Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử online trên máy tính tối ưu

Tài liệu, hồ sơ là dữ liệu mà bất kì tổ chức doanh nghiệp nào cũng sẽ có. Các tài liệu này không những là tài sản mà còn là yếu tố tác động trực tiếp đến quá vận hành, phát triển cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mỗi công ty. Theo năm tháng, số lượng tài liệu ngày một nhiều, điều này đồng nghĩa khả năng tra cứu, quản lý tài liệu cũng sẽ khó khăn hơn.

Để xử lý được yếu tố này, rất nhiều doanh nghiệp đã vận dụng quy trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp và bài bản chuyên nghiệp. Vậy, quy trình này thực thi như thế nào ? Và đâu là giải pháp quản trị tối ưu nhất lúc bấy giờ. Cùng CoDx khám phá cụ thể ngay trong bài viết này nhé .

1. Quản lý tài liệu là gì?

Một tình hình lúc bấy giờ rất nhiều doanh nghiệp gặp phải chính là năng lực hiểu rõ những định nghĩa về tài liệu, cách quản trị, … còn nhiều hạn chế hoặc hiểu chưa tường tận. Để triển khai tốt quy trình quản trị thì điều tiên phong cần thực thi là nắm vững những khái niệm cơ bản nhất .

1.1 Tài liệu là gì?

Tài liệu là hàng loạt những tài liệu thông tin của những yếu tố sản xuất, quản trị và hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Hiểu ở nghĩa rộng hơn, tài liệu là tri thức giúp con người ghi nhớ những nội dung quan trọng đặc biệt quan trọng có giá trị so với những hoạt động giải trí sản xuất và đời sống. Ở bất kể những nghành nào, tài liệu luôn giữ vai trò cực kỳ quan trọng, là yếu tố ảnh hưởng tác động lớn đến năng lực hoạt động giải trí và tăng trưởng của tổ chức triển khai đó .

1.2 Quản lý tài liệu là như thế nào?

Quản lý tài liệu là công việc phản ảnh hoạt động của con người tác động đến nguồn tài liệu hiện có. Những công việc quản lý được thực hiện như phân loại, sắp xếp, lưu trữ, tra cứu, chia sẻ, …

Quản lý tài liệu hiệu suất cao tối ưu nhất chính là năng lực tổ chức triển khai, sắp xếp tài liệu hài hòa và hợp lý, thời hạn tra cứu, tìm kiếm nhanh gọn, san sẻ nội bộ thuận tiện và bảo vệ ngân sách tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất. Điểm đến ở đầu cuối là bảo vệ quy trình quản lý và vận hành tốt nhất, từ đó đem đến những hiệu suất cao tích cực trong hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của tổ chức triển khai .
Vậy thực thi quy trình quản lý tài liệu như thế nào hiệu suất cao nhất ?

2. Quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ trong doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài liệu chuyên nghiệp và bài bản, chuyên nghiệp sẽ gồm có 5 bước sau đây :

Bước 1. Chọn tủ chứa để lưu trữ và quản lý tài liệu

Trong bước đầu thiết lập quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là lựa chọn thiết bị lưu trữ hồ sơ. Cần lựa chọn các loại tủ chứa có nhiều ngăn và nhiều loại kích thước khác nhau. Vì hồ sơ tài liệu gồm nhiều loại, điều đó sẽ dễ dàng quản lý và phân chia tài liệu hơn.

Để không bị nhầm lần, có thể dán các nhãn bên ngoài để dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra có thể chọn thêm các laoij giấy nhớ có các màu sắc khác nhau để nhắc nhở bạn khi tìm kiếm.
Để tiết kiệm diện tích, ngoài các tủ truyền thống, bạn có thể chọn các tủ treo tường. Hoặc lưu trữ trong các thùng chứa hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất.

Bước 2. Phân loại hồ sơ

Bước tiếp theo là bạn cần phân loại hồ sơ. Tùy theo nhu yếu quản trị và lao lý của doanh nghiệp bạn mà triển khai phân loại hồ sơ tương thích. Gọi ý những bạn phân loại hồ sơ theo những nhóm sau :

• Quản lý theo từng dự án thực hiện (phân chia theo thời gian, địa lý, khách hàng hoặc giá trị hợp đồng….)
• Quản lý theo loại hồ sơ (quy định công ty, thông báo, các quyết định….)
• Quản lý theo thời gian (hồ sơ theo năm, theo tháng, quý….)
• Quản lý theo từng phòng ban, lĩnh vực (phòng kế toán, nhân sự, kinh doanh….)

Tùy thuộc và tính tiện lợi và nhu yếu mà doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể sắp xếp và phân loại sao cho tương thích nhất .

