Quy trình đánh giá nhà cung cấp 7 BƯỚC chi tiết cho doanh nghiệp

Quy trình đánh giá nhà cung cấp nếu được xác định rõ ràng, phù hợp và chuẩn xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm được đáng kể thời gian, nỗ lực và cả chi phí khi tiến hành đánh giá nhà cung cấp. Bạn hãy cùng CRIF D&B Việt Nam tìm hiểu, tham khảo quy trình 7 bước chi tiết qua bài viết dưới đây. 

1. 7 bước quy trình đánh giá nhà cung cấp

Quy trình đánh giá nhà cung cấp hay còn được gọi là lưu đồ đánh giá nhà cung cấp nên được thực thi tuần tự, khoa học từ bước xác lập nhu yếu, nhu yếu cho đến bước ở đầu cuối là triển khai xong hợp đồng với nhà cung cấp .

1.1. Bước 1: Xác định yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp

Trước hết, bạn cần xác định được yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp. Các yêu cầu, nhu cầu này như những “đề bài” và bạn cần tìm nhà cung cấp có thể cung ứng hàng hóa, dịch vụ giải quyết, đáp ứng được đề bài đó. Đề bài rõ ràng, đúng thì bạn mới có thể tìm được những lời giải chuẩn xác, phù hợp.

Việc xác lập nhu yếu, nhu yếu này cũng giúp bạn thêm địa thế căn cứ để xem xét sẽ tận dụng nguồn lực của tổ chức triển khai để xử lý hay thuê ngoài ( outsource ) nhà cung cấp bên ngoài giải quyết và xử lý. Ví dụ như công ty bạn là một công ty công nghệ tiên tiến ví dụ điển hình. Và bạn đang cần làm lại website với ngôn từ PHP thì nhân sự công ty trọn vẹn hoàn toàn có thể phân phối nhu yếu. Bạn nên xác lập rõ nhu yếu và nếu cần thì mới phải thuê nhà cung cấp bên ngoài .
Ở bước 1 của quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, bạn cần xác lập rõ được những thông tin như :

• Sản phẩm, vật liệu hay dịch vụ cần cung cấp là gì?
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật hay quy chuẩn gồm những gì?
• Thời hạn cần cung ứng sản phẩm, dịch vụ?

Xác định nhu yếu kinh doanh thương mại và nhu yếu của doanh nghiệp là bước tiên phong của quy trình đánh giá

1.2. Bước 2: Lên danh sách các nhà cung cấp

Từ nhu yếu kinh doanh thương mại, nhu yếu doanh nghiệp đã được xác lập ở bước 1, bạn hãy lên list những nhà cung cấp hoàn toàn có thể cung ứng những nhu yếu, nhu yếu đó. Với những dự án Bất Động Sản hay nhu yếu quá lớn, rộng, nhiều khuôn khổ, bạn thậm chí còn hoàn toàn có thể cần phải lên list nhiều nhà cung cấp khác nhau .
Ví dụ như nhu yếu từ Ban Lãnh đạo công ty là chuyển văn phòng công ty sang khu vực mới ví dụ điển hình. Vậy bạn hoàn toàn có thể phải lên list những nhà cung cấp ở 1 số ít hạng mục như :

• Cho thuê mặt bằng văn phòng.
• Thiết kế, thi công lắp đặt nội thất văn phòng.
• Cung cấp dịch vụ Internet.
• Cung cấp dịch vụ cây xanh văn phòng…

Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào list lựa chọn là trước hết nhà cung cấp đó phải có năng lượng cung ứng nhu yếu, nhu yếu của công ty bạn. Mặt khác, Chi tiêu nhà cung cấp đưa ra cần nằm trong khoảng chừng ngân sách của bạn. Việc lên list đúng những nhà cung cấp hoàn toàn có thể xử lý bài toán đáp ứng cho công ty bạn ngay từ đầu sẽ giúp bạn có thêm phong phú những lựa chọn để tìm được nhà cung cấp tốt nhất .
Lên list những nhà cung cấp tiềm năng với những thông tin cơ bản

1.3. Bước 3: Xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

Một sai lầm phổ biến mà nhiều công ty có thể mắc phải khi thực hiện quy trình đánh giá nhà cung cấp mới là thiếu hoặc xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp chưa phù hợp, toàn diện. Bạn có thể tham khảo 7 tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dưới đây:

• Sự uy tín của nhà cung cấp.
• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
• Hiệu suất cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
• Giá cả sản phẩm/dịch vụ và phương thức thanh toán.
• Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp.
• Tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp.
• Rủi ro tài chính của nhà cung cấp.

