Thông tin trong quản trị là gì? Lợi ích của việc quản trị thông tin

I. Thông tin trong quản trị là gì?

Trong thời đại công nghệ tiên tiến 4.0, thông tin thường được hiểu là thông tin điện tử và thông tin vật lý. Chúng hoàn toàn có thể được định dạng là tài liệu giấy, tài liệu điện tử, âm thanh, video, … Thông tin được phân phối qua nhiều kênh như truyền miệng, qua điện thoại thông minh, máy tính hay website …

1. Định nghĩa thông tin trong quản trị là gì?

Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và nhìn nhận có ích trong việc ra quyết định hành động về hoạt động giải trí của tổ chức triển khai. Bao gồm tài liệu về những hoạt động giải trí kinh doanh thương mại, văn hóa truyền thống, nhân sự … Thông tin đó là gia tài của tổ chức triển khai, doanh nghiệp .

Thông tin trong quản trị cần được quản lý và lưu giữ một cách thận trọng. Thêm vào đó, nó sẽ được cung cấp và chia sẻ trong nội bộ theo các cấp vị trí trong tổ chức. Với những thông tin cần công khai ra bên ngoài, tổ chức sẽ kiểm duyệt và chọn lọc kỹ càng để giữ được yếu tố bảo mật. 

2. Quản trị thông tin là gì? 

Về cơ bản, doanh nghiệp vẫn cần san sẻ, liên kết thông tin để nâng cao kiến thức và kỹ năng, phục vụ việc hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. Do đó, nghĩa vụ và trách nhiệm chớp lấy, quản trị, tàng trữ và cung ứng thông tin một cách thích hợp là vô cùng quan trọng .
Quản trị thông tin tập trung chuyên sâu vào mức độ trấn áp của một tổ chức triển khai so với thông tin nội bộ được tạo ra. Doanh nghiệp sẽ cần kiến thiết xây dựng những mạng lưới hệ thống quản trị thông tin chuyên được dùng, dễ sử dụng nhưng có phân quyền tiếp cận .
Quản trị thông tin là việc quản trị những quy trình và mạng lưới hệ thống của tổ chức triển khai. Nó gồm có sáu hoạt động giải trí có tương quan ngặt nghèo với nhau :

• Xác định nhu yếu thông tin
• Thu nhận và tạo ra thông tin
• Phân tích và lý giải thông tin
• Tổ chức và tàng trữ thông tin
• Tiếp cận và phổ cập thông tin
• Sử dụng thông tin

>> Tìm hiểu thêm: Quản trị tri thức là gì? Vai trò của quản trị tri thức trong doanh nghiệp

II. Phân biệt thông tin và dữ liệu

Dữ liệu là tập hợp những dữ kiện và chi tiết cụ thể thô, không được sắp xếp như văn bản, số liệu, ký hiệu … Hơn nữa, tài liệu được đo dưới dạng bit và byte – những đơn vị chức năng thông tin cơ bản trong toàn cảnh tàng trữ và giải quyết và xử lý của máy tính .
Khác với nó, thông tin là tài liệu được giải quyết và xử lý, tổ chức triển khai và có cấu trúc. Thông tin cung ứng ngữ cảnh đơn cử và giúp người quản trị ra quyết định hành động với những tài liệu hiện có .

Ví dụ, doanh thu thu được của những món ăn trong nhà hàng quán ăn là tài liệu. Nó chỉ trở thành thông tin khi doanh nghiệp xác lập đâu là món ăn phổ cập nhất hoặc món ăn nào đang bán kém nhất .
Dựa vào những so sánh cơ bản trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thuận tiện ứng dụng việc quản trị thông tin và quản trị tài liệu của mình .
Quản trị thông tin đề cập đến một chương trình hoặc mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai quản trị những quy trình trấn áp cấu trúc, giải quyết và xử lý, cung ứng và sử dụng thông tin. Quản lý thông tin được nhu yếu cho những mục tiêu kinh doanh thương mại mưu trí .
Trong khi đó, quản trị tài liệu là một tập hợp con của quản trị thông tin. Dữ liệu được quản trị như một tài nguyên có giá trị .

III. Vai trò của quản trị thông tin trong doanh nghiệp

Quản trị thông tin được cho phép một tổ chức triển khai đạt được những tiềm năng khác nhau. Nó giảm rủi ro đáng tiếc và trấn áp quyền truy vấn vào thông tin kinh doanh thương mại quan trọng .

