Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học, dễ quản lý

Hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp cần được dữ gìn và bảo vệ theo thời hạn pháp luật của Pháp luật. Có những sách vở chỉ cần lưu khi hết hiệu lực thực thi hiện hành, có những sách vở phải lưu 5 – 10 – 15 – 20 năm hoặc thậm chí còn là vĩnh viễn so với nhiều tài liệu bắt buộc .Thời gian lưu trữ lâu cùng với số lượng tài liệu bổ trợ thêm mới mỗi năm khiến cho những nhiều doanh nghiệp gặp phải thực trạng “ ngập ngụa ” trong sách vở .Nếu không có cách lưu trữ hồ sơ tương thích, việc quản trị và truy vấn thông tin sẽ gặp rất nhiều khó khăn vất vả sau này .

Cùng ALS tham khảo một số hướng dẫn lưu trữ hồ sơ, cách sắp xếp hồ sơ dành riêng cho doanh nghiệp thông qua bài viết sau.

1. Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng dành cho doanh nghiệp?

Trước khi đi sâu cụ thể về quy trình, cách sắp xếp hồ sơ lưu trữ một cách cụ thể, tất cả chúng ta nên hiểu 3 quy tắc chính. Để sách vở quản trị được quản trị, một cách khoa học, chuyên nghiệp và bài bản, thuận tiện cho dữ gìn và bảo vệ, tra cứu và truy vấn sau này, mỗi doanh nghiệp cần :– Phân loại hạng mục tài liệu một cách tương thích : phân loại theo nhóm tài liệu ( hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm cách chia nhóm tài liệu mà pháp lý pháp luật ), tiếp đó xác lập mức độ ưu tiên và tần suất sử dụng để hoàn toàn có thể thiết kế xây dựng giải pháp sắp xếp, sắp xếp tương thích nhất .- Đảm bảo mạng lưới hệ thống lưu trữ tương thích : những tài liệu cần được để tại những khay, giá kệ tiêu chuẩn, hoàn toàn có thể thuận tiện lấy ra và cất vào, hay lấy từng văn bản trong đó một cách thuận tiện. Việc bảo vệ cho công tác làm việc truy xuất và sử dụng tài liệu trong thời hạn dài. Ngoài ra, việc làm này cũng giấy tài liệu hoàn toàn có thể lưu trữ với một chất lượng lâu hơn .- Hoạt động quản trị, chỉnh lý tài liệu tương thích : đây là “ sợi dây ” bảo vệ tính mới, năng lực truy xuất thông tin nhanh gọn. Đảm bảo việc sử dụng tài liệu một cách khoa học trong thời hạn dài .

2. Lựa chọn những vật tư phù hợp để lưu trữ tài liệu nội bộ?

Những vật tư lưu trữ tài liệu hoàn toàn có thể kể đến như :Xem thêm: Dịch vụ kho tài liệu ALS- Tủ đụng tài liệu, hộp lưu trữ tài liệu : Với số lượng tài liệu tăng dần theo mỗi năm, tất cả chúng ta nên hạn chế sử dụng những loại cặp, túi nhỏ để đựng tài liệu. Cách lưu trữ hồ sơ hài hòa và hợp lý nhất là doanh nghiệp sử dụng tủ đựng hồ sơ nhiều ngăn chứa, với nhiều kích cỡ khác nhau ( để lưu những tài liệu khác nhau ). Mỗi ngăn chứa nên phân loại thành nơi để vị trí của những nhóm tài liệu thích hợp .- Kệ sắt lưu trữ, mạng lưới hệ thống giá kệ cố định và thắt chặt hay di động : tùy theo diện tích quy hoạnh kho lưu trữ, đơn vị chức năng nên sắp xếp những giá kệ cố định và thắt chặt / di động tương thích. Trong quy trình sắp xếp cũng cần chừa khoảng trống để vận động và di chuyển giữa những giá kệ ( tối thiểu 50 cm ) và quản lý và vận hành khai thác. Đối với những kho lớn hơn, diện tích quy hoạnh khoảng trống giữa những giá kệ hoàn toàn có thể trên 2 m để bảo vệ xe nâng hạ hoàn toàn có thể vận động và di chuyển thuận tiện để xuất / nhập tài liệu .

3. Phân nhóm danh mục tài liệu lưu trữ?

Sau khi chuẩn bị sẵn sàng tốt về hạ tầng lưu trữ, tất cả chúng ta cần phân nhóm những hạng mục tài liệu một cách hài hòa và hợp lý để chuyển vào mạng lưới hệ thống nói trên. Việc phân loại nhóm hạng mục tài liệu nhằm mục đích mục tiêu :– Những tài liệu cần được dán nhãn, đánh số, sắp xếp những nhóm tài liệu cùng loại với nhau .- Nhóm tài liệu, tài liệu nào hay được sử dụng cần được để ở vị trí thuận tiện, thuận tiện cho việc xuất / nhập sau này. Những tài liệu ít sử dụng hơn hoàn toàn có thể ở bên trên hoặc phía trong khi sắp xếp .- Các tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới và từ ngoài vào trong .- Rà soát những tài liệu hết giá trị lưu trữ để thực thi tiêu hủy, giải phóng bớt diện tích quy hoạnh kho lưu trữ ( việc làm này yên cầu triển khai tiếp tục )

4. Hoạt động chỉnh lý tài liệu trong doanh nghiệp?

Hoạt động chỉnh lý tài liệu bảo vệ quy trình tài liệu được phân loại, sắp xếp tương thích, đây là quy trình được triển khai sau khi những tài liệu đã được xu thế phân loại hạng mục rõ ràng .Quá trình này đưa ra những hướng dẫn lưu trữ hồ sơ một cách khoa học, hoàn thành xong, update bổ trợ thông tin tài liệu, hệ thống hóa chúng .

Quy trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000.

Các khâu chỉnh lý tài liệu gồm có :

– Giao nhận tài liệu- Vận chuyển tài liệu đến khu vực chỉnh lý- Vệ sinh tài liệu- Biên soạn những văn bản- Phân loại tài liệu theo khuynh hướng ( đã đề cập ở mục phân nhóm hạng mục lưu trữ )- Lập hồ sơ chỉnh sửa, triển khai xong hồ sơ- Biên mục tài liệu- Kiểm tra, chỉnh sửa- Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ- Biên mục hồ sơ- Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục- Đánh số hồ sơ- Vệ sinh tài liệu, đưa hồ sơ vào lưu trữ

– Giao nhận tài liệu chỉnh lý, cập nhật vào cơ sở dữ liệu lưu trữ

– Sắp xếp hồ sơ lên mạng lưới hệ thống giá kệ ( đã nói ở phần 1 của bài viết )Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn phần nào về cách lưu trữ hồ sơ, cách quản trị, phân loại hồ sơ văn phòng của doanh nghiệp để bảo vệ cho việc sử dụng vĩnh viễn. Nếu bạn cần tư vấn thêm về những dịch vụ lưu trữ hồ sơ cho đơn vị chức năng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với những chuyên viên của chúng tôi để nhận được tương hỗ sớm nhất .
Chia sẻ bài viết này

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2