Bạn hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng những tiêu chuẩn này gắn với 1 số ít điểm định lượng rõ ràng. Như vậy, quy trình đánh giá nhà cung cấp sẽ cho bạn tác dụng rõ ràng, giúp bạn lựa chọn được nhanh gọn nhà cung cấp tương thích nhất .
Các tiêu chuẩn đánh giá cũng như những cột mốc giúp bạn đánh giá chuẩn xác về nhà cung cấp

1.4. Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp

Lúc này, bạn đã có trong tay list những nhà cung cấp tương thích và bộ tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp rõ ràng. Ở bước tiếp theo của quy trình bạn cần triển khai đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn được nhà cung cấp tương thích, tốt nhất .
Yếu tố tương thích cần được bảo vệ từ cả 2 phía : nhà cung cấp và cả công ty bạn. Do đó, bạn nên có buổi trao đổi để lắng nghe những đề xuất kiến nghị của nhà cung cấp và cũng san sẻ cho họ hiểu rõ nhu yếu về loại sản phẩm, dịch vụ của bạn .
Kết quả sau buổi đánh giá nhà cung cấp cần cung cấp được cho bạn một số ít thông tin đơn cử như :

• Nhà cung cấp có điểm mạnh, điểm yếu nào?
• Đâu là nhà cung cấp có tổng số điểm đánh giá cao nhất?
• Đâu là nhà cung cấp có báo giá/cam kết chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất?
• Đâu là nhà cung cấp phù hợp, tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn? Vì sao?

Trong trường hợp list nhà cung cấp của bạn quá nhiều, bạn hoàn toàn có thể đánh giá nhà cung cấp thành nhiều vòng khác nhau. Ví dụ như ở vòng 1 là đánh giá qua hồ sơ của nhà cung cấp. Còn những vòng sau là những buổi đánh giá trực tiếp để làm rõ, đánh giá nhà cung cấp đơn cử hơn. Bạn thậm chí còn hoàn toàn có thể ý kiến đề nghị nhà cung cấp thực thi demo loại sản phẩm, dịch vụ để chứng tỏ năng lực cung ứng, xử lý của họ so với nhu yếu công ty bạn .
Tiến hành đánh giá những nhà cung cấp tiềm năng theo tiêu chuẩn và tiêu chuẩn đã đặt ra

1.5. Bước 5: Lập báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Các thông tin thu nhận được từ bước đánh giá nhà cung cấp cần được lập thành báo cáo đánh giá chi tiết. Điều này có nghĩa là bạn chuyển hóa từ các thông tin sang thành dữ liệu có ích, cần chú ý, quan tâm. 

tin tức sẽ không có nhiều ý nghĩa nếu thông tin đó lộn xộn, không được sắp xếp, giúp chuyển tải một thông điệp hay tài liệu này. Lập báo cáo giải trình chính là bước bạn tập hợp thông tin lại một cách ngăn nắp thành những tài liệu có ích giúp chỉ huy công ty thuận tiện lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất .
Một mẹo nhỏ khi lập báo cáo giải trình đánh giá nhà cung cấp là bạn hoàn toàn có thể sắp xếp những nhà cung cấp tốt nhất lên số 1, thậm chí còn bôi màu độc lạ để chỉ huy dễ quan tâm .
tin tức tích lũy về nhà cung cấp cần được chuyển hóa thành báo cáo giải trình đánh giá đơn cử

1.6. Bước 6: Hoàn thành lựa chọn nhà cung cấp

Sau quy trình 5 bước đánh giá nhà cung cấp ở trên, khi này bạn đã lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất và có sự phê duyệt từ chỉ huy công ty. Để dự trữ rủi ro đáng tiếc, bạn hoàn toàn có thể đề xuất chỉ huy lựa chọn nhà cung cấp chính và 1 nhà cung cấp phụ, dự trữ trong trường hợp nhà cung cấp chính có trục trặc trong quy trình đáp ứng loại sản phẩm, dịch vụ .
Với những nhà cung cấp không được lựa chọn, bạn cũng nên lưu lại hồ sơ, thông tin liên hệ để dự trữ trường hợp thiết yếu sau này .

1.7. Bước 7: Hoàn thành hợp đồng với nhà cung cấp

Kết thúc quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp sẽ là bước thiết kế xây dựng hợp đồng. Hợp đồng với nhà cung cấp cần được làm rõ những thông tin như :

• Mục tiêu cung ứng sản phẩm/dịch vụ là gì?
• Sản phẩm dịch vụ cần đảm bảo các quy chuẩn như thế nào?
• Thời gian thực hiện cung ứng?
• Ngân sách thực hiện?

Một hợp đồng thành công xuất sắc sẽ giúp cả công ty bạn và nhà cung cấp cùng nhận được những quyền lợi, xử lý được nhu yếu theo mong ước của mình. Thậm chí, nếu bạn khôn khéo thiết lập được một hợp đồng công minh, bình đẳng, giúp cả 2 bên cùng hài lòng còn hoàn toàn có thể giúp ngày càng tăng động lực thao tác, đáp ứng vượt thời hạn so với nhà cung cấp .
Một mẹo nhỏ khi hoàn thành xong hợp đồng với nhà cung cấp là bạn hoàn toàn có thể gặp trực tiếp và trao đổi với họ về những kỳ vọng cung cấp mẫu sản phẩm, dịch vụ mà bạn mong ước. Điều này sẽ giúp khuynh hướng cho nhà cung cấp triển khai theo những phương pháp tốt nhất dành cho công ty bạn .
Hợp đồng với nhà cung cấp sẽ giúp công ty bạn và nhà cung cấp cùng rõ ràng những lao lý triển khai

