TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT CỦA VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.78 MB, 109 trang )

LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy, các cô
trong khoa Văn thư- Lưu trư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Những người
đã trang bị cho tôi những kiến thức quý báu. Đặc biệt giảng viên cô Trịnh Thị
Kim Oanh – người đã chỉ dẫn tận tình để em hoàn thiện đề tài khóa luận tốt
nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn Phòng Tổ chức – Hành chính Viện Khoa học
Công nghệ Xây dựng, Phòng tư liệu Khoa Lưu trữ và quản trị văn phòng
trường ĐH KHXH và NV, Thư Viện trường ĐHNVHN, Khoa Văn thư- Lưu
trữ trường ĐHNVHN đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu,
khai thác tài liệu nhằm phục vụ cho dề tài khóa luận này.

Hà Nội, tháng 6 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Hằng

1

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan: Báo cáo Khóa luận tốt nghiệp này là sản phẩm,
kết quả thực sự của cá nhân tác giả khảo sát và thực hiện trên cơ sở nghiên
cứu lý luận và thực tiễn khảo sát tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng
dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ Viện, Cô Trịnh Thị Kim Oanh và các
thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Các số liệu, những nhận xét, đánh giá được trình bày trong khóa luận
này là hoàn toàn chính xác và trung thực.
Một lần nữa, tác giả xin khẳng định về sự trung thực lời cam đoan trên.

2

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
Xuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơ bản: TCKHTL; Bảo quản và tổ chức
khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, có thể hiểu TCKH TLLT KHKT gồm: Thu thập tài liệu KHKT vào lưu
trữ; PLTL KHKT; CLTL KHKT;XĐGTTL KHKT; XDCCTC TLLT KHKT……………………………………..19
Tài liệu lưu trữ KHKT là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong khối TL hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Các TL đó được lựa chọn và bảo quản trong các KLT để
khai thác và phục vụ cho các mục đích của cơ quan, doanh nghiệp và xã hội.. TLLT KHKT chứa đựng
những thông tin quá khứ, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, doanh nghiệp và xã
hội.TLLT KHKT có độ chính xác cao được thể hiện ở nội dung của TL KHKT, không được trái với quy
định của pháp luật. Tính chính xác còn được thể hiện rõ hơn ở yêu cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản
vẽ, tài liệu thiết kế…………………………………………………………………………………………………………………… 31
TLLT KHKT có nhiều loại hình phong phú, đặc biêt là có tính đặc thù chuyên môn cao và có ý nghĩa to
lớn trên tât cả các lĩnh vực……………………………………………………………………………………………………….. 31
2.1.1.3. Về cơ cấu tổ chức bộ máy…………………………………………………………………………………………….. 40
Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu KHKT tại Viện KHCNXD có được bảo quản tốt hay không, có được
phục vụ khai thác sử dụng tốt hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Ngoài những yếu tố về điều kiện
tự nhiên tác động, ngoài bản thân giá trị khách quan mà tài liệu chứa đựng còn tùy thuộc vào sự tác động
mang tính chủ quan của con người làm nên tình trạng tài liệu. Tình trạng tài liệu xét ở đây là kể cả tình
trạng TCKHTL, sắp xếp bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng như thế nào…………………………………….47
2.5.1. Ưu điểm……………………………………………………………………………………………………………………….. 62
2.5.2. Hạn chế………………………………………………………………………………………………………………………… 63
2.5.3. Nguyên nhân…………………………………………………………………………………………………………………. 66

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨC
KHOA HỌC TLLT KHKT CỦA VIỆN KHCNXD………………………………68
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý……………………………………………………………………………………… 68

3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ phận lưu trữ của Viện KHCNXD…………………………………………………………68
3.1.2. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức nghiệp vụ cho CBVC…………………………………..69
3.1.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá về việc lưu trữ……………………………………………………………………..71
3.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí……………………………………………………………………………71
3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ……………………………………………………………………………………………… 72
3.3.1. Nâng cao chất lượng việc thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào lưu trữ……………………….73
3.3.2. Xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu……………………………………………………..74
3.3.2.1. Điều tra cơ bản……………………………………………………………………………………………………………. 74
3.3.2.2. Phân loại tài liệu kết hợp với xác định giá trị tài liệu để lập ĐVBQ………………………………………74
Phân loại……………………………………………………………………………………………………………………………….. 75
3.3 3. Nâng cao hiệu quả tính chính xác của việc xác định giá trị tài liệu…………………………………………..83
3. 3. 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đa dạng hóa công cụ tra cứu TL……………………………..83

PHẦN KẾT LUẬN…………………………………………………………………………….86
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………..88
PHẦN PHỤ LỤC……………………………………………………………………………….91
CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

3

Các chữ viết tắt
BNV
BXD
CP
CT
CTLT
CBLT
CBNV
ĐVBQ

HĐKT
KHCN
KHCNXD
KHKT
KLT
LT
TL

Chữ viết đầy đủ
Bộ Nội vụ
Bộ Xây dựng
Chính phủ
Công trình
Công tác lưu trữ
Cán bộ lưu trữ
Cán bộ nhân viên
Đơn vị bảo quản
Hợp đồng kinh tế
Khoa học công nghệ
Khoa học công nghệ xây dựng
Khoa học kỹ thuật
Kho lưu trữ
Lưu trữ
Tài liệu

TLLT

Tài liệu lưu trữ

TT

Thông tư

PL
PLT
XDCCTC
XĐGTTL

Phân loại
Phông lưu trữ
Xây dựng công cụ tra cứu
Xác định giá trị tài liệu

4

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu, là nguồn sử liệu quan trọng
đánh giá sự phát triển, nền văn minh của mỗi Quốc gia, dân tộc. Công tác lưu
trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan của mỗi cơ quan tổ chức. Nhà nước luôn
coi công tác này là một hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời
là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay,cùng
với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại
hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển phù hợp. Công tác lưu trữ
có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi
thông tin trong tài liệu là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình
thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của các tài
liệu lưu trữ quy định.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm

tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu(TCKHTL), bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ(TLLT) phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu cá nhân. Việc lưu trữ bao gồm 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản: TCKHTL
lưu trữ;Bảo quản tài liệu lưu trữ;Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Mỗi quy trình nghiệp vụ lại có những ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bó
khăng khít với nhau. Trong đó TCKHTL lưu trữ là một trong ba quy trình
nghiệp vụ cơ bản của việc lưu trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với quy trình bảo
quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, quyết định đến hiệu quả

5

của việc lưu trữ. Đây là khâu nghiệp vụ cơ bản gồm nhiều quy trình nghiệp vụ
như:thu thập tài liệu vào lưu trữ, phân loại(PL), chỉnh lý tài liệu(CLTL), xác
định giá trị tài liệu(XĐGTTL) và xây dựng công cụ tra cứu(CCTC). TCKHTL
lưu trữ là đầu vào của thông tin TLLT, làm tốt thông tin đầu vào TLLT, tạo
điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và đặc biệt là khai thác sử dụng thông
tin TLLT.
Việc TCKHTL lưu trữ ở mỗi cơ quan là khác nhau phụ thuộc vào đặc
điểm của cơ quan đơn vị hình thành ra tài liệu, đặc điểm của tài liệu. Để làm
tốt việc TCKH tài liệu(CTTCKHTL) của mỗi cơ quan chúng ta không chỉ áp
dụng lý luận chung mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu thực tiễn, tìm hiểu đặc
điểm của từng cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu, đặc điểm của từng loại hình
tài liệu trong từng cơ quan, để từ đó đề ra các phương pháp TCKHTL riêng
cho từng cơ quan.
Với phương châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận phải gắn với thực
tiễn”, trong thời gian học tập tại Trường, Tác giả đã có cơ hội được thực tập
tốt nghiệp tại Viện KHCNXD, qua thời gian thực tập đó, Tác giả nhận thấy
hàng năm Viện KHCNXD sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu, đặc biệt

là tài liệu khoa học kỹ thuật(TLKHKT). Những tài liệu này có giá trị rất lớn
đối với hoạt động của Viện. Việc lưu trữ của Viện KHCNXD bên cạnh những
ưu điểm còn hạn chế, đặc biệt là CT TCKHTL. Khối tài liệu KHKT có thành
phần, nội dung rất đa dạng, phong phú tuy nhiên chưa được quan tâm đúng
mức và chưa được tổ chức khoa học. Nhiều tài liệu hiện chưa được sắp xếp,
chỉnh lý, còn để lộn xộn tại các phòng, các bộ phận làm việc. Thiết nghĩ, là

6

một cơ quan lớn, có nhiều TLLTKHKT như vậy, cần phải sử dụng
TLLTKHKT thường xuyên để xử lý giải quyết công việc rất nhiều thì CT
TCKHTL KHKT phải được tổ chức thực hiện tốt nhất, chuyên nghiệp. Xuất
phát từ những suy nghĩ nêu trên nên tác giả đã chọn đề tài “TCKHTL LT
khoa học kỹ thuật tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” làm đề tài
nghiên cứu khóa luận của mình, để một mặt bước đầu được làm quen với
công tác nghiên cứu, ứng dụng lý luận vào thực tiễn cụ thể, mặt khác hy vọng
với kết quả nghiên cứu bước đầu sẽ phần nào giúp cán bộ lưu trữ Viện
KHCNXD có cơ sở khoa học để tham mưu cho lãnh đạo Viện trong việc cải
tiến, hoàn thiện và nâng cao chất lượng CT TCKH TLLT KHKT.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
TCKHTL là một trong ba quy trình nghiệp vụ cơ bản của việc lưu trữ,
giữ vai trò quyết định đến hiệu quả của việc lưu trữ. Do đó đây là vấn đề
nghiên cứu cơ bản được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các giáo sư, tiến sỹ
đầu ngành lưu trữ, các giảng viên giảng dạy bộ môn lưu trữ học, cán bộ, nhân
viên trong ngành lưu trữ và các sinh viên, các nghiên cứu sinh chuyên ngành
lưu trữ. Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKHTLLTcủa Trường Đại học Y Hà
Nội”, Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH tài liệu phông lưu trữ Tập đoàn