1. Kiểm soát việc tạo hồ sơ

Một mạng lưới hệ thống quản trị thông tin hiệu suất cao hoàn toàn có thể giúp tổ chức triển khai trấn áp việc tạo và tăng trưởng hồ sơ. Nếu không có một kế hoạch để tạo và ghi lại thông tin, doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều thủ tục sách vở không thiết yếu .
Điều này làm tăng thời hạn truy xuất hồ sơ và tăng ngân sách quản trị tài nguyên thông tin. Để ngăn ngừa điều này, những giao thức quản trị thông tin đặt ra số lượng giới hạn cho việc tạo và hủy thông tin. Từ đó, nó cải tổ hiệu suất và hiệu suất cao trong cả quy trình .

2. Đảm bảo sự tuân thủ

Nhiều tổ chức triển khai hoạt động giải trí với khối lượng tài liệu người mua hoặc loại sản phẩm khổng lồ. Khi đó, mạng lưới hệ thống quản trị thông tin khoa học sẽ phát huy tính năng. Nó phân phối những hướng dẫn về thực thi và tuân thủ lao lý .
Những thông tin này cho phép công ty tránh được những lỗi sai hay những yếu tố phát sinh. Nó cũng giảm tỷ suất những hình phạt pháp lý và kinh tế tài chính lên doanh nghiệp .

3. Giảm chi phí hoạt động

Nơi thao tác cần một mạng lưới hệ thống quản trị thông tin hiệu suất cao để giảm ngân sách tàng trữ hồ sơ. Thu thập, nghiên cứu và phân tích, tàng trữ, san sẻ và tiêu hủy thông tin là những hoạt động giải trí tiêu tốn nhiều vốn, đặc biệt quan trọng là so với những tổ chức triển khai lớn. Quản trị thông tin ưu tiên những hồ sơ quan trọng nhất, giảm ngân sách trong suốt vòng đời thông tin .

4. Áp dụng công nghệ mới

Quản trị thông tin cũng phân phối năng lực vận dụng những công nghệ tiên tiến mới và hiệu suất cao hơn. Nhờ việc quản trị logic mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể nhanh gọn chuyển giao quá trình, ứng dụng công nghệ tiên tiến mưu trí .

Ví dụ, hiện nay các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc, lưu trữ thông tin… Chúng giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết mọi lúc mọi nơi. 

5. Cải thiện năng suất và hiệu quả

Thay vì phải đi từng phòng ban để tổng hợp, đến kho tàng trữ để tìm kiếm thủ công bằng tay, giờ đây, quản trị thông tin đã tối ưu công tác làm việc này. Nó phổ cập thông tin đến đội ngũ qua nhiều kênh, được cho phép mọi người cộng tác và tiếp xúc nhanh gọn giữa ở bất kể đâu .
Thêm vào đó, một mạng lưới hệ thống quản trị thông tin hiệu suất cao hoàn toàn có thể trích xuất những báo cáo giải trình có ích từ hàng loạt hồ sơ để doanh nghiệp ra quyết định hành động đúng mực, tức thời .

>> Xem thêm: Cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên: 8 kinh nghiệm của lãnh đạo doanh nghiệp dành cho năm 2022

6. Bảo vệ thông tin độc quyền và duy trì bộ nhớ của công ty

Các tổ chức triển khai cần một quá trình để giữ kín thông tin quan trọng khỏi những đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu và truy vấn trái phép. Quản trị thông tin cung ứng một “ bức tường ” bảo vệ thông tin độc quyền khỏi những kẻ xâm nhập hay sự cố mạng lưới hệ thống .
Nó giữ vững tính bí hiểm và tính toàn vẹn của những gia tài thông tin quan trọng. Như vậy, chủ sở hữu mới thu được quyền lợi tối đa từ thông tin kinh doanh thương mại của công ty. Quản trị thông tin cũng giúp tổ chức triển khai tạo ra một bộ nhớ đáng an toàn và đáng tin cậy, hoàn toàn có thể sử dụng để lập kế hoạch và đưa ra những kế hoạch quan trọng .

IV. Phương pháp xây dựng hệ thống quản trị thông tin cho doanh nghiệp

1. Xác định các yêu cầu thông tin

Bước tiên phong khi tạo mạng lưới hệ thống quản trị thông tin là xác lập những nhu yếu trong thực tiễn. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực thi một nghiên cứu và điều tra nội bộ hoặc khảo sát toàn công ty để xác lập khoanh vùng phạm vi. Bởi lẽ, chỉ có bản thân người quản trị và đội ngũ nhân viên cấp dưới mới biết đúng chuẩn số lượng và những loại thông tin họ cần để triển khai xong trách nhiệm .