Xem thêm: Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001:2015

2. Cách đảm bảo việc đánh giá nhà cung cấp thành công

Có nhiều yếu tố sẽ ảnh hưởng tác động trực tiếp hoặc gián tiếp tới quy trình đánh giá nhà cung cấp của bạn. Để đánh giá nhà cung cấp thành công xuất sắc, bạn cần bảo vệ những yếu tố như :

• Kế hoạch rõ ràng – Muốn đánh giá nhà cung cấp thành công bạn cần chuẩn bị chu đáo, có kế hoạch rõ ràng. Bạn nên lên một lịch trình đánh giá với các nhiệm vụ cần thực hiện gắn với thời hạn thực hiện cụ thể.
• Tài liệu cần thiết – Bạn cần chuyển cho nhà cung cấp một bảng câu hỏi ngắn gọn nhưng chi tiết khi bắt đầu thực hiện đánh giá. Bảng hỏi nên yêu cầu nhà cung cấp đưa ra các thông tin thực tế và cả các nhận định chủ quan của họ. Mặt khác, bạn chỉ nên thu thập các thông tin cần thiết và bảng hỏi không nên chứa bất kỳ câu hỏi nào mà nhà cung cấp không thể trả lời.
• Ghé thăm cơ sở của nhà cung cấp – Ngoài thu thập thông tin về nhà cung cấp qua bảng hỏi, bạn có thể thu xếp một buổi ghé thăm trực tiếp cơ sở của nhà cung cấp. Buổi ghé thăm này có thể đem tới cho bạn nhiều lợi ích như: 
  • Xác định được tính chính xác của thông tin thu nhận được qua bảng hỏi.
  • Thấu hiểu được các yếu tố vô hình mà bảng hỏi khó thu nhận được, ví dụ như văn hóa doanh nghiệp, thái độ, tinh thần làm việc…
• Nhân sự phù hợp – Nhân sự tham gia quá trình đánh giá cần phù hợp cả về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn lẫn vị trí công việc. Ví dụ như bạn cần đánh giá các nhà cung cấp đầu mối của công ty thì 1 nhân viên mới vào làm việc, còn thiếu kinh nghiệm sẽ khó đảm nhận được.
• Mối quan hệ tốt – Bạn hãy đảm bảo giữ được mối quan hệ tốt, sự lịch thiệp với nhà cung cấp. Một mối quan hệ tốt có thể giúp công ty của bạn nhận được nhiều lợi ích, sự gắn bó cao hơn với nhà cung cấp. Bạn có thể dành những buổi lễ vinh danh, cảm ơn công khai các nhà cung cấp đã giúp công ty bạn phát triển tốt hơn. Với các nhà cung cấp yếu kém, bạn có thể dành cho họ những hướng dẫn hoặc thậm chí là thông tin cảnh báo để họ điều chỉnh quá trình cung ứng.

Lựa chọn được nhân sự tương thích sẽ giúp bạn đánh giá nhà cung cấp hiệu suất cao, đúng mực và tương thích hơn

3. Giải pháp quản lý nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam

Để đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả, bạn nên xây dựng quy trình cụ thể, rõ ràng từng bước. Bạn cũng có thể sử dụng giải pháp quản lý nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam để quản lý, đánh giá và hạn chế tối đa các rủi ro đến từ nhà cung cấp.

Với giải pháp quản trị nhà cung cấp của CRIF D&B Nước Ta, bạn sẽ nhận được nhiều quyền lợi so với cả doanh nghiệp cũng như nhà cung cấp. Lợi ích so với công ty bạn hoàn toàn có thể kể đến như :

• Tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian, nỗ lực trong việc quản lý, đánh giá nhà cung cấp.
• Nhận được các thông tin thu thập, chứng nhận, xác minh và phân tích dữ liệu nhà cung cấp nhanh chóng, chính xác từ CRIF D&B Việt Nam.
• Hạn chế được các rủi ro xuất phát từ hệ thống nhà cung cấp.
• Đánh giá hiệu quả, chính xác giúp xây dựng hệ thống nhà cung cấp hoạt động ngày càng tối ưu.

Lợi ích từ việc sử dụng giải pháp quản trị nhà cung cấp so với chính những nhà cung cấp cũng rất phong phú. Chúng ta hoàn toàn có thể kể đến những quyền lợi chính như :

• Quy trình đánh giá nhanh chóng, chính xác, khoa học giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức cho nhà cung cấp.
• Nhà cung cấp được đánh giá chính xác, khách quan.

Giải pháp đánh giá nhà cung cấp của CRIF D&B Việt Nam có thể đem tới cho cả công ty của bạn và nhà cung cấp những lợi ích đa dạng

Bạn có thể liên hệ với CRIF D&B Việt Nam ngay hôm nay để nhận được các tư vấn nhanh chóng, chính xác về quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Đội ngũ CRIF D&B Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

CRIF D&B Nước Ta

Source: https://vh2.com.vn
Category : Đánh Giá