Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng

Một số tài liệu hành chính, văn phòng của những đơn vị chức năng chỉ cần lưu giữ trong vòng 5 năm hoặc đến khi văn bản hết hiệu lực hiện hành phát hành. Tuy nhiên, có những sách vở mà cơ quan, tổ chức triển khai cần lưu tới 10 năm, 20 năm và thậm chí còn là vĩnh viễn .Vậy những tài liệu hành chính nào cần lưu trong thời gian ngắn, dài hạn ?Phân loại những tài liệu hành chính và thời hạn lưu trữ hồ sơ đơn cử theo từng loại ?

Cùng ALS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây các bạn nhé.

1. Tài liệu hành chính, văn phòng bao gồm những loại gì?

Tài liệu hành chính, văn phòng gồm có những loại văn bản, sách vở tương quan đến công tác làm việc quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, đơn vị chức năng .Những tài liệu này gồm có những loại : văn bản, hồ sơ, kế hoạch, sổ, công văn, tập file lưu trữ .Giấy tờ hành chính, văn phòng được chia nhỏ và phân loại cụ thể hơn trong thông tư số 09/2011 / TT-BNV của nhà nước .

2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, quản trị công sở?

Tài liệu hành chính, văn phòng được chia làm 2 loại chính :- Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ- Tài liệu quản trị công sợTrong mỗi loại lại được chia làm những tiểu mục nhỏ hơn được quy định theo điều 3, thông tư 09/2011 / TT – BNV chi tiết cụ thể như sau :

STT	Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ	Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ
1	Tập văn bản về công tác làm việc hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến những cơ quan ( hồ sơ nguyên tắc )	Đến khi văn bản hết hiệu lực hiện hành thi hành
2	Hồ sơ kiến thiết xây dựng, phát hành quy định, hướng dẫn công tác làm việc hành chính, văn thư, lưu trữ	Vĩnh viễn
3	Hồ sơ hội nghị công tác làm việc hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức triển khai	10 năm
4	Kế hoạch, báo cáo giải trình công tác làm việc hành chính, văn thư, lưu trữ- Năm, nhiều năm- Quý, tháng	Vĩnh viễn10 năm
5	Hồ sơ triển khai cải cách hành chính	20 năm
6	Hồ sơ về lập, phát hành Danh mục bí hiểm nhà nước của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
7	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nhiệm vụ hành chính, văn thư, lưu trữ	20 năm
8	Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ	20 năm
9	Hồ sơ tổ chức triển khai thực thi những hoạt động giải trí nhiệm vụ lưu trữ ( tích lũy, dữ gìn và bảo vệ, chỉnh lý, khai thác sử dụng … )	20 năm
10	Hồ sơ về quản trị và sử dụng con dấu	20 năm
11	Tập lưu, sổ ĐK văn bản đi của cơ quan – Văn bản quy phạm pháp luật – Chỉ thị, quyết định hành động, quy định, quy định, hướng dẫn – Văn bản khác	Vĩnh viễn Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản 20 năm50 năm
12	Sổ ĐK văn bản đến	20 năm
13	Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ	10 năm
Tài liệu quản trị công sở
14	Tập văn bản về công tác làm việc quản trị văn phòng gửi chung đến những cơ quan ( hồ sơ nguyên tắc )	Đến khi văn bản hết hiệu lực hiện hành thi hành
15	Hồ sơ kiến thiết xây dựng, phát hành những quy định, quy định về công tác làm việc quản trị văn phòng	Vĩnh viễn
16	Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức	20 năm
17	Hồ sơ tổ chức triển khai triển khai nếp sống văn hóa truyền thống văn phòng	10 năm
18	Hồ sơ về công tác làm việc quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan	10 năm
19	Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan	10 năm
20	Hồ sơ về công tác làm việc bảo vệ trụ sở cơ quan	10 năm
21	Hồ sơ về sử dụng, quản lý và vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan	Theo tuổi thọ thiết bị
22	Sổ sách cấp phép vật dụng, văn phòng phẩm	05 năm
23	Hồ sơ về công tác làm việc y tế của cơ quan	10 năm
24	Công văn trao đổi về công tác làm việc quản trị văn phòng	10 năm

> Tham khảo thêm : Quy định về lưu trữ hồ sơ

3. Thuê kho lưu trữ hồ sơ tài liệu hành chính, văn phòng

Thông thường, so với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị chức năng này thường chọn giải pháp sử dụng chính văn phòng làm việc làm khu vực lưu trữ sách vở .Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu nói trên dễ dẫn sẽ tốn thêm khá nhiều “ hao phí ” cố định và thắt chặt không đáng có. Nguyên nhân là do diện tích quy hoạnh văn phòng bị thu hẹp để làm nơi chứa sách vở, trong khi đó giá thuê mặt phẳng thao tác ở Nước Ta đang ở ngưỡng rất cao .Hầu hết những doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn thuê kho tài liệu bên ngoài để lưu trữ hồ sơ văn bản hành chính của doanh nghiệp mình .

Việc này giúp các tổ chức, đơn vị giải phóng thêm được ít nhất từ 20 – 50m2 diện tích/mỗi năm của văn phòng làm việc cũng như “đơn giản hóa” quá trình sắp xếp, truy vấn, tìm kiếm tài liệu (nhờ sợ hỗ trợ của đội ngũ nhân sự kho vận có chuyên môn trong các kho)

> Tham khảo thêm những dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn việc làm lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức triển khai .Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn những quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính trong doanh nghiệp. Nếu cần tương hỗ thêm thông tin hoặc tư vấn về giải pháp kho tài liệu tối ưu hơn cho đơn vị chức năng, hãy liên hệ ngay với những chuyên viên của chúng tôi để được tương hỗ nhanh nhất .
Chia sẻ bài viết này

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2