Quyết định 1032/QĐ-BNV Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ

—–

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤCăn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 ;Căn cứ Nghị định số 34/2017 / NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của nhà nước lao lý công dụng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của Bộ Nội vụ ;Căn cứ Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác văn thư ;Căn cứ Nghị định số 26/2020 / NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của nhà nước lao lý cụ thể một số ít điều của Luật Bảo vệ bí hiểm nhà nước ;Căn cứ Quyết định số 28/2018 / QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng nhà nước về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa những cơ quan trong mạng lưới hệ thống hành chính nhà nước ;Xét đề xuất của Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ .

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20 tháng 5 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ và Quyết định số 02/QĐ-BNV ngày 01 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy chế quản lý, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số của Bộ Nội vụ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ và công chức, viên chức, người lao động Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ NỘI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi : Quy chế này lao lý những hoạt động giải trí về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ .2. Đối tượng : Quy chế này vận dụng so với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thao tác trong những đơn vị chức năng thuộc Bộ Nội vụ ; những đơn vị chức năng thường trực Bộ chỉ triển khai quy chế này khi tiếp đón và trình ký những văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng .

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “ Công tác văn thư ” gồm có những việc làm về soạn thảo, ký, phát hành văn bản ; quản trị, lưu trữ văn bản và những tài liệu khác hình thành trong hoạt động giải trí quản trị, điều hành quản lý của Bộ ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm .2. “ Công tác lưu trữ ” gồm có những việc làm về tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị, dữ gìn và bảo vệ, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động giải trí quản trị, điều hành quản lý của Bộ .3. “ Thu thập tài liệu ” là quy trình xác lập nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan .4. “ Chỉnh lý tài liệu ” là việc phân loại, xác lập giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của Bộ .5. “ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ” là việc xác lập giá trị tài liệu, thời hạn dữ gìn và bảo vệ theo những nguyên tắc, tiêu chuẩn của Luật lưu trữ và những văn bản quy phạm pháp luật có tương quan .6. “ Hệ thống quản trị văn bản điện tử ” ( Hệ thống QLVB ), gồm những ứng dụng ứng dụng trong việc gửi, nhận văn bản điện tử, tạo lập hồ sơ, trình ký, ký số và phát hành văn bản liên kết Trục liên thông văn bản vương quốc và Trục liên thông văn bản nội bộ .

Điều 3. Nguyên tắc quản lý về văn thư, lưu trữ

1. Công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ được triển khai khoa học, đúng chuẩn, minh bạch, bảo vệ bí hiểm nhà nước và bí hiểm công tác theo lao lý của pháp lý .2. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ được Văn thư Bộ làm thủ tục tiếp đón, ĐK và chuyển giao, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo lao lý của pháp lý .3. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của Bộ được giải quyết và xử lý trên Hệ thống QLVB ( trừ văn bản Mật ). Trường hợp phát sinh văn bản giấy đến, văn bản giấy đi thì đều được quét ( Scan ) đưa vào Hệ thống QLVB .4. Văn bản giấy đi, văn bản giấy đến phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến có những mức độ khẩn như : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” phải được ĐK, trình và chuyển giao đến đúng địa chỉ ngay sau khi nhận .5. Văn bản điện tử đến được Văn thư Bộ chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng phân phối trong thời hạn không quá 2 giờ ( trong giờ hành chính ). Văn bản điện tử đi phải được phát hành trong ngày ký văn bản, chậm nhất là trong sáng ngày thao tác tiếp theo ( so với văn bản thường thì ) .6. Bảo vệ nhu yếu bí hiểm so với thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí hiểm nhà nước. Văn bản, tài liệu có độ mật không giải quyết và xử lý trên mạng lưới hệ thống văn bản điện tử ; được ĐK, quản trị theo Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ Nội vụ và những pháp luật khác .7. Việc triển khai chính sách báo cáo giải trình thống kê công tác văn thư, lưu trữ được triển khai theo những nội dung lao lý tại Thông tư số 03/2018 / TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ .

Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Bộ trưởnga ) Chỉ đạo việc tổ chức triển khai kiến thiết xây dựng, phát hành và thực thi những chính sách, pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ theo pháp luật của pháp lý hiện hành ;b ) Chỉ đạo việc điều tra và nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác văn thư, lưu trữ ;c ) Chỉ đạo kiểm tra việc triển khai những lao lý về công tác văn thư, lưu trữ so với những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ ; chỉ huy xử lý khiếu nại, tố cáo và giải quyết và xử lý vi phạm pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền .2. Trách nhiệm của Thủ trưởng những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộa ) Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng trực tiếp quản trị, kiểm tra, giám sát việc thực thi công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan ; chỉ huy việc tổ chức triển khai hướng dẫn, kiểm tra nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ so với những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ .b ) Thủ trưởng những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm tiến hành và tổ chức triển khai thực thi những pháp luật của Bộ, của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc sử dụng Hệ thống QLVB tại đơn vị chức năng mình ; chỉ huy, phân công giải quyết và xử lý, theo dõi, giám sát quy trình tiến độ giải quyết và xử lý văn bản của đơn vị chức năng và người sử dụng Hệ thống QLVB theo đúng pháp luật .3. Trách nhiệm của Văn phòng Bộa ) Thực hiện trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ theo công dụng, trách nhiệm của Văn phòng Bộ .b ) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm tin tức quản trị, khai thác, sử dụng và tổ chức triển khai kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng Hệ thống QLVB .c ) Chủ trì, phối hợp với đơn vị chức năng tương quan hướng dẫn, tập huấn, quản trị, tạo lập thông tin tài khoản cho công chức, viên chức, người lao động trên Hệ thống QLVB .d ) Rà soát, nhập thời hạn văn bản điện tử, đôn đốc những đơn vị chức năng về thời hạn triển khai xong văn bản ; thống kê, báo cáo giải trình Lãnh đạo Bộ khi có nhu yếu .4. Trách nhiệm của Trung tâm tin tứca ) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ và đơn vị chức năng tương quan bảo vệ về hạ tầng kỹ thuật, quản trị mạng lưới hệ thống, quản lý và vận hành liên tục, thông suốt trên mạng diện rộng của Bộ và trên mạng Internet ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ bảo mật an ninh, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của Hệ thống QLVB .b ) Chủ trì, Phối hợp với Văn phòng Bộ và những đơn vị chức năng có tương quan triển khai giải pháp dự trữ, lưu trữ tài liệu, bảo vệ phục sinh cơ sở tài liệu và mạng lưới hệ thống QLVB chậm nhất trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra sự cố ; kiểm tra, giám sát, thông tin kịp thời cho những đơn vị chức năng khi Hệ thống QLVB gặp sự cố và sau khi khắc phục xong sự cố hoặc có sự biến hóa, tăng cấp ứng dụng .c ) Chủ trì quản trị chữ ký số, chứng từ số gồm : Cấp, tịch thu, hướng dẫn, tương hỗ người sử dụng chữ ký số, chứng từ số, Sim CA .5. Trách nhiệm của công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, tổng hợp của những đơn vị chức năng ( gọi tắt là văn thư đơn vị chức năng )a ) Phối hợp với Văn thư Bộ thực thi thủ tục phát hành văn bản đi của đơn vị chức năng .b ) Tiếp nhận, ĐK, trình, chuyển giao văn bản đến đơn vị chức năng ( so với bản giấy, văn bản mật ) ; theo dõi, quản trị số lượng văn bản đến đơn vị chức năng ( so với văn bản điện tử )c ) Quản lý Sổ ĐK văn bản đi, đến của đơn vị chức năng .d ) Giao nộp tài liệu lưu trữ trong hạng mục nộp lưu của đơn vị chức năng cho Lưu trữ cơ quan theo đúng pháp luật .6. Thư ký, nhân viên giúp việc Lãnh đạo Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệma ) Giao, nhận và lập sổ theo dõi văn bản, hồ sơ trình :b ) Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình, thể thức văn bản và nội dung dự thảo văn bản ; trình Lãnh đạo Bộ .7. Trách nhiệm của từng cá thể, công chức, viên chức, người lao động .a ) Thực hiện nghiêm Quy chế này và lao lý khác của pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ. Cập nhật trách nhiệm do Lãnh đạo Bộ giao vào Hệ thống theo dõi chỉ huy, quản lý và điều hành ( trừ văn bản mật ) ; tổng hợp những trách nhiệm được giao để Giao hàng công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra .b ) Đảm bảo tiếp đón, giải quyết và xử lý những văn bản kịp thời, đúng quy trình tiến độ theo phân công của chỉ huy đơn vị chức năng ; chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước chỉ huy về quan điểm tham mưu, báo cáo giải trình hiệu quả giải quyết và xử lý văn bản với chỉ huy đơn vị chức năng ; lập hồ sơ việc làm và giao nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan đúng lao lý .c ) Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cá thể về việc sử dụng thông tin tài khoản trên Hệ thống QLVB : không truy vấn vào thông tin tài khoản của người khác, không để người khác truy vấn vào thông tin tài khoản của mình ( trừ trường hợp được chuyển nhượng ủy quyền và chuyển nhượng ủy quyền ). Khi chuyển công tác hoặc nghỉ chính sách phải thực thi chuyển giao quyền sử dụng Hệ thống QLVB và hàng loạt hồ sơ, tài liệu cho thủ trưởng đơn vị chức năng .d ) Chuyên viên soạn thảo có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi quy trình tiến độ việc làm trong quy trình trình ký và phát hành, gửi đi và lập hồ sơ về việc làm được giao, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức triển khai theo lao lý của pháp lý có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy .2. Chữ ký số sử dụng trong văn bản điện tử là chữ ký số tương ứng với chứng từ số được tổ chức triển khai phân phối dịch vụ xác nhận chữ ký số chuyên dùng cấp theo lao lý .

Điều 6. Sự cố kỹ thuật Hệ thống QLVB

1. Trường hợp Hệ thống QLVB tạm ngưng hoạt động giải trí liên tục quá 04 giờ thao tác, thì công chức, viên chức, người lao động được phép triển khai tiến trình giải quyết và xử lý văn bản giấy cho đến khi sự cố được khắc phục ; đồng thời ghi biên bản sự cố kỹ thuật và ghi số chuyển giao văn bản ; so với văn bản khẩn cấp hẹn giờ thì báo cáo giải trình ngay người có thẩm quyền để giải quyết và xử lý kịp thời. Ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, văn bản đã được giải quyết và xử lý phải được update bổ trợ vào cơ sở tài liệu của Hệ thống QLVB để quản trị và theo dõi .2. Khi phát hiện có sự cố hoặc lỗi kỹ thuật cần tương hỗ sử dụng so với mạng lưới hệ thống QLVB, những đơn vị chức năng, cá thể thông tin, liên hệ với bộ phận quản trị của Văn phòng Bộ hoặc bộ phận tương hỗ kỹ thuật của Trung tâm tin tức qua số điện thoại thông minh 02462820406 hoặc 02462821030 .

Chương II. CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 7. Thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Thể thức văn bảna ) Văn bản quy phạm pháp luật thể thức thực thi theo lao lý tại Chương V, Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14/5/2016 của nhà nước .b ) Văn bản hành chính thể thức thực thi theo lao lý tại Điều 8 và Phụ lục I, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .c ) Văn bản trao đổi so với cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể quốc tế thể thức văn bản thực thi theo những pháp luật của pháp lý và theo thông lệ quốc tế .2. Kỹ thuật trình diễn văn bảna ) Văn bản quy phạm pháp luật kỹ thuật trình diễn được thực thi theo lao lý tại Mục 2, Chương V, Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14/5/2016 của nhà nước .b ) Kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính, quy tắc viết hoa được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục I, Phụ lục II, Nghị định số 30/2010 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Nội vụ thực thi theo pháp luật của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14/5/2016 của nhà nước .2. Soạn thảo văn bản hành chínha ) Căn cứ công dụng, trách nhiệm và mục tiêu, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Bộ hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị chức năng hoặc công chức, viên chức chủ trì soạn thảo văn bản .b ) Đơn vị hoặc công chức, viên chức, người lao động được giao soạn thảo văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những việc làm sau : xác lập tên hình thức, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo ; tích lũy, giải quyết và xử lý thông tin có tương quan ; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn. Đối với văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp thiết yếu, yêu cầu việc tổ chức triển khai lấy quan điểm của những cơ quan, tổ chức triển khai có tương quan ; điều tra và nghiên cứu tiếp thu quan điểm góp ý để hoàn hảo văn bản .c ) Đối với văn bản điện tử : Cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc triển khai những nội dung nêu trên phải tạo lập dự thảo văn bản trực tiếp ngay trên luồng văn bản đến trong Hệ thống QLVB, đồng thời chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo ( nếu có ) vào Hệ thống QLVB và update những thông tin thiết yếu .

