ sơ, để tạo nên một mạng lưới hệ thống kho hoàn hảo không hề thiếu những đồ vật tương hỗ việc lưu hồ sơ như bìa cặp, giá kệ xếp đặt .
Khi chọn kệ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, rất nhiều đơn vị chức năng đã lựa chọn kệ sắt đa năng V lỗ và kệ trung tải với nhiều tiện ích ấn tượng :
– Hỗ trợ xếp đặt ngăn nắp, phân loại tài liệu một cách khoa học, thuận tiện hơn khi cần tìm kiếm .
– Tạo sự chuyên nghiệp trong quản trị hồ sơ
– Giúp dữ gìn và bảo vệ hồ sơ tốt hơn, tránh ẩm mốc, mối mọt
– Tiết kiệm tối đa diện tích quy hoạnh kho tài liệu
Hiện tại VNT có 2 mẫu kệ lưu trữ tương thích trong kho hồ sơ, tài liệu văn phòng cho những doanh nghiệp, cá thể, tổ chức triển khai lúc bấy giờ đó là mẫu kệ sắt đa năng và kệ tay quay .

Sử dụng giá kệ lưu trữ tài liệu, hồ sơ

Kệ công nghiệp VNT hỗ trợ tư vấn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ miễn phí

– Kệ công nghiệp VNT là đơn vị chức năng uy tín nhiều năm trong nghành nghề dịch vụ sản xuất và lắp ráp kệ kho hàng đã hỗ trợ giúp hàng triệu người mua setup kho hàng bảo đảm an toàn và tiết kiệm ngân sách và chi phí .
– Sở hữu 2 nhà máy sản xuất sản xuất quy mô lớn tại miền Bắc và miền Nam, VNT bảo vệ phân phối vừa đủ và nhanh gọn mọi nhu yếu lắp đặt giá kệ của người mua trên toàn nước. Khách hàng được mua loại sản phẩm với giá gốc từ nhà máy sản xuất sản xuất nên có giá rẻ hơn. Đặc biệt, chúng tôi luôn có chủ trương chiết khấu cao cho người mua, bảo vệ hành khách được setup nhà kho với ngân sách hài hòa và hợp lý nhất .

Mẫu kệ tay quay ứng dụng trong những kho lưu trữ hồ sơ, sách vở
– Tư vấn mẫu kệ tương thích với nhu yếu lưu trữ của người mua, setup khoảng trống nhà kho tối ưu và tiết kiệm ngân sách và chi phí :
+ Kệ công nghiệp VNT tương hỗ tư vấn thiết kế kho lưu trữ hồ sơ không lấy phí : Miễn phí tư vấn, khảo sát mặt phẳng trực tiếp ; Miễn phí lên bảng thiết kế mặt phẳng nhà kho
+ Cung cấp phong phú những loại mẫu kệ trung tải, kệ sắt V lỗ thích hợp sử dụng cho kho lưu trữ tài liệu, hồ sơ
+ Ngoài những kích cỡ tiêu chuẩn, chúng tôi còn sản xuất theo nhu yếu riêng của người mua. Tư vấn lựa chọn loại sản phẩm tương thích với nhu yếu lưu trữ giúp tối ưu khoảng trống và bảo vệ tính thẩm mỹ và nghệ thuật, setup khoảng trống nhà kho tối ưu và tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất .
– Các mẫu sản phẩm kệ kho lưu trữ hồ sơ VNT sản xuất đều cam kết cao về chất lượng, giúp người mua yên tâm khi lựa chọn sử dụng :
+ Kệ được sản xuất từ sắt thép loại 1 đạt chuẩn SPCC JIS G314 chịu lực tốt
+ Bề mặt được phủ lớp sơn tĩnh điện nước sơn đồng đều, thẩm mỹ và nghệ thuật, chống han gỉ, chống cháy bảo vệ độ bền cao và không gây ẩm mốc cho hồ sơ lưu trữ .
– Lắp đặt đúng quá trình, đúng kỹ thuật, nhanh gọn, chuyên nghiệp, tận tâm :
+ Đội ngũ nhân viên cấp dưới phần đông, lắp ráp kệ kho nhanh gọn, chuyên nghiệp, đúng kỹ thuật
+ Sẵn sàng lắp ráp cho người mua ở mọi nơi, mọi địa hình nhà kho, triển khai xong đúng quy trình tiến độ theo nhu yếu .
– Thương Mại Dịch Vụ tư vấn, Bảo hành, hậu mãi uy tín, chu đáo
+ Chính sách Bảo hành mẫu sản phẩm uy tín, rõ ràng, lâu dài hơn : Bảo hành kệ lưu trữ từ 2-3 năm ( tuỳ từng loại kệ )
+ Hỗ trợ luân chuyển, lắp đặt giá kệ trên toàn nước : Giá kệ được bọc nilon và đóng thùng carton tránh trầy xước trong quy trình luân chuyển .
+ Tư vấn tận tâm giúp người mua chọn được mẫu sản phẩm kệ kho lưu trữ hồ sơ tương thích
+ Hỗ trợ tư vấn giải đáp mọi vướng mắc của người mua sau bán hàng

Kết nối ngay với chúng tôi ngay hôm nay theo hotline: 086 758 9999 để được tư vấn chi tiết hơn về các loại kệ lưu trữ hồ sơ chất lượng cao do VNT sản xuất. Hoặc truy cập website https://vh2.com.vn để tìm hiểu và cập nhật nhanh hơn về các mẫu kệ kho hàng đẹp.

 

Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm tay nghề hơn 3 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi kỳ vọng những kiến thức và kỹ năng mà mình san sẻ hoàn toàn có thể giúp mọi người thiết kế xây dựng được mạng lưới hệ thống kho bãi hiệu suất cao, tối ưu diện tích quy hoạnh và ngân sách .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2