Phương pháp quản lý, lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Quản lý, lưu trữ hồ sơ là gì?

Quản lý hồ sơ gồm có việc sắp xếp, phong cách thiết kế và xem xét lại những văn bản, hồ sơ trong tổ chức triển khai. Nó tương quan đến việc phối hợp những trách nhiệm, quản lý, dữ gìn và bảo vệ, tiêu hủy trong sự hoạt động giải trí của một tổ chức triển khai .

Vai trò của việc quản lý hồ sơ

• Giảm chi phí mua sắm thiết bị
• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

Công tác quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý lưu trữ hồ sơ?

Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí

Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…

Hiệu quả công việc thấp, ảnh hưởng đến môi trường

Với những chưa ổn trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng tác động rất nhiều đến sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác làm việc quản lý văn phòng truyền thống cuội nguồn nhiều sách vở còn gián tiếp ảnh hưởng tác động đến môi trường tự nhiên khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy .

Thiết bị lưu trữ thô sơ, thiếu hiệu quả

Trong những năm qua công tác làm việc quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, sách vở theo cách quản lý truyền thống cuội nguồn đã thể hiện nhiều hạn chế– Thiết bị kỹ thuật Giao hàng công tác làm việc giải quyết và xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công bằng tay, hầu hết là dữ gìn và bảo vệ trong kho, lộn xộn và khó tìm .– Khối lượng hồ sơ ngày càng tăng, diện tích quy hoạnh lưu kho sẽ ngày càng quá tải và việc mất mát thất lạc hồ sơ là rủi ro đáng tiếc rất dễ xảy ra .

Đâu là giải pháp cho doanh nghiệp trong việc quản lý hồ sơ?

Để khắc phục những khó khăn vất vả khi lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp nên sử dụng những ứng dụng quản lý hồ sơ. Bên cạnh việc mang lại hiệu suất cao cao cho công tác làm việc quản lý, thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính link giữa những bộ phận, phòng ban ; tạo tác phong thao tác chuyên nghiệp, nhanh gọn, đúng mực. Đặc biệt giúp những doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí phần nhiều ngân sách thuê nhân sự và kho lưu trữ .Phần mềm quản lý hồ sơ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệpNhững quyền lợi của ứng dụng quản lý hồ sơ hoàn toàn có thể kể đến như :– Cho phép lập và quản lý những loại hồ sơ khác nhau theo nhu yếu sử dụng của từng bộ phận như : hồ sơ điện tử, hồ sơ dự án Bất Động Sản, hồ sơ việc làm, …– Tiết kiệm thời hạn tìm kiếm hồ sơ tài liệu– Bảo mật bảo đảm an toàn nhờ chính sách phân quyền cho những đối tượng người dùng tương quan đến tài liệu– Chỉnh sửa, update hồ sơ nhanh gọn– Chia sẻ thông tin thuận tiện– Cho phép phân quyền để tổ chức triển khai thư mục lưu trữ hồ sơ ;– Cho phép tải ( upload ) những văn bản tài liệu vào hồ sơ ( tương hỗ nhiều định dạng tệp khác nhau : pdf, ps, tif, html, rft, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, gif, jpeg, … )– Cho phép người dùng hoàn toàn có thể link, copy những việc làm, văn bản, tài liệu trên mạng lưới hệ thống vào hồ sơ ;

–    Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ;

– Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau ;– Cho phép tìm kiếm toàn văn trong những file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel ,– PowerPoint, PDF …

Phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ tốt nhất hiện nay

Dưới đây là gợi ý của WEONE về những ứng dụng quản lý hồ sơ tốt nhất lúc bấy giờ. Các bạn cùng tìm hiểu thêm nhé !

