ĐỀ CƯƠNG PHÂN LOẠI KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (189.86 KB, 18 trang )

Câu 1. Mỗi quan hệ giữa phân loại khoa học tài liệu lưu trữ với nghiệp vụ lưu trữ ?
–

Nhiều khoa học khác ngoài tài liệu học điều cần thiết phải phân loại khoa học các đối
tượng nghiên cứu trực tiếp. VD: trong sinh học phân loại các giống loài sinh vật, bảo tàng

–

phân loại các hiện vật gốc.
Trong lưu trữ học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hang đầu trong tổ chức khoa

–

học tài liệu phông lưu trữ quốc gia việt nam.
Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ liên quan khác nhau như:

XĐGTTL, BSTL, Thống kê TL => tiến hành thuận lợi.
 Nếu công tác xác định giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu được làm tốt sẽ tạo điều kiện để
phân loại tài liệu được khoa học.
Câu 2. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc của phân loại phông lưu trữ ?
–

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
 Mục đích:
+ Tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ. Ví dụ phông lưu trữ I, II, III.
+ Tạo thuận lợi cho công tác tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu. ví dụ tìm kiếm tài liệu của

–

bộ công thương có thể tìm đầy đủ ở tài liệu lưu trữ quốc gia III.

+ Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý nhân sự.
 Yêu cầu :
Tính khoa học: sản xuất logic, để đảm bảo, dễ tra tìm; phản ánh nội dung và thành phần
tài liệu; thấy được chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Tính triệt để: đảm bảo việc phân loại, tránh mất mát; tránh Bỏ sót tài liệu
 Nguyên tắc :
Quản lý tập trung thống nhất : từ trung ương đến địa phương theo quy định của NN; phản
ánh lịch sử hình thành của quốc gia và cơ cấu tổ chức bộ máy qua trừng thời kỳ lịch sử;

–

đảm bảo không phân tán tài liệu trong phông, xuất sứ và mqh lịch sử.
Nguyên tắc thống nhất: tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu;
thống nhất với công tác XĐGTTL; tránh mất mát tài liệu, bảo quản tài liệu hết giá trị.
Câu 3. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan ?

–

Đơn vị thành lập phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập: có văn bản quy định vè
thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, có

tài khoản riêng ( ngân sách độc lập ), Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, có tổ chức bộ
–

máy, biên chế riêng, con dấu riêng.
Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia VN
Tài liệu phải hoàn chỉnh và đối tượng hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động

của đơn vị hình thành phông.

 3 điều kiện có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau, phải có cả 3 điều kiện mới có thể thành lập
phông lưu trữ cơ quan.
Câu 4 : Thành phần phông LT ĐCS VN
–

Tài liệu của các tổ chức tiền thân của đảng, các tổ chức thiền thân của các tổ chức chính

–

trị xã hội
Tài liệu của đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ các cấp: tài liệu của các cấp ủy

–

đảng ,các cơ quan, tổ chức đảng ban cán sự đảng, đảng đoàn của ĐCSVN
Tài liệu của các tổ chức chính trị xã hội
Tài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động của CT HCM ,các lãnh tụ tiền bối của Đảng
các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà

–

nước, của các tổ chức chính trị xã hội
Tài liệu về hoạt động của các ĐCS và công nhân, của các tổ chức và phong trào quốc tế

–

của các chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến đảng ta
Tài liệu của các chế độ phong kiến thực dân đế quốc xâm lược và các chính quyền tay sai
phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động của đảng ta và các tổ chức đoàn thể cách
mạng

Câu 5 Khái niệm phông lưu trữ ĐCSVN
Khái niệm :Phông lưu trữ quốc gia VN là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước VN không
phụ thuộc vào thời gian hình thành nơi bảo quản chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi tin
và vật mang tin
Phông lưu trữ QGVN gồm 2 loại: + Phông lưu trữ ĐCSVN, Phông lưu trữ nhà nước VN
Khái niệm : Phông lưu trữ ĐCSVN là một bộ phận quan trọng của phông LT-QGVN
Phông LTĐCSVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ, tổ chức của ĐCSVN tổ chức tiền thân của đảng tổ chức chính trị xã hội, tài
liệu về thân thế sự nghiệp hoạt động của CT-HCM các nhân vật lịch sử tiêu biểu của
đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước của các tổ chức chính trị xã hội.

Câu 6: Khái niệm phông lưu trữ quốc gia việt nam
Vật mang tin: Là những vật chứa đựng thồn tin như sách báo ,…….
Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình phát triển và hình thành của cơ
quan tổ chức cá nhân
Tài liệu lưu trữ :là tài liệu có giá trị phục vụ haotj động thực tiễn nghiên cứu khoa học
lịch sử để chọn lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc bản chính. Trong trường hợp
không ci=òn bản chính, bản gốc thì được thay đổi bằng bản sao hợp pháp
Phông lưu trữ : là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong qua trình hoạt động của
cơ quan tổ chức hoặc cá nhân
Phông lưu trữ quốc gia việt nam : Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của Nhà nước không phụ thuộc vào chế độ chính trị xã hội kỹ thuật ghi
tin và vật mang tin
Phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại:
+Phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ Nhà nước VN
Câu 7: Đặc điểm của phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khái niệm: Phông lưu trữ QGVN là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá
trình hoạt động của nhà nước, không phụ thuộc vào chế độ chính trị,xã hội, kỹ thuật nghi

tin và kỹ thuật mang tin.
Đặc điểm:
–

Không có điều kiện thành lập phông.
Không có giới hạn thành lập phông.
Không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời gian hình thành
Không phụ thuộc vào kỹ thuật nghi tin và kỹ thuật mang tin
Gồm 2 loại
+ phông lưu trữ ĐCSVN
+Phông lưu trữ NNVN.

Câu 8: quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ QGVN
Quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn được tiến hành qua 3 giai đoạn:
+ giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia vn để xác định hệ
thống các lưu trữ nhà nước.

+giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ trong phạm vi một lưu
trữ nhà nước.
+giai đoạn 3: giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi 1 phông lưu trữ
Câu 9:phân tích quá trình, phân loại tài liệu giai đoạn 1.
Giai đoạn 1 tài liệu được phân loại căn cứ vào những đặc trưng thời kì lịch sử, ý nghĩa
toàn quốc và ý nghĩa địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt
động, đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác
1

Đặc trưng thời kỳ lịch sử.

