Networks Business Online Việt Nam & International VH2

Hướng dẫn quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm – MISA AMIS

Đăng ngày 30 August, 2022 bởi admin

Làm thế nào để lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, hợp lý dễ tìm kiếm khi cần thiết là vấn đề đặt ra hiện nay tại nhiều doanh nghiệp. Việc lưu trữ chứng từ kế toán sau khi hạch toán sổ sách, kết thúc năm tài chính là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Việc sắp xếp, phân loại lưu trữ chứng từ khoa học giúp bản thân kế toán và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức khi có vấn đề phát sinh liên quan đến những hồ sơ chứng từ kế toán đó.

lưu trữ chứng từ kế toánlưu trữ chứng từ kế toán

1. Những quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán

  • Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015).

  • Các loại chứng từ kế toán :

Các loại chứng từ kế toánCác loại chứng từ kế toán

Hình 1 : Các loại chứng từ kế toán

  • Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán :
    • Thời điểm tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm ( Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 174 / năm nay / NĐ-CP ) .
    • Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán :

Hình 2: Quy định thời gian lưu trữ Chứng từ kế toánHình 2: Quy định thời gian lưu trữ Chứng từ kế toán

Hình 2 : Quy định thời hạn lưu trữ Chứng từ kế toán

2. Hướng dẫn sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học và dễ tìm kiếm trong doanh nghiệp

Lưu ý: Tại một số doanh nghiệp có những quy định khá rõ ràng, chi tiết về cách lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán. Các bạn kế toán nên tuân thủ các quy định của doanh nghiệp. Hướng dẫn mang tính chất tham khảo, các bạn nên linh hoạt vận dụng để phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình cũng như có những ý kiến đóng góp, đề xuất sửa đổi các quy định về lưu trữ hiện có của doanh nghiệp để phù hợp, khoa học hơn…

Hình 3: Nhiều kế toán gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, hiệu quảHình 3: Nhiều kế toán gặp khó khăn trong việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, hiệu quả

Hình 3 : Nhiều kế toán gặp khó khăn vất vả trong việc lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, hiệu suất cao
Để việc lưu trữ chứng từ một cách khoa học và dễ tìm kiếm khi cần dùng để chứng tỏ những nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh trong doanh nghiệp hoặc ship hàng công tác làm việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì thứ nhất, kế toán cần phải phân loại, sắp xếp chứng từ .

  • Đối với chứng từ tương quan đến tiền mặt :
    • Thông thường chứng từ thu – chi tiền mặt được đóng thành từng quyển riêng không liên quan gì đến nhau theo tháng và được lưu trữ theo thời hạn .
    • Kèm theo phiếu chi thường gồm có có những chứng từ như Giấy ý kiến đề nghị thanh toán giao dịch, ý kiến đề nghị tạm ứng, quyết định hành động chi của Giám đốc, hóa đơn photo kèm theo …

Ví dụ: Khi nhận được bộ hồ sơ quyết định chi tiền cho nhà cung cấp như giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho. Sau khi hoàn thành việc thanh toán, kế toán tiến hành tập hợp bộ hồ sơ chi theo thứ tự thời gian và số chứng từ, có thể đóng thành từng quyển theo tuần (đối với những doanh nghiệp phát sinh nhiều) hoặc theo tháng.

Đối với hóa đơn gốc và phiếu xuất kho bản chính được chuyển cho kế toán thuế và kế toán kho theo dõi. Kế toán tiền mặt hoặc thủ quỹ lưu bản photo .