Điều 9. Duyệt, sửa đổi, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Người có thẩm quyền ký dự thảo văn bản trình phê duyệt và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung của văn bản .2. Trường hợp cần sửa đổi, bổ trợ dự thảo văn bản : Người có thẩm quyền cho quan điểm vào dự thảo văn bản hoặc trên Hệ thống QLVB, chuyển lại cho Lãnh đạo đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo để xem xét, có quan điểm và chuyển cho cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản .3. Trường hợp dự thảo văn bản đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, nhưng thấy thiết yếu phải sửa đổi, bổ trợ thì đơn vị chức năng hoặc cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phải trình người đã phê duyệt dự thảo văn bản xem xét, quyết định hành động việc sửa đổi, bổ trợ .

Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chức năng và cấp phó được ủy quyền của người đứng đầu đơn vị chức năng soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung văn bản ( so với văn bản giấy phải ký tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu. /. ) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký phát hành .2. Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra lần cuối và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành văn bản của Bộ ( so với văn bản giấy có khá đầy đủ chữ ký trong phiếu trình văn bản của hồ sơ trình ký ). Trường hợp phát hiện có sai sót thì trả lại cho đơn vị chức năng soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, triển khai xong .3. Hồ sơ trình ký văn bản giấy gồm :a ) Phiếu trình ký đã được người có thẩm quyền của đơn vị chức năng soạn thảo văn bản phê duyệt ;b ) Văn bản đến là cơ sở phát sinh hồ sơ trình ký và những văn bản có tương quan ;c ) Dự thảo văn bản trình ký có ký tắt của người có thẩm quyền trong đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo văn bản ;d ) Bản tổng hợp quan điểm góp ý của tổ chức triển khai, cá thể tương quan ( nếu có ) ;đ ) Văn bản thẩm định và đánh giá của Vụ Pháp chế Bộ Nội vụ ( so với văn bản quy phạm pháp luật ) ;e ) Bản dự thảo văn bản những lần trước ( nếu có ) .4. Hồ sơ trình ký văn bản điện tử được tạo lập trên cơ sở văn bản đến điện tử :a ) Tờ trình Lãnh đạo Bộ ;b ) Dự thảo văn bản trình ký ( so với những văn bản tương quan đến kinh tế tài chính, dự trù kinh phí đầu tư phải có chữ ký tắt vào cuối nội dung văn bản sau dấu. /. của người có thẩm quyền đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo văn bản ) ;c ) Bản tổng hợp quan điểm góp ý của tổ chức triển khai, cá thể tương quan ( nếu có ) ;d ) Văn bản đánh giá và thẩm định của Vụ Pháp chế Bộ Nội vụ ( so với văn bản quy phạm pháp luật ) ;đ ) Các văn bản có tương quan .5. Thủ tục trình ký văn bản triển khai theo Quy trình ISO trình ký văn bản của Bộ Nội vụ .

Điều 11. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và thủ trưởng những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ triển khai theo lao lý của pháp lý và Quy chế thao tác của Bộ Nội vụ .2. Người ký văn bản phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về văn bản do mình ký phát hành. Bộ trưởng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước pháp lý về hàng loạt văn bản do Bộ Nội vụ phát hành .3. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng những loại mực dễ phai .4. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền triển khai ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo pháp luật tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .

Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, ĐI

Điều 12. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấya ) Khi tiếp đón văn bản giấy đến, Văn thư Bộ hoặc người được giao trách nhiệm đảm nhiệm văn bản đến phải kiểm tra số lượng, thực trạng bì, dấu niêm phong ( nếu có ), nơi gửi ; so sánh số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót, bì thư không có văn bản, văn bản bị rách nát, thiếu, thực trạng bì thư không còn nguyên vẹn hoặc tín hiệu không bình thường, người được giao trách nhiệm tiếp đón văn bản đến phải báo cáo giải trình ngay với người đảm nhiệm trực tiếp giải quyết và xử lý ; trường hợp thiết yếu, phải lập biên bản và có chữ ký của người nhận và người chuyển văn bản .b ) Tất cả bì thư, văn bản giấy đến ( trừ văn bản mật ) gửi cơ quan, đơn vị chức năng thuộc Bộ được ĐK tại Văn thư Bộ, thực thi theo quy trình tiến độ : bóc bì, đóng dấu “ ĐẾN ”, số hóa văn bản ( Scan ), update vào Hệ thống QLVB những trường thông tin nguồn vào ( số, ký hiệu, trích yếu, thời hạn … ) ; đính kèm văn bản điện tử vào Hệ thống QLVB .c ) Đối với văn bản đến, bì thư ghi đơn cử tên cá thể, đơn vị chức năng thường trực Bộ, những tổ chức triển khai đảng, đoàn thể. Văn thư Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm ĐK vào Hệ thống QLVB theo thông tin ghi ngoài bì và chuyển nguyên cả bì cho đơn vị chức năng, cá thể có tên ghi trên bì .2. Đối với văn bản điện tửa ) Văn thư Bộ phải kiểm tra tính xác nhận, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực thi đảm nhiệm trên Hệ thống QLVB .b ) Trường hợp văn bản điện tử không phân phối những pháp luật về tính xác nhận, toàn vẹn của văn bản điện tử hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức triển khai gửi văn bản trên mạng lưới hệ thống QLVB. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc tín hiệu không bình thường thì Văn thư Bộ báo cáo giải trình ngay người có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý và thông tin cho nơi gửi văn bản .3. Văn bản giấy có mức độ khẩn đến ngoài giờ thao tác, dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ, ngày tết, nhân viên cấp dưới bảo vệ của Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm tiếp đón và báo ngay với Văn thư Bộ để giải quyết và xử lý kịp thời .4. Văn bản mật, bì thư có dấu chỉ mức độ mật được đảm nhiệm, ĐK theo lao lý của Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ và những lao lý khác về bảo vệ bí hiểm nhà nước .