Theo mác – lenin thời kì lịch sử là quãng thời gian được đánh dấu bằng bước quặt lịch sử

của một quốc gia, một dân tộc, hoặc của một thế giới, thường tương ứng với một hình
thái kinh tế xã hội.
Ví dụ: cm tháng 8 là phân lỳ ls cận đại và ls hiện đại vn, tài liệu hình thành trước cmt8
và tài liệu hình thành sau cm t8.
2

Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu.a

+ đặc trưng ý nghĩa toàn quốc: tài liệu được hình thành ở các cơ quan nhà nươc và các
đoàn thể tw như chính phủ, cơ quan quốc hội các bộ, cơ quan ngang bộ …. Đây là những
cơ quan có chức năng nhiệm vụ quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động sẽ mang ý nghĩa toàn quốc.
Ví dụ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của ct hồ chí minh
+ đặc trưng ý nghĩa địa phương: những taì liệu của các cơ quan đoàn thể cấp kỳ, liên khu,
các cơ quan toàn thế tỉn, các cơ quan đoàn thể xã thị trấn,…. Tài liệu ở địa phương có
mức đọ hẹp nên mang ý nghĩa địa phương
Ví dụ: trung tâm lưu trữ quốc gia 3 lưu giữa tài liệu của các cơ quan cấp bộ sau năm 1945
từ quảng bình trở ra- tài liệu này mang ý nghĩa địa phương vì sẽ là nguồn nộp lưu vào
trung tâm lưu trữ tỉnh thành phố
3

Đặc trưng lãnh thổ hành chính

Lãnh thổ hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực hiện
quản lý nc theo lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính manh tính chất giai cấp và lịch sử chúng có

thể xóa bỏ mở rộng hay thu hẹp tùy vào chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của nhà nước
trong từng thời kì và giai đoạn lịch sử.
Hệ thống tổ chức hành chính nước ta gồm: tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc tỉnh,

xã thị trán trực thuộc huyện.
4

Đặc trưng ngành hoạt động

Ngành hoạt động là lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như kt- vh, giáo dục ,
quốc phòng, an ninh, ngoại giao….trong đó ngành quốc phòng ,an ninh, ngoại giao tạo
nên các lưu trữ ngành: LT ngoại giao.LT công an. LT quốc phòng.
Tài liệu kho lưu truưc tổ chức theo ngành phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống hoạt
động của các ngành đó.
5

Đặc trưng kyc thuật và đặc trưng chế tác

Bên cạnh những tài liệu hành chính còn có các tài liệu về khoa học tài liệu phim ảnh,
phim điện ảnh tài liệu nghi âm, các loại này chiếm số lượng đáng kể và ngày càng gia
tăng về số lượng, phong phú về nội dung theo đà phát triển của kỹ thuật.chúng được làm
ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện, hiện tượng xh và tự nhiên
bằng những hình thức tài liệu thành văn => việc bảo quản và sử dựng phải có những điều
kiện máy móc, thiết bị thích hợp
6

Một số yếu tố khác cần xem xét khi xác định mạng lưới hệ thông các kho lưu trữ.

+ khối lượng tài liệu
+điều kiện sử dụng tài liệu.
Câu 10: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ gia đình, dòng họ?
Phông lưu trữ gia đình, dòng họạt là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của một gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của nhiều cá nhân tiêu biểu trong một gia đình, dòng họ.

Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh quá trình sống và hoạt động của một
gia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá nhân tiêu biểu trong một cá nhân, gia đình, dòng họ.
Vì vậy, thàn phần tài liệu trong phông lưu trữ gia đình, dòng họ rất đa dạng và phức tạp.
Do đó việc xây dựng và lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ này là
rất khó khăn và phức tạp.

– Phông gia đình: tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của gia đình.
– Phông dòng họ: tài liệu hình thành trong quá trình tồn tại của cả gia đình trong một số
thế hệ.
Phông lưu trữ gia đình và dòng họ khác nhau ở chỗ, phông gia đình gồm tài liệu
của không quá 3 thế hệ, phông dòng họ bảo quản tài liệu không ít hơn 4 thế hệ.
Câu 11: Trình bày những hiểu biết về phông lưu trữ gia đình dòng họ?
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và lao
động của một cá nhân tiêu biểu được lựa chọn và bảo quản ở một lưu trữ nhất định
Phông lưu trữ cá nhân được bắt nguồn từ khi người ra và kết thúc khi người đó
qua đời.
Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu
về lịch sử đấn các tài liệu phản ánh quá trình học tập và làm việc, những tài liệu thư từ
trao đổi tài liệu của người khác viết về người đó.Trong đó có nhiều tài liệu khác nhau
như: tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, tài
liệu phim ảnh, ghi âm,…
Người được lập phông cá nhân là cá nhà hoạt động nhà nước chính trị, xã hội, các
nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế và những người đi đầu trong sản
xuất XHCN và của những người kết quả cuộc sống và hoạt động của họ hình thành các
tài liệu quý hiếm. Mỗi một phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình
thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó.
Xác định giới hạn phông cá nhân trước hết cần lưu ý xác định độ dài cuộc sống và
hoạt động của cá nhân được thành lập phông. Tuy nhiên, có những phông cá nhân có giới
hạn dài hơn cuộc sống của cá nhân được thành lập phông. Trong thành phần của phông

cá nhân, trong 1 số trường hợp có cả tài liệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua
đời: tài liệu tang lễ, các bài báo, hồi ký về cá nhân đó, tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm và
xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó. Trong thành phần phông cá nhân, ngoài những tài
liệu lưu trữ cá nhân của người được thành lập phông (tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ,
v.v…) có thể có cả những tài liệu của những người than gần gũi của cá nhân đó (bố, mẹ,

vợ hoặc chồng, anh chị em và con cái, v.v…) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đối
với cá nhân đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và các giá trị khác.
Nếu như những người thân của cá nhân được thành lập phông cũng là những
người hoạt động nổi tiếng và tài liệu của họ có với khối lượng lớn thì tập hợp các tài liệu
của các cá nhân này không gọi là phông cá nhân nữa mà là phông gia đình.
Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính
thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này
thuộc phông lưu trữ cơ quan
Có thể dựa vào 1 số tiêu chuẩn để đánh giá tài liệu phông cá nhân:
– Ý nghĩa cá nhân trong sự phát triển của cá lĩnh vực khoa học, chính trị, văn hóa, và các
lĩnh vực khác nhau của xã hội
– Vai trò của cá nhân như một thành viên hay 1 người đứng đầu 1 tổ chức như 1 chứng cứ
lịch sử
– Ý nghĩa của giai đoạn lịch sử mà cá nhân đó đã sống và hoạt động
– Ý nghĩa của cơ quan, tổ chức mà cá nhân đó làm việc
– Quan hệ dòng họ và gia đinh của cá nhân đó.
Sơ bộ bước đầu có thể đề xuất hệ thống hóa tài liệu trong phông cá nhân theo từng
nhóm như sau:
1. Tài liệu về tiểu sử
2. Tài liệu về hoạt động chuyên môn
3. Tài liệu về hoạt động trong các lĩnh vực xã hội khác: đoàn thể, tổ chức xã hội, câu lạc
bộ,…
5. Thư từ trao đổi giữa cá nhân với các cơ quan và các cá nhân khác bao gồm thư gửi đi

và thư nhận lại
6. Tài liệu về tài sản: các giấy chứng nhận quyền sở hữu, hóa đơn, chứng từ về mua bán
tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến cá nhân đó về tài sản
7. Tài liệu tạo hình: ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân.
Câu 12: Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ liên hợp?

Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hai
hoặc nhiều đơn vị hình thành phông mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử hoặc logic
được đưa vaò bảo quản ở kho lưu trữ.
Mối liên hệ giữa các cơ quan được hình thành có thể là do cùng chức năng, cùng
cơ quan chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó…
Việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ được thực hiện với những đơn vị hình
do tài liệu bị phân tán hoặc bảo quản không tốt.
Tác dụng của việc thành lập phông lưu trữ liên hợp: loại bỏ những khối tài liệu có
nội dụng thông tin trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu,
đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học.
Câu 13: trong giai đoạn 3 của quy trình phân lọai tài liệu phông lưu trữ QGVN, để
xác định được các đặc trưng phân loại cân phải nghiên cứu những nội dung gì?
Như chúng ta đã biết phân laoij tài liệu phông LTQG là dựa trên cơ sở lý luận chung của
LT học và đặc điểm cụ thể của tài liệu mà tiến hành phân loại chúng thành các nhóm tài
liệu thích hợp trên cơ sở đó tổ chức khoa học tài liệu nhằm mục đích bảo quản và phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu chính xác và thuận lợi.
Phân loại tài liệu phông LT được tiến hành theo 3 giai đoạn:
-giai đoạn 1: là giai đoạn phân loại tài liệu phông LTQGVN để xác định hệ thống các
LTNN
– giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo các phông LT trong phạm vi nhà nước
– giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ trong phạm vi một phông LT.
Phông LT là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc
cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo

quản trong một kho LT nhất định.
Để phân loại tài liệu trong các kho LT thành các phông LT chúng ta cần đi sâu tìm hiểu
về các loại phông LT. Hiện nay ở nước ta có 4 loại phông LT, đó là: phông LTCQ, phông
LT cá nhân, phông LT liên hợp và các sưu tập lưu trữ. Trong 4 loại phông LT cần xác
định rõ điều kiện thành lập phông lưu trữ và xác định giớ hạn phông LT .

Câu 14: Tổ chức LTNN ở trung ương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng
nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
Tổ chức hệ thống LT nhà nước gồm những cơ quan:
–

Cục văn thư lưu trữ nhà nước: là cơ quan thuộc BNV thực hiện chức năng tham
mưu, giúp bộ trưởng BNV quản lý nhà nước về VTLT trong phạm vi cả nước.
Quản lý tài liệu LT quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của
pháp luật. Cục VTLT NN có tư cách pháp nhân con dấu hình quốc huy có tài
khoản riêng theo quy định của pháp luật, trụ sở làm việc tại thành phố HN.
Về cơ cấu tổ chức cục VTLT NN có 7 tổ chức: phòng nghiên cứu VTLT TW,
phòng nghiệp vụ VTLT địa phương, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế hoạch tài
chính, phòng tổ chức cán bộ. có 10 tổ chức sự nghiệp trực thuộc, gồm 4 trung tâm

–

LTQG và 6 đơn vị sự nghiệp khác.
Các trung tâm LT quốc gia : là tổ chức sự nghiệp thuộc cục VTLTNN có chức
năng thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ
tiêu biểu của VN trên địa bàn được phân công theo quy định của pháp luật vầ quy

–

định của cục VTLTNN.
các đơn vị sự nghiệp trực thuộc VTLTNN: Gồm trung tâm bảo hiểm tài liệu
LTQG, trung tâm khao học công nghệ VTLT, trung tâm tin học, trung tâm tu bổ-

–

phục chế VTLT, trường trung cấp VTLTTW, tạp chí VTLT ở VN/
Các phòng VTLT thuộc văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính
phủ: có chức năng tham mưu cho bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ
trưởng cơ quan trực thuộc chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của tránh văn phòng
bộ. Biên chế theo bộ trưởng, thủ truongr cơ quan ngang bộ, thủ truongr cơ quan
thuộc chính phủ quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của
văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ để đảm bảo hoàn thành
nhiệm vụ được quy định.

Câu 15: Tổ chức LTNN ở địa phương gồm những cơ quan nào? Phân tích chức năng
nhiệm vụ của từng nhóm cơ quan?
–

Tổ chức VTLT cấp tỉnh, chi cục VTLT:

+ chi cục VTLT là tổ chức trực thuộc sở nội vụ có chức năng giúp giám đốc sở nội vụ
tham mưu cho UBND tỉnh, TP trực thuộc TW quản lý nhà nước về VTLT của tỉnh và
trực tiếp quản lý tài liệu LT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
+ lãnh đạo chi cục có chi cục trưởng và không quá 2 phó chi cục trưởng chi cục
VTLT chị trách nhiệm trước giám đốc SNV và trước pháp luật về lĩnh vực công tác
được phân công. Việc bổ nhiễm, miễn nhiệm cách chức chi cục truongr, phó chi cục
truongr được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh.

+ tổ chúc thuộc chi cục có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào khối lượng công việc, tổ chức đặc
điểm cưa công tác VTLT tại địa phương, giám đốc SNV trình chủ tịch UBND cấp
tỉnh quyế định cụ thể về số lượng và tên gọi các phòng chuyên môn của chi cục theo
các lĩnh vực công tác sau: quản lý VTLT, kho LT chuyên dụng và công tác tổ chức
tổng hợp.
+ biên chế của chi cực VTLT do UBND tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành
chính và sự nghiệp của SNV.
–

Tổ chức VTLT cấp huyện:

+ phòng nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nội vụ thực hiện
chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về VTLT của cấp
huyện
+ biên chế công chức chuyên trách làm VTLT do phòng nội vụ bố trí trong biên chế
đc giao.
+ công chức chuyên trách làm VTLT tại phòng nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp
vụ của ngạch công chức VTLT theo quy định của pháp luật.
–

Văn thư lưu trữ cấp xã: tại UBND xã phường, thị trấn bố trí công chức kiêm
nhiệm làm VTLT, người làm VTLT phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vujtheo quy
định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của SNV.

–

VTLT cơ quan nhà nước khác: Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
huyện, các dươn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc

tỉnh, cấp huyện.

Câu 16. Trình bày đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu.
•
–

Những nội dung cần tiến hành xác định:
Xác định giới hạn phông lưu tức là xác dịnh thành phần lưu trữ của một phông lưu

trữ cụ thể.
1. Xác định thành phần tài liệu.
– Việc thay đổi thành phần tài liệu là do thự thay đổi địa giới hành chính, xác nhập
–

và chia tách cơ quan khiến cho phông lưu trữ thay đổi về thành phần lưu trữ
Cũng có những trường hợp, tuy địa giới hành chính thay đổi và những hoạt động
của cơ quan có những biến động, nhưng không làm ảnh hưởng tới giới hạn của
phông lưu trữ.
+ Phạm vi hoạt động của cơ quan dc mở rộn, nhưng chức năng nhiệm vụ vẫn như
cũ.
+ Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhưng chức năng nhiệm vụ chủ yếu không
thay đổi

2. Xác định nội dung tài liệu
– Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đã làm thay đổi ý nghĩa và vị

trí của cơ quan đó trong hệ thống chung của bộ máy nhà nước. Trong trường hợp
này sẽ hình thành phông lưu trữ mới hoặc thay đổi nội dung lưu trữ.
3. Xác dịnh giới hạn thời gian lưu trữ.
– Khi xác định giới hạn phông lưu trữ, phải căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc

–

hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Nói chung thời gian bắt đầu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời
gian bắt đầu ht LT của cơ quan đó. Khi cơ quan chấn dứt hoạt động thì đó cũng là
giới hạn thời gian kết thúc của nó. Sự bắt đầu và kết thúc của một cơ quan thường