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE

Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE là ứng dụng được tăng trưởng bởi FSI – Top 10 doanh nghiệp phân phối dịch vụ, giải pháp Chuyển đổi số, WEONE mang đến giải pháp tổng lực giúp doanh nghiệp đơn giản hóa những hoạt động giải trí quản trị, tối đa hiệu suất thao tác và xử lý những bài toán khó trong quản lý và vận hành .Quản lý tài liệu với mọi loại định dạng tập trung và khoa học với Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONEDoanh nghiệp của bạn có đang tốn hàng chục triệu đồng cho việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu ?Nhân viên của bạn có đang tốn 2 đến 3 h mỗi ngày để tìm tài liệu ?Dữ liệu, tài liệu là một trong gia tài quý giá nhất của doanh nghiệp nhưng lúc bấy giờ 90 % doanh nghiệp chưa thực sự chăm sóc đến việc dữ gìn và bảo vệ nguồn tài nguyên quý báu này. Từ đó dẫn đến việc khó khăn vất vả trong tìm kiếm, dữ gìn và bảo vệ, lưu trữ .Thấu hiểu nỗi đau thầm kín này của doanh nghiệp, giải pháp quản lý tài liệu của WEONE giúp doanh nghiệp quản lý kho tài liệu tập trung chuyên sâu trên một mạng lưới hệ thống với phong phú loại tài liệu, từ hồ sơ, sách vở, hợp đồng, phiếu, đơn từ, … Thay vì dành một lượng lớn thời hạn để tra cứu văn bản trong kho truyền thống cuội nguồn, thì chỉ bằng vài cú click chuột, tìm kiếm theo từ khóa là bạn có ngay tài liệu mình cần .Doanh nghiệp với những nhu yếu khắc nghiệt về bảo mật thông tin cũng không cần lo ngại vì WEONE đã tích hợp việc phân quyền cụ thể, được cho phép đặt mật khẩu và theo dõi lịch sử dân tộc chỉnh sửa để bảo vệ sự bảo đảm an toàn cho tài liệu của bạn .>>>>> Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ tốt nhất cho doanh nghiệp <<<<<<

Phần mềm quản lý hồ sơ Microsoft Access

Phần mềm Microsoft Access đến từ ông lớn Microsoft từ lâu đã nổi tiếng trên thị trường Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn thuần là Access, là một ứng dụng quản lý cơ sở tài liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng những ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng thoáng đãng trong những máy tính cài hệ quản lý và điều hành Windows .Microsoft Access giúp update, chỉnh sửa thông tin nếu thiết yếu và xuất dữ liệu báo cáo giải trình. Giống như Microsoft Excel, MS Access được cho phép xem và chỉnh sửa tài liệu. Nhưng Access được cho phép bạn triển khai những tác vụ phức tạp hơn, thao tác với một mảng thông tin lớn hơn .

Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ DocEye

Hệ thống quản lý tài liệu DocEye đến từ FSI nhận được nhiều đánh giá cao của khách hàngPhần mềm quản lý tài liệu DocEye do công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp số 1 trong nghành số hóa, quy đổi số tại Nước Ta nghiên cứu và điều tra và tăng trưởng dựa trên những công nghệ tiên tiến quản trị tài liệu trên quốc tế. Với 15 năm kinh nghiệp, FSI là một trong những đơn vị chức năng phân phối dịch vụ số hóa số 1 Nước Ta .

Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ DocEye có thể kể đến như thu thập sữ liệu thông tin nhanh chóng và quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả:

– Thu nhận tài liệu thông tin

• – Nhập và phân loại thông tin
• – Bóc tách và nhận dạng tài liệu thủ công, tự động hoặc theo mẫu có sẵn

– Quản lý tài liệu lưu trữ

• – Dễ dàng tìm kiếm tài liệu bằng các thao tác đơn giản
• – Chia sẻ tài liệu được lưu trữ cho một hoặc nhiều người
• – Tạo luồng xử lí công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lí
• – Báo cáo thống kê tài liệu và thống kê người dùng

Trên đây là những thông tin về top 3 ứng dụng quản lý hồ sơ tốt nhất lúc bấy giờ với mức giá hài hòa và hợp lý. Hy vọng những bạn hoàn toàn có thể lựa chọn cho mình một ứng dụng tương thích và hoạt động giải trí hiệu suất cao. Chúc những bạn thành công xuất sắc !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2