Điều 13. Trình, phân phối chuyển giao văn bản đến

1. Đối với văn bản điện tửVăn thư Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm update văn bản đến từ Trục liên thông văn bản Quốc gia vào mạng lưới hệ thống QLVB, chuyển Lãnh đạo Văn phòng Bộ để phân phối văn bản. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy, Văn thư Bộ thực thi tiến trình chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB và chuyển văn bản giấy đến đơn vị chức năng hoặc cá thể được người có thẩm quyền giao chủ trì xử lý .2. Đối với văn bản giấya ) Các văn bản số hóa ( Scan ) theo pháp luật, Văn thư Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm chuyển Lãnh đạo văn phòng Bộ trên mạng lưới hệ thống QLVB để phân phối văn bản. Căn cứ quan điểm của Lãnh đạo Văn phòng, Văn thư Bộ điền thông tin đơn vị chức năng nhận văn bản trong phần đầu “ Đến ” chuyển bản giấy về đơn vị chức năng nhận văn bản .b ) Đối với những văn bản do Lãnh đạo Bộ chuyển ra chưa có dấu “ Đến ” của Bộ. Văn thư Bộ thực thi theo điểm b Khoản 1 Điều 12 của Quy chế này và chuyển văn bản theo bút phê của Lãnh đạo Bộ .3. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời hạn đảm nhiệm văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử .4. Văn thư đơn vị chức năng nhận văn bản từ 15 h30 hàng ngày tại Văn thư Bộ, so với những văn bản hẹn giờ phải nhận và giải quyết và xử lý ngay, thời hạn tối đa là sau 01 giờ đồng hồ đeo tay tính từ khi nhận được thông tin từ Văn thư Bộ .5. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo vệ đúng mực, đúng đối tượng người dùng và giữ bí hiểm nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận, ghi rõ họ tên vào sổ chuyển giao văn bản .

Điều 14. Giải quyết văn bản đến và theo dõi, đôn đốc

1. Sau khi nhận được văn bản đến từ Văn thư Bộ, thủ trưởng những đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy và phân công công chức xử lý kịp thời đúng thời hạn theo nhu yếu trong văn bản đến hoặc theo Quy chế thao tác của Bộ, chỉ huy của Lãnh đạo Bộ .2. Văn phòng Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình xử lý và đôn đốc những đơn vị chức năng triển khai đúng thời hạn của văn bản đến. Văn thư đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp thủ trưởng đơn vị chức năng theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản đến tại đơn vị chức năng .3. Đối với văn bản đến có dấu : “ TÀI LIỆU THU HỒI ” hoặc ” XEM XONG TRẢ LẠI ” thì công chức tiếp đón tài liệu có nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp với Văn thư Bộ làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi đúng thời hạn lao lý .

Điều 15. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi

1. Trước khi thực thi những thủ tục để phát hành văn bản, Văn thư Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản theo lao lý ; nếu phát hiện có sai sót thì trả lại ngay cho đơn vị chức năng soạn thảo và báo cáo giải trình Lãnh đạo Văn phòng. Chỉ thực thi quá trình lấy số, ngày, tháng, năm và đóng dấu phát hành so với văn bản soạn thảo đúng pháp luật .2. Trường hợp phát hiện nội dung văn bản chồng chéo hoặc người ký không đúng thẩm quyền, văn thư bộ phủ nhận phát hành và báo cáo giải trình ngay cho Lãnh đạo Văn phòng Bộ .

Điều 16. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời hạn phát hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời hạn phát hành văn bản trong năm ( mở màn liên tục từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm ), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử .2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời hạn phát hành được thực thi sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày thao tác hành chính tiếp theo .3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời hạn phát hành được triển khai bằng công dụng của Hệ thống QLVB và theo pháp luật của pháp lý .4. Văn bản mật đi được đánh số riêng và ĐK riêng từng độ mật của văn bản theo Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ và những pháp luật khác của pháp lý .

Điều 17. Đăng ký văn bản đi

1. Việc ĐK văn bản đi bảo vệ khá đầy đủ, đúng mực những thông tin thiết yếu của văn bản giấy hoặc điện tử .2. Văn bản đi tại cơ quan được ĐK bằng mạng lưới hệ thống QLVB của Bộ. Văn bản được ĐK bằng Hệ thống QLVB phải được in ra giấy vừa đủ những trường thông tin theo mẫu Sổ ĐK văn bản đi, đóng sổ để quản trị .3. Văn bản mật được ĐK theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước và Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ .

Điều 18. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn so với văn bản giấya ) Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được xác lập ở phần “ Nơi nhận ” của văn bản, trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ list, thì đơn vị chức năng soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo làm địa thế căn cứ nhân bản để phát hành .b ) Nơi nhận văn bản phải được xác lập đơn cử trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể có tính năng, thẩm quyền xử lý, tổ chức triển khai thực thi, phối hợp thực thi, báo cáo giải trình, giám sát, kiểm tra tương quan đến nội dung văn bản ; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng người dùng, không gửi đến những đối tượng người tiêu dùng không tương quan .c ) Việc nhân bản văn bản mật phải bảo vệ đúng lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước và Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ Nội vụ .d ) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức triển khai và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được triển khai theo lao lý tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .2. Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai so với văn bản điện tửa ) Ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được triển khai theo pháp luật tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .b ) Đối với văn bản kèm theo trong cùng một tệp tin của văn bản điện tử : Văn thư Bộ chỉ thực thi ký số cơ quan, tổ chức triển khai lên văn bản điện tử và không thực thi ký số lên văn bản kèm theo có trong tệp tin đó ( nguyên do : văn bản kèm theo đã được chữ ký số xác nhận ) ;c ) Đối với văn bản kèm theo không trong cùng tệp tin của văn bản điện tử : Văn thư Bộ thực thi ký số của cơ quan, tổ chức triển khai lên văn bản điện tử và ký số trên văn bản kèm theo không trong cùng một tệp tin .