–

dc thể hiện bằng pháp quy.
Để xác định thời gian của phông lưu trữ cần phải nghiên cứu những yếu tố ảnh
hưởng đến hoạt động của dịch vụ hình thành phông. Yếu tố quan trọng nhất là sự
thay đổi về chế dộ chính trị trong trường hợp này những cơ quan thuộc bộ máy

nhà nước cũng sẽ dc xóa bỏ, nhà nước của chế độ mới ra đời, làm xuất hiện hàng
–

loạt cơ quan mới, tạo nên một đơn vị hình thành phông mới .
Có thể thấy, việc xác định phông lưu trữ là nội dung chủ yếu trong phân loại khoa
học tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ. Đối với những đơn vị hình thành plt chưa kết
thúc hoạt động thì công viecj này sẽ diễn ra trong quá trình lâu dài, đến khi đơn vị
hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó dc giao nộp đầy đủ vào kho

–

lưu trữ mới chấm dứt.
Câu 17. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu.
Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại. tài liệu có ý nghĩa toàn
quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương, cơ sở để phân chia loại tl theo hai ý nghĩa

trên là nội dung tài liệu và chức năng, nhiệm vụ và cơ quan đã hình thành ra

–

chúng.
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc là tài liệu đa phần dc hình thành ở cơ quan nhà nước
và các đoàn thể xã hội TW như cp, cq hốc hội các bộ và các cơ quan ngang bộ, cơ
quan trực thuộc chính phủ, xí nghiệp trực thuộc bộ, tổng công đoàn, trung ương
hội liên hiệp phụ nữ… đây là những cơ quan có chức năng, nhiệm vụ và quyền

–

hạn bao quát cả QG thì tài liệu hình thành sẽ có ý nghĩa toàn quốc.
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc gồm cả tài liệu hoạt động trong quá trình sống và
hoạt động cẩ các nhà chính trị văn hóa, khkt… nổi tiếng và pvi ảnh hưởng của họ

–

có tính chất rộng rãi, vượt khỏi giới hạn của một Đp.
Có những tài liệu tuy phản ánh các sự kiện xảy ra ở địa phương và liên quan đến
địa phương đó nhưng bản thân của sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn vượt ra ngoài
phạm vi của một Đp thì những tài liệu đó thuộc về khối tài liệu có ý nghĩa toàn

–

quốc.
Ngoài ra tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể bao gồm tài liệu của một cơ quan
mang tính chất khu vực nhưng nội dung của cúng mang ý nghĩa lớn được sử dụng

–

cho yêu cầu nc về nhiều mặt trong phạm vi toàn quốc.
Câu 18.Trình bày đặc trưng ý nghĩa địa phương của từng tài liệu.
Tài liệu mang ý nghĩa địa phương là những tài lieuj của các cơ quan đoàn thể cấp
kỳ liên khu và các cơ quan đoàn thể tỉnh, các cơ quan đoàn thể xã, thị trấn. như
vậy tài liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau phụ thuộc
vào chức năng, nhiệm vụ và các quyền hạn của các cơ quan httl.

–

Những cơ quan mà nhiệm vụ quyền hạn chỉ giới hạn trong phạm vi từng đon vị

–

hành chính nhất định mang ý nghĩa địa phương.
Khối tài liệu mang ý nghĩa dịa phương còn có cả tài liệu hình thành sống và hoạt
động của các nhà hoạt động chính trị, xã hội và các lĩnh vực khác nếu những tài

–

liệu đó có ý nghĩa địa phương.
Căn cứ vào những đặc trưng này, sẽ hình thành các kho lưu trữ trung ương tập
trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và kho lưu trữ tỉnh thành bảo
quản khối tài liệu có ý nghĩa địa phương. Những tài liệu có ý nghĩa toàn quốc sẽ là
nguồn nộp lưu trữ quốc gia.

 Nếu kết hợp hai đặc trưng này sẽ thành lập dc 4 trung tâm lưu trữ quốc gia

Câu 19: Trình bày đặc trưng lãnh thổ hành chính của tài liệu ?

–

Lãnh thổ hành chính là đơn vị thành lập chính quyền địa phương các cấp để thực

–

hiện quản lý nhà nước theo lãnh thổ.
Lãnh thổ hành chính mang tính giai cấp & lịch sử, chúng có thể xóa bỏ, mở rộng
hoặc thu hợp tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của nhà nước trong từng

–

thời kỳ và từng giai đoạn lịch sử.
Đơn vụ tổ chức hành chính nước ta gồm có : tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, xã,

–

thị trấn trực thuộc huyện.
Các tài liệu hình thành phản ánh tình hình kinh tế, chính trị, xã hội và các mặt

–

khác của tỉnh, thành phố or đặc khu,…
Căn cứ vào đặc trưng lãnh thổ hành chính để hình thành nên kho lưu trữ tỉnh,

–

thành phố, đặc khu và kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Khi phân loại phông lưu trưc quốc gia theo đặc trưng này cần chú ý tới một số đặc
điểm là tổ chức hành chính ở nước ta trong thời gian qua thường thay đổi, phổ

biến là giải thể các cấp, khu vực,tách & sáng lập tỉnh huyện xã.
 Tài liệu này sẽ được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ thuộc đơn vị hành chính

–

mới mà khối tài liệu nàu liên quan chặt chẽ nhất.
Tài liệu của các khu, lien khu đã giải thể cũng là những tài liệu mang ý nghĩa địa
phương lien quan tới một số tỉnh nhất định nên đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ
tỉnh mà trước đây các cơ quan,khu, liên khu, nếu thuận lợi cho việc bảo quản và sử
dụng chúng.

–

Nếu kết hợp đặc trưng ý nghĩa toàn quốc & ý nghĩa địa phương của tài liệu với
những đặc trưng lãnh thổ hành chính sẽ được thành lập 63 trung tâm lưu trữ tỉnh.

Câu 20: Trình bày đặc trưng ngành hoạt động của tài lệu?
–

Ngành hoạt động là những lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội như KT,
VH, quốc phòng, gnoaij giao,… Trong ngành hoạt động này có một số ngành hoạt
động đặc biệt là quốc phòng, an ninh, ngoại giao, và tạo ra các lưu trữ ngành: LT

–

ngoại giao, Lt công an, LT quốc phòng.
Vận dụng đặc trưng ngành hoạt động sẽ tạo nên các kho lưu trữ tập trung bảo quản

–

tài liệu của hệ thống cơ quan thuộc một ngành nhất định.
Tl của kho LT theo ngành hoạt động sẽ phản ánh một cách đầy đủ và có hệ thống
về hoạt động của ngành đó. Loại hình kho lưu trữ này được thành lập đối với
những ngành hoạt động mà tìa liệu hình thành, nếu tổ chức theo ngành thì sử dụng
được hiệu quả và toàn diện cao hơn .
VD: Ở Việt Nam hiện này đã hình thành một số kho Lt theo ngành như: Kho LT
TL ngoại giao ( bộ ngoại giao,), Kho LT tài liệu quân đội (Bộ Quốc phòng), Kho

–

LTTL công an (Bộ công an).
Theo quy định mới nhất gần đây Tl được lưu trữ chuyên ngành sau 30 năm sẽ
được đưa vào trung tâm lưu trưc Quốc gia (trên thực tế hoạt độngt hì chưa có vb
quy định)
VD: Trong lĩnh vực kinh tế có kho lưu trữ đầu khí, than,…mặc dù chưa có văn
bản công nhận nhưng nó vẫn hoạt động như một lưu trữ chuyên ngành.