2. Vạch ra mục tiêu

Để quản trị thông tin thành công xuất sắc, tổ chức triển khai cần xác lập những tiềm năng của mình. Nó gồm có việc bảo mật thông tin tài liệu kinh doanh thương mại, phân phối nguồn đào tạo và giảng dạy cho nhân viên cấp dưới hay mạng lưới hệ thống những thành tựu …
Sau khi có tiềm năng rõ ràng, doanh nghiệp sẽ kiến thiết xây dựng những nguyên tắc quản trị tổng thể và toàn diện và tương thích. Nó cũng đóng vai trò như một hướng dẫn sử dụng khi mạng lưới hệ thống quản trị đi vào hoạt động giải trí .

3. Xác định nguồn thông tin

Các tổ chức triển khai hoàn toàn có thể tích lũy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Chúng thường đến từ nhân viên cấp dưới, bộ phận nội bộ, điều tra và nghiên cứu đối thủ cạnh tranh cạnh tranh đối đầu, tình báo thị trường và thống kế của những cơ quan chính phủ nước nhà .
Do đó, doanh nghiệp nên xác lập đầu là nguồn chính thống, đáng đáng tin cậy để tập trung chuyên sâu quản trị gắt gao. Các nguồn tìm hiểu thêm khác hoàn toàn có thể chỉ cần liệt kê, tổng hợp thay vì điều tra và nghiên cứu chi tiết cụ thể .

4. Xác định phương pháp thu thập và phân loại

Khi bạn đã xác lập được những nguồn thông tin, bước tiếp theo là chọn chiêu thức tích lũy và phân loại thông tin. Điều này tương quan đến việc vạch ra số lượng tích lũy thông tin và tần suất, khu vực và thời hạn .

Để phân loại, hãy xác lập thông tin nào là định lượng, định tính … Hay thông tin nào thuộc về khuôn khổ kỹ thuật, nhân khẩu học, kinh tế tài chính, pháp lý … Như vậy, mạng lưới hệ thống thông tin mới trở nên khoa học, dễ tìm kiếm .

5. Thực hiện phân tích chi phí – lợi ích

Quản trị thông tin là việc làm nhu yếu nhiều nguồn lực và cả ngân sách. Doanh nghiệp sẽ phải thiết lập hạ tầng, đào tạo và giảng dạy nhân viên cấp dưới và quản lý và vận hành hàng ngày .
Tuy nhiên, về lâu dài hơn một mạng lưới hệ thống quản trị thông tin chất lượng sẽ đem lại những điều kiện kèm theo thuận tiện cho hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. Nó cũng góp thêm phần tạo nên nền tảng thông tin vững chãi, chuyên nghiệp để doanh nghiệp liên tục tăng trưởng trong tương lai .

6. Đánh giá

Nếu nghiên cứu và phân tích ngân sách – quyền lợi là tích cực, bạn sẽ khởi đầu thiết lập mạng lưới hệ thống và cung ứng những hướng dẫn cho toàn bộ máy. Với mong ước sử dụng mạng lưới hệ thống thông tin hoàn toàn có thể nhanh gọn nâng cao hiệu suất việc làm, doanh nghiệp cần nhìn nhận hiệu suất của mạng lưới hệ thống liên tục .
Việc này giúp đội ngũ xác lập những tiềm năng cần đạt được và bảo vệ rằng quyền lợi lớn hơn ngân sách. Thời gian ghi và truy xuất thông tin ngắn hơn hay người quản tăng cường sử dụng tài liệu để ra quyết định hành động cũng là những tín hiệu mạng lưới hệ thống đang hoạt động giải trí .
Nếu có sai sót trong kế hoạch quản trị thông tin, quy trình nhìn nhận được cho phép cải tổ mạng lưới hệ thống ngay lập tức .

7. Duy trì và cải tiến

Thông tin là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động giải trí, chớp lấy thời cơ mới. Bởi vậy, quản trị thông tin cần được duy trì và tăng cấp liên tục. Nó sẽ tăng năng lực đạt được những tiềm năng thời gian ngắn và dài hạn của công ty .

KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA GÓI TRANG BỊ CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP MISA AMIS

Gói trang bị chuyển đổi số doanh nghiệp MISA AMIS là bộ công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong mọi công việc như Tài chính – Kế toán, Marketing Bán hàng, Nhân sự và Quản lý điều hành toàn diện. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí chuyển đổi số mà còn tối ưu quy trình làm việc, tăng ngay hiệu quả doanh số. 

V. Kết luận

Trên đây là định nghĩa về thông tin trong quản trị là gì và các lợi ích của việc quản trị thông tin. Có thể nói, thông tin không chỉ là tài sản mà còn là sức mạnh của doanh nghiệp. 

Hy vọng những kiến thức và kỹ năng trên đã giúp bạn có cái nhìn đúng chuẩn hơn về vai trò của thông tin và thiết kế xây dựng được một mạng lưới hệ thống quản trị tương thích, hiệu suất cao cho công ty mình .

 993 

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông