Nội dung tổ chức, quản lý công tác lưu trữ – https://vh2.com.vn

2.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng
với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Theo ý
kiến của PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS.TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu
hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp. “Vì thế, công tác lưu trữ ở
các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu
thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia
thuộc bí mật Nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy
định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư
hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục
đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá

nhân”[29;tr.31].

Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: Nhà

nước xác lập và xây dựng bởi mạng lưới hệ thống những cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ Trung ương đến địa phương. Hệ thống đó gồm có : những cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới những kho, những TT lưu trữ. Những cơ quan
này giúp Nhà nước trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước. Đồng thời, những cơ quan này cũng có công dụng tham mưu cho những cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phát hành những văn bản kiểm soát và điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn nước .

Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã

nghiên cứu và điều tra và phát hành những văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ huy công tác lưu trữ của những cơ quan trong toàn nước. Chính vì thế, những nhiệm vụ lưu trữ như : Thu thập, bổ trợ tài liệu ; Phân loại tài liệu ; Xác định giá trị tài liệu ; Chỉnh lý tài liệu ; Bảo quản tài liệu ; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ … tại lưu trữ Quốc gia và lưu trữ những cơ quan từ TW đến địa phương đều thực thi theo sự hướng dẫn, chỉ huy của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và những cơ quan trình độ trên cơ sở lao lý của những văn bản nói trên .

2.1.2.2. Các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ

Các giải pháp tổ chức triển khai, quản lý công tác lưu trữ được biểu lộ ở năm nội dung như sau :

Thứ nhất là thành lập bộ phận quản lý lưu trữ: Bộ phận quản lý lưu trữ

được thành lập ở hầu hết trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là ở
khu vực Nhà nước. Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo tổ chức, quản
lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bằng việc thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Bộ phận lưu trữ được thành lập ở các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo các
quy định hiện hành của pháp luật. Ở khu vực Nhà nước, bộ phận quản lý lưu

trữ được thiết kế xây dựng thành mạng lưới hệ thống thuộc những cơ quan từ Trung ương đến địa phương. Riêng so với doanh nghiệp, tùy thuộc quy mô lớn hay nhỏ của doanh nghiệp mà những nhà đầu tư, những cơ quan chủ quản hoặc những chỉ huy doanh nghiệp quyết định hành động xây dựng bộ phận hoặc sắp xếp cán bộ quản lý công tác lưu trữ .

Thứ hai là tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ: Cán bộ là

tác nhân đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở những cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến chiêu thức, phương pháp tổ chức triển khai khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ trình độ nhiệm vụ cao sẽ tìm ra chiêu thức phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hài hòa và hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ trình độ thấp sẽ ảnh hưởng tác động không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan và làm ảnh hưởng tác động đến hiệu suất cao của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì thế, việc tuyển dụng và sắp xếp cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm thiết yếu cần được sự chăm sóc trực tiếp sát sao của chỉ huy văn phòng và chỉ huy cơ quan. Đối với doanh nghiệp chủ trương tuyển dụng và sắp xếp cán bộ còn nhờ vào nhiều vào nhận thức của chỉ huy về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Hầu hết những doanh nghiệp đều sắp xếp cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ. Tuy nhiên, phần nhiều những doanh nghiệp đang sắp xếp cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ .

Thứ ba là tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ: Nhìn

chung, kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ trong bước đầu đã được chỉ huy những cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp chăm sóc góp vốn đầu tư thiết kế xây dựng, nhất là những cơ quan, tổ chức triển khai Nhà nước có quy mô lớn và những Trung tâm lưu trữ Quốc gia, tỉnh, huyện. Tuy nhiên, ở hầu hết lưu trữ hiện hành đều chưa kiến thiết xây dựng được kho lưu trữ chuyên được dùng, tuy nhiên cũng đã có vừa đủ những trang thiết bị như ; giá, tủ, hộp, cặp, mạng lưới hệ thống điều hoà nhiệt độ … bảo vệ ở mức tương đối nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu ở quá trình hiện hành .

Thứ tư là ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn, phổ biến, tập huấn

nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc

thực thi nguyên tắc quản lý tập trung chuyên sâu thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn nước là mạng lưới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã thiết kế xây dựng và phát hành một mạng lưới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối khá đầy đủ về công tác lưu trữ. Có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ được phát hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực hiện hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2013. Dưới luật có nhiều văn bản hướng dẫn thi hành Luật và những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ trình độ cho những cơ quan, tổ chức triển khai thực thi những nhiệm vụ lưu trữ. Tại những cơ quan, tổ chức triển khai ngoài việc tuân theo những lao lý của những văn bản trên cần phải thực thi những pháp luật đơn cử do cơ quan phát hành. Những cơ quan được chỉ huy chăm sóc sát sao đến công tác lưu trữ thường phát hành những quy định pháp luật 1 số ít điều đơn cử về tổ chức triển khai, quản lý công tác lưu trữ, việc thực thi những nhiệm vụ lưu trữ và nghĩa vụ và trách nhiệm của những cán bộ, công chức, viên chức cơ quan so với công tác lưu trữ .

Thứ năm là công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong

công tác lưu trữ: Thanh tra, kiểm tra nhằm đánh giá quá trình thực hiện các

pháp luật pháp lý lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Dựa trên những tác dụng thanh tra, kiểm tra, những cơ quan quản lý Nhà nước hoàn toàn có thể nhìn nhận được mức độ tương thích của những pháp luật pháp lý lưu trữ so với thực tiễn lưu trữ trong những cơ quan, tổ chức triển khai. Từ đó có những kiểm soát và điều chỉnh nội dung của những văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ ngày càng tương thích hơn với thực tiễn công tác lưu trữ. Đồng thời, những cơ quan quản lý lưu trữ hoàn toàn có thể có những chỉ huy, hướng dẫn để những cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể triển khai có hiệu suất cao cao hơn công tác lưu trữ của mình .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2