Điều 19. Phát hành, theo dõi chuyển phát văn bản đi

1. Phát hành văn bản tại Văn thư Bộ :a ) Lựa chọn bì, viết bì, cho văn bản vào bì, dán bì và đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì ( nếu có ) khi phát hành văn bản giấy .b ) In văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, phát hành văn bản điện tử đi theo pháp luật. Bên cạnh đó đóng dấu của cơ quan, tổ chức triển khai để tạo bản chính văn bản giấy và triển khai phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền ( để lưu văn bản ) .c ) Số hóa văn bản giấy đã cấp số và đóng dấu, ký số xác nhận văn bản đi, đính kèm File văn bản điện tử vào số đã cấp trên Hệ thống QLVB khi phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy. Những văn bản đi cần theo dõi hồi báo, Văn thư Bộ phải update thông tin về tên đơn vị chức năng, công chức, viên chức theo dõi hồi báo, thực trạng và thời hạn vấn đáp trên Hệ thống QLVB .d ) Đối với văn bản có nơi nhận là cơ quan, tổ chức triển khai chưa liên kết Trục liên thông văn bản Quốc gia : Văn thư đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm nhận văn bản in ra từ văn bản gốc trên Hệ thống QLVB tại Văn thư Bộ, photo, lấy dấu và phối hợp với Văn thư Bộ phát hành văn bản đi của đơn vị chức năng mình .đ ) Việc phát hành, chuyển phát văn bản mật phải bảo vệ theo những pháp luật về bảo vệ bí hiểm nhà nước và Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ .2. Chuyển phát văn bản đia ) Văn bản đi phải triển khai xong thủ tục tại Văn thư Bộ và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày thao tác hành chính tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản .b ) Việc chuyển giao văn bản cho những đơn vị chức năng, cá thể thuộc, thường trực Bộ hoặc cho những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản .3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đia ) Sau khi văn bản được phát hành trên Hệ thống QLVB, Văn thư Bộ và nhân viên soạn thảo văn bản có nghĩa vụ và trách nhiệm theo dõi, xác nhận thực trạng nhận gửi của văn bản. Trường hợp văn bản gửi trên Hệ thống QLVB nhưng đơn vị chức năng nhận không phản hồi trạng thái nhận, đường truyền bị lỗi, nhân viên soạn thảo có nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp với Văn thư Bộ để lấy bản lưu và làm những thủ tục phát hành văn bản giấy theo lao lý .b ) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “ TÀI LIỆU THU HỒI ”, Văn thư Bộ phải theo dõi, tịch thu đúng thời hạn ; khi nhận lại, phải kiểm tra, so sánh để bảo vệ văn bản không bị thiếu và còn nguyên vẹn .c ) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, Văn thư Bộ phải báo cáo giải trình ngay Chánh Văn phòng để giải quyết và xử lý .

Điều 20. Danh mục văn bản, tài liệu áp dụng hình thức giao dịch điện tử gửi kèm văn bản giấy

1. Văn bản gửi nhà nước, Thủ tướng nhà nước theo lao lý tại Quy chế thao tác của nhà nước .2. Văn bản có đặc thù pháp lý tương quan tới đơn vị chức năng hoặc cá thể ( phạm vi ảnh hưởng lâu dài hơn cho đối tượng người tiêu dùng vận dụng ) gồm có : Quyết định xây dựng cơ quan, đơn vị chức năng ; quyết định hành động pháp luật tính năng, trách nhiệm của cơ quan, đơn vị chức năng ; quyết định hành động chỉ định, văn bản về công tác tổ chức triển khai, cán bộ ; văn bản xin quan điểm, hồ sơ đánh giá và thẩm định về công tác nhân sự ; hồ sơ lấy quan điểm Thành viên nhà nước .4. Văn bản, đề án, hồ sơ kèm theo được đóng quyển tương quan đến những nghành nghề dịch vụ : Địa giới hành chính, Hồ sơ đánh giá và thẩm định An toàn khu ; hội, quỹ, tổ chức triển khai phi chính phủ ; cải cách hành chính ; chương trình đào tạo và giảng dạy, tu dưỡng cán bộ, công chức, viên chức ; hồ sơ đánh giá và thẩm định văn bản quy phạm pháp luật .5. Các loại văn bản không thuộc lao lý của Điều 20, Quy chế này nhưng bên nhận văn bản không có đủ điều kiện kèm theo kỹ thuật được cho phép để gửi nhận dưới dạng văn bản điện tử .6. Văn bản giấy chỉ gửi cho đơn vị chức năng, cá thể giải quyết và xử lý chính ( phần Kính gửi ), không gửi lại cho những đơn vị chức năng, cá thể nhận để biết, nhận để báo cáo giải trình .

Điều 21. Đính chính và thu hồi văn bản đi

1. Đính chính văn bản

a ) Đính chính văn bản quy phạm pháp luật được triển khai theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn thi hành .b ) Đính chính văn bản hành chính- Văn bản của Bộ đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, sửa chữa thay thế bằng văn bản có hình thức tương tự của Bộ .- Văn bản của Bộ đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình diễn, thủ tục phát hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính có hình thức tương tự của Bộ .2. Thu hồi văn bảna ) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Chuyên viên có nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp với văn thư đơn vị chức năng và Văn thư Bộ theo dõi để tịch thu văn bản .b ) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông tin tịch thu, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị tịch thu trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông tin qua Hệ thống QLVB để bên gửi biết .

Điều 22. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấya ) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư Bộ và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự ĐK .b ) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ việc làm .2. Lưu văn bản điện tửa ) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống QLVB của Bộ .b ) Văn thư Bộ tạo bản chính văn bản giấy theo pháp luật tại điểm b, khoản 1 Điều 19 Quy chế này để lưu tại Văn thư Bộ và hồ sơ việc làm .3. Việc lưu giữ, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ những mức độ mật được thực thi theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước .

Mục 3: SAO VĂN BẢN

Điều 23. Các hình thức bản sao

1. Các hình thức bản sao được pháp luật tại Điều 25, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước gồm có : Sao y, sao lục, trích sao .2. Thể thức về kỹ thuật trình diễn bản sao y, sao lục, trích sao được triển khai theo lao lý tại Phụ lục I, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .

Điều 24. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực thi theo đúng pháp luật tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước có giá trị pháp lý như bản chính .

Điều 25. Thẩm quyền sao văn bản

1. Lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ quyết định hành động việc sao văn bản do Bộ phát hành và văn bản do những cơ quan, tổ chức triển khai khác gửi đến ; pháp luật thẩm quyền ký những bản sao văn bản .2. Không được sao, chụp, chuyển phát những quan điểm của Lãnh đạo Bộ ghi bên lề văn bản để gửi đến những cơ quan, tổ chức triển khai khác. Trường hợp những quan điểm của Lãnh đạo Bộ ghi ở lề của văn bản thiết yếu cho việc thanh toán giao dịch, trao đổi công tác, phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính .3. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí hiểm nhà nước được thực thi theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước và Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ .

Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 26. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do Bộ trưởng và thủ trưởng những đơn vị chức năng thường trực phê duyệt, phát hành vào đầu năm và gửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan làm địa thế căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu hạng mục hồ sơ được triển khai theo lao lý tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .

Điều 27. Lập hồ sơ

1. Yêu cầua ) Phản ảnh đúng tính năng, trách nhiệm của đơn vị chức năng và của Bộ .b ) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .2. Mở hồ sơa ) Căn cứ vào Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị chức năng được phê duyệt và thực tiễn việc làm được giao, công chức phải chuẩn bị sẵn sàng bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ so với hồ sơ giấy, tạo file tên hồ sơ so với hồ sơ điện tử .b ) Trường hợp những hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá thể được giao trách nhiệm xử lý việc làm tự xác lập những thông tin : Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, người lập hồ sơ và thời hạn khởi đầu .3. Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơa ) Công chức có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, update toàn bộ văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơ đã mở, gồm có tài liệu phim, ảnh, ghi âm ( nếu có ) bảo vệ sự toàn vẹn, khá đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc .b ) Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hài hòa và hợp lý, tùy theo đặc thù khác nhau của việc làm để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp ( hầu hết là sắp xếp theo trình tự thời hạn và diễn biến việc làm ) .4. Kết thúc hồ sơa ) Hồ sơ được kết thúc khi việc làm đã xử lý xong. Công chức có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ phải thanh tra rà soát lại hàng loạt văn bản, tài liệu có trong hồ sơ ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp ; xác lập lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho tương thích ; triển khai xong, kết thúc hồ sơ .b ) Đối với hồ sơ giấy : Người lập hồ sơ triển khai đánh số tờ so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản so với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; viết chứng từ kết thúc so với toàn bộ hồ sơ .c ) Đối với hồ sơ điện tử : Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm update vào Hệ thống QLVB những thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được triển khai bằng công dụng của Hệ thống QLVB .

Điều 28. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực thi theo trình tự, thủ tục lao lý. Lưu trữ cơ quan chỉ thu nhận vào lưu trữ những tài liệu đã được lập thành hồ sơ và có hạng mục hồ sơ .2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệua ) Đối với hồ sơ, tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản : Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày khu công trình được quyết toán .b ) Đối với hồ sơ, tài liệu khác : Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày việc làm kết thúc .3. Thủ tục nộp lưua ) Đối với hồ sơ giấy : Khi nộp lưu tài liệu phải nộp 02 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ” theo mẫu tại Phụ lục V, Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước. Đơn vị, cá thể nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản .b ) Đối với hồ sơ điện tử : Công chức được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ triển khai nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống QLVB. Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục ; link đúng mực tài liệu đặc tả với hồ sơ ; đảm nhiệm và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống .

Điều 29. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Bộ trưởnga ) Phê duyệt Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan .b ) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ so với những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ .2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộa ) Tham mưu, giúp Bộ trưởng trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ so với những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ .b ) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ; chỉ huy việc thiết kế xây dựng và trình Bộ trưởng phát hành Danh mục hồ sơ của cơ quan vào cuối tháng 12 hàng năm .c ) Tổ chức triển khai việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .3. Trách nhiệm của Thủ trưởng những đơn vị chức nănga ) Thủ trưởng những đơn vị chức năng thuộc Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm tổ chức triển khai triển khai việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan theo lao lý tại Quy chế này và lao lý của Nhà nước về công tác lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ .b ) Thủ trưởng những đơn vị chức năng thường trực Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị chức năng, chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan .4. Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao độnga ) Công chức, viên chức, người lao động phải nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và triển khai theo trình tự, thủ tục lại Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại trình Lãnh đạo Bộ chấp thuận đồng ý bằng văn bản và gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị chức năng, cá thể không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu .b ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức triển khai trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải chuyển giao hồ sơ, tài liệu việc làm đã kết thúc cho Lưu trữ cơ quan ; chuyển giao hồ sơ, tài liệu việc làm chưa kết thúc cho người tiếp sau theo sự chỉ huy của Thủ trưởng đơn vị chức năng ; không giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức triển khai khác .Thủ trưởng những đơn vị chức năng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm đôn đốc công chức, viên chức và người lao động của đơn vị chức năng mình trong việc chuyển giao tài liệu trước khi chuyển công tác, thôi việc, đi học tập dài ngày, nghỉ hưởng chính sách bảo hiểm xã hội .5. Trách nhiệm của Văn thư BộVăn thư Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm hướng dẫn những đơn vị chức năng thuộc Bộ và công chức, viên chức, người lao động lập hồ sơ việc làm ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu ; tích lũy hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng lao lý .

Mục 5: QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 30. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Chánh Văn phòng Bộ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản trị, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan .2. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan được giao cho công chức Văn thư Bộ quản trị và sử dụng. Các công chức văn thư được giao trách nhiệm trên phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ, trước pháp lý về việc quản trị và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí hiểm tương ứng và có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi những lao lý sau :a ) Bảo quản bảo đảm an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan tại phòng thao tác của công chức Văn thư Bộ trong trụ sở Bộ. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan ra khỏi cơ quan phải được sự chấp thuận đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng và phải chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về việc dữ gìn và bảo vệ, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị khóa lưu bí hiểm của cơ quan phải được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ thao tác .b ) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được chấp thuận đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng Bộ. Việc chuyển giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan phải được lập biên bản .c ) Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản ; chủ trì, phối hợp ký số vào văn bản điện tử trên Hệ thống QLVB .d ) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức triển khai vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai trực tiếp triển khai .đ ) Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên những văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền .3. Cá nhân có nghĩa vụ và trách nhiệm tự dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn thiết bị lưu khóa bí hiểm và khóa bí hiểm .4. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức Văn thư Bộ phải báo cáo giải trình Chánh Văn phòng Bộ làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo giải trình Chánh Văn phòng và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản .5. Khi Bộ có quyết định hành động chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới theo lao lý pháp lý .