Câu 21: Trình bày đặc trưng Kỹ thuật & phương pháp chế tác của tài lệu?
–

Trong thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu hành chính
là loại tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ biến nhất trong các cơ quan đoàn thể,
còn tài liệu có khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh ,…..Các loại tl này chiếm một
khối lượng lớn và ngày một gia tang về khối lượng phong phú, phong phú về nội

–

dung theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật.
Chúng được làm ra bằng kỹ thuật và phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện

hiện tượng xã hội, bằng những hình thưc, tài liệu khác với tài liệu hành văn.

–

Việc bảo quản tài liệu và sử dụng chúng đòi hỏi phải có những thiết bị máy móc,
thiết bị thích hợp. Chính vì thế có thể căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phương

–

ohaos làm ra taì liệu mà tách chúng ra khỏi tl hành chính để lập kho lt riêng.
VD: kho LTTL phim ảnh, ghi âm, kho LTTL khoa học kỹ thuật.
Những tài liệu có kỹ thuật và phương pháp chế tác khác, có tính chất lý hóa khác
cho nên kỹ thuật bảo quản và hình thức khai thác nó khác. Cần kết hợp với đặc
trưng ngành hoạt động để tạo nên các kho lưu trữ kỹ thuật – công nghiệp (mang
tính chất chuyên ngành, mang tính kỹ thuật).

Câu 22: Vì sao phương án phân loại mặt hoạt động – thời gian và thời gian – mặt hoạt
động ít được sử dụng trong thực tế ?

–

Vì:
1 Phân loại theo mặt hoạt động – thời gian :
Phương án này không phản ánh rõ về cơ cấu tổ chức c ủa cơ quan, đơn vị.
Phương án phân loại này bị phụ thuộc vào ngành hoạt động của cơ quan; vì vậy
nếu ngành hoạt động (chức năng, nhiệm vụ) của cơ quan có sự thay đổi thì sẽ gây

–

nên sự cố xáo trộn, khó khan cho quá trình phân loại.
Có nhiều tài liệu liên quan tới nhiều ngành hoạt động vì vậy khó khan trong việc

–

phân loại tài liệu vào từng ngành.
2 Phân loại theo thời gian – mặt hoạt động
Phương án này không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành phông do đó

–

nó ít được vận dụng trong thực tế ở các cơ quan.
Phân loại theo phương án này sao cho hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt động
của đơn vị hình thành phông là vấn đề không hề đơn giản, dễ gây ra tình trạng

–

phân chia các ngành hoạt động một cách tùy tiện, không khao học.
Phương án này thường áp dụng để ohaan loại tài liệu của những đơn vị hình thành

–

phông có cơ cấu tổ chức thau đổi, đang hoạt động thực tế.
Phương án thời gian – mặt hoạt động cũng được áp dụng cho các phông lưu trữ có
đặc điểm giống như khi áp dụng phương án nhành hoạt động – thời gian, nhưng
điều đó khác biệt so với phương án đó là những đơn vị hình thành phông trong quá

–

trình hoạt động.

Các kiểu phương án phấn loại theo ngành họat động ít được vận dụng trong thực
tế.

Câu 23: Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm
công tác phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý không? Giải
thích.
–

Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm công tác

–

phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý
Vì : + Theo phương án này thì tài liệu sẽ dk chia làm các nhóm cơ bản theo các
nhóm tổ chức, đơn vị hình thành phông, sau đó nó lại được chia theo đặc trung
thời gian. Thời gian tính theo năm hoặc theo giai đoạn. Ngoài rat l có thể chia

–

nhỏ hơn.
Thể hiện một cách rõ nét về mặt logic và lịch sử nội dung của tài liệu lưu trữ.
Phản ánh được mối quan hệ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức đó.
Phương án này thường được áp dụng với đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ
chức ổn định ít thay dodirr. Thông thường áp dụng với những đơn vị hình thành
phông đã kết thúc hoạt động ;
 Cơ quan ngừng hoạt động cơ cấu tổ chức bộ máy cũ ổn định phù hợp áp dụng
phương pháp này.

Câu 24: Khi tiến hành phân loại TL cho một cơ quan mà cơ cấu tổ chức thường

xuyên thay đổi cán bộ làm công tác phân loại lựa chọn phương pháp phân loại thời
gian – cơ cấu tổ chức thì có hộ lý không? Giải thích?
 Có hợp lý
 Vì:
–

Tài liệu phông sẽ được phân loại theo thời gian sau đó mới phân loại theo cơ cấu

–

tổ chức.
Đây là phương án phân loại đơn giản, dễ phân loại.
TL phông lưu trữ theo phương án này phản ánh lich sử hoạt động của đơn vị hình

–

thành phông nói chung, từng đơn vị tổ chức nói riêng, theo thời gian nhất định.
Phương án này được áp dụng với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành
phông có cơ cấu tổ chức không ổn định, trong từng thời gian có thay đổi nhưng
thay đổi có thể theo dõi được.
 Hoàn toàn phù hợp.

Câu 25: Vì sao phải nghiên cứu biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ?
–

Thu thập những thông tin cần thiết về tình hình phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, những thông tin này làm cơ sở quan trọng và cần thiết cho việc biên soạn

–

các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
Lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để
bổ sung cho phông và thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra.

Câu 26: Khi tiến hành phân loại tại cơ quan như trường mình, để thể hiện được lịch
sử của đơn vị hình thành và của các tổ chức trong trường thì chọn phương án thời
gian – mặt hoạt động có hợp lý không? Giải thích?
 Không hợp lý .
 Vì:
–

Trường mình là trường có cơ cấu hoạt động ổn định mà phương án này thì chỉ
dung phân loại tài liệu cho các đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chứa thay

–

đổi, đang hoạt động trong thực tế.
PA này không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành phông do đó nó ít

–

được vận dụng trong thực tế các cơ quan.
Phân loại theo phương án này sao cho hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt động
của đơn vị hình thành phông là vấn đề không đơn giản, dễ gây ra tình trạng chia
các ngành hoạt động một cách tùy tiện, không khoa học.

Câu 27: Vẽ sơ đồ phân loại tài liệu trường mình theo phương án thời gian – mặt hoạt
động ?
“Cái này các bạn tự đưa ra sơ đồ riêng cho mình nhé”

