Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhanh gọn, đúng pháp luật

views By : admin

Khi sử dụng hoá đơn điện tử, việc sự cố sai sót địa chỉ là điều không tránh khỏi. Vậy làm cách nào để xử lý hoá đơn điện tử sai địa chỉ một cách nhanh chóng và đúng pháp luật? Bài viết sau đây, MobiFone sẽ gợi ý giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề này. 

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ được chia ra thành những trường hợp và hướng xử lý khác nhau .

Chưa gửi cho khách hàng: Những hóa đơn điện tử có lỗi sai địa chỉ mà chưa kịp gửi khách hàng thì có thể giải quyết đơn giản. 

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể hủy bản hóa đơn điện tử lỗi này và ghi rõ nguyên do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty / doanh nghiệp đang sử dụng. Sau khi đã hủy, doanh nghiệp thực thi lập lại một hóa đơn mới mà không cần phải thông tin cho người mua .Hoá đơn điện tử sai mà chưa gửi khách hàng sẽ hủy và bên bán lập hoá đơn mới 

Đã gửi cho khách hàng: Với những hóa đơn đã gửi cho khách hàng lại chia ra thành 2 trường hợp: 

• Chưa kê khai thuế : Doanh nghiệp ngay lập tức lập biên bản hủy hóa đơn và thông tin cho bên mua. Sau khi người mua đã nắm rõ thì lập hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua .
• Đã kê khai thuế : Hóa đơn đã kê khai thuế thì xử lý sẽ phức tạp hơn một chút ít. Doanh nghiệp cần triển khai lập biên bản kiểm soát và điều chỉnh và sau đó xuất hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh. Biên bản kiểm soát và điều chỉnh phải có vừa đủ chữ ký của hai bên. Ngày tháng, nội dung kiểm soát và điều chỉnh phải rõ ràng và cụ thể .

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai địa chỉ cho từng trường hợp đơn cử

Hóa đơn điện tử khi bị sai địa chỉ được chia thành nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách xử lý khi doanh nghiệp gặp phải một cách cụ thể và đúng lao lý của pháp lý .

2.1. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua

Với trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua, công ty / doanh nghiệp hoàn toàn có thể xử lý bằng cách : hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn điện tử mới .Hoá đơn điện tử chưa gửi người mua bị sai địa chỉCăn cứ vào khoản 1 điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ – CP hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai, như sau :“ Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán triển khai thông tin với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT Phụ lục IA phát hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan để cấp mã hóa đơn mới thay thế sửa chữa hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế triển khai hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên mạng lưới hệ thống của cơ quan thuế ” .Các bước cần triển khai với bên bán ( người lập hóa đơn )

Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử đã lập

• Đăng nhập để truy vấn ứng dụng / website quản trị hóa đơn điện tử .
• Tiến hành thao tác “ Hủy hóa đơn ” : Thực hiện những thao tác để hủy hóa đơn sai địa chỉ
• Nhập lý do hủy : Khi hủy, hóa đơn điện tử sẽ nhu yếu nhập lý do hủy đơn để lưu lại theo nhiệm vụ kế toán .

Bước 2: Lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu Mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. 

• Mẫu thông tin hủy hóa đơn hoàn toàn có thể sử dụng cho 1 hoặc nhiều hóa đơn mắc lỗi sai địa chỉ .
• Thời hạn nộp : Trong vòng 1 ngày thao tác, cơ quan thuế thực thi thông tin và đưa ra tác dụng .

Mẫu thông báo huỷ hoá đơn điện tử theo mẫu số 04

Lưu ý: nếu hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế thì người lập có thể bỏ qua bước này. 

Bước 3: Lập hoá đơn điện tử thay thế đúng địa chỉ. 

Hóa đơn sửa chữa thay thế này vẫn phải bảo vệ pháp luật của pháp lý : có ký số, ký điện tử và được cơ quan thuế kiểm duyệt .

2.2. Hóa đơn điện tử sai địa chỉ đã gửi cho người mua

Với trường hợp hóa đơn điện tử sai địa chỉ khi đã gửi cho người bán được chia thành hai trường hợp. Hóa đơn điện tử chỉ sai địa chỉ công ty và hóa đơn điện tử sai địa chỉ và những thông tin khác .

2.2.1. Hóa đơn chỉ sai địa chỉ công ty

Hóa đơn điện tử sai địa chỉ công ty khi đã gửi cho người mua. Công ty / doanh nghiệp cần thông tin cho người mua và cơ quan thuế ngay khi phát hiện lỗi sai. Trong trường hợp này bên bán không cần phải lập hóa đơn sửa chữa thay thế .Điểm a khoản 2 điều 19 của Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP lao lý cách giải quyết và xử lý trường hợp này như sau :“ 2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bản phát hiện có sai sót thì giải quyết và xử lý như sau :

1. a ) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, những nội dung khác không sai sót thì người bán thông tin cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực thi thông tin với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04 / SS-HĐĐT Phụ lục I phát hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi tài liệu hóa đơn cho cơ quan thuế ” .