Điều 31. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấua ) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo pháp luật .b ) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng chừng 1/3 chữ ký về phía bên trái .d ) Việc đóng dấu lên những phụ lục kèm theo văn bản chính triển khai theo lao lý và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Nội vụ, hoặc tên của phụ lục .đ ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản .2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí hiểmThiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan được sử dụng để ký số những văn bản điện tử do Bộ phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo lao lý tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP .

Chương III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1: THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 32. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức triển khai tích lũy hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan .1. Đối với hồ sơ điện tử :a ) Chuyên viên giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo lao lý của pháp lý và những lao lý của Bộ .b ) Lưu trữ cơ quan triển khai việc kiểm tra tài liệu và nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử thực thi việc chỉnh lý hồ sơ theo pháp luật của pháp lý và những lao lý của Bộ .c ) Các đơn vị chức năng không sử dụng mạng lưới hệ thống QLVB của Bộ thì việc lưu trữ sử dụng theo mạng lưới hệ thống đơn vị chức năng đang sử dụng và phải kiến thiết xây dựng lao lý riêng về quản trị, lưu trữ văn bản điện tử .2. Đối với hồ sơ giấy :a ) Lập kế hoạch tích lũy hồ sơ theo Danh mục hồ sơ được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phát hành vào đầu năm ;b ) Phối hợp với những đơn vị chức năng, công chức, viên chức, người lao động xác lập những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan ;c ) Hướng dẫn những đơn vị chức năng, công chức, viên chức, người lao động sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo pháp luật tại Điều 27 Quy chế này ” .d ) Chuẩn bị kho và những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ để đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu ;đ ) Tổ chức đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu, kiểm tra so sánh giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với trong thực tiễn tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu .

Điều 33. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Bộ phải được chỉnh lý hoàn hảo và dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ hoặc Hệ thống lưu trữ của cơ quan .1. Nguyên tắc chỉnh lýa ) Không phân tán phông lưu trữ ;b ) Khi phân loại, lập hồ sơ ( chỉnh sửa hoàn thành xong, phục sinh hoặc lập mới hồ sơ ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, xử lý việc làm ( không phá vỡ hồ sơ đã lập ) ;c ) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được những hoạt động giải trí của Bộ .2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt nhu yếu sau :a ) Phân loại và lập hồ sơ hoàn hảo ;b ) Xác định thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho hồ sơ, tài liệu ;c ) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu :d ) Lập công cụ tra cứu : Mục lục hồ sơ, cơ sở tài liệu và những công cụ tra cứu khác ship hàng cho việc quản trị và tra cứu sử dụng tài liệu ;đ ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị .

Điều 34. Xác định giá trị tài liệu

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm địa thế căn cứ theo những lao lý của pháp lý thiết kế xây dựng Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu trình Lãnh đạo Bộ phát hành sau khi có quan điểm đánh giá và thẩm định của cơ quan có thẩm quyền .2. Việc xác lập giá trị tài liệu phải đạt được nhu yếu sau :a ) Xác định tài liệu cần dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và tài liệu dữ gìn và bảo vệ có thời hạn bằng số năm đơn cử ;b ) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy .

Điều 35. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác lập giá trị tài liệu được xây dựng để tham mưu cho Bộ trưởng trong việc xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang và loại tài liệu hết giá trị .2. Hội đồng xác lập giá trị tài liệu do Bộ trưởng Quyết định xây dựng. Thành phần Hội đồng gồm có :a ) Chánh Văn phòng Bộ – quản trị Hội đồng ;b ) Phó Chánh Văn phòng Bộ đảm nhiệm văn thư, lưu trữ – Phó quản trị Hội đồng ;c ) Trưởng phòng Văn thư Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Bộ – Ủy viên ;d ) Đại diện Lãnh đạo những đơn vị chức năng có tài liệu – Ủy viên ;đ ) Người am hiểu về nghành có tài liệu cần xác lập – Ủy viên ;e ) Công chức triển khai trách nhiệm lưu trữ của Văn phòng Bộ – Thư ký Hội đồng .3. Hội đồng xác lập giá trị tài liệu bàn luận tập thể, Kết luận theo đa phần ; những quan điểm khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng quyết định hành động .

Điều 36. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Trên cơ sở đề xuất của Hội đồng xác lập giá trị tài liệu, Bộ trưởng quyết định hành động thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang, hủy tài liệu hết giá trị theo lao lý của Quy chế này .2. Thủ tục quyết định hành động hủy tài liệu hết giá trị được pháp luật như sau :a ) Hội đồng xác lập giá trị tài liệu tổ chức triển khai họp, thống nhất hạng mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy ;b ) Có văn bản ý kiến đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy ;c ) Căn cứ vào quan điểm của Hội đồng xác lập giá trị tài liệu và quan điểm thẩm định và đánh giá của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng quyết định hành động tiêu hủy tài liệu hết giá trị .3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo vệ hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản .4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có :a ) Quyết định xây dựng Hội đồng ;b ) Danh mục tài liệu hết giá trị ; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị ;c ) Biên bản họp Hội đồng xác lập giá trị tài liệu ;d ) Văn bản đề xuất đánh giá và thẩm định của Bộ ;đ ) Văn bản đánh giá và thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ;e ) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị ;g ) Biên bản chuyển giao tài liệu hủy ;h ) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị .5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được dữ gìn và bảo vệ tại Lưu trữ cơ quan tối thiểu 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu .6. Các đơn vị chức năng, cá thể không được tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của Bộ và của đơn vị chức năng dưới bất kỳ hình thức nào. Đối với những loại sách báo, tạp chí, những bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu yếu sử dụng, đơn vị chức năng, cá thể hoàn toàn có thể tự hủy sau khi có quan điểm thẩm tra của công chức lưu trữ .

Điều 37. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, Văn phòng Bộ có nghĩa vụ và trách nhiệm trình Bộ trưởng Danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử vẻ vang được thực thi theo hướng dẫn của Lưu trữ lịch sử vẻ vang .

Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tửa ) Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, xác nhận, bảo mật thông tin trên những phương tiện đi lại lưu trữ và năng lực truy vấn, quản trị, tìm kiếm, update hồ sơ, tài liệu lưu trữ .b ) Không lưu cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc khoanh vùng phạm vi bí hiểm nhà nước trên những thiết bị liên kết với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông .c ) Không chuyển mục tiêu sử dụng những thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc khoanh vùng phạm vi bí hiểm nhà nước khi chưa vô hiệu triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ .d ) Cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu tối thiểu 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện đi lại lưu trữ độc lập ( ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ ). Việc sao lưu phải bảo vệ vừa đủ, đúng mực, kịp thời, bảo đảm an toàn .đ ) Bảo đảm thống nhất quy trình tiến độ kiểm tra, sao lưu, phục sinh tài liệu .e ) Người được giao quản trị cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, dữ gìn và bảo vệ, sao lưu, phục sinh .g ) Thực hiện nghiêm những pháp luật khác về lưu trữ điện tử .2. Đối với hồ sơ lưu trữ giấyHồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu, những đơn vị chức năng và công chức, viên chức, người lao động phải giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và tập trung chuyên sâu dữ gìn và bảo vệ trong kho Lưu trữ cơ quan. Kho Lưu trữ cơ quan phải được trang bị rất đầy đủ những thiết bị, phương tiện đi lại thiết yếu theo lao lý bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu .3. Trách nhiệm chỉ huy, triển khai những lao lý về dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữa ) Chánh Văn phòng Bộ : Chỉ đạo việc thực thi về sắp xếp kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn pháp luật ; triển khai những giải pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật thông tin so với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ ; trang bị không thiếu những thiết bị kỹ thuật, phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; duy trì nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng để dữ gìn và bảo vệ tương thích với từng loại tài liệu lưu trữ ; triển khai những giải pháp phòng, chống côn trùng nhỏ, nấm mốc và những tác nhân gây hư hỏng tài liệu ; triển khai chính sách dữ gìn và bảo vệ tiếp tục so với tài liệu lưu trữ trong kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ .b ) Công chức Văn thư Bộ : có nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai đúng những pháp luật của pháp lý và Quy chế của Bộ về bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ ; sắp xếp, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp hoặc cặp, dán nhãn ghi khá đầy đủ thông tin theo lao lý để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo giải trình, đề xuất kiến nghị với Chánh Văn phòng Bộ giải pháp giải quyết và xử lý những yếu tố tương quan đến dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ thuộc khoanh vùng phạm vi mình quản trị .

Điều 39. Đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu

Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong, ngoài cơ quan và mọi cá thể đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục tiêu công vụ và nhu yếu riêng chính đáng .

Điều 40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan hoặc trên ứng dụng Lưu trữ điện tử của đơn vị chức năng .2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử .3. Cấp bản photo, bản sao y bản chính tài liệu lưu trữ .

Điều 41. Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ Nội vụa ) Trưởng phòng Văn thư – Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính : phê duyệt phiếu nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu của những cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ so với tài liệu lưu trữ thường thì. Hình thức khai thác : đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo ( không đóng dấu ) .b ) Chánh Văn phòng ( hoàn toàn có thể ủy quyền Phó Chánh văn phòng đảm nhiệm ) : phê duyệt phiếu nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu của những cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ so với tài liệu lưu trữ có nội dung hạn chế sử dụng ( tài liệu nhân sự, kinh tế tài chính – kế toán, tài liệu về công tác thanh tra, tổ chức triển khai phi chính phủ … ). Hình thức khai thác : đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao photo ( có đóng dấu ) .2. Đối với cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể ngoài cơ quan Bộ Nội vụa ) Cơ quan, tổ chức triển khai ngoài cơ quan Bộ điều tra và nghiên cứu tài liệu vì mục tiêu công vụ phải có giấy trình làng ghi rõ mục tiêu điều tra và nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng đồng ý chấp thuận .b ) Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục tiêu riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc sách vở hợp pháp khác và phải được Chánh Văn phòng chấp thuận đồng ý .3. Các trường hợp phức tạp phát sinh khác trong quy trình Giao hàng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cần xin quan điểm chỉ huy của Lãnh đạo Bộ ( nếu cần ) .4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ mật thực thi theo Quy chế bảo vệ bí hiểm nhà nước của Bộ Nội vụ .

Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Văn phòng Bộ thiết kế xây dựng Nội quy phòng đọc .2. Công chức được phân công thực thi trách nhiệm lưu trữ sử dụng những công cụ quản trị ship hàng fan hâm mộ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc : Sổ nhập tài liệu ; Sổ xuất tài liệu ; Sổ ĐK mục lục hồ sơ ; Sổ ĐK fan hâm mộ ; Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu ; Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu .

Chương IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Khen thưởng, xử lý vi phạm

1. Kết quả triển khai Quy chế này là tiêu chuẩn nhìn nhận mức độ triển khai xong trách nhiệm và là tiêu chuẩn bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm so với những đơn vị chức năng, cá thể thuộc Bộ .2. Đơn vị, cá thể vi phạm Quy chế này, tùy theo đặc thù, mức độ vi phạm hoàn toàn có thể bị giải quyết và xử lý kỷ luật hoặc những hình thức giải quyết và xử lý khác theo lao lý của pháp lý .

Điều 44. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng những đơn vị chức năng thuộc và thường trực Bộ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm phổ cập, không cho Quy chế này tới toàn thể công chức, người lao động của đơn vị chức năng mình .2. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Trung tâm tin tức theo dõi, đôn đốc kiểm tra tình hình thực thi Quy chế này và định kỳ hàng quý tổng hợp, báo cáo giải trình tại giao ban của Bộ .3. Trung tâm tin tức chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ và những đơn vị chức năng thuộc, thường trực Bộ theo dõi, tổng hợp những vướng mắc trong quy trình thực thi Quy chế công tác văn thư, lưu trữ với Hệ thống QLVB để kịp thời đề xuất kiến nghị sửa đổi, bổ trợ Quy chế và hoàn thành xong Hệ thống QLVB .

4. Vụ Kế hoạch – Tài chính chủ trì, phối hợp Văn phòng Bộ cân đối, bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và kinh phí duy trì Hệ thống QLVB trong kế hoạch chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ.

5. Trong quy trình thực thi, Open khó khăn vất vả, vướng mắc, đề xuất những đơn vị chức năng gửi quan điểm phản ánh bằng văn bản về Văn phòng Bộ để tổng hợp, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định hành động. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2