Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng

Theo pháp lý Nước Ta, hầu hết những loại hồ sơ, hóa đơn, chứng từ, … đều phải được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu năm 5 cho đến vĩnh viễn. Với thời hạn dài như vậy, số lượng tài liệu cộng dồn yên cầu một khoảng trống lưu trữ không hề nhỏ và tiến trình quản trị hồ sơ thật khoa học .Hồ sơ công trình cũng không ngoại lệ. Đối với những công ty xây dựng, hàng năm sẽ đảm nhiệm vô số những công trình lớn nhỏ. Tùy quy mô và tầm quan trọng mà việc lưu trữ hồ sơ xây dựng của từng công trình sẽ có những quy định khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoặc sẽ triển khai lưu trữ loại hồ sơ đặc trưng này, cần tìm hiểu thêm hướng dẫn lưu trữ hồ sơ xây dựng sau đây :

Những quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

Những loại hồ sơ xây dựng phải lưu trữ

Một công trình xây dựng từ khi còn là dự án Bất Động Sản nằm trên giấy cho đến lúc triển khai xong đưa vào sử dụng sẽ có rất nhiều quy trình. Tương ứng với đó là hàng loạt loại sách vở, chứng từ phải được ký duyệt trải qua. Và dưới đây là những loại hồ sơ xây dựng doanh nghiệp buộc phải lưu trữ và không được để thất lạc :

1. Bộ giấy tờ, bản vẽ hoàn công công trình. Yêu cầu phải là bản chính, có đầy đủ chữ ký và con dấu của các bên liên quan. Điều 27,

   Bạn đang đọc: Hướng Dẫn Cách Và Quy Trình Lưu Trữ Hồ Sơ Xây Dựng

   Nghị định 209 / 2004 / NĐ-CP nêu rõ ,bản vẽ hoàn thành công việc bộc lộ kích cỡ những bộ phận cũng như hàng loạt công trình hoàn thành xong, với tỉ lệ tương ứng so với size thực tiễn. Bản vẽ hoàn thành công việc phải dựa trên bản vẽ phong cách thiết kế xây đắp đã được phê duyệt, mọi sửa đổi cũng buộc phải bộc lộ không thiếu .

2. Đối với hồ sơ thiết kế, nên có chữ ký của chủ nhiệm và người chủ trì thiết kế. Các bản vẽ thiết kế lưu khổ A4, nên được bảo quản trong hộp theo khổ A4, ngoài bìa ghi đầy đủ thông tin.
3. Những văn bản liên quan trong quá trình thi công như bản ký duyệt dự án, bảng phê duyệt về báo cáo kinh tế – kỹ thuật, các giấy tờ liên quan thẩm định thiết kế, phê duyệt thiết kế, nghiệm thu công trình,…Nếu không có bản chính, bắt buộc phải có bản sao công chứng đầy đủ.
4. Ngoài ra, có thể lưu trữ bản vẽ hoàn công, hồ sơ thiết kế dưới dạng đĩa từ, băng từ hoặc các hình thức khác miễn sao thể hiện đầy đủ thông tin. Tuy nhiên với phương thức này, phải đảm bảo quá trình bảo quản an toàn, chắc chắn rằng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào mà không bị giới hạn bởi các lỗi phần mềm.

Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ công trình

Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV  (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu công trình xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:

• Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến những cơ quan ( hồ sơ nguyên tắc ) :Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
• Hồ sơ xây dựng văn bản chính sách / quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan :Vĩnh viễn

• Kế hoạch, báo cáo giải trình công tác làm việc góp vốn đầu tư xây dựng cơ bản : Kế hoạch Dài hạn, hàng năm(Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng(20 năm), kế hoạch Quý, tháng(5 năm)

• Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản : Công trình nhóm A, công trình vận dụng những giải pháp mới về kiến trúc, cấu trúc, công nghệ tiên tiến, thiết bị, vật tư mới ; công trình xây dựng trong điều kiện kèm theo địa chất, địa hình đặc biệt quan trọng công trình được xếp hạng di tích lịch sử lịch sử vẻ vang văn hóa truyền thống : Vĩnh viễn

• Công trình nhóm B, C và sửa chữa thay thế lớn :Theo tuổi thọ công trình

• Hồ sơ sữa chữa nhỏ những công trình :15 năm
• Công văn trao đổi về công tác làm việc xây dựng cơ bản :10 năm

Lưu ý, theo quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng, dù nhà thầu nhận hàng loạt công trình hay thực thi từng phần, thì mọi tài liệu tương quan trong quy trình kiến thiết đều phải được lưu trữ cẩn trọng với thời hạn tối thiểu 10 năm .