Cách triển khai cụ thể :

• Bước 1: Khi bên bán phát hiện lỗi sai, ngay lập tức gửi thông báo hoá đơn sai cho bên mua thông qua email. Sau khi bên mua đã xác nhận, bên bán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoá đơn theo mẫu sau

  Xem thêm: Ngăn tai nạn từ dữ liệu camera giám sát, được không?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ khi đã gửi cho bên mua   Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, liên tục thực thi những bước :

• Bước 2: Bên bán lập thông báo hoá đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo mẫu 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

• Bước 3: Sau khi cơ quan thuế đã phê duyệt và xác nhận, bên bán gửi cho bên mua kết quả đã thông báo cho cơ quan thuế về sai sót trong hoá đơn. 

2.2.2. Hóa đơn sai địa chỉ, tên công ty và những thông tin khác

Trường hợp chưa được kê khai thuế

Ở hóa đơn sai địa chỉ, tên công ty và những thông tin khác mà chưa kê khai thuế có hướng xử lý như sau :Công ty / doanh nghiệp thực thi hủy hóa đơn viết sai. Sau khi đã hủy thành công xuất sắc, lập hóa đơn mới theo đúng pháp luật của pháp lý và đúng chuẩn thông tin .Cách thực thi :

• Bước 1: Sau khi kiểm tra được lỗi sai, người bán và người mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai.

• Bước 2: Sau khi xác nhận cả ở 2 bên, người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày … tháng … năm…” để xác định được đâu là hoá đơn đã chỉnh sửa.

Trường hợp đã được kê khai thuế

Giải pháp cho hóa đơn điện tử sai đã được kê khai thuế. Bên bán thực thi kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn .Căn cứ vào điểm b khoản 2 điều 19 của Nghị định 123 / 2020 / NĐ – CP về trường hợp này được pháp lý pháp luật cụ thể như sau :“ b ) Trường hợp có sai mã số thuế ; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc sản phẩm & hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì hoàn toàn có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau :b1 ) Người bản lập hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bản và người mua có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử kiểm soát và điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Điều chia cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … sổ … ngày … tháng … năm ” .b2 ) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người ta có thỏa thuận hợp tác về việc lập văn bản thỏa thuận hợp tác trước khi lập hóa đơn sửa chữa thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hợp tác ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử sửa chữa thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế sửa chữa hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “ Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … sổ … ngày … tháng … năm ”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới kiểm soát và điều chỉnh hoặc thay thế sửa chữa cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua ( so với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua ( so với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ). ”Các bước triển khai khi gặp phải trường hợp này như sau :

• Bước 1: Bên bán và bên mua tiến hành thỏa thuận và phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót. 

Biên bản điều chỉnh hoá đơn sai sót sau khi bên bán và bên mua xác nhận sai sót

• Bước 2: Sau khi thống nhất được biên bản điều chỉnh hoá đơn, bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai sót bắt buộc có dòng chữ “thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hoá đơn mới thay thế sau khi lập xong sẽ được gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn mới để gửi cho bên mua.  

Lưu ý: 

• Hóa đơn điện tử viết sai giá trị sản phẩm & hàng hóa hoàn toàn có thể sửa chữa thay thế hoặc kiểm soát và điều chỉnh .
• Hóa đơn kiểm soát và điều chỉnh đã được cơ quan thuế cấp mã thì không được hủy .

3. Một số câu hỏi thường gặp khi hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Câu hỏi 1: Cơ quan thuế phản hồi về kết quả tiếp nhận và xử lý thông báo hóa đơn sai sót của bên bán gửi trong bao lâu?

Căn cứ tại Khoản 4, Điều 19 Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP : “ Trong thời hạn 01 ngày thao tác, cơ quan thuế thông tin về việc tiếp đón và hiệu quả giải quyết và xử lý theo Mẫu số 01 / TB-HĐSS Phụ lục IB phát hành kèm theo nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được tàng trữ ship hàng tra cứu. ”

Câu hỏi 2: Cách gửi mẫu Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế khi cần xử lý sai sót Hóa đơn và hủy hóa đơn điện tử như thế nào?

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng những phần mềm hóa đơn điện tử. Vì thế, mẫu 04 / SS-HĐĐT được nộp ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử .Nếu doanh nghiệp sử dụng ứng dụng M-Invoice, ngay sau khi điền rất đầy đủ mẫu và đặt lệnh gửi, ứng dụng sẽ tự động hóa gửi đến cơ quan thuế .Mẫu 04/SS- HĐĐT cho doanh nghiệp/công ty

Câu hỏi 3: Hoá đơn thay thế thì kê khai tại kỳ phát hành hoá đơn thay thế hay kê khai tại kỳ hoá đơn gốc?

Với những hóa đơn đã được lập mới sửa chữa thay thế, công ty / doanh nghiệp thực thi kê khai tại kỳ lập hóa đơn gốc .

Trên đây là những trường hợp và các bước giải quyết khi gặp các hoá đơn điện tử sai địa chỉ. Thông qua bài viết này, chúng tôi hy vọng công ty/doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về cách giải quyết khi hóa đơn điện tử sai địa chỉ. 

Mọi vướng mắc về hóa đơn điện tử và quan điểm góp phần về MobiFone Invoice, doanh nghiệp xin vui mừng liên hệ tới số đường dây nóng 0936 110 116 của MobiFone để được tương hỗ nhanh nhất !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Nghe Nhìn