Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng chuẩn nhất – Lưu Hồ Sơ

Lưu hồ sơ xây dựng một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc bảo quản và quản lý hồ sơ. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng đúng cách sẽ như thế nào?

Đối với những doanh nghiệp trong nghành nghề dịch vụ xây dựng, số dự án cần được lưu trữ hồ sơ không chỉ một mà là rất nhiều. Sắp xếp chúng một cách hài hòa và hợp lý để hoàn toàn có thể thuận tiện tìm thấy khi cần sử dụng quả thực là điều không hề đơn thuần. Đừng lo ngại, bài viết này sẽ giúp bạn điều đó .

>>>> Tham khảo thêm: Công ty dịch vụ lưu hồ sơ trọn gói giá rẻ quận 7, quận 8, quận 9 TPHCM

Cách đựng hồ sơ xây dựng

Trước tiên để dễ dàng hơn trong việc quản lý, bạn cần lựa chọn tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Một chiếc tủ với nhiều ngăn sẽ có thể phù hợp để lưu trữ nhiều loại hồ sơ có kích thước khác nhau, phân loại theo từng dự án, lĩnh vực khác nhau cũng đơn giản hơn.

Ở ngoài mỗi ngăn tủ triển khai dán tên ghi chú để thuận tiện trong quy trình tìm kiếm .
Trường hợp diện tích quy hoạnh văn phòng của bạn không được cho phép một tủ hồ sơ với kích cỡ lớn thì bạn hoàn toàn có thể nghĩ đến loại tủ, kệ treo tường. Hình thức lưu trữ và ghi chú cũng tương tự như như tủ thường thì nhưng lại tiết kiệm chi phí được cho bạn về khoảng trống .

>>> Bài viết liên quan:

Lưu trữ hồ sơ bên trong những thùng có nắp đậy để bảo vệ và thuận tiện truy xuất khi thiết yếu. Những sách vở cần lưu trữ lâu hay ít khi cần sử dụng đến thì hoàn toàn có thể dữ gìn và bảo vệ chung một vị trí .
Ghi chú bên ngoài cho mỗi tập hồ sơ, lựa chọn bìa đựng tương thích. Ví dụ tài liệu hay cần trích lục lấy ra sử dụng thì hoàn toàn có thể sử dụng những loại bìa cứng hơn để tránh làm nhăn hồ sơ, loại ít dùng tới thì hoàn toàn có thể dùng kẹp giấy, hay bìa mỏng mảnh để dữ gìn và bảo vệ .

Phân loại hồ sơ

Do lượng hồ sơ nhiều cũng như hiệu suất cao hơn trong việc trích lục tài liệu. Bạn cần phân loại chúng theo 1 số ít cách sau :

• Phân loại theo dự án : chia sách vở theo chi tiết cụ thể từng dự án hoàn toàn có thể là theo khu vực, thời hạn hay đối tác chiến lược .
• Phân loại theo chủ đề : sách vở có cùng chủ đề hay những đối tác chiến lược hoạt động giải trí trong những nghành giống nhau, bạn hoàn toàn có thể xếp chúng vào cùng một khu vực .
• Phân loại theo thời hạn : dựa vào thời hạn dự án hay thời hạn cần lưu trữ để phân loại

Sắp xếp hồ sơ 

Sau khi phân loại xong, việc tiếp theo của bạn là sắp xếp hồ sơ lên tủ sao cho hài hòa và hợp lý nhất .

• Sắp xếp theo thời hạn : xếp theo thứ tự thời hạn tăng hoặc giảm dần để hoàn toàn có thể thuận tiện xác lập khi cần tìm kiếm .

• Sắp xếp theo mẫu tự: dựa vào ghi chú bên ngoài, tên của các tập tài liệu, bạn tiến hành sắp xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái.

  Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

• Sắp xếp theo đặc thù : địa thế căn cứ theo mục tiêu sử dụng, giá trị tài liệu, có liên tục cần trích lục hay không ? để hoàn toàn có thể sắp xếp theo vị trí khu vực tương thích .

Lập danh mục hồ sơ

Để quy trình tìm kiếm và quản trị sau này hiệu suất cao và nhanh gọn, bước tiếp theo bạn cần làm là lập hạng mục cho những nhóm hồ sơ đã được sắp xếp theo quy tắc lên trên kệ .
Bạn tạo những hạng mục đơn cử cho hồ sơ trong máy tính và liên tục update thông tin những hồ sơ lấy và bổ trợ vào kho lưu trữ .

Lưu trữ hồ sơ xây dựng

Tùy vào mỗi doanh nghiệp và tính chất của tài liệu mà có thể sẽ có những quy tắc sắp xếp khác nhau sao cho hợp lý. Một vài gợi ý cho bạn về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng như sau:

• Thêm vào số thứ tự cho mỗi tập tài liệu
• Tất cả những tập lưu trữ đều phải được dán nhãn, ghi chú để làm tín hiệu phân biệt khi tìm kiếm .
• Tạo hạng mục, bảng excel để tiện cho việc quản trị hồ sơ, trấn áp được quy trình xuất nhập kho của tài liệu .

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu được một vài gợi ý cho cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sao cho thật hợp lý và hiệu quả. Ngoài ra, để tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí bạn hoàn toàn có thể tham khảo thêm các dịch vụ lưu hồ sơ đang được các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn tận tình nhất về dịch vụ lưu chứng từ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ :

• Địa chỉ : B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Nước Ta
• Điện thoại : 0286 258 9547 – 0286 258 9548

• Email: [email protected]

  Xem thêm: Các hệ điều hành thông dụng hiện nay thường được lưu trữ ở đâu – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: http://luuhoso.com/lien-he

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2