Riêng đối với hồ sơ hoàn thành công trình (Hồ sơ hoàn công) và các hồ sơ khác liên quan hoạt động quản lý, vận hành và bảo quản công trình thì tại điều 12, Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ xây dựng lại có một số khác biệt. Cụ thể, quy định kể từ lúc đưa công trình vào sử dụng thì:

• Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm A: tối thiểu 10 năm
• Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm B: tối thiểu 7 năm
• Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm C: tối thiểu 5 năm

Vậy nếu bạn đang có nhu yếu lưu trữ hồ sơ công trình, hãy tùy vào mô hình công trình và loại hồ sơ mà có thời hạn lưu trữ tương thích theo pháp lý .

Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng

Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ

Căn cứ vào loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời hạn nhu yếu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng tương thích ( Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật thông tin, … )Phân công trách nhiệm, xác lập người sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai lưu trữ, những người có quyền hạn truy vấn hồ sơ công trình xây dựng trong thời hạn lưu trữ .

Bước 2: Xây dựng quy trình

Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần chú ý quan tâm những yếu tố sau :

• Thống nhất lựa chọn giải pháp lưu trữ hồ sơ dự án Bất Động Sản xây dựng
• Xác định cách lập và update tài liệu hồ sơ
• Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
• Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
• Chọn giải pháp hủy hồ sơ xây dựng

Bước 3: Huấn luyện

• Sau khi đã thống nhất toàn bộ, phổ cập đến toàn thể nhân viên cấp dưới, đặc biệt quan trọng là những người có nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp

• Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng.

  Xem thêm: 7 dịch vụ lưu trữ đám mây tốt, miễn phí, đáng dùng nhất bạn nên biết

Bước 4: Tổ chức sắp xếp

• Chuẩn bị những phương tiện đi lại, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như :Tủ, kệ, những bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, vỏ hộp chuyên sử dụng đựng bản vẽ hoàn thành công việc, đầu ghi-đĩa CD, …
• Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung chuyên sâu ( thường thì mất khoảng chừng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ )
• Ngoài ra hoàn toàn có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình .
• Thông báo đến toàn thể nhân viên cấp dưới để có kế hoạch sắp xếp việc làm tương thích .
• Trong ngày tiến hành, triển khai theo những bước : Tập trung – thông dụng – làm mẫu – Phân loại – Ghi list hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào những bìa / hộp / thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ .

Bước 5: Lập danh mục

• Danh mục hồ sơ lập thành list thành từ công trình xây dựng đơn cử, những loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ .
• Sắp xếp theo thời hạn xây đắp .

Bước 6: Theo dõi, cập nhật

• Liên tục update những bộ hồ sơ xây dựng mới vào kho lưu trữ, hạng mục lưu trữ
• Bổ sung những chứng từ, sách vở còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có
• Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thống báo trước 1-2 ngày .

Hy vọng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ phong cách thiết kế, bản vẽ hoàn thành công việc công trình xây dựng nêu trên sẽ giúp ích cho bạn. Tuy nhiên nếu bạn quá bận rộn cũng như không có đủ khoảng trống để chứa hàng loạt hồ sơ xây dựng trong thời hạn 5 năm – 10 năm hoặc hơn thế nữa, hãy nghĩ đến dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ. Việc lưu hồ sơ công trình bên ngoài tại những dịch vụ sẽ giúp người mua quản trị hồ sơ tốt hơn, bảo đảm an toàn hơn, đồng thời giúp người mua tiết kiệm chi phí hơn nhờ giảm thiểu diện tích quy hoạnh mặt phẳng văn phòng rất đắt tại TT thành phố. Ngoài ra, người mua sẽ yên tâm vì đã giảm thiểu được những rủi ro đáng tiếc về côn trùng nhỏ, ẩm mốc, hoả hoạn, trộm tài liệu, …

4.2

/

5 ( 12 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2