Bước 3. Sắp xếp hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp

Sau khi đã lựa chọn nơi lưu trữ và hoàn thiện khâu phân loại, thì bước tiếp theo trong quy trình quản lý tài liệu và hồ sơ là sắp xếp chúng một cách khoa học và gọn gàng. Có thể sắp xếp từ trên xuống, từ trong ra ngoài… để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. Một vài gợi ý cho việc sắp xếp hồ sơ như sau:

• Sắp xếp theo thời gian (từ cũ đến mới, trước ra sau…)
• Sắp theo thứ tự bảng chữ cái
• Sắp theo tính chất quan trọng, cần xử lý của hồ sơ ( đang soạn thảo, chờ phản hồi, đã hoàn thiện….)

Bước 4. Lập danh mục hồ sơ tài liệu

Nhiều người sẽ có vướng mắc tại sao phải lập hạng mục hồ sơ trong quy trình quản lý tài liệu. Bởi vì, dựa vào việc lập hạng mục, nhân viên cấp dưới văn thư hoặc người quản trị hồ sơ hoàn toàn có thể sắp xếp, tra cứu một cách nhanh gọn, thuận tiện và thuận tiện .

Bước 5. Lưu trữ hồ sơ và quản lý tài liệu

Như đã nói ở trên, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ hồ sơ vào tủ ở vị trí nhất định. Sau đó quản trị bằng một tập lưu trữ theo một trong những cách sau :

• Dùng bút đánh số, ký hiệu hoặc dán các nhãn ở bìa tập tài liệu, hồ sơ đã được lưu trữ
• Lưu trữ trên excel hoặc drive để lưu trữ các dữ liệu số. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin kèm
• Nên lưu trữ các file mềm vào các folder trên máy tính hay user để dễ dàng tìm kiếm, tránh hư hỏng và tiết kiệm diện tích lưu trữ.

Ở những doanh nghiệp nhỏ, việc quản trị lưu trữ tài liệu còn gặp khá nhiều khó khăn vất vả. Việc lẫn lộn hay thiết mất hồ sơ là điều khó tránh khỏi. Chính vì thế, việc lập quy trình quản trị hồ sơ như trên sẽ giúp khai thác và sử dụng hồ sơ một cách đơn thuần và thuận tiện hơn .
Tuy nhiên, trong toàn cảnh công nghệ thông tin được vận dụng ngày càng thông dụng trong doanh nghiệp thì phần nhiều mọi tài liệu đều được quy đổi thành tài liệu điện tử lưu trữ trên những nền tảng đám mây. Việc thực thi quy trình như trên chỉ thích hợp với tài liệu hồ sơ giấy và triển khai lưu trữ tại công ty. Vậy, đâu là giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tối ưu nhất ?

>>> Có thể bạn chưa biết: Chuẩn tài liệu Dublin là gì

3. Quản lý tài liệu với giải pháp tối ưu nhất?

Đây không chỉ là câu hỏi của một vài doanh nghiệp nhỏ mà ngay cả những doanh nghiệp lớn cũng đang tìm kiếm cho mình giải pháp tối ưu nhất. Một giải pháp được hầu hết những doanh nghiệp lúc bấy giờ chăm sóc khám phá và bước vào tiến trình tiến hành đó chính là sử dụng ứng dụng quản trị lưu trữ điện tử trên những nền tảng đám mây .

Một ví dụ về nền tảng này chính là Google Drive mà rất nhiều người sử dụng hiện nay để quản lý tài liệu online cá nhân. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp, để quản lý tối ưu nhất thì việc sử dụng các dịch vụ phần mềm là điều cần thiết bởi các nguyên nhân sau đây:

• Cung cấp các tính năng quản lý, tìm kiếm, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng nhất.
• Quản lý công việc hiệu quả với khả năng dễ dàng tạo lập quy trình làm việc trên phần mềm quản lý.
• Hỗ trợ các bộ tài liệu, form mẫu, tài liệu hành chính
• Tính năng bảo mật dữ liệu được nâng cao
• Chi phí vận hành quá trình quản lý được tối ưu nhất.

4. Cách quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên máy tính bằng CoDX Document

Chuyển đổi số CoDX tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên máy tính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn hiện nay.

Phân hệ phần mềm quản lý tài liệu của CoDX là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý dữ liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác.

• CoDX Document giúp quy trình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi sử dụng, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
• CoDX Document phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
• CoDX Document hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu online một cách nhanh chóng, thuận tiện.
• Người dùng dễ dàng tra cứu tài liệu với tính năng tìm kiếm theo tiêu đề hay đoạn văn chi tiết có trong file. Với tính năng này, tốc độ tìm kiếm được cải thiện vượt trội so với các phần mềm khác trên thị trường.

Liên hệ CoDX ngay hôm nay để nhận được ưu đãi sử dụng miễn phí phân hệ mạng xã hội nội bộ (CoDX – Workplace) và phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên (CoDX – HR) khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý tài liệu CoDX – Document.

Hoặc liên hệ với chúng tôi để nhận được thời cơ thưởng thức thử không tính tiền ứng dụng tại :

CÔNG TY TNHH HỢP TÁC CHUYỂN ĐỔI SỐ CODX
SDT: 0901.555.065
Email: [email protected]

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2