Điện lực Việt Nam. Thực trạng và giải pháp”, Tác giả Đỗ Thị Phương, sinh
viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “Tìm
hiểu việc TCKHTLLT tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam”, Tác giả

7

Nguyễn Thị Hà, sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài khóa luận
“Tổ chức khoa học tài liệu PLT Bộ Nội vụ”.
Tuy nhiên, tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong hoạt động của
các đơn vị thuộc ngành xây dựng hiện nay rất nhiều, rất đa dạng, nhưng có rất
ít người nghiên cứu, các đề tài, các công trình nghiên cứu đối với loại tài liệu
khoa học kỹ thuật hình thành trong ngành xây dựng hiện nay không có nhiều.
Chỉ có một số đề tài khóa luận có liên quan cùng nghiên cứu về đề tài
TCKHTLLTkhoa học kỹ thuật như: Tác giả Vũ Thúy Mai, sinh viên Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH TLLT
Trắc Địa bản đồ tại Sở Địa chính Hà Nội”, Tác giả Quản Tố Trinh,, sinh viên
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “TCKH
khối TLLT Địa chính ở TT thông tin tư liệu Địa chính Tổng cục Đại chính,
Tác giả Phạm Văn Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn với đề tài khóa luận “TCKH tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực Hà
Nội”, Tác giả Trịnh Thị Kim Oanh, Sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
khoa học kỹ thuật các công trình thủy lợi của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn”, Tác giả Lê Thị Hải Nam – Viện Khoa học Xã hội Việt Nam có
bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 1 năm 2008 với bài viết “Một
vài nét về quản lý và thu thập hồ sơ, tài liệu KH tại Viện KHXHVN”. .. Các
đề tài chủ yếu nghiên cứu TCKHTL hành chính hoặc thường chỉ tập trung giải
quyết một vấn đề nghiệp vụ nhất định của việc TCKH tài liệu như: xác định
giá trị tài liệu, xây dựng phương án phân loại, chỉnh lý tài liệu.. . hoặc vấn đề

8

TCKH tài liệu xây dựng cơ bản ở các cơ quan không thuộc ngành xây dựng.
Đối với CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD là một đề tài tương đối
mới, ít được nghiên cứu. Đây cũng là vấn đề khó khăn của người nghiên cứu
khi tiếp cận vấn đề. Để làm tốt đề tài “TCKH TLLT KHKT tại Viện
KHCNXD” Tác giả đã vận dụng các kết quả nghiên cứu, các bài viết của các
tác giả khác có liên quan, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng TCKH
TLLT KHKT tại Viện KHCNXD để đưa ra các đề xuất, khuyến nghị về nội
dung và phương pháp mới để TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKHTL, TCKH
TLLT KHKT.
Hai là, khảo sát, đánh giá thực trạng việc TCKH tài liệu khoa học kỹ
thuật tại Viện, bao gồm việc thu thập, phân loại, xác định giá trị và xây dựng
công cụ tra cứu(CCTC).
Ba là, đề xuất và khuyến nghị một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm
hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc TCKH TLLT KHKT
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm
vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về việc TCKHTL,
TCKH TLLT KHKT.
Hai là, nghiên cứu những quy định của Nhà nước về việc TCKHTL,
TCKH TLLT KHKT.

9

Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình TCKH TLLT KHKT
tại Viện KHCNXD để đánh giá thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế,
nguyên nhân của việc này;
Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực
tế, tác giả đề xuất, khuyến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả việc TCKHTL LT KHKT.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc TCKHTL LT KHKT tại Viện
KHCNXD, bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: thu thập tài liệu vào
lưu trữ; PLTL; CLTL; XĐGTTL; Xây dựng CCTC TLLT.
Do khuôn khổ phạm vi của đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài chỉ tập
trung nghiên cứu việc TCKHTL lưu trữ KHKT nên chưa có điều kiện tìm
hiểu toàn bộ nội dung việc lưu trữ của Viện KHCNXD.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Trong đề tài của mình để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề
ra,Tác giả đã sử dụng một số phương pháp cơ bản sau:
– Phương pháp luận của chủ nghĩa MácLênin về nhận thức khoa học.
Mỗi một bộ TLLT KHKT của Viện KHCNXD đều là sản phẩm của một quá
trình làm việc khoa học. Các tài liệu trong một bộ đều được hình thành theo
quá trình logic nhất định, chúng phải được sắp xếp theo trình tự hình thành,
phải được lập hồ sơ đơn vị bảo quản một cách khoa học, tạo điều kiện cho các
khâu nghiệp vụ sau được thực hiện tốt, hướng tới mục đích tra tìm tài liệu
được thuận lợi và nhanh chóng.Do đó CBLT cũng vận dụng phương pháp này

10

để TCKHTL ;
– Phương pháp điều tra, khảo sát: Đây là nhóm phương pháp quan trọng

và tác giả đã sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài. Phương pháp này được
sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Tác giả đã tiến hành
khảo sát cụ thể từng nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, PL, XĐGTTL, chỉnh lý,
xây dựng CCTC TL KHKT để từ đó có căn cứ để hoàn thiện và đưa ra các giải
pháp TCKHTL KHKT tốt hơn;
– Phương pháp nghiên cứu lịch sử: Trong quá trình TCKHTL LT
KHKT cụ thể là nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, tác giả cần nghiên cứu bản lịch sử
đơn vị hình thành phông và lịch sử PLT của Viện KHCNXD. Để từ đó có thể
thực hiện chỉnh lý được tốt hơn;
– Phương pháp hệ thống: Tác giả đã nghiên cứu và sử dụng phương
pháp này để hệ thống các quy định pháp lý về TCKHTL; để khái quát chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện KHCNXD;
– Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Tác giả sử dụng phương
pháp này để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ lưu trữ Viện
KHCNXD, từ đó so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế để tìm ra ưu
điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế.
Các phương pháp này đều được tác giá sử dụng đan xen và kết hợp linh
hoạt với nhau.
7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài
được kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở khoa học của việc TCKHTLLTkhoa học kỹ thuật
tại Viện KHCNXD
Trong chương này, tác giả nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục đích,
nội dung về TCKHTL, các cơ sở pháp lý, lịch sử đơn vị hình thành tài liệu và

11

lịch sử khối tài liệu khoa học kỹ thuật. Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học của

việc TCKHTL LT KHKT Viện KHCNXD

Chương 2. Thực trạng việc TCKHTLLTkhoa học kỹ thuật tại Viện
KHCNXD
Với những thông tin thu thập được, tác giả tập trung mô tả thực trạng
việc tổ chức bộ phận phụ trách việc lưu trữ; Tình hình ban hành văn bản quy
định về CTTCKHTL; Tình hình tổ chức các hoạt động nghiệp vụ như thu
thập; PL; Chỉnh lý khoa học tài liệu; XĐGTTL; Xây dựng CCTCTLLT
KHKT của lưu trữ Viện KHCNXD. Qua đó, tác giả đánh giá ưu điểm, hạn
chế, tồn tại và nguyên nhân của hạn chế làm cơ sở để đề xuất các giải pháp tại
chương 3.
Chương 3. Các đề xuất, khuyến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao
hiệu quả TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD
Từ kết quả nghiên cứu ở chương 1 và 2(căn cứ vào cơ sở khoa học và
cơ sở thực tiễn việc lưu trữ của Viện KHCNXD), Tác giả đưa ra một số đề
xuất, khuyến nghị tổng thể nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả CT TCKH
TLLT KHKT tại Viện KHCNXD như: Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý;
Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí; Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.
Trong các giải pháp tổng thể nêu trên, tác giả đề xuất các giải pháp cụ thể
như: Kiện toàn cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ; Tổ chức lớp bồi dưỡng
nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức; Xây dựng, hoàn thiện các
văn bản hướng dẫn CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD; Tăng cường

12

kiểm tra, đánh giá về việc lưu trữ; Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất; Cải tiến
chất lượng việc nghiệp vụ…
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự
giúp đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn – Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phía

lãnh đạo Viện KHCNXD, Trưởng phòng Tổ chức – hành chính và chuyên viên
lưu trữ – Bùi Thị Huyền. Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó
khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như việc chia sẻ
thông tin từ các cán bộ lưu trữ của Phòng TC – HC chính còn hạn chế, chưa
cụ thể, các thông tin về Tài liệu KHKT còn mang tính chung chung. Với
những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránh khỏi những khiếm
khuyết. Vì vậy, Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô để bài
khóa luận được hoàn thiện hơn.
Nhân đây, Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong
Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội – nơi đã truyền thụ
kiến thức khoa học về lưu trữ cho các thế hệ sinh viên; Các cán bộ, công chức
Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã cung cấp thông tin, số liệu phản ánh
thực tiễn việc TCKHTLLT KHKT tại Viện. Hơn nữa, tác giả xin được gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn tác giả
triển khai và hoàn thiện khóa luận này.
Hà Nội, ngày.. . tháng. .. năm 2017
Sinh viên

13

Nguyễn Thị Kim Hằng

14

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT
1.1. Cơ sở lý luận của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khoa

học kỹ thuật
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao
quyền hạn và phân phối các nguồn lực sao cho chúng đóng góp một cách tích
cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung. [23]
1.1.1.2. Khái niệm khoa học
Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa học: khách quan,
chính xác, có hệ thống [23]
1.1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật
Theo giáo trình “ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” thì định nghĩa tài
liệu khoa học kỹ thuật được trình bày như sau: “ Tài liệu khoa học kỹ thuật là
tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử được sản sinh trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về các lĩnh vực xây dựng
cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học, điều tra khảo sát
tài nguyên thiên nhiên không kể sản sinh trong thời gian nào và trên vật liệu
mang tin gì”[17].
1.1.1.4. Khái niệm TCKH TLLT KHKT
Như vậy căn cứ vào khái niệm “ tổ chức”, “ khoa học”, “ tài liệu lưu trữ

15

khoa học kỹ thuật” ta có thể hiểu khái niệm “ TCKHTLLT khoa học kỹ thuật”
như sau:
TCKH TLLT KHKT là việc thực hiện tổng hợp các hoạt động cần thiết,
các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ có liên quan tới việc phân
loại, XĐGTTL, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu KHKT được hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những đặc trưng nhất
định,một cách khoa học, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống

phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu.
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
KHKT
Việc lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc TCKHTL, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ việc quản lý, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu cá nhân
Tổ chức khoa học tài liệu KHKT là một trong ba nhiệm vụ sự nghiệp
của công tác lưu trữ TLLT KHKT, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với
công tác lưu trữ TLLT KHKT, quyết định đến hiệu quả của công tác lưu trữ
TLLT KHKT. TCKH TLLT KHKT là quy trình nghiệp vụ đầu tiên, làm tốt
việc này sẽ tạo thuận lợi cho việc bảo quản và việc khai thác sử dụng TLLT
KHKT. Mỗi quy trình nghiệp vụ trong việc lưu trữ đều có mối quan hệ biện
chứng với nhau, thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ này là cơ sở để làm tốt các
quy trình nghiệp vụ khác.