>>> Xem thêm: Các vấn đề cơ bản về sổ sách kế toán của doanh nghiệp

Hình 4: Minh họa về lưu chứng từ tiền mặtHình 4: Minh họa về lưu chứng từ tiền mặt

Hình 4 : Minh họa về lưu chứng từ tiền mặt
Cuối tháng đóng bìa thành từng tập để lưu trữ. Ví dụ chứng từ tiền mặt tháng 7/2021 gồm có 6 tập và tập này là tập thứ 1/6 tập được ghi bìa như sau :

  • Đối với chứng từ kế toán tương quan đến ngân hàng nhà nước : Kế toán hoàn toàn có thể đóng thành từng quyển theo tháng hoặc quý theo từng thông tin tài khoản của từng ngân hàng nhà nước theo thứ tự như : Bản sao kê tổng hợp đến giấy báo nợ, giấy báo có, UNC ( kèm theo chứng từ đề xuất giao dịch thanh toán tiền ) theo thứ tự thời hạn trên bản sao kê tổng hợp. Còn so với hồ sơ vay theo thứ tự : hợp đồng vay, phụ lục đính kèm, khế ước nhận nợ và những hồ sơ có tương quan, hàng loạt được sắp theo thời hạn theo từng hợp đồng vay. Tất cả hồ sơ trên kế toán nên scan lưu file mềm .

Ví dụ: Doanh nghiệp mở hai tài khoản ngân hàng VNĐ và USD ở Ngân hàng OCB. Kết thúc tháng ngân hàng sẽ in và gửi bản sao kê tổng hợp kèm với giấy báo nợ, báo có của hai tài khoản trên. Kế toán sau khi hạch toán xong, đóng thành 2 quyển theo dõi hai tài khoản trên. Cuối quý hoặc cuối năm lưu kèm giấy xác nhận số dư của ngân hàng.

Hình 5: Minh họa về lưu chứng từ ngân hàngHình 5: Minh họa về lưu chứng từ ngân hàng

Hình 5 : Minh họa về lưu chứng từ ngân hàng nhà nước
Chứng từ ngân hàng nhà nước OCB loại VND ( hoàn toàn có thể có cả USD, EURO thì đóng tập riêng, nếu chung thì ghi rõ … ) có 3 tập, tập này là tập 1/3 tập. Cuối tháng đóng bìa ghi rõ nội dung :

  • Đối với chứng từ kế toán tương quan đến hợp đồng kinh tế tài chính :

Đối với trường hợp doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh nên tách riêng hợp đồng kinh tế đầu ra, hợp đồng kinh tế đầu vào để lưu theo từng folder, mỗi folder chia ra các file theo dõi cho từng khách hàng, nên có dán các ghi chú cho dễ tìm.

Ví dụ:

  • Folder 1 : Theo dõi hợp đồng bán ra
  • Folder 2 : Theo dõi hợp đồng đầu vào

Tương tự, so với file mềm : Kế toán nên scan là lưu lại như sau :

Hình 6: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hợp đồngHình 6: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hợp đồng

Hình 6 : Minh họa về lưu chứng từ tương quan đến hợp đồng

Đối với doanh nghiệp phát sinh nhiều dự án: kế toán cần tập hợp và phân loại theo từng dự án, từng nội dung công việc lưu vào từng folder có dán tên từng dự án.

Lưu cùng với từng hợp đồng kinh tế tài chính là những phụ lục ký thêm ( nếu có ), biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu sát hoạch, biên bản thanh lý hoặc những biên bản thỏa thuận hợp tác khác có tương quan, … Tất cả những hồ sơ này nên được scan lưu file mềm .

Ví dụ:

Hình 7: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hồ sơ dự ánHình 7: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hồ sơ dự án
Hình 7: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hồ sơ dự án

  • Đối với chứng từ kế toán liên quan đến hóa đơn:

    • Đối với hóa đơn nguồn vào : lưu theo thứ tự bảng kê sản phẩm & hàng hóa dịch vụ mua vào chung với tờ khai tháng hoặc quý .
    • Đối với hóa đơn đầu ra : lưu theo thứ tự bảng kê sản phẩm & hàng hóa dịch vụ bán ra chung với tờ khai tháng hoặc quý .

⇒ Lưu chung một thư mục theo từng loại thuế theo năm .

