Các quy trình lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nhất – Lưu Hồ Sơ

Những người làm công việc kế toán cần phải nắm rõ các quy trình lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nhất để thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc. 

Đặc thù của ngành kế toán là phải làm việc với nhiều hồ sơ, chứng từ khác nhau. Nếu không có cách lưu trữ hợp lý sẽ gây nhầm lẫn nghiêm trọng. Sau đây dịch vụ lưu trữ hồ sơ sẽ hướng dẫn bạn quy trình lưu trữ chứng từ kế toán đặc thù mà bạn có thể áp dụng.

>>> Bài viết tham khảo thêm:

Quy trình lưu trữ tờ khai thuế GTGT

Đối với tờ khai thuế GTGT, kế toán sẽ lưu trữ những bộ hồ sơ như sau:

• Tờ khai GTGT kèm theo bảng kê ;
• Hóa đơn nguồn vào và liên 3 của hóa đơn đầu ra, kẹp vào tờ khai trên, sắp xếp theo thứ tự mua vào => Bán ra ;

Mặc dù pháp luật 2 phụ lục bản kê mua vào bán ra đã bị hủy bỏ, nhưng kế toán vẫn nên làm 2 phụ lục này để tiện trấn áp, đến ngày quyết toán thuế không phải làm lại .

Còn những tờ khai thuế khác, ví dụ như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm, tờ khai thuế môn bài có thể được lưu trong cặp hồ sơ có nhiều ngăn để phân loại và lưu trữ cho một năm, vì những giấy tờ này không nhiều.

Quy trình lưu trữ chứng từ ngân hàng nhà nước

• Lưu trữ hồ sơ tiền gửi : Tùy vào số lượng, kế toán hoàn toàn có thể đóng thành quyển theo tháng / quý / năm, thứ tự như sau : Bản sao kê tổng hợp ( có đóng dấu ngân hàng nhà nước ) => Giấy báo nợ có => Chứng từ thanh toán giao dịch => UNC theo thứ tự sao kê .
• Lưu trữ hồ sơ tiền vay : Toàn bộ hồ sơ vay ngân hàng nhà nước phải được sắp xếp theo thời hạn của từng hợp đồng vay. Những chứng từ này cần được để riêng thành cặp hồ sơ nội bộ hoặc phải có lưu lại để tránh nhầm lẫn khi trình lên cơ quan thuế .

Quy trình lưu trữ phiếu thu, phiếu chi

Thông thường chứng từ thu chi sẽ được đóng thành quyển theo tháng và lưu trữ theo thứ tự thời hạn : Sổ ghi quỹ tiền mặt theo tháng => Phiếu thu + phiếu chi => hóa đơn photo, bảng thanh toán giao dịch lương sau thu, chi và những chứng từ tương quan khác ( nếu có ) .

Quy trình lưu trữ phiếu nhập kho, xuất kho

Phiếu nhập kho, xuất kho cũng được đóng thành quyển theo từng tháng, thứ tự sắp xếp như sau :

• Đối với phiếu nhập kho : Nếu mua ngoài cần kẹp chung với hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, hóa đơn luân chuyển, biên bản giao hàng, phiếu kiểm định chất lượng, ghi nhận CO, CQ. Nếu nhập kho thành phẩm thì phải lưu kèm với phiếu tính giá nhập kho .
• Đối với phiếu xuất kho : Kẹp hóa đơn GTGT đầu ra bản photo, biên bản giao hàng và những sách vở tương quan .

Quy trình lưu trữ hợp đồng mua vào bán ra

Những hợp đồng mua và bán mẫu sản phẩm, làm giá, thanh lý hợp đồng và những phụ lục đi kèm phải được lưu trữ riêng cho từng người mua, từng nhà phân phối. Thông thương sẽ được lưu trữ ở cặp càng cua
Những hợp đồng gốc có dấu mộc phải được tập hợp và lưu trữ tổng thể tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Nếu có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán lưu một bản, những bộ phận còn lại có tương quan lưu một bản theo nhu yếu .
Hợp đồng phải được phân loại và lưu trữ theo từng dự án Bất Động Sản, có lưu lại tên rõ ràng ở gáy hồ sơ và tạo thư mục riêng trên máy tính .
Tuyệt đối không để bộ hồ sơ gốc được mang ra ngoài nếu không có sự chấp thuận đồng ý của người có thẩm quyền để tránh hỏng hồ sơ .

Quy trình lưu trữ chứng từ lương

Kế toán nên tạo Folder để lưu trữ lương cho từng năm, trong đó chia làm 12 Sheet cho từng tháng trong năm đó, trong Folder lương năm đó sẽ lưu hết chứng từ liên quan đến lương.

Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán

Cuối kỳ, sổ sách kế toán trong ứng dụng hoặc máy tính phải được in ra và đóng thành quyển. Trước khi in, kế toán có trách nhiệm so sánh lại thông tin với hồ sơ chứng từ gốc xem đã đủ và đúng hay chưa để hoàn toàn có thể thay thế sửa chữa kịp thời .

Quy trình lưu trữ hồ sơ gia tài cố định và thắt chặt

Những hồ sơ chứng tỏ gia tài cố định và thắt chặt của doanh nghiệp như : hợp đồng mua gia tài ; Biên Bản kiểm kê gia tài ; Biên bản theo dõi gia tài ; Biên bản giao nhận gia tài … phải được lưu trữ không thiếu và cẩn trọng .

Quy trình lưu trữ bảo hiểm, nhân sự

Hồ sơ bảo hiểm nhân sự của công ty gồm có những sách vở như sau :

• Hồ sơ của từng nhân viên cấp dưới trong công ty ;
• Hợp đồng lao động / thanh lý lao động ;
• Thông báo bảo hiểm, biểu mẫu tăng / giảm bảo hiểm ;
• Bản ĐK mã số thuế cho người lao động ;
• Tình hình dịch chuyển nhân sự trong từng tháng ;

Ngoài ra còn một số giấy tờ khác mà Kế toán phải phân loại và lưu trữ theo từng mục riêng như: Phiếu chi ( đi kèm với Ủy nhiệm chi), phiếu thu ( kèm giấy báo) và các chứng từ công nợ.

Trên đây là các quy trình lưu trữ chứng từ kế toán khoa học nhất từ Lưu Hồ Sơ. Áp dụng những quy trình sau đây sẽ giúp công việc kế toán của bạn dễ dàng và thuận lợi hơn.

Thông tin liên hệ 

• Địa chỉ : B6 Khu Biệt Thự Thanh Đa, P. 27, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại : 0286 258 9547 – 0286 258 9548
• Website :https://www.luuhoso.com
• E-Mail : [email protected]

Tác giả Hồng Ân

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2