16

Mục đích của việc TCKH TLLT KHKT chính là việc tìm ra những biện
pháp nhằm đưa ra được những phương án phân loại phù hợp, chỉnh lý tài liệu,
xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ cho việc tìm kiếm và
khai thác tài liệu được nhanh chóng, hiệu quả. Thông qua TCKH TLLT
KHKT cán bộ lưu trữ nắm được số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần tài
liệu bảo quản trong kho, giúp cho việc thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu
được dễ dàng.
TCKH TLLT KHKT có nhiều ý nghĩa:
Thứ nhất, TCKH TLLT KHKT giúp quản lý tài liệu KHKT được hiệu
quả hơn. Nhờ vào các nghiệp vụ TCKHTLLT như thu thập, phân loại, xác

định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu mà nhà quản lý mới xác định được vị trí
tài liệu trong Kho lưu trữ, mới biết được khối tài liệu khoa học kỹ thuật được
để ở vị trí nào?, khối tài liệu khoa học kỹ thuật được sắp xếp như thế nào?.
Thêm nữa, TCKH TLLT KHKT giúp nhà quản lý nắm được thành phần, khối
lượng, nội dung, đặc điểm của TLLT trong KLTvà đồng thời nắm được tính
chất vật lý của tài liệu để từ đó có biện pháp bảo quản an toàn tài liệu.
Thứ hai, TCKH TLLT giúp phát huy giá trị tài liệu. Như khái niệm đã
nêu, TCKH TLLT KHKT giúp cho tài liệu được tổ chức lại một cách khoa
học hơn, toàn bộ tài liệu trong Kho được khôi phục hoặc lập mới hồ sơ, biên
mục, hệ thống hóa và có các công cụ tra cứu khoa học kèm theo tiện lợi cho
việc khai thác sử dụng. Việc khai thác sử dụng được làm tốt thì mới phát huy
được giá trị tài liệu mang lại.
Thứ ba, TCKH TLLT KHKT giúp bảo quản chặt chẽ, an toàn.

17

Thứ tư, TCKH TLLT KHKT giúp ứng dụng CNTT vào việc lưu trữ
được thuận lợi.
Với các ý nghĩa như trên, CT TCKH TLLT KHKT có ý nghĩa vô cùng
quan trọng đối với việc lưu trữ của các cơ quan tổ chức có khối tài liệu khoa
học kỹ thuật. Trong quá trình khảo sát, nghiên cứu tác giả thấy thành phần
khối lượng TLLTKHKT được lưu trữ trong KLT của Viện KHCNXD là rất
lớn, rất đa dạng. Vì vậy việc TCKHTLLTKHKT của Viện là vô cùng cần
thiết. Do đặc thù hoạt động của Viện, việc TCKH TLLT KHKT đáp ứng kịp
thời cho các cán bộ công nhân viên trong Viện khi có nhu cầu khai thác, từ đó
sẽ phát huy được tối đa giá trị của TLLTKHKT.
1.1.3. Yêu cầu của việc TCKH TLLT KHKT
Để tổ chức TCKH TLLT KHKT được tốt thì yêu cầu đặt ra cho việc
này như sau:

Thứ nhất, phải dựa trên đặc điểm của từng loại hình tài liệu KHKT, tình
trạng cơ sở vật chất của cơ quan lưu trữ, giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ, dựa trên các nguyên tắc, thống nhất trong một khối tài liệu và toàn kho
lưu trữ và phông lưu trữ Quốc gia. Tài liệu KHKT sau khi được tổ chức khoa
học phải đảm bảo tính khoa học. Các yêu cầu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đảm
bảo tính lôgic hợp lý, phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một
phông lưu trữ, đồng thời làm nổi bật được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ quyền hạn của đơn vị hình thành phông.
Thứ hai, phải đảm bảo tính hệ thống. Khi tiến hành thực hiện các
nghiệp vụ của việc TCKHTL phải thống nhất, xuyên suốt, thống nhất trong cả

18

khối tài liệu đưa ra tổ chức khoa học.
Thứ ba, phải đảm bảo tính hiệu quả. Mục đích cuối cùng của công tác
lưu trữ là đưa TLLT KHKT và các thông tin trong TLLT KHKT phục vụ các
nhu cầu của hoạt động xã hội một cách có hiệu quả, do đó CT TCKH TLLT
KHKT phải đơn giản, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy.
TCKH TLLT KHKT là một nghiệp vụ gồm nhiều quy trình theo một
trật tự nhất định, trong đó mỗi nghiệp vụ là một mắt xích có liên quan chặt
chẽ với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồng nhất,
hỗ trợ, liên hoàn với nhau. Mỗi một quy trình được thực hiện tốt sẽ tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quy trình tiếp theo.
1.1.4. Nội dung TCKH TLLT KHKT
Xuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nghiệp vụ cơ bản:
TCKHTL; Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, có thể hiểu
TCKH TLLT KHKT gồm: Thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ; PLTL KHKT;
CLTL KHKT;XĐGTTL KHKT; XDCCTC TLLT KHKT.
1.1.4.1. Thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ.

a) Khái niệm
Thu thập tài liệu KHKT là hệ thống những biện pháp thống nhất nhằm
xác định nguồn tài liệu, thành phần, lựa chọn, giao nhận tài liệu KHKT có giá
trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
b) Mục đích thu thập, bổ sung TLLT KHKT
Thu thập TLLT KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng của việc lưu trữ.
Nhờ có việc thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu KHKT một cách triệt

19

để, hiệu quả và tránh được tình trạng mất mắt, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện
để khai thác toàn diện, triệt để nội dung của tài liệu KHKT. Đồng thời nhờ
việc thu thập, bổ sung tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT của Nhà
nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại của kẻ thù đối với tổ
quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt việc thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ KHKT, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện việc phân loại,
xác định giá trị, thống kê … tài liệu lưu trữ KHKT và để triển khai những quy
định luật pháp của nhà nước.
c) Nội dung việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Xác định nguồn thu thập, bổ sung;
Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu để thu thập, bổ sung
vào lưu trữ;
Phân chia các nguồn tài liệu vào mạng lưới kho lưu trữ;
Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ.
d) Các nguyên tắc thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ
Hoạt động thu thập tài liệu KHKT vào lưu trữ phải đảm bảo những
nguyên tắc sau:
Thu thập, bổ sung tài liệu theo Bộ tài liệu;

Thu thập bổ sung tài liệu theo khu vực thẩm quyền.
1. 1. 4. 2. Phân loại tài liệu lưu trữ KHKT
a) Khái niệm
PLTL lưu trữ KHKT là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của từng
loại TLLT KHKT để phân chia và sắp xếp các nhóm tài liệu một cách hợp lý

20

ở trong từng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ.
b) Mục đích
Việc PL TLLT KHKT có hai mục đích cơ bản sau:
– PL để TCKH TLLT KHKT;
– PL TLLT KHKT nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thống
kê và khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Yêu cầu
PL TLLT KHKT cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và
tính triệt để.
– Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi PL, tài liệu KHKT trong KLT
phải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và
phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một KLT, cũng như làm rõ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và những đặc điểm của đơn
vị hình thành tài liệu.
– Tính triệt để thể hiện trong việc cơ quan lưu trữ xây dựng phương án
PL sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp độ
lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu nào thừa ra sau khi tài liệu
được PL theo phương án đã chọn.
d) Nguyên tắc
PL TLLT KHKT cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định:
– Nguyên tắc xuất xứ: TLLT KHKT hình thành trong hoạt động của cơ

quan, tổ chức và cá nhân phải được quản lý theo nguồn sản sinh tài liệu,
không phá vỡ mối quan hệ của tài liệu trong một bộ.