Ví dụ tạo một folder: BCT GTGT T1/2021-> Tờ khai ->Bảng kê mua vào-> hóa đơn đầu vào (theo thứ tự trên bảng kê), tương tự đối với hóa đơn đầu ra.

Trường hợp lưu file mềm : Đối với hóa đơn điện tử, kế toán không nên chỉ tải mỗi file PDF mà nên tải song song cả file XLM về lưu mới có giá trị pháp lý khi gửi cơ quan thuế thanh kiểm tra. Các hóa đơn đó cũng được lưu theo thứ tự theo bảng kê của báo cáo giải trình thuế. Ví dụ :

Hình 8: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hóa đơnHình 8: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến hóa đơn

Hình 8 : Minh họa về lưu chứng từ tương quan đến hóa đơn

  • Đối với tờ khai thuế: Kế toán sau khi hoàn thành báo cáo thuế cho cơ quan thuế, nên tải thông báo đã nộp (bước 1- bước tiếp nhận) và thông báo bước 2 (bước chấp nhận) về lưu cùng với báo cáo thuế của tháng hoặc quý đó. Để hạn chế rủi ro trường hợp báo cáo thuế đã nộp nhưng không hiển thị trên hệ thống trang web thuế (bị lỗi nên chưa nhận được bước 2- bước chấp nhận), Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo doanh nghiệp nộp thiếu hồ sơ, yêu cầu nộp và bị phạt do nộp chậm tờ khai. Khi đó, kế toán nên làm công văn giải trình kèm với thông báo đã nộp ở bước 1 (bước tiếp nhận hồ sơ) chứng minh đã nộp để không bị xử phạt.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập tờ khai thuế giá trị gia tăng mới nhất

  • Đối với chứng từ kế toán liên quan đến lao động tiền lương: sắp xếp như sau:

    • Bảng chấm công .
    • Bảng thanh toán giao dịch tiền lương .

Bảng chấm công và bảng thanh toán giao dịch tiền lương được đóng thành từng quyển lưu theo năm, trong đó chia thành từng tháng theo thứ tự thời hạn .

Ví dụ: bảng chấm công từ tháng 1 đến tháng 12 đã được đối chiếu xác nhận từng tháng với người lao động, kế toán đóng thành quyển theo năm.

  • Đối với chứng từ kế toán liên quan đến phiếu nhập, xuất kho:

Đối với phiếu nhập kho : đóng lưu thành từng quyển theo thời hạn kèm chung với ý kiến đề nghị mua hàng và biên bản giao hàng .
Đối với phiếu xuất kho : cũng được đóng lưu thành từng quyển theo thời hạn kèm với ý kiến đề nghị xuất kho và biên bản giao nhận sản phẩm & hàng hóa .

>>> Xem thêm: Mô tả công việc kế toán kho và những điều cơ bản cần biết

  • Chứng từ kế toán tương quan đến gia tài cố định và thắt chặt của doanh nghiệp :

Tạo một thư mục và trong đó chia ra những file để theo dõi từng gia tài riêng. Thường gồm những chứng từ sau : Tờ trình kế hoạch mua gia tài, làm giá, quyết định hành động mua được ban giám đốc phê duyệt ( những bảng phô tô ), hợp đồng mua gia tài, tài liệu kỹ thuật có tương quan, biên bản chuyển giao gia tài, quyết định hành động khấu hao, biên bản kiểm kê gia tài định kỳ, bộ hồ sơ thanh lý, những tài liệu khác có tương quan, …

Ví dụ:

Hình 9: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến tài sảnHình 9: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến tài sản

Hình 9 : Minh họa về lưu chứng từ tương quan đến gia tài

Có thể bạn quan tâm: 3 nội dung quan trọng kế toán tài sản cố định cần quan tâm

  • Chứng từ kế toán tương quan đến nợ công : tạo một thư mục và chia ra những file để theo dõi theo từng người mua gồm :

Hợp đồng mua và bán, phụ lục hợp đồng, giấy bảo lãnh, biên bản so sánh nợ công hàng tháng hoặc quý hoặc năm, biên bản thỏa thuận hợp tác cấn trừ nợ công, quyết định hành động giải quyết và xử lý nợ, công văn đòi nợ, ..