+ Tạo thuận tiện cho công tác làm việc kiểm tra, quản trị nhân sự.  Yêu cầu : Tính khoa học : sản xuất logic, để bảo vệ, dễ tra tìm ; phản ánh nội dung và thành phầntài liệu ; thấy được công dụng, trách nhiệm và quyền hạn. Tính triệt để : bảo vệ việc phân loại, tránh mất mát ; tránh Bỏ sót tài liệu  Nguyên tắc : Quản lý tập trung chuyên sâu thống nhất : từ TW đến địa phương theo pháp luật của NN ; phảnánh lịch sử dân tộc hình thành của vương quốc và cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cỗ máy qua trừng thời kỳ lịch sử vẻ vang ; bảo vệ không phân tán tài liệu trong phông, xuất sứ và mqh lịch sử vẻ vang. Nguyên tắc thống nhất : tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc tích lũy, bổ trợ tài liệu ; thống nhất với công tác làm việc XĐGTTL ; tránh mất mát tài liệu, dữ gìn và bảo vệ tài liệu hết giá trị. Câu 3. Điều kiện xây dựng phông lưu trữ cơ quan ? Đơn vị xây dựng phông phải là một cơ quan hoạt động giải trí độc lập : có văn bản lao lý vèthành lập, pháp luật tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, khoanh vùng phạm vi hoạt động giải trí của cơ quan, cótài khoản riêng ( ngân sách độc lập ), Đảm bảo cho hoạt động giải trí của cơ quan, có tổ chức triển khai bộmáy, biên chế riêng, con dấu riêng. Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ trợ vào phông lưu trữ vương quốc VNTài liệu phải hoàn hảo và đối tượng người dùng hoàn hảo, phản ánh khá đầy đủ quy trình hoạt độngcủa đơn vị chức năng hình thành phông.  3 điều kiện kèm theo có mỗi quan hệ ngặt nghèo với nhau, phải có cả 3 điều kiện kèm theo mới hoàn toàn có thể thành lậpphông lưu trữ cơ quan. Câu 4 : Thành phần phông LT ĐCS VNTài liệu của những tổ chức triển khai tiền thân của đảng, những tổ chức triển khai thiền thân của những tổ chức triển khai chínhtrị xã hộiTài liệu của đại hội Đảng toàn quốc và đại hội đảng bộ những cấp : tài liệu của những cấp ủyđảng, những cơ quan, tổ chức triển khai đảng ban cán sự đảng, đảng đoàn của ĐCSVNTài liệu của những tổ chức triển khai chính trị xã hộiTài liệu về thân thế sự nghiệp và hoạt động giải trí của CT HCM, những lãnh tụ tiền bối của Đảngcác nhân vật lịch sử vẻ vang, tiêu biểu vượt trội của đảng, đồng thời là cán bộ chỉ huy chủ chốt của nhànước, của những tổ chức triển khai chính trị xã hộiTài liệu về hoạt động giải trí của những ĐCS và công nhân, của những tổ chức triển khai và trào lưu quốc tếcủa những chiến sỹ cộng sản và nhân vật lịch sử dân tộc quốc tế có tương quan đến đảng taTài liệu của những chính sách phong kiến thực dân đế quốc xâm lược và những chính quyền sở tại tay saiphản động có tương quan trực tiếp đến hoạt động giải trí của đảng ta và những tổ chức triển khai đoàn thể cáchmạngCâu 5 Khái niệm phông lưu trữ ĐCSVNKhái niệm : Phông lưu trữ vương quốc việt nam là hàng loạt tài liệu lưu trữ của nước việt nam khôngphụ thuộc vào thời hạn hình thành nơi dữ gìn và bảo vệ chính sách chính trị xã hội kỹ thuật ghi tinvà vật mang tinPhông lưu trữ QGVN gồm 2 loại : + Phông lưu trữ ĐCSVN, Phông lưu trữ nhà nước VNKhái niệm : Phông lưu trữ ĐCSVN là một bộ phận quan trọng của phông LT-QGVNPhông LTĐCSVN là hàng loạt tài liệu lưu trữ được hình thành trong quy trình hoạt độngcủa những cơ, tổ chức triển khai của ĐCSVN tổ chức triển khai tiền thân của đảng tổ chức triển khai chính trị xã hội, tàiliệu về thân thế sự nghiệp hoạt động giải trí của CT-HCM những nhân vật lịch sử dân tộc tiêu biểu vượt trội củađảng đồng thời là cán bộ chỉ huy chủ chốt của nhà nước của những tổ chức triển khai chính trị xã hội. Câu 6 : Khái niệm phông lưu trữ vương quốc việt namVật mang tin : Là những vật tiềm ẩn thồn tin như sách báo, … …. Tài liệu : là vật mang tin được hình thành trong quy trình tăng trưởng và hình thành của cơquan tổ chức triển khai cá nhânTài liệu lưu trữ : là tài liệu có giá trị Giao hàng haotj động thực tiễn nghiên cứu và điều tra khoa họclịch sử để chọn lưu trữ. Tài liệu lưu trữ gồm có bản gốc bản chính. Trong trường hợpkhông ci = òn bản chính, bản gốc thì được biến hóa bằng bản sao hợp phápPhông lưu trữ : là hàng loạt tài liệu lưu trữ được hình thành trong qua trình hoạt động giải trí củacơ quan tổ chức triển khai hoặc cá nhânPhông lưu trữ vương quốc việt nam : Là hàng loạt tài liệu lưu trữ được hình thành trong quátrình hoạt động giải trí của Nhà nước không phụ thuộc vào vào chính sách chính trị xã hội kỹ thuật ghitin và vật mang tinPhông lưu trữ vương quốc việt nam được chia làm hai loại : + Phông lưu trữ ĐCSVN + Phông lưu trữ Nhà nước VNCâu 7 : Đặc điểm của phông lưu trữ Quốc gia Nước Ta. Khái niệm : Phông lưu trữ QGVN là hàng loạt tài liệu lưu trữ được hình thành trong quátrình hoạt động giải trí của nhà nước, không phụ thuộc vào vào chính sách chính trị, xã hội, kỹ thuật nghitin và kỹ thuật mang tin. Đặc điểm : Không có điều kiện kèm theo xây dựng phông. Không có số lượng giới hạn xây dựng phông. Không phụ thuộc vào vào nơi dữ gìn và bảo vệ, thời hạn hình thànhKhông nhờ vào vào kỹ thuật nghi tin và kỹ thuật mang tinGồm 2 loại + phông lưu trữ ĐCSVN + Phông lưu trữ NNVN.Câu 8 : quy trình phân loại tài liệu phông lưu trữ QGVNQuá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ vương quốc vn được triển khai qua 3 tiến trình : + tiến trình 1 : là quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ vương quốc vn để xác lập hệthống những lưu trữ nhà nước. + quá trình 2 : quá trình phân loại tài liệu theo những phông lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi một lưutrữ nhà nước. + quá trình 3 : tiến trình phân loại tài liệu lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi 1 phông lưu trữCâu 9 : nghiên cứu và phân tích quy trình, phân loại tài liệu tiến trình 1. Giai đoạn 1 tài liệu được phân loại địa thế căn cứ vào những đặc trưng thời kì lịch sử dân tộc, ý nghĩatoàn quốc và ý nghĩa địa phương, đặc trưng chủ quyền lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạtđộng, đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tácĐặc trưng thời kỳ lịch sử vẻ vang. Theo mác – lenin thời kì lịch sử dân tộc là quãng thời hạn được lưu lại bằng bước quặt lịch sửcủa một vương quốc, một dân tộc bản địa, hoặc của một quốc tế, thường tương ứng với một hìnhthái kinh tế tài chính xã hội. Ví dụ : cm tháng 8 là phân lỳ ls cận đại và ls văn minh vn, tài liệu hình thành trước cmt8và tài liệu hình thành sau cm t8. Đặc trưng ý nghĩa toàn nước và ý nghĩa địa phương của tài liệu. a + đặc trưng ý nghĩa toàn nước : tài liệu được hình thành ở những cơ quan nhà nươc và cácđoàn thể tw như cơ quan chính phủ, cơ quan QH những bộ, cơ quan ngang bộ …. Đây là nhữngcơ quan có tính năng trách nhiệm quyền hạn bao quát cả vương quốc thì tài liệu hình thànhtrong quy trình hoạt động giải trí sẽ mang ý nghĩa toàn nước. Ví dụ tài liệu hình thành trong quy trình sống và hoạt động giải trí của ct hồ chí minh + đặc trưng ý nghĩa địa phương : những taì liệu của những cơ quan đoàn thể cấp kỳ, liên khu, những cơ quan toàn thế tỉn, những cơ quan đoàn thể xã thị xã, …. Tài liệu ở địa phương cómức đọ hẹp nên mang ý nghĩa địa phươngVí dụ : TT lưu trữ vương quốc 3 lưu giữa tài liệu của những cơ quan cấp bộ sau năm 1945 từ quảng bình trở ra – tài liệu này mang ý nghĩa địa phương vì sẽ là nguồn nộp lưu vàotrung tâm lưu trữ tỉnh thành phốĐặc trưng chủ quyền lãnh thổ hành chínhLãnh thổ hành chính là đơn vị chức năng xây dựng chính quyền sở tại địa phương những cấp để thực hiệnquản lý nc theo chủ quyền lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính manh đặc thù giai cấp và lịch sử vẻ vang chúng cóthể xóa bỏ lan rộng ra hay thu hẹp tùy vào công dụng trách nhiệm và quyền hạn của nhà nướctrong từng thời kì và quy trình tiến độ lịch sử vẻ vang. Hệ thống tổ chức triển khai hành chính nước ta gồm : tỉnh, thành phố, thành phố thường trực tỉnh, xã thị trán thường trực huyện. Đặc trưng ngành hoạt độngNgành hoạt động giải trí là nghành hoạt động giải trí của nhà nước và xã hội như kt – vh, giáo dục, quốc phòng, bảo mật an ninh, ngoại giao …. trong đó ngành quốc phòng, bảo mật an ninh, ngoại giao tạonên những lưu trữ ngành : LT ngoại giao. LT công an. LT quốc phòng. Tài liệu kho lưu truưc tổ chức triển khai theo ngành phản ánh một cách khá đầy đủ và có mạng lưới hệ thống hoạtđộng của những ngành đó. Đặc trưng kyc thuật và đặc trưng chế tácBên cạnh những tài liệu hành chính còn có những tài liệu về khoa học tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh tài liệu nghi âm, những loại này chiếm số lượng đáng kể và ngày càng giatăng về số lượng, nhiều mẫu mã về nội dung theo đà tăng trưởng của kỹ thuật. chúng được làmra bằng kỹ thuật và chiêu thức riêng, phản ánh những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ xh và tự nhiênbằng những hình thức tài liệu thành văn => việc dữ gìn và bảo vệ và sử dựng phải có những điềukiện máy móc, thiết bị thích hợpMột số yếu tố khác cần xem xét khi xác lập mạng lưới hệ thông những kho lưu trữ. + khối lượng tài liệu + điều kiện kèm theo sử dụng tài liệu. Câu 10 : Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ mái ấm gia đình, dòng họ ? Phông lưu trữ mái ấm gia đình, dòng họạt là hàng loạt tài liệu hình thành trong quá trìnhsống và hoạt động giải trí của một mái ấm gia đình, dòng họ hoặc tài liệu hình thành trong quy trình hoạtđộng của nhiều cá thể tiêu biểu vượt trội trong một mái ấm gia đình, dòng họ. Phông lưu trữ mái ấm gia đình, dòng họ phản ánh quy trình sống và hoạt động giải trí của mộtgia đình, một dòng họ hoặc nhiều cá thể tiêu biểu vượt trội trong một cá thể, mái ấm gia đình, dòng họ. Vì vậy, thàn phần tài liệu trong phông lưu trữ mái ấm gia đình, dòng họ rất phong phú và phức tạp. Do đó việc thiết kế xây dựng và lựa chọn giải pháp phân loại cho mô hình phông lưu trữ này làrất khó khăn vất vả và phức tạp. – Phông mái ấm gia đình : tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của mái ấm gia đình. – Phông dòng họ : tài liệu hình thành trong quy trình sống sót của cả mái ấm gia đình trong một sốthế hệ. Phông lưu trữ mái ấm gia đình và dòng họ khác nhau ở chỗ, phông mái ấm gia đình gồm tài liệucủa không quá 3 thế hệ, phông dòng họ dữ gìn và bảo vệ tài liệu không ít hơn 4 thế hệ. Câu 11 : Trình bày những hiểu biết về phông lưu trữ mái ấm gia đình dòng họ ? Phông lưu trữ cá thể là hàng loạt tài liệu hình thành trong quy trình sống và laođộng của một cá thể tiêu biểu vượt trội được lựa chọn và dữ gìn và bảo vệ ở một lưu trữ nhất địnhPhông lưu trữ cá thể được bắt nguồn từ khi người ra và kết thúc khi người đóqua đời. Phông lưu trữ cá thể gồm có nhiều nhóm tài liệu đa dạng và phong phú phong phú, từ tài liệuvề lịch sử dân tộc đấn những tài liệu phản ánh quy trình học tập và thao tác, những tài liệu thư từtrao đổi tài liệu của người khác viết về người đó. Trong đó có nhiều tài liệu khác nhaunhư : tài liệu hành chính, tài liệu điều tra và nghiên cứu khoa học kỹ thuật, tài liệu trình độ, tàiliệu phim ảnh, ghi âm, … Người được lập phông cá thể là cá nhà hoạt động giải trí nhà nước chính trị, xã hội, cácnhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng tạo và những người đi đầu trong sảnxuất XHCN và của những người tác dụng đời sống và hoạt động giải trí của họ hình thành cáctài liệu quý và hiếm. Mỗi một phông cá thể là một tập hợp độc lập những tài liệu hìnhthành trong cuộc sống và sự nghiệp của cá thể đó. Xác định số lượng giới hạn phông cá thể trước hết cần quan tâm xác lập độ dài đời sống vàhoạt động của cá thể được xây dựng phông. Tuy nhiên, có những phông cá thể có giớihạn dài hơn đời sống của cá thể được xây dựng phông. Trong thành phần của phôngcá nhân, trong 1 số trường hợp có cả tài liệu được hình thành sau khi cá thể ấy đã quađời : tài liệu tang lễ, những bài báo, hồi ký về cá thể đó, tài liệu về tổ chức triển khai lễ kỷ niệm vàxuất bản những tác phẩm của cá thể đó. Trong thành phần phông cá thể, ngoài những tàiliệu lưu trữ cá thể của người được xây dựng phông ( tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ, v.v … ) hoàn toàn có thể có cả những tài liệu của những người than thân mật của cá thể đó ( bố, mẹ, vợ hoặc chồng, anh chị em và con cháu, v.v … ) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đốivới cá thể đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và những giá trị khác. Nếu như những người thân trong gia đình của cá thể được xây dựng phông cũng là nhữngngười hoạt động giải trí nổi tiếng và tài liệu của họ có với khối lượng lớn thì tập hợp những tài liệucủa những cá thể này không gọi là phông cá thể nữa mà là phông mái ấm gia đình. Cần chú ý quan tâm trong thành phần phông lưu trữ cá thể không cần những loại tài liệu chínhthức có tương quan đến hoạt động giải trí của cơ quan, nơi cá thể đó công tác làm việc, những tài liệu nàythuộc phông lưu trữ cơ quanCó thể dựa