Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo giáo dục – Sec Warehouse

Lưu trữ Hồ sơ huấn luyện và đào tạo giáo dục là một việc làm quan trọng. Các hồ sơ tài liệu trong nghành nghề dịch vụ này thường chứa những nội dung mang tính xu thế, hoặc bộc lộ quy trình tiến độ cũng như hiệu quả đào tạo và giảng dạy. Chính do đó cách lưu trữ hồ sơ đào buộc phải tuân theo 1 số ít tiêu chuẩn và quy định nhằm mục đích bảo vệ tính thống nhất, bảo đảm an toàn cũng như bảo mật thông tin .Tại nước ta, hồ sơ huấn luyện và đào tạo rất phong phú bởi có nhiều cấp bậc cũng như mô hình. Trong bài viết này, địa thế căn cứ vào Thông tư 27/2016 / TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục – Đào tạo và những kinh nghiệm tay nghề lưu trữ hồ sơ nhiều năm qua, SEC Warehouse sẽ hướng dẫn bạn cụ thể về tiến trình lưu trữ hồ sơ đào tạo và giảng dạy và những tuyệt kỹ lưu trữ hiệu suất cao, chuyên nghiệp nhất !

Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo

 

Trong chương trình huấn luyện và đào tạo – giáo dục của Nước Ta, mỗi cấp bậc – mô hình huấn luyện và đào tạo sẽ có những loại hồ sơ khác nhau. Số lượng lưu trữ hàng năm là vô cùng lớn. Quy định về lưu trữ hồ sơ huấn luyện và đào tạo bao nhiêu năm cũng không giống nhau giữa những cấp .Vậy hồ sơ huấn luyện và đào tạo phải lưu trữ bao nhiêu năm và lưu như thế nào ?Theo luật, có những thời hạn cơ bản như sau :

• Lưu vĩnh viễn : Cho tới khi hồ sơ tài liệu tư bị hủy hoại một cách tự nhiên
• Lưu có thời hạn : Có thể 1 năm, 2 năm, 10 năm hay vài chục năm. Tùy quy định của của pháp lý và mong ước của từng đơn vị chức năng đơn cử .
• Ngoài ra còn những thời hạn như : Lưu theo hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý của văn bản, trả về cho học viên, sinh viên, lưu theo khóa học, …

Dưới đây là thời hạn lưu trữ hồ sơ đào tạo và giảng dạy so với một số ít loại tài liệu hồ sơ phổ cập bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm :

• Tập văn bản ( hồ sơ nguyên tắc ) quy định, hướng dẫn gửi chung đến những đơn vị chức năng cơ quan về công tác làm việc giáo dục và đào tạo và giảng dạy : Đến khi văn bản hết hiệu lực thực thi hiện hành
• Số liệu thống kê về tình hình – tác dụng giáo dục hàng năm : Vĩnh viễn
• Hồ sơ xây dựng hoặc được cho phép xây dựng, được cho phép hoặc đình chỉ hoạt động giải trí giáo dục, sáp nhập – chia – tách – giải thể – đổi tên trường mần nin thiếu nhi, trường mẫu giáo, nhà trẻ, cơ sở giáo dục phổ thông, TT giáo dục liên tục, tầm trung sư phạm, cao đẳng sư phạm, cơ sở giáo dục ĐH, … : Vĩnh viễn
• Hồ sơ công nhận đạt chuẩn vương quốc so với trường mần nin thiếu nhi, trường đại trà phổ thông, cao đẳng sư phạm, ĐH : thời hạn lưu trữ 20 năm
• Hồ sơ biên soạn, thẩm định và đánh giá, phê duyệt những tài liệu tu dưỡng, hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục mần nin thiếu nhi : 20 năm
• Hồ sơ thiết kế xây dựng, thẩm định và đánh giá, phát hành chương trình giáo dục phổ thông : vĩnh viễn
• Sổ đăng bộ những cấp tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, TT giáo dục liên tục : Vĩnh viễn
• Quy định về lưu trữ hồ sơ học viên tiểu học, trung học cơ sở so với Hồ sơ tuyển sinh phải lưu đến khi : Hết khóa
• Hồ sơ tuyển sinh trung học phổ thông : Hồ sơ chỉ tiêu ( Vĩnh viễn ), list trúng tuyển ( vĩnh viễn ), Bài thi ( 2 năm ), …
• Danh sách thí sinh đoạt giải học viên giỏi : Vĩnh viễn
• Danh sách tham gia đội tuyển Olympic khu vực và quốc tế : Vĩnh viễn
• Bảng ghi tên và hiệu quả thi nghề đại trà phổ thông : 10 năm
• Hồ sơ biên soạn hoặc lựa chọn, thẩm định và đánh giá, phê duyệt giáo trình dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập trong những cơ sở giáo dục ĐH : Vĩnh viễn
• Hồ sơ được cho phép giảng dạy liên thông lên trình độ ĐH, giảng dạy từ xa, văn bằng 2 : Vĩnh viễn
• Quyết định trúng tuyển, list trúng tuyển ; Điểm chuẩn tuyển sinh Đại học : Vĩnh viễn
• Bảng điểm tổng hợp hiệu quả học tập theo học kỳ, năm học, khóa học ĐH : Vĩnh viễn
• Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng ĐH ; Danh sách tốt nghiệp : Vĩnh viễn

• Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ, tiến sĩ; Danh sách tốt nghiệp: Vĩnh viễn

  Xem thêm: Các hệ điều hành thông dụng hiện nay thường được lưu trữ ở đâu – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam

• Hồ sơ nhìn nhận luận văn thạc sĩ : 30 năm
• Hồ sơ nhìn nhận luận án tiến sỹ : Vĩnh viễn

Thực tế, trong thông tư của bộ Giáo dục đào tạo và huấn luyện và đào tạo, có đến hơn 270 mục cơ bản nêu đơn cử từng loại hồ sơ với thời hạn đơn cử. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm cụ thể thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ đào tạo và giảng dạy giáo dục tại thông thư 27/2016 / TT-BGDĐT

Quy trình lưu trữ hồ sơ đào tạo

Như bạn hoàn toàn có thể thấy, số lượng hồ sơ đào tạo và giảng dạy là khổng lồ, và thời hạn lưu trữ thường lê dài từ vài chục năm cho đến vĩnh viễn. Vậy nên yên cầu phải có quá trình lưu trữ hồ sơ đào tạo và giảng dạy thật ngặt nghèo. Tùy cơ sở phân cấp nghĩa vụ và trách nhiệm cũng như quá trình lưu trữ hồ sơ giáo dục giảng dạy sẽ có sự khác nhau. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những lời khuyên dưới đây của SEC Warehouse :

• Bộ phận chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lưu trữ hồ sơ đào tạo và giảng dạy sẽ triển khai thu nhận những loại hồ sơ. Cần phân loại rõ ràng và sắp xếp ngay ngắn vào những khu vực đã định trước .
• Các tài liệu hồ sơ đào tạo và giảng dạy phải bảo vệ đã xử lý xong trước khi đưa vào kho lưu trữ. Đánh số và ghi chú, mục lục rõ ràng .
• Một số kinh nghiệm tay nghề dữ gìn và bảo vệ tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học cho thấy, Quy trình lưu trữ hồ sơ huấn luyện và đào tạo nên lưu theo từng năm, từng khóa học để thuận tiện cho việc trích lục hồ sơ về sau .
• Để bảo vệ công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học bảo đảm an toàn, kho lưu trữ hồ sơ giáo dục huấn luyện và đào tạo cần cao ráo, thoáng khí, có giải pháp phòng tránh mối mọt, côn trùng nhỏ và hỏa hoạn .
• Biên bản về quyết định hành động nộp hoặc tiêu hủy hồ sơ phải làm thành 2 bản. Một bản lưu tạo đơn vị chức năng nộp, 1 bản đưa cho nơi lưu trữ .
• Việc tiêu hủy hồ sơ giảng dạy giáo dục sau khi hết thời hạn lưu trữ sẽ do người đứng đầu cơ quan giáo dục quyết định hành động về hình thức và thời hạn .
• Nếu trường có kho lưu trữ riêng, thì việc hủy hồ sơ huấn luyện và đào tạo phải được lập thành biên bản. Quá trình hủy phải có người tận mắt chứng kiến đại diện thay mặt cho Hội đồng trường và đại diện thay mặt kho. Nếu trường thuê dịch vụ lưu trữ và tiêu hủy bên ngoài, cần có tối thiểu 1 người của trường tận mắt chứng kiến việc tiêu hủy .

4.4

/

5 ( 8 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2