Ví dụ:Hình 10: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến công nợHình 10: Minh họa về lưu chứng từ liên quan đến công nợ

Hình 10 : Minh họa về lưu chứng từ tương quan đến nợ công

3. Một số kinh nghiệm sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán

3.1 Đối với hồ sơ bản cứng:

  • Các bạn kế toán nên có pháp luật về trình tự sắp xếp thứ tự những hồ sơ trong một bộ chứng từ để thuận tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Việc sắp xếp có trình tự lần lượt như hướng dẫn nêu trên giúp kế toán tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều thời hạn trong quy trình kiểm tra lưu trữ hồ sơ chứng từ. Bên cạnh đó, việc làm thống kê, kiểm tra, lưu trữ, … cũng trở nên rõ ràng và khoa học hơn .
  • Mỗi tập chứng từ ngoài trang bìa như nó làm ra có 1 bảng kê ở trang lót thứ 2 .
  • Các bạn hoàn toàn có thể dùng thông tư mầu, dùng mã phân loại … để đóng chứng từ, chỉ cần nhìn mắt thường là đã nhận ra được chứng từ loại cần tìm
  • Một số loại chứng từ đặc biệt quan trọng những bạn hoàn toàn có thể dùng những thẻ gần giống như thẻ kho để theo dõi …

3.2 Đối với hồ sơ bản mềm

  • Các bạn nên có pháp luật về việc đặt tên file – mã hóa tên những loại hồ sơ chứng từ được lưu trữ .
  • Với hồ sơ được tạo thành sơ đồ cây nhiều tầng, những bạn hoàn toàn có thể đặt thêm số thứ tự ở đầu tên file để những file được sắp xếp lần lượt theo thứ tự nhất định .

Ví dụ:

1. Hợp đồng kinh tế_final_01072021
2. Biên bản nghiệm thu sát hoạch mẫu sản phẩm hoàn thành_05072021
3. Đề nghị thanh toán_05072021
4. Thanh lý hợp đồng_050721
Ngoài ra, doanh nghiệp cần có kho lưu trữ chứng từ kế toán một cách khoa học, có giá kệ bảo vệ chống mối mọt, liên tục kiểm tra, phòng chống cháy nổ .
Trên đây là quy trình sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán thông dụng, tuy nhiên với sự tăng trưởng của khoa học công nghệ tiên tiến và sự sinh ra của Nghị Định 123 / 2020 / NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 lao lý những doanh nghiệp vận dụng hóa đơn, chứng từ điện có hiệu lực thực thi hiện hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2022. Tuy nhiên, tại thời gian hiện tại, đã có nhiều doanh nghiệp sử dụng. Và việc lưu trữ chứng từ điện tử cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều ngân sách dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ, hạn chế những rủi ro đáng tiếc về mất mát, bị hư hỏng trong quy trình lưu trữ và cũng thuận tiện tìm kiếm hơn khi thiết yếu .

Phần mềm kế toán online MISA AMIS cho phép tra cứu, tìm kiếm chứng từ rất dễ dàng và nhanh chóng. Đồng thời, phần mềm còn cung cấp đầy đủ các báo cáo theo đúng quy định như doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ, tồn kho,… để trở thành công cụ quản lý tài chính đầy tiện ích cho kế toán nói riêng và chủ doanh nghiệp nói chung.

CTA nhận tư vấnCTA nhận tư vấn

Nhanh tay đăng ký trải nghiệm 15 ngày miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế cảm nhận.

Tác giả : Ngọc Mến

 3,070 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2