Số hóa tài liệu cùng những quy định cần biết về số hóa

Hiện nay, ngày càng có nhiều các doanh nghiệp lớn, nhỏ mọc lên như nấm. Bởi vậy, vấn số hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng. Thế nhưng, điều băn khoăn vẫn chưa được giải đáp “Việc số hóa tài liệu lưu trữ cho từng ngành như thế nào”, “quy định về số hóa lưu trữ tài liệu” ra sao? Hãy cùng chúng tôi đọc tiếp bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề số hóa tài liệu trong công cuộc chuyển đổi số 4.0 ngày nay!

Thực trạng số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là việc thực hiện số hóa các loại tài liệu được lưu trữ dưới dạng file nền: giấy, phim ảnh, tài liệu âm thanh…(trong đó, đa số tài liệu được lưu dưới dạng giấy). Việc số hóa nhằm giúp lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, hiệu quả và đem lại sự an toàn cao. 

Tuy nhiên, thực tiễn yếu tố số hóa lúc bấy giờ ở những cơ quan đang được triển khai vô cùng lỏng lẻo và đại trà phổ thông. Chúng không được triển khai theo đúng quá trình, quy định, vì thế dẫn đến nhiều tài liệu không khai thác triệt để, cũng như gặp nhiều sự cố, sai sót. Vậy yếu tố cần xử lý ở đây là những “ quy định về số hóa lưu trữ tài liệu ” nhằm mục đích khắc phục hiện tượng kỳ lạ đốt cháy quá trình, xử lý những yếu tố sai xót, nâng cao hiệu suất cao số hóa .

Hình ảnh minh họa : Thực trạng số hóa tài liệu và cách khắc phục

Quy định về số hóa lưu trữ tài liệu  

Theo luật lưu trữ Quốc hội vào ngày 11 / 11 / 2011 đã được quy định về yếu tố “ tài liệu lưu trữ điện tử ”, không xét quy định đến tài liệu lưu trữ số hóa cho biết :
Các doanh nghiệp hay tổ chức triển khai hoàn toàn có thể tóm tắt lại tài liệu điện tử ở dạng bản ghi được tạo ra, chuyển giao, gửi hay lưu trữ có sử dụng phương tiện đi lại điện tử. Tài liệu điện tử lúc này được xuất phát từ hai nguồn chính :
Nguồn 1 : Bản ghi lại những tài liệu khởi tạo từ đầu .
Nguồn 2 : Bản ghi lại những tài liệu số từ tài liệu truyền thống lịch sử .
Vậy mới nói, tài liệu số hóa được hình thành từ tài liệu điện tử, nhưng mối quan hệ lại không như nhau với nhau. Trong quy trình số hóa dữ liệu, tài liệu số hóa sẽ quy đổi thành tài liệu điện tử. Đây là quy trình chuyển tài liệu ở những dạng truyền thống cuội nguồn như : bản viết tay, bản in giấy hay hình ảnh …. sang dạng tài liệu trên phương tiện đi lại điện tử, từ những phương tiện đi lại điện tử đó được phân biệt gọi là số hóa dữ liệu và chúng được chuyển thành tài liệu số .
Dưới đây là những đặc thù đơn cử của tài liệu lưu trữ điện tử khi đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên nền giấy :
a, Định dạng Protable Document Format (. pdf ), phiên bản 1.4 trở lên .
b, Ảnh màu
c, Độ phân giải tối thiểu là 200 dpi
d, Tỷ lệ số hóa : 100
• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu lưu trữ số hóa :
• Vị trí : góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh : Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai, màu đỏ, size bằng size thực tiễn của dấu, có định dạng Protable Network Graphics (. png )
• tin tức : Tên cơ quan, tổ chức triển khai, thời hạn ĐK ( ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây, múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 )
e, Tên file : gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm .
Dưới đây là bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa :

Quy trình số hóa tài liệu như thế nào?

Dựa trên tiềm năng và những quy định về số hóa khác nhau. Vì vậy, mà quy trình tiến độ triển khai số hóa tài liệu cũng khác nhau để tương thích với từng tổ chức triển khai / cơ quan. Theo Quyết định số 176 / QĐ-VTLTNN ngày 21 / 10 / 2011 cho hay, “ quy trình tiến độ số hóa lưu trữ tài liệu ” sẽ được thực thi theo 12 bước. Nhưng nếu triển khai theo nhu yếu đại trà phổ thông, quy trình triển khai sẽ được tối giản chỉ còn 5 bước :
Bước 1 : Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến thực thi số hóa .
Bước 2 : Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu xót trong quy trình triển khai .
Bước 3 : Bắt đầu scan và thực thi thiết lập mạng lưới hệ thống ảnh, đặt tên file .
Bước 4 : Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt nhu yếu .
Bước 5 : Nghiệm thu và chuyển giao lại tài liệu lưu trữ .

Xem thêm chi tiết: Quy trình số hóa tài liệu và những điều cần biết?  

Trên đây là hàng loạt những san sẻ về quy trình tiến độ và quy định số hóa lưu trữ tài liệu của FSI. Hy vọng bài viết sẽ mang đến những kinh nghiệm tay nghề hữu dụng để bạn thuận tiện nhìn đúng về “ quy đổi số ” trong công cuộc cách mạng công nghệ tiên tiến bùng nổ 4.0. Một doanh nghiệp muốn sống sót, nâng cao hiệu suất cạnh tranh đối đầu không chỉ dựa trên nguồn nhân lực “ dồi dào ”, mà còn nhờ vào vào sự theo đuổi thời cuộc “ quy đổi số ” nhanh gọn và mưu trí. FSI tự hào là đơn vị chức năng chuẩn bị sẵn sàng để người mua trao lòng tin trong yếu tố “ số hóa tài liệu ” với 12 năm kinh nghiệm tay nghề và tăng trưởng, cùng nhiều phần thưởng vinh giá, xứng danh .
Tìm hiểu ngay công ty cung ứng giải pháp số hóa tài liệu tốt nhất cho tổ chức triển khai / doanh nghiệp lúc bấy giờ : TẠI ĐÂY

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2