news – Sở Nội vụ – Cổng thông tin điện tử tỉnh Bắc Ninh

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quy trình vận dụng những giải pháp khoa học, kỹ thuật nhằm mục đích lê dài tuổi thọ và bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Do đó, đây là một trong những hoạt động giải trí quan trọng của hoạt động giải trí lưu trữ. Nội dung của công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ gồm có : Xây dựng, tái tạo kho lưu trữ ; tổ chức triển khai tài liệu trong kho lưu trữ ; trang thiết bị kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ ; giải quyết và xử lý kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ ; trùng tu và phục chế tài liệu lưu trữ .
Điều 6 Luật Lưu trữ năm 2011 đã pháp luật đơn cử nghĩa vụ và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong công tác làm việc lưu trữ : “ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai trong khoanh vùng phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình có nghĩa vụ và trách nhiệm quản lý về lưu trữ, vận dụng những giải pháp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao trong việc tích lũy, quản lý, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ ; phát hành quy định về công tác làm việc lưu trữ của cơ quan, tổ chức triển khai mình ” .
Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 lao lý nghĩa vụ và trách nhiệm dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ :

“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp tổ chức triển khai không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện kèm theo bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ tài liệu theo lao lý tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang và phải trả phí theo lao lý của pháp lý ” .
Điểm c, khoản 1 Chỉ thị số 35 / CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng nhà nước về tăng cường công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang lao lý : “ c ) Các cơ quan, tổ chức triển khai sắp xếp kho lưu trữ cung ứng nhu yếu bảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ theo pháp luật của pháp lý ; tổ chức triển khai khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu suất cao ” .
Công tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ gồm những nội dung sau :
Một là, về kiến thiết xây dựng, tái tạo kho lưu trữ
Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm kiến thiết xây dựng, sắp xếp kho lưu trữ có diện tích quy hoạnh tương thích và bảo vệ điều kiện kèm theo kỹ thuật, môi trường tự nhiên kho để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai mình. Việc kiến thiết xây dựng kho lưu trữ cần điều tra và nghiên cứu vận dụng, vận dụng theo lao lý và hướng dẫn tại những văn bản : Thông tư số 09/2007 / TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên sử dụng .
Hai là, tổ chức triển khai tài liệu trong kho lưu trữ
– Phương pháp sắp xếp : Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ ; sắp xếp tài liệu lên giá ; sắp xếp giá trong kho một cách khoa học theo nhiệm vụ lưu trữ .
– Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ : Thủ trưởng cơ quan cần phát hành nội quy, quy định quản lý việc ra vào kho ; lao lý tổ chức triển khai sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền được cho phép khai thác sử dụng tài liệu ; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu ; chính sách kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, dữ gìn và bảo vệ tài liệu ; chính sách vệ sinh kho và tài liệu định kỳ ;. …

Ba là, về trang thiết bị kỹ thuật bảo quản

Trang thiết bị, phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có : Giá kệ, tủ, bìa, cặp, hộp ; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm ; mạng lưới hệ thống điều hòa không khí, máy hút bụi, mạng lưới hệ thống camera quan sát, trang bị luân chuyển … Những trang thiết bị kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ này giúp hạn chế những tác nhân gây hại tài liệu lưu trữ : ảnh hưởng tác động của nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, côn trùng nhỏ và những loại gặm nhấm ( chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt, ba đuôi ), … ; ảnh hưởng tác động do điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ và sử dụng tài liệu ; sự lão hóa và tự hủy theo thời hạn của tài liệu lưu trữ ; …
Bốn là, về giải quyết và xử lý kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ
– Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng những giải pháp : Thông gió ; dùng chất hút ẩm ; bao gói cách ly nhiệt độ ; dùng máy hút ẩm ; sấy tài liệu .
– Phòng chống và diệt nấm mốc : Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, xông khí, liên tục vệ sinh kho tàng và thiết bị, bảo vệ môi trường tự nhiên kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ, … Chú ý khi thực thi khử trùng, xông khí cần theo hướng dẫn của những nhà chuyên môn nhằm mục đích tránh gây hư hỏng tài liệu và tác động ảnh hưởng ô nhiễm cho người làm lưu trữ .
– Phòng chống côn trùng nhỏ gây hại : Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng nhỏ gây hại cần có giải pháp giải quyết và xử lý tương thích cho từng loại côn trùng nhỏ .
– Phòng chống cháy : Thường xuyên kiểm tra mạng lưới hệ thống điện bảo vệ bảo đảm an toàn về điện trong kho, trang bị mạng lưới hệ thống báo cháy, mạng lưới hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn pháp luật .
Năm là, trùng tu và phục chế tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ hư hỏng cần có giải pháp tu bổ, phục chế. Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ áp dụng đối với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, không áp dụng đối với tài liệu hiện hành.

Tu bổ tài liệu lưu trữ là thay thế sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng. Tu bổ tài liệu lưu trữ thuộc quá trình nhiệm vụ dữ gìn và bảo vệ tài liệu nhằm mục đích sửa chữa thay thế vật mang tin tài liệu để lê dài tuổi thọ của tài liệu. Tùy theo những mô hình tài liệu lưu trữ khác nhau và mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ mà vận dụng những hình thức được sử dụng trong trùng tu tài liệu như : Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng mảnh tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy …
Phục chế tài liệu là tái tạo, hồi sinh lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không hề sửa chữa thay thế được .
Nhiệm vụ của phục chế, khác với trùng tu, sửa chữa thay thế tài liệu là phải Phục hồi lại đặc thù, giá trị khởi đầu đúng chuẩn của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng vật liệu của tài liệu gốc. Trong quy trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm những thông tin .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2