21

-Nguyên tắc không phân tán Bộ tài liệu: Đảm bảo thống nhất với việc
thu thập, bổ sung tài liệu và việc XĐGTTL trong bộ tài liệu.
đ) Các phương án PL
Phương án PL TLLT KHKT là bản kê các nhóm tài liệu theo một trật tự
khoa học, làm cơ sở để PL và sắp xếp tài liệu trong một Kho lưu trữ.
Để PLTL KHKT cơ quan,thường áp dụng hai phương án cơ bản sau:
Phương án công trình: Áp dụng với các công trình nộp lưu vào lưu trữ
trọn bộ
Phương án phân loại tài liệu theo trình tự nộp lưu vào lưu trữ(phương án
dây chuyền): Phương án này áp dụng đối với các công trình lớn, thời gian thi
công dài, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ trong nhiều thời gian khác nhau.
e) Các đặc trưng PL
Để xây dựng phương án PL TLLT KHKT cho một PLT cần dựa vào
những đặc trưng cơ bản sau:
Đặc trưng công trình(sản phẩm);
Đặc trưng trình tự nộp lưu vào lưu trữ;
Đặc trưng cơ cấu tổ chức;
Đặc trưng Khổ(kích thước) bản vẽ;
Đặc trưng giai đoạn thiết kế;
Đặc trưng vật liệu làm ra tài liệu;
Khi PL TLLT KHKT, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải biết kết
hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau. Vì vậy, các đặc trưng PL nêu
trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các khối tài liệu KHKT

22

mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu.
1.1.4.3. Xác định giá trị TLLT KHKT
a, Khái niệm
XĐGT TLLT KHKT là nghiên cứu giá trị tổng hợp và giá trị từng mặt
của tài liệu để quy định thời hạn bảo quản cho các tài liệu đó.
b) Mục đích,ý nghĩa
Mục đích của việc XĐGT TLLT KHKT là: Bảo đảm thu thập đầy đủ
vào các kho lưu trữ cơ quan, các TTLTQG những tài liệu có giá trị khoa học,
lịch sử, thực tiễn. Đồng thời phát hiện những tài liệu đã mất hết các giá trị
không cần bảo quản và giúp cho việc quản lý TLLT KHKT được chặt chẽ;
Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các KLT, tối ưu hoá PLT
Quốc gia VN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT KHKT;
Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu(khắc
phục tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan).
c)Yêu cầu
XĐGTTL TLLT KHKT là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa
quyết định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạt
động chuyên môn những người làm việc lưu trữ phải thỏa mãn những yêu cầu
sau:
Phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ; Khi thực hiện nghiệp
vụ phải đảm bảo chính xác, thận trọng; Phải có đạo đức nghề nghiệp.
d) Nội dung
Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn
XĐGTTL KHKT;
Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn XĐGTTL KHKT ở giai đoạn

23

văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử;
Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
đ) Các nguyên tắc
XĐGTTL KHKT là một nhiệm vụ quan trọng cần phải được thực hiện
một cách thận trọng, tuân thủ các nguyên tắc, đây là những phương pháp
luận,những quan điểm trong XĐGTTL KHKT bao gồm: Nguyên tắc chính trị;
Nguyên tắc lịch sử; Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
e) Các tiêu chuẩn XĐGTTL
Tiêu chuẩn chính là thước đo để đo lường một đối tượng cụ thể. Trong
quá trình nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp XĐGTTL KHKT các
nhà nghiên cứu đã đưa ra một số các tiêu chuẩn làm thước đo cụ thể, chi tiết
đánh giá giá trị của tài liệu. Có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và áp dụng
trong XĐGTTL, theo Khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011. Ngoài những
tiêu chuẩn chung, đối với XĐGTTL KHKT còn tuân theo các tiêu chuẩn đặc
thù như:
Tiêu chuẩn cái mới về nguyên tắc trong giải quyết vấn đề khoa học kỹ
thuật;
Tiêu chuẩn về trình độ của giải pháp khoa học kỹ thuật;
Tiêu chuẩn hiệu quả kinh tế xã hội;
Tiêu chuẩn mức độ tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa sản phẩm;
Tiêu chuẩn mức độ hiện đại hóa sản phẩm và cải tạo công trình;
Tiêu chuẩn giành được giải thưởng ở các cuộc thi lớn, triển lãm;
Tiêu chuẩn đạt trình độ phát minh sáng chế, có giá trị thương mại;

24

Tiêu chuẩn tính hiện thực, khả năng ứng dụng vào thực tiễn sản xuất,
đề tài nghiên cứu khoa học có tính độc đáo.. .
f) Phương pháp XĐGTTL
Khi tiến hành XĐGTTL KHKT, việc áp dụng các nguyên tắc, các tiêu
chuẩn như đã trình bày ở trên là chưa đủ. Để tiến hành XĐGTTL KHKT cần
phải có phương pháp. Phương pháp ở đây được hiểu như là tổng hợp các biện
pháp hay là các thủ pháp nghiệp vụ. Trong XĐGTTL người ta áp dụng bốn
phương pháp sau: Phương pháp hệ thống; Phương pháp phân tích chức năng;
Phương pháp thông tin và Phương pháp phân tích sử liệu.
g) Tổ chức XĐGTTL KHKT
Tổ chức việc XĐGTTL KHKT là việc thực hiện XĐGTTL KHKT theo
một trình tự, ở các giai đoạn khác nhau của công tác lưu trữ. Việc tổ chức XĐGT
TLLT KHKT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định đến số phận của tài liệu
do đó phải được tiến hành một cách thận trọng, người tham gia hội đồng XĐGT
TLLT KHKT phải có kiến thức hiểu biết pháp luật lưu trữ và đặc biệt là phải am
hiểu về tài liệu đưa ra xác định giá trị. Công tác XĐGT TLLT KHKT thường
diễn ra ở ba giai đoạn:Văn thư; Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử.
1.1.4.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ KHKT
a) Khái niệm
Theo từ điển lưu trữ Việt Nam, Chỉnh lý tài liệu là việc “ tổ chức lại tài
liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi
những hồ sơ, những ĐVBQ, làm công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để
tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý”.

25

MỤC LỤCLỜI CẢM ƠNLỜI CAM ĐOANXuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nhiệm vụ cơ bản : TCKHTL ; Bảo quản và tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, hoàn toàn có thể hiểu TCKH TLLT KHKT gồm : Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưutrữ ; PLTL KHKT ; CLTL KHKT ; XĐGTTL KHKT ; XDCCTC TLLT KHKT. ……………………………………. 19T ài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong khối TL hình thành trong quy trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức triển khai hay doanh nghiệp. Các TL đó được lựa chọn và dữ gìn và bảo vệ trong những KLT đểkhai thác và Giao hàng cho những mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp và xã hội .. TLLT KHKT chứa đựngnhững thông tin quá khứ, phản ánh quy trình hình thành và tăng trưởng của cơ quan, doanh nghiệp và xãhội. TLLT KHKT có độ đúng mực cao được biểu lộ ở nội dung của TL KHKT, không được trái với quyđịnh của pháp lý. Tính đúng chuẩn còn được biểu lộ rõ hơn ở nhu yếu kỹ thuật khi biểu lộ trên những bảnvẽ, tài liệu phong cách thiết kế …………………………………………………………………………………………………………………… 31TLLT KHKT có nhiều mô hình đa dạng và phong phú, đặc biêt là có tính đặc trưng trình độ cao và có ý nghĩa tolớn trên tât cả những nghành ……………………………………………………………………………………………………….. 312.1.1.3. Về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cỗ máy …………………………………………………………………………………………….. 40T ài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật tại Viện KHCNXD có được dữ gìn và bảo vệ tốt hay không, có đượcphục vụ khai thác sử dụng tốt hay không còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Ngoài những yếu tố về điều kiệntự nhiên tác động ảnh hưởng, ngoài bản thân giá trị khách quan mà tài liệu tiềm ẩn còn tùy thuộc vào sự tác độngmang tính chủ quan của con người làm ra thực trạng tài liệu. Tình trạng tài liệu xét ở đây là kể cả tìnhtrạng TCKHTL, sắp xếp dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai khai thác sử dụng như thế nào ……………………………………. 472.5.1. Ưu điểm ……………………………………………………………………………………………………………………….. 622.5.2. Hạn chế ………………………………………………………………………………………………………………………… 632.5.3. Nguyên nhân …………………………………………………………………………………………………………………. 66CH ƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC TỔ CHỨCKHOA HỌC TLLT khoa học kỹ thuật CỦA VIỆN KHCNXD. …………………………….. 683.1. Nhóm giải pháp về tổ chức triển khai quản trị ……………………………………………………………………………………… 683.1.1. Kiện toàn tổ chức triển khai bộ phận lưu trữ của Viện KHCNXD. ……………………………………………………….. 683.1.2. Tổ chức lớp tu dưỡng nhằm mục đích nâng cao nhận thức nhiệm vụ cho CBVC. …………………………………. 693.1.4. Tăng cường kiểm tra, nhìn nhận về việc lưu trữ …………………………………………………………………….. 713.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư …………………………………………………………………………… 713.3. Nhóm giải pháp về nhiệm vụ ……………………………………………………………………………………………… 723.3.1. Nâng cao chất lượng việc tích lũy tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào lưu trữ ………………………. 733.3.2. Xây dựng giải pháp phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu …………………………………………………….. 743.3.2.1. Điều tra cơ bản ……………………………………………………………………………………………………………. 743.3.2.2. Phân loại tài liệu tích hợp với xác lập giá trị tài liệu để lập ĐVBQ. …………………………………….. 74P hân loại ……………………………………………………………………………………………………………………………….. 753.3 3. Nâng cao hiệu suất cao tính đúng chuẩn của việc xác lập giá trị tài liệu ………………………………………….. 833. 3. 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đa dạng hóa công cụ tra cứu TL. ……………………………. 83PH ẦN KẾT LUẬN ……………………………………………………………………………. 86DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………….. 88PH ẦN PHỤ LỤC ………………………………………………………………………………. 91C ÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮTCác chữ viết tắtBNVBXDCPCTCTLTCBLTCBNVĐVBQHĐKTKHCNKHCNXDKHKTKLTLTTLChữ viết đầy đủBộ Nội vụBộ Xây dựngChính phủCông trìnhCông tác lưu trữCán bộ lưu trữCán bộ nhân viênĐơn vị bảo quảnHợp đồng kinh tếKhoa học công nghệKhoa học công nghệ xây dựngKhoa học kỹ thuậtKho lưu trữLưu trữTài liệuTLLTTài liệu lưu trữTTThông tưPLPLTXDCCTCXĐGTTLPhân loạiPhông lưu trữXây dựng công cụ tra cứuXác định giá trị tài liệuPHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiTài liệu lưu trữ là gia tài vô cùng quý báu, là nguồn sử liệu quan trọngđánh giá sự tăng trưởng, nền văn minh của mỗi Quốc gia, dân tộc bản địa. Công tác lưutrữ sinh ra là do yên cầu khách quan của mỗi cơ quan tổ chức triển khai. Nhà nước luôncoi công tác làm việc này là một hoạt động giải trí trong công tác làm việc quản trị nhà nước đồng thờilà mắt xích không hề thiếu trong cỗ máy quản trị của mình. Ngày nay, cùngvới sự tăng trưởng của khoa học công nghệ, mỗi nghành nghề dịch vụ đều được hiện đạihóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự tăng trưởng tương thích. Công tác lưu trữcó vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng so với những nghành nghề dịch vụ của đời sống xã hội bởithông tin trong tài liệu là loại thông tin có độ an toàn và đáng tin cậy cao do nguồn gốc hìnhthành, do đặc trưng pháp lý và đặc thù làm dẫn chứng lịch sử vẻ vang của những tàiliệu lưu trữ pháp luật. Công tác lưu trữ là một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí quản trị nhà nước bao gồmtất cả những yếu tố về lý luận, thực tiễn và pháp chế tương quan tới việc tổchức khoa học tài liệu ( TCKHTL ), dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ ( TLLT ) Giao hàng công tác làm việc quản trị, điều tra và nghiên cứu khoa học và những nhucầu cá thể. Việc lưu trữ gồm có 3 tiến trình nhiệm vụ cơ bản : TCKHTLlưu trữ ; Bảo quản tài liệu lưu trữ ; Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Mỗi tiến trình nhiệm vụ lại có những ý nghĩa quan trọng riêng, gắn bókhăng khít với nhau. Trong đó TCKHTL lưu trữ là một trong ba quy trìnhnghiệp vụ cơ bản của việc lưu trữ, có mối quan hệ ngặt nghèo với quá trình bảoquản tài liệu và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu, quyết định hành động đến hiệu quảcủa việc lưu trữ. Đây là khâu nhiệm vụ cơ bản gồm nhiều quy trình tiến độ nghiệp vụnhư : tích lũy tài liệu vào lưu trữ, phân loại ( PL ), chỉnh lý tài liệu ( CLTL ), xácđịnh giá trị tài liệu ( XĐGTTL ) và kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu ( CCTC ). TCKHTLlưu trữ là nguồn vào của thông tin TLLT, làm tốt thông tin nguồn vào TLLT, tạođiều kiện thuận tiện cho việc dữ gìn và bảo vệ và đặc biệt quan trọng là khai thác sử dụng thôngtin TLLT.Việc TCKHTL lưu trữ ở mỗi cơ quan là khác nhau phụ thuộc vào vào đặcđiểm của cơ quan đơn vị chức năng hình thành ra tài liệu, đặc thù của tài liệu. Để làmtốt việc TCKH tài liệu ( CTTCKHTL ) của mỗi cơ quan tất cả chúng ta không chỉ ápdụng lý luận chung mà yên cầu phải có sự nghiên cứu và điều tra thực tiễn, khám phá đặcđiểm của từng cơ quan, đơn vị chức năng hình thành tài liệu, đặc thù của từng loại hìnhtài liệu trong từng cơ quan, để từ đó đề ra những chiêu thức TCKHTL riêngcho từng cơ quan. Với mục tiêu “ Học song song với hành ”, “ Lý luận phải gắn với thựctiễn ”, trong thời hạn học tập tại Trường, Tác giả đã có thời cơ được thực tậptốt nghiệp tại Viện KHCNXD, qua thời hạn thực tập đó, Tác giả nhận thấyhàng năm Viện KHCNXD sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu, đặc biệtlà tài liệu khoa học kỹ thuật ( TLKHKT ). Những tài liệu này có giá trị rất lớnđối với hoạt động giải trí của Viện. Việc lưu trữ của Viện KHCNXD bên cạnh nhữngưu điểm còn hạn chế, đặc biệt quan trọng là CT TCKHTL. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật có thànhphần, nội dung rất phong phú, đa dạng chủng loại tuy nhiên chưa được chăm sóc đúngmức và chưa được tổ chức triển khai khoa học. Nhiều tài liệu hiện chưa được sắp xếp, chỉnh lý, còn để lộn xộn tại những phòng, những bộ phận thao tác. Thiết nghĩ, làmột cơ quan lớn, có nhiều TLLTKHKT như vậy, cần phải sử dụngTLLTKHKT liên tục để giải quyết và xử lý xử lý việc làm rất nhiều thì CTTCKHTL KHKT phải được tổ chức triển khai thực thi tốt nhất, chuyên nghiệp. Xuấtphát từ những tâm lý nêu trên nên tác giả đã chọn đề tài “ TCKHTL LTkhoa học kỹ thuật tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng ” làm đề tàinghiên cứu khóa luận của mình, để một mặt trong bước đầu được làm quen vớicông tác nghiên cứu và điều tra, ứng dụng lý luận vào thực tiễn đơn cử, mặt khác hy vọngvới tác dụng nghiên cứu và điều tra trong bước đầu sẽ phần nào giúp cán bộ lưu trữ ViệnKHCNXD có cơ sở khoa học để tham mưu cho chỉ huy Viện trong việc cảitiến, hoàn thành xong và nâng cao chất lượng CT TCKH TLLT KHKT. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đềTCKHTL là một trong ba quy trình tiến độ nhiệm vụ cơ bản của việc lưu trữ, giữ vai trò quyết định hành động đến hiệu suất cao của việc lưu trữ. Do đó đây là vấn đềnghiên cứu cơ bản được nhiều người chăm sóc, đặc biệt quan trọng là những giáo sư, tiến sỹđầu ngành lưu trữ, những giảng viên giảng dạy bộ môn lưu trữ học, cán bộ, nhânviên trong ngành lưu trữ và những sinh viên, những nghiên cứu sinh chuyên ngànhlưu trữ. Tác giả Nguyễn Thị Dung, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ TCKHTLLTcủa Trường Đại học Y HàNội ”, Tác giả Hán Thị Hồng Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hộivà Nhân văn với đề tài khóa luận “ TCKH tài liệu phông lưu trữ Tập đoànĐiện lực Nước Ta. Thực trạng và giải pháp ”, Tác giả Đỗ Thị Phương, sinhviên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ Tìmhiểu việc TCKHTLLT tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Nước Ta ”, Tác giảNguyễn Thị Hà, sinh viên Trường Đại học Nội vụ TP.HN với đề tài khóa luận “ Tổ chức khoa học tài liệu PLT Bộ Nội vụ ”. Tuy nhiên, tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong hoạt động giải trí củacác đơn vị chức năng thuộc ngành thiết kế xây dựng lúc bấy giờ rất nhiều, rất phong phú, nhưng có rấtít người nghiên cứu và điều tra, những đề tài, những khu công trình điều tra và nghiên cứu so với loại tài liệukhoa học kỹ thuật hình thành trong ngành thiết kế xây dựng lúc bấy giờ không có nhiều. Chỉ có một số ít đề tài khóa luận có tương quan cùng nghiên cứu và điều tra về đề tàiTCKHTLLTkhoa học kỹ thuật như : Tác giả Vũ Thúy Mai, sinh viên TrườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ TCKH TLLTTrắc Địa map tại Sở Địa chính TP.HN ”, Tác giả Quản Tố Trinh, , sinh viênTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ TCKHkhối TLLT Địa chính ở TT thông tin tư liệu Địa chính Tổng cục Đại chính, Tác giả Phạm Văn Hải, sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn với đề tài khóa luận “ TCKH tài liệu kỹ thuật tại công ty Điện lực HàNội ”, Tác giả Trịnh Thị Kim Oanh, Sinh viên Trường Đại học Khoa học Xãhội và Nhân văn với đề tài khóa luận “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữkhoa học kỹ thuật những khu công trình thủy lợi của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn ”, Tác giả Lê Thị Hải Nam – Viện Khoa học Xã hội Nước Ta cóbài viết đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ số 1 năm 2008 với bài viết “ Mộtvài nét về quản trị và tích lũy hồ sơ, tài liệu KH tại Viện KHXHVN ”. .. Cácđề tài chủ yếu điều tra và nghiên cứu TCKHTL hành chính hoặc thường chỉ tập trung chuyên sâu giảiquyết một yếu tố nhiệm vụ nhất định của việc TCKH tài liệu như : xác địnhgiá trị tài liệu, thiết kế xây dựng giải pháp phân loại, chỉnh lý tài liệu. .. hoặc vấn đềTCKH tài liệu kiến thiết xây dựng cơ bản ở những cơ quan không thuộc ngành thiết kế xây dựng. Đối với CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD là một đề tài tương đốimới, ít được điều tra và nghiên cứu. Đây cũng là yếu tố khó khăn vất vả của người nghiên cứukhi tiếp cận yếu tố. Để làm tốt đề tài “ TCKH TLLT KHKT tại ViệnKHCNXD ” Tác giả đã vận dụng những tác dụng điều tra và nghiên cứu, những bài viết của cáctác giả khác có tương quan, trên cơ sở nghiên cứu và điều tra lý luận và tình hình TCKHTLLT KHKT tại Viện KHCNXD để đưa ra những yêu cầu, khuyến nghị về nộidung và giải pháp mới để TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD. 3. Mục tiêu điều tra và nghiên cứu của đề tàiMột là, mạng lưới hệ thống một số ít yếu tố lý luận cơ bản về TCKHTL, TCKHTLLT KHKT.Hai là, khảo sát, nhìn nhận tình hình việc TCKH tài liệu khoa học kỹthuật tại Viện, gồm có việc tích lũy, phân loại, xác lập giá trị và xây dựngcông cụ tra cứu ( CCTC ). Ba là, yêu cầu và khuyến nghị 1 số ít giải pháp tổng thể và toàn diện và đơn cử nhằmhoàn thiện và nâng cao hiệu suất cao việc TCKH TLLT KHKT4. Nhiệm vụ nghiên cứuĐể thực thi tiềm năng nói trên, đề tài tập trung chuyên sâu xử lý những nhiệmvụ sau : Một là, mạng lưới hệ thống và nghiên cứu và phân tích 1 số ít yếu tố lý luận về việc TCKHTL, TCKH TLLT KHKT.Hai là, nghiên cứu và điều tra những pháp luật của Nhà nước về việc TCKHTL, TCKH TLLT KHKT.Ba là, tổ chức triển khai tìm hiểu, khảo sát thực tiễn tình hình TCKH TLLT KHKTtại Viện KHCNXD để nhìn nhận tình hình, nghiên cứu và phân tích ưu điểm, hạn chế, nguyên do của việc này ; Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu và điều tra lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thựctế, tác giả yêu cầu, khuyến nghị một số ít giải pháp nhằm mục đích triển khai xong và nâng caohiệu quả việc TCKHTL LT KHKT. 5. Đối tượng và khoanh vùng phạm vi nghiên cứuĐối tượng nghiên cứu và điều tra của đề tài là việc TCKHTL LT KHKT tại ViệnKHCNXD, gồm có những quy trình tiến độ nhiệm vụ đơn cử như : tích lũy tài liệu vàolưu trữ ; PLTL ; CLTL ; XĐGTTL ; Xây dựng CCTC TLLT.Do khuôn khổ khoanh vùng phạm vi của đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tài chỉ tậptrung nghiên cứu và điều tra việc TCKHTL lưu trữ khoa học kỹ thuật nên chưa có điều kiện kèm theo tìmhiểu hàng loạt nội dung việc lưu trữ của Viện KHCNXD. 6. Phương pháp điều tra và nghiên cứu : Trong đề tài của mình để triển khai xong được trách nhiệm nghiên cứu và điều tra đềra, Tác giả đã sử dụng 1 số ít giải pháp cơ bản sau : – Phương pháp luận của chủ nghĩa MácLênin về nhận thức khoa học. Mỗi một bộ TLLT KHKT của Viện KHCNXD đều là mẫu sản phẩm của một quátrình thao tác khoa học. Các tài liệu trong một bộ đều được hình thành theoquá trình logic nhất định, chúng phải được sắp xếp theo trình tự hình thành, phải được lập hồ sơ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ một cách khoa học, tạo điều kiện kèm theo cho cáckhâu nhiệm vụ sau được thực thi tốt, hướng tới mục tiêu tra tìm tài liệuđược thuận tiện và nhanh gọn. Do đó CBLT cũng vận dụng chiêu thức này10để TCKHTL ; – Phương pháp tìm hiểu, khảo sát : Đây là nhóm phương pháp quan trọngvà tác giả đã sử dụng trong quy trình triển khai đề tài. Phương pháp này đượcsử dụng để khảo sát trong thực tiễn, triển khai tích lũy thông tin. Tác giả đã tiến hànhkhảo sát đơn cử từng nhiệm vụ lưu trữ như tích lũy, PL, XĐGTTL, chỉnh lý, thiết kế xây dựng CCTC TL KHKT để từ đó có địa thế căn cứ để triển khai xong và đưa ra những giảipháp TCKHTL KHKT tốt hơn ; – Phương pháp nghiên cứu và điều tra lịch sử dân tộc : Trong quy trình TCKHTL LTKHKT đơn cử là nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu, tác giả cần điều tra và nghiên cứu bản lịch sửđơn vị hình thành phông và lịch sử dân tộc PLT của Viện KHCNXD. Để từ đó có thểthực hiện chỉnh lý được tốt hơn ; – Phương pháp mạng lưới hệ thống : Tác giả đã điều tra và nghiên cứu và sử dụng phươngpháp này để mạng lưới hệ thống những lao lý pháp lý về TCKHTL ; để khái quát chứcnăng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Viện KHCNXD ; – Phương pháp nghiên cứu và phân tích, so sánh, so sánh : Tác giả sử dụng phươngpháp này để nghiên cứu và phân tích tác dụng tìm hiểu, khảo sát thực tiễn từ lưu trữ ViệnKHCNXD, từ đó so sánh, so sánh giữa lý luận với thực tiễn để tìm ra ưuđiểm, hạn chế, nguyên do của hạn chế. Các giải pháp này đều được tác giá sử dụng xen kẽ và tích hợp linhhoạt với nhau. 7. Kết cấu của khóa luậnNgoài phần khởi đầu, Tóm lại và phụ lục, nội dung chính của đề tàiđược cấu trúc gồm 3 chương : Chương 1. Cơ sở khoa học của việc TCKHTLLTkhoa học kỹ thuậttại Viện KHCNXDTrong chương này, tác giả điều tra và nghiên cứu và đưa ra khái niệm, mục tiêu, nội dung về TCKHTL, những cơ sở pháp lý, lịch sử dân tộc đơn vị chức năng hình thành tài liệu và11lịch sử khối tài liệu khoa học kỹ thuật. Từ đó làm rõ được cơ sở khoa học củaviệc TCKHTL LT khoa học kỹ thuật Viện KHCNXDChương 2. Thực trạng việc TCKHTLLTkhoa học kỹ thuật tại ViệnKHCNXDVới những thông tin tích lũy được, tác giả tập trung chuyên sâu mô tả thực trạngviệc tổ chức triển khai bộ phận đảm nhiệm việc lưu trữ ; Tình hình phát hành văn bản quyđịnh về CTTCKHTL ; Tình hình tổ chức triển khai những hoạt động giải trí nhiệm vụ như thuthập ; PL ; Chỉnh lý khoa học tài liệu ; XĐGTTL ; Xây dựng CCTCTLLTKHKT của lưu trữ Viện KHCNXD. Qua đó, tác giả nhìn nhận ưu điểm, hạnchế, sống sót và nguyên do của hạn chế làm cơ sở để yêu cầu những giải pháp tạichương 3. Chương 3. Các đề xuất kiến nghị, khuyến nghị nhằm mục đích triển khai xong và nâng caohiệu quả TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXDTừ tác dụng điều tra và nghiên cứu ở chương 1 và 2 ( địa thế căn cứ vào cơ sở khoa học vàcơ sở thực tiễn việc lưu trữ của Viện KHCNXD ), Tác giả đưa ra một số ít đềxuất, khuyến nghị toàn diện và tổng thể nhằm mục đích hoàn thành xong và nâng cao hiệu suất cao CT TCKHTLLT KHKT tại Viện KHCNXD như : Nhóm giải pháp về tổ chức triển khai quản trị ; Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư ; Nhóm giải pháp về nhiệm vụ. Trong những giải pháp tổng thể và toàn diện nêu trên, tác giả đề xuất kiến nghị những giải pháp cụ thểnhư : Kiện toàn cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của bộ phận lưu trữ ; Tổ chức lớp bồi dưỡngnhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức ; Xây dựng, hoàn thành xong cácvăn bản hướng dẫn CT TCKH TLLT KHKT tại Viện KHCNXD ; Tăng cường12kiểm tra, nhìn nhận về việc lưu trữ ; Đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất ; Cải tiếnchất lượng việc nhiệm vụ … Trong quy trình thực thi đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sựgiúp đỡ từ phía giảng viên hướng dẫn – Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh, từ phíalãnh đạo Viện KHCNXD, Trưởng phòng Tổ chức – hành chính và chuyên viênlưu trữ – Bùi Thị Huyền. Bên cạnh những thuận tiện, tác giả đã gặp những khókhăn nhất định trong quy trình khảo sát, tích lũy thông tin như việc chia sẻthông tin từ những cán bộ lưu trữ của Phòng TC – HC chính còn hạn chế, chưacụ thể, những thông tin về Tài liệu khoa học kỹ thuật còn mang tính chung chung. Vớinhững khó khăn vất vả nêu trên khóa luận không hề tránh khỏi những khiếmkhuyết. Vì vậy, Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của những thầy, cô để bàikhóa luận được triển khai xong hơn. Nhân đây, Tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn những thầy cô giáo trongKhoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội – nơi đã truyền thụkiến thức khoa học về lưu trữ cho những thế hệ sinh viên ; Các cán bộ, công chứcViện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã phân phối thông tin, số liệu phản ánhthực tiễn việc TCKHTLLT KHKT tại Viện. Hơn nữa, tác giả xin được gửi lờicảm ơn thâm thúy tới Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn tác giảtriển khai và hoàn thành xong khóa luận này. Thành Phố Hà Nội, ngày. .. tháng. .. năm 2017S inh viên13Nguyễn Thị Kim Hằng14PHẦN NỘI DUNGCHƯƠNG 1 : CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC TỔ CHỨC KHOA HỌCTÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT1. 1. Cơ sở lý luận của việc tổ chức triển khai khoa học tài liệu lưu trữ khoahọc kỹ thuật1. 1.1. Một số khái niệm cơ bản1. 1.1.1. Khái niệm tổ chứcTổ chức có nghĩa là quy trình sắp xếp và sắp xếp những việc làm, giaoquyền hạn và phân phối những nguồn lực sao cho chúng góp phần một cách tíchcực và có hiệu suất cao vào tiềm năng chung. [ 23 ] 1.1.1. 2. Khái niệm khoa họcKhoa học là sự tương thích với những yên cầu của khoa học : khách quan, đúng chuẩn, có mạng lưới hệ thống [ 23 ] 1.1.1. 3. Khái niệm tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuậtTheo giáo trình “ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ” thì định nghĩa tàiliệu khoa học kỹ thuật được trình diễn như sau : “ Tài liệu khoa học kỹ thuật làtài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế tài chính, lịch sử vẻ vang được sản sinh trong quátrình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể về những nghành nghề dịch vụ xây dựngcơ bản, sản xuất mẫu sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu và điều tra khoa học, điều tra khảo sáttài nguyên vạn vật thiên nhiên không kể sản sinh trong thời hạn nào và trên vật liệumang tin gì ” [ 17 ]. 1.1.1. 4. Khái niệm TCKH TLLT KHKTNhư vậy địa thế căn cứ vào khái niệm “ tổ chức triển khai ”, “ khoa học ”, “ tài liệu lưu trữ15khoa học kỹ thuật ” ta hoàn toàn có thể hiểu khái niệm “ TCKHTLLT khoa học kỹ thuật ” như sau : TCKH TLLT KHKT là việc thực thi tổng hợp những hoạt động giải trí thiết yếu, những khâu nhiệm vụ cơ bản của công tác làm việc lưu trữ có tương quan tới việc phânloại, XĐGTTL, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu khoa học kỹ thuật được hình thành trong quátrình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể theo những đặc trưng nhấtđịnh, một cách khoa học, bảo vệ tính khách quan, đúng mực, có hệ thốngphục vụ thuận tiện, nhanh gọn, đúng chuẩn nhằm mục đích Giao hàng tốt nhất nhu cầukhai thác, sử dụng tài liệu. 1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức triển khai khoa học tài liệu lưu trữKHKTViệc lưu trữ là một nghành hoạt động giải trí quản trị nhà nước gồm có tất cảnhững yếu tố lý luận, thực tiễn và pháp chế tương quan đến việc TCKHTL, bảoquản và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng TLLT phục vụ việc quản trị, nghiên cứukhoa học và những nhu yếu cá nhânTổ chức khoa học tài liệu khoa học kỹ thuật là một trong ba trách nhiệm sự nghiệpcủa công tác làm việc lưu trữ TLLT KHKT, có ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối vớicông tác lưu trữ TLLT KHKT, quyết định hành động đến hiệu suất cao của công tác làm việc lưu trữTLLT KHKT. TCKH TLLT KHKT là quá trình nhiệm vụ tiên phong, làm tốtviệc này sẽ tạo thuận tiện cho việc dữ gìn và bảo vệ và việc khai thác sử dụng TLLTKHKT. Mỗi quy trình tiến độ nhiệm vụ trong việc lưu trữ đều có mối quan hệ biệnchứng với nhau, triển khai tốt tiến trình nhiệm vụ này là cơ sở để làm tốt cácquy trình nhiệm vụ khác. 16M ục đích của việc TCKH TLLT KHKT chính là việc tìm ra những biệnpháp nhằm mục đích đưa ra được những giải pháp phân loại tương thích, chỉnh lý tài liệu, xác lập giá trị và kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu ship hàng cho việc tìm kiếm vàkhai thác tài liệu được nhanh gọn, hiệu suất cao. Thông qua TCKH TLLTKHKT cán bộ lưu trữ nắm được số liệu đơn cử về khối lượng, thành phần tàiliệu dữ gìn và bảo vệ trong kho, giúp cho việc thống kê và kiểm tra tình hình tài liệuđược thuận tiện. TCKH TLLT KHKT có nhiều ý nghĩa : Thứ nhất, TCKH TLLT KHKT giúp quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật được hiệuquả hơn. Nhờ vào những nhiệm vụ TCKHTLLT như tích lũy, phân loại, xácđịnh giá trị, kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu mà nhà quản trị mới xác lập được vị trítài liệu trong Kho lưu trữ, mới biết được khối tài liệu khoa học kỹ thuật đượcđể ở vị trí nào ?, khối tài liệu khoa học kỹ thuật được sắp xếp như thế nào ?. Thêm nữa, TCKH TLLT KHKT giúp nhà quản trị nắm được thành phần, khốilượng, nội dung, đặc thù của TLLT trong KLTvà đồng thời nắm được tínhchất vật lý của tài liệu để từ đó có giải pháp dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu. Thứ hai, TCKH TLLT giúp phát huy giá trị tài liệu. Như khái niệm đãnêu, TCKH TLLT KHKT giúp cho tài liệu được tổ chức triển khai lại một cách khoahọc hơn, hàng loạt tài liệu trong Kho được Phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, biênmục, hệ thống hóa và có những công cụ tra cứu khoa học kèm theo tiện nghi choviệc khai thác sử dụng. Việc khai thác sử dụng được làm tốt thì mới phát huyđược giá trị tài liệu mang lại. Thứ ba, TCKH TLLT KHKT giúp dữ gìn và bảo vệ ngặt nghèo, bảo đảm an toàn. 17T hứ tư, TCKH TLLT KHKT giúp ứng dụng CNTT vào việc lưu trữđược thuận tiện. Với những ý nghĩa như trên, CT TCKH TLLT KHKT có ý nghĩa vô cùngquan trọng so với việc lưu trữ của những cơ quan tổ chức triển khai có khối tài liệu khoahọc kỹ thuật. Trong quy trình khảo sát, nghiên cứu và điều tra tác giả thấy thành phầnkhối lượng TLLTKHKT được lưu trữ trong KLT của Viện KHCNXD là rấtlớn, rất phong phú. Vì vậy việc TCKHTLLTKHKT của Viện là vô cùng cầnthiết. Do đặc trưng hoạt động giải trí của Viện, việc TCKH TLLT KHKT cung ứng kịpthời cho những cán bộ công nhân viên trong Viện khi có nhu yếu khai thác, từ đósẽ phát huy được tối đa giá trị của TLLTKHKT. 1.1.3. Yêu cầu của việc TCKH TLLT KHKTĐể tổ chức triển khai TCKH TLLT KHKT được tốt thì nhu yếu đặt ra cho việcnày như sau : Thứ nhất, phải dựa trên đặc thù của từng mô hình tài liệu khoa học kỹ thuật, tìnhtrạng cơ sở vật chất của cơ quan lưu trữ, giữa lý luận và thực tiễn công tác làm việc lưutrữ, dựa trên những nguyên tắc, thống nhất trong một khối tài liệu và toàn kholưu trữ và phông lưu trữ Quốc gia. Tài liệu khoa học kỹ thuật sau khi được tổ chức triển khai khoahọc phải bảo vệ tính khoa học. Các nhu yếu nhiệm vụ công tác làm việc lưu trữ, đảmbảo tính lôgic hài hòa và hợp lý, phản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của mộtphông lưu trữ, đồng thời làm điển hình nổi bật được cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, tính năng, nhiệmvụ quyền hạn của đơn vị chức năng hình thành phông. Thứ hai, phải bảo vệ tính mạng lưới hệ thống. Khi thực thi triển khai cácnghiệp vụ của việc TCKHTL phải thống nhất, xuyên thấu, thống nhất trong cả18khối tài liệu đưa ra tổ chức triển khai khoa học. Thứ ba, phải bảo vệ tính hiệu suất cao. Mục đích ở đầu cuối của công táclưu trữ là đưa TLLT KHKT và những thông tin trong TLLT KHKT Giao hàng cácnhu cầu của hoạt động giải trí xã hội một cách có hiệu suất cao, do đó CT TCKH TLLTKHKT phải đơn thuần, dễ tra tìm, dễ thấy, dễ lấy. TCKH TLLT KHKT là một nhiệm vụ gồm nhiều quy trình tiến độ theo mộttrật tự nhất định, trong đó mỗi nhiệm vụ là một mắt xích có tương quan chặtchẽ với nhau, thế cho nên những nhiệm vụ phải được triển khai một cách giống hệt, tương hỗ, liên hoàn với nhau. Mỗi một quá trình được thực thi tốt sẽ tạo điềukiện thuận tiện cho việc triển khai những quy trình tiến độ tiếp theo. 1.1.4. Nội dung TCKH TLLT KHKTXuất phát từ khái niệm việc lưu trữ gồm 3 nội dung nhiệm vụ cơ bản : TCKHTL ; Bảo quản và tổ chức triển khai khai thác, sử dụng TLLT. Vì vậy, hoàn toàn có thể hiểuTCKH TLLT KHKT gồm : Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ ; PLTL KHKT ; CLTL KHKT ; XĐGTTL KHKT ; XDCCTC TLLT KHKT. 1.1.4. 1. Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ. a ) Khái niệmThu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là mạng lưới hệ thống những giải pháp thống nhất nhằmxác định nguồn tài liệu, thành phần, lựa chọn, giao nhận tài liệu khoa học kỹ thuật có giátrị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử vẻ vang. b ) Mục đích tích lũy, bổ trợ TLLT KHKTThu thập TLLT KHKT là khâu nhiệm vụ quan trọng của việc lưu trữ. Nhờ có việc tích lũy làm tốt mới quản trị được tài liệu khoa học kỹ thuật một cách triệt19để, hiệu suất cao và tránh được thực trạng mất mắt, thất lạc tài liệu, tạo điều kiệnđể khai thác tổng lực, triệt để nội dung của tài liệu KHKT. Đồng thời nhờviệc tích lũy, bổ trợ tốt mới bảo vệ được những bí hiểm khoa học kỹ thuật của Nhànước, chống lại những thủ đoạn và hành vi phá hoại của quân địch so với tổquốc xã hội chủ nghĩa của tất cả chúng ta. Làm tốt việc tích lũy, bổ trợ tài liệulưu trữ khoa học kỹ thuật còn có tính năng tạo cơ sở vật chất thiết yếu để tổ chức triển khai khoahọc tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, tạo điều kiện kèm theo thuận tiện để thực thi việc phân loại, xác lập giá trị, thống kê … tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật và để tiến hành những quyđịnh lao lý của nhà nước. c ) Nội dung việc tích lũy, bổ trợ tài liệu vào lưu trữXác định nguồn tích lũy, bổ trợ ; Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu để tích lũy, bổ sungvào lưu trữ ; Phân chia những nguồn tài liệu vào mạng lưới kho lưu trữ ; Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ. d ) Các nguyên tắc tích lũy tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữHoạt động tích lũy tài liệu khoa học kỹ thuật vào lưu trữ phải bảo vệ nhữngnguyên tắc sau : Thu thập, bổ trợ tài liệu theo Bộ tài liệu ; Thu thập bổ trợ tài liệu theo khu vực thẩm quyền. 1. 1. 4. 2. Phân loại tài liệu lưu trữ KHKTa ) Khái niệmPLTL lưu trữ khoa học kỹ thuật là địa thế căn cứ vào những đặc trưng thông dụng của từngloại TLLT KHKT để phân loại và sắp xếp những nhóm tài liệu một cách hợp lý20ở trong từng bộ tài liệu và trong kho lưu trữ. b ) Mục đíchViệc PL TLLT KHKT có hai mục tiêu cơ bản sau : – PL để TCKH TLLT KHKT ; – PL TLLT KHKT nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc quản trị thốngkê và khai thác, sử dụng tài liệu. c ) Yêu cầuPL TLLT KHKT cần đạt được hai nhu yếu cơ bản là : tính khoa học vàtính triệt để. – Tính khoa học biểu lộ ở chỗ sau khi PL, tài liệu khoa học kỹ thuật trong KLTphải được sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ dữ gìn và bảo vệ, dễ tra tìm vàphản ánh được nội dung và thành phần tài liệu của một KLT, cũng như làm rõchức năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai và những đặc thù của đơnvị hình thành tài liệu. – Tính triệt để bộc lộ trong việc cơ quan lưu trữ kiến thiết xây dựng phương ánPL sao cho tài liệu trong phông được phân loại mạch lạc theo từng cấp độlớn, nhỏ của những nhóm, bảo vệ không có tài liệu nào thừa ra sau khi tài liệuđược PL theo giải pháp đã chọn. d ) Nguyên tắcPL TLLT KHKT cần được thực thi theo những nguyên tắc nhất định : – Nguyên tắc nguồn gốc : TLLT KHKT hình thành trong hoạt động giải trí của cơquan, tổ chức triển khai và cá thể phải được quản trị theo nguồn sản sinh tài liệu, không phá vỡ mối quan hệ của tài liệu trong một bộ. 21 – Nguyên tắc không phân tán Bộ tài liệu : Đảm bảo thống nhất với việcthu thập, bổ trợ tài liệu và việc XĐGTTL trong bộ tài liệu. đ ) Các giải pháp PLPhương án PL TLLT KHKT là bản kê những nhóm tài liệu theo một trật tựkhoa học, làm cơ sở để PL và sắp xếp tài liệu trong một Kho lưu trữ. Để PLTL KHKT cơ quan, thường vận dụng hai giải pháp cơ bản sau : Phương án khu công trình : Áp dụng với những khu công trình nộp lưu vào lưu trữtrọn bộPhương án phân loại tài liệu theo trình tự nộp lưu vào lưu trữ ( phương ándây chuyền ) : Phương án này vận dụng so với những khu công trình lớn, thời hạn thicông dài, tài liệu được giao nộp vào lưu trữ trong nhiều thời hạn khác nhau. e ) Các đặc trưng PLĐể thiết kế xây dựng giải pháp PL TLLT KHKT cho một PLT cần dựa vàonhững đặc trưng cơ bản sau : Đặc trưng khu công trình ( mẫu sản phẩm ) ; Đặc trưng trình tự nộp lưu vào lưu trữ ; Đặc trưng cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai ; Đặc trưng Khổ ( kích cỡ ) bản vẽ ; Đặc trưng tiến trình phong cách thiết kế ; Đặc trưng vật tư làm ra tài liệu ; Khi PL TLLT KHKT, không riêng gì vận dụng một đặc trưng mà phải biết kếthợp một cách linh động nhiều đặc trưng khác nhau. Vì vậy, những đặc trưng PL nêutrên không phải đều có ý nghĩa như nhau so với tổng thể những khối tài liệu KHKT22mà trong đó có những đặc trưng hầu hết và những đặc trưng thứ yếu. 1.1.4. 3. Xác định giá trị TLLT KHKTa, Khái niệmXĐGT TLLT KHKT là nghiên cứu và điều tra giá trị tổng hợp và giá trị từng mặtcủa tài liệu để lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho những tài liệu đó. b ) Mục đích, ý nghĩaMục đích của việc XĐGT TLLT KHKT là : Bảo đảm tích lũy đầy đủvào những kho lưu trữ cơ quan, những TTLTQG những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử vẻ vang, thực tiễn. Đồng thời phát hiện những tài liệu đã mất hết những giá trịkhông cần dữ gìn và bảo vệ và giúp cho việc quản trị TLLT KHKT được ngặt nghèo ; Tạo điều kiện kèm theo để bổ trợ tài liệu có giá trị vào những KLT, tối ưu hoá PLTQuốc gia việt nam, nâng cao hiệu suất cao ship hàng khai thác sử dụng TLLT khoa học kỹ thuật ; Tiết kiệm diện tích quy hoạnh kho tàng và phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ tài liệu ( khắcphục thực trạng tài liệu tích đống trong cơ quan ). c ) Yêu cầuXĐGTTL TLLT KHKT là một việc làm khó, phức tạp, có ý nghĩaquyết định đến số phận của tài liệu, do đó để nâng cao chất lượng của hoạtđộng trình độ những người thao tác lưu trữ phải thỏa mãn nhu cầu những yêu cầusau : Phải có kỹ năng và kiến thức trình độ nhiệm vụ lưu trữ ; Khi triển khai nghiệpvụ phải bảo vệ đúng chuẩn, thận trọng ; Phải có đạo đức nghề nghiệp. d ) Nội dungNghiên cứu vận dụng những nguyên tắc, giải pháp, tiêu chuẩnXĐGTTL khoa học kỹ thuật ; Nghiên cứu, thiết kế xây dựng những bản hướng dẫn XĐGTTL KHKT ở giai đoạn23văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử vẻ vang ; Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào những lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử dân tộc ; Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. đ ) Các nguyên tắcXĐGTTL khoa học kỹ thuật là một trách nhiệm quan trọng cần phải được thực hiệnmột cách thận trọng, tuân thủ những nguyên tắc, đây là những phương phápluận, những quan điểm trong XĐGTTL KHKT gồm có : Nguyên tắc chính trị ; Nguyên tắc lịch sử vẻ vang ; Nguyên tắc tổng lực và tổng hợp. e ) Các tiêu chuẩn XĐGTTLTiêu chuẩn chính là thước đo để giám sát một đối tượng người dùng đơn cử. Trongquá trình nghiên cứu và điều tra những nguyên tắc và giải pháp XĐGTTL KHKT cácnhà nghiên cứu và điều tra đã đưa ra 1 số ít những tiêu chuẩn làm thước đo đơn cử, chi tiếtđánh giá giá trị của tài liệu. Có rất nhiều tiêu chuẩn được kiến thiết xây dựng và áp dụngtrong XĐGTTL, theo Khoản 3 điều 16 Luật Lưu trữ năm 2011. Ngoài nhữngtiêu chuẩn chung, so với XĐGTTL KHKT còn tuân theo những tiêu chuẩn đặcthù như : Tiêu chuẩn cái mới về nguyên tắc trong xử lý yếu tố khoa học kỹthuật ; Tiêu chuẩn về trình độ của giải pháp khoa học kỹ thuật ; Tiêu chuẩn hiệu suất cao kinh tế tài chính xã hội ; Tiêu chuẩn mức độ tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa loại sản phẩm ; Tiêu chuẩn mức độ hiện đại hóa loại sản phẩm và tái tạo khu công trình ; Tiêu chuẩn giành được phần thưởng ở những cuộc thi lớn, triển lãm ; Tiêu chuẩn đạt trình độ ý tưởng sáng tạo, có giá trị thương mại ; 24T iêu chuẩn tính hiện thực, năng lực ứng dụng vào thực tiễn sản xuất, đề tài điều tra và nghiên cứu khoa học có tính độc lạ. .. f ) Phương pháp XĐGTTLKhi triển khai XĐGTTL KHKT, việc vận dụng những nguyên tắc, những tiêuchuẩn như đã trình diễn ở trên là chưa đủ. Để thực thi XĐGTTL KHKT cầnphải có chiêu thức. Phương pháp ở đây được hiểu như thể tổng hợp những biệnpháp hay là những thủ pháp nhiệm vụ. Trong XĐGTTL người ta vận dụng bốnphương pháp sau : Phương pháp mạng lưới hệ thống ; Phương pháp nghiên cứu và phân tích tính năng ; Phương pháp thông tin và Phương pháp nghiên cứu và phân tích sử liệu. g ) Tổ chức XĐGTTL KHKTTổ chức việc XĐGTTL KHKT là việc thực thi XĐGTTL KHKT theomột trình tự, ở những tiến trình khác nhau của công tác làm việc lưu trữ. Việc tổ chức triển khai XĐGTTLLT KHKT có ý nghĩa đặc biệt quan trọng quan trọng, quyết định hành động đến số phận của tài liệudo đó phải được thực thi một cách thận trọng, người tham gia hội đồng XĐGTTLLT KHKT phải có kiến thức và kỹ năng hiểu biết pháp lý lưu trữ và đặc biệt quan trọng là phải amhiểu về tài liệu đưa ra xác lập giá trị. Công tác XĐGT TLLT KHKT thườngdiễn ra ở ba tiến trình : Văn thư ; Lưu trữ cơ quan ; Lưu trữ lịch sử dân tộc. 1.1.4. 4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ KHKTa ) Khái niệmTheo từ điển lưu trữ Nước Ta, Chỉnh lý tài liệu là việc “ tổ chức triển khai lại tàiliệu theo một giải pháp phân loại khoa học, trong đó sửa chữa thay thế hoặc phục hồinhững hồ sơ, những ĐVBQ, làm công cụ tra cứu, xác lập giá trị tài liệu đểtối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý ”. 25

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2