vào 1 số tiêu chuẩn để nhìn nhận tài liệu phông cá thể : – Ý nghĩa cá thể trong sự tăng trưởng của cá nghành nghề dịch vụ khoa học, chính trị, văn hóa truyền thống, và cáclĩnh vực khác nhau của xã hội – Vai trò của cá thể như một thành viên hay 1 người đứng đầu 1 tổ chức triển khai như 1 chứng cứlịch sử – Ý nghĩa của quá trình lịch sử vẻ vang mà cá thể đó đã sống và hoạt động giải trí – Ý nghĩa của cơ quan, tổ chức triển khai mà cá thể đó thao tác – Quan hệ dòng họ và gia đinh của cá thể đó. Sơ bộ trong bước đầu hoàn toàn có thể đề xuất kiến nghị hệ thống hóa tài liệu trong phông cá thể theo từngnhóm như sau : 1. Tài liệu về tiểu sử2. Tài liệu về hoạt động giải trí chuyên môn3. Tài liệu về hoạt động giải trí trong những nghành nghề dịch vụ xã hội khác : đoàn thể, tổ chức triển khai xã hội, câu lạcbộ, … 5. Thư từ trao đổi giữa cá thể với những cơ quan và những cá thể khác gồm có thư gửi đivà thư nhận lại6. Tài liệu về gia tài : những giấy ghi nhận quyền sở hữu, hóa đơn, chứng từ về mua bántài sản hoặc tài liệu có tương quan đến cá thể đó về tài sản7. Tài liệu tạo hình : ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá thể. Câu 12 : Trình bày những hiểu biết về Phông lưu trữ liên hợp ? Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của haihoặc nhiều đơn vị chức năng hình thành phông mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử dân tộc hoặc logicđược đưa vaò dữ gìn và bảo vệ ở kho lưu trữ. Mối liên hệ giữa những cơ quan được hình thành hoàn toàn có thể là do cùng tính năng, cùngcơ quan chủ quản, cùng địa phận hoạt động giải trí, hoặc cùng kế thừa một trách nhiệm nào đó … Việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ được thực thi với những đơn vị chức năng hìnhdo tài liệu bị phân tán hoặc dữ gìn và bảo vệ không tốt. Tác dụng của việc xây dựng phông lưu trữ liên hợp : vô hiệu những khối tài liệu cónội dụng thông tin trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công tác làm việc chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn thuần mạng lưới hệ thống công cụ tra cứu khoa học. Câu 13 : trong quá trình 3 của quy trình tiến độ phân lọai tài liệu phông lưu trữ QGVN, đểxác định được những đặc trưng phân loại cân phải nghiên cứu và điều tra những nội dung gì ? Như tất cả chúng ta đã biết phân laoij tài liệu phông LTQG là dựa trên cơ sở lý luận chung củaLT học và đặc thù đơn cử của tài liệu mà triển khai phân loại chúng thành những nhóm tàiliệu thích hợp trên cơ sở đó tổ chức triển khai khoa học tài liệu nhằm mục đích mục tiêu dữ gìn và bảo vệ và phụcvụ khai thác, sử dụng tài liệu đúng mực và thuận tiện. Phân loại tài liệu phông LT được triển khai theo 3 quá trình : – tiến trình 1 : là quy trình tiến độ phân loại tài liệu phông LTQGVN để xác lập mạng lưới hệ thống cácLTNN – quá trình 2 : quá trình phân loại tài liệu theo những phông LT trong khoanh vùng phạm vi nhà nước – tiến trình phân loại tài liệu lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi một phông LT.Phông LT là hàng loạt tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của một cơ quan hoặccá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử vẻ vang và những ý nghĩa khác được đưa vào bảoquản trong một kho LT nhất định. Để phân loại tài liệu trong những kho LT thành những phông LT tất cả chúng ta cần đi sâu tìm hiểuvề những loại phông LT. Hiện nay ở nước ta có 4 loại phông LT, đó là : phông LTCQ, phôngLT cá thể, phông LT liên hợp và những sưu tập lưu trữ. Trong 4 loại phông LT cần xácđịnh rõ điều kiện kèm theo xây dựng phông lưu trữ và xác lập giớ hạn phông LT. Câu 14 : Tổ chức LTNN ở TW gồm những cơ quan nào ? Phân tích chức năngnhiệm vụ của từng nhóm cơ quan ? Tổ chức mạng lưới hệ thống LT nhà nước gồm những cơ quan : Cục văn thư lưu trữ nhà nước : là cơ quan thuộc BNV triển khai tính năng thammưu, giúp bộ trưởng liên nghành BNV quản trị nhà nước về VTLT trong khoanh vùng phạm vi cả nước. Quản lý tài liệu LT vương quốc và thực thi những dịch vụ công theo pháp luật củapháp luật. Cục VTLT NN có tư cách pháp nhân con dấu hình quốc huy có tàikhoản riêng theo pháp luật của pháp lý, trụ sở thao tác tại thành phố HN.Về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cục VTLT NN có 7 tổ chức triển khai : phòng nghiên cứu và điều tra VTLT TW, phòng nhiệm vụ VTLT địa phương, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế hoạch tàichính, phòng tổ chức triển khai cán bộ. có 10 tổ chức triển khai sự nghiệp thường trực, gồm 4 trung tâmLTQG và 6 đơn vị chức năng sự nghiệp khác. Các TT LT vương quốc : là tổ chức triển khai sự nghiệp thuộc cục VTLTNN có chứcnăng tích lũy, sưu tầm, chỉnh lý, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu, tài liệu hìnhthành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể, mái ấm gia đình dòng họtiêu biểu của việt nam trên địa phận được phân công theo pháp luật của pháp lý vầ quyđịnh của cục VTLTNN.các đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực VTLTNN : Gồm TT bảo hiểm tài liệuLTQG, TT khao học công nghệ tiên tiến VTLT, TT tin học, TT tu bổ-phục chế VTLT, trường tầm trung VTLTTW, tạp chí VTLT ở việt nam / Các phòng VTLT thuộc văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chínhphủ : có tính năng tham mưu cho bộ trưởng liên nghành, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủtrưởng cơ quan thường trực cơ quan chính phủ chỉ định theo đề xuất của tránh văn phòngbộ. Biên chế theo bộ trưởng liên nghành, thủ truongr cơ quan ngang bộ, thủ truongr cơ quanthuộc chính phủ nước nhà quyết định hành động trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp củavăn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ nước nhà để bảo vệ hoàn thànhnhiệm vụ được pháp luật. Câu 15 : Tổ chức LTNN ở địa phương gồm những cơ quan nào ? Phân tích chức năngnhiệm vụ của từng nhóm cơ quan ? Tổ chức VTLT cấp tỉnh, chi cục VTLT : + chi cục VTLT là tổ chức triển khai thường trực sở nội vụ có tính năng giúp giám đốc sở nội vụtham mưu cho Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, TP thường trực TW quản trị nhà nước về VTLT của tỉnh vàtrực tiếp quản lý tài liệu LT lịch sử dân tộc của tỉnh theo lao lý của pháp lý. + chỉ huy chi cục có chi cục trưởng và không quá 2 phó chi cục trưởng chi cụcVTLT chị nghĩa vụ và trách nhiệm trước giám đốc SNV và trước pháp lý về nghành nghề dịch vụ công tácđược phân công. Việc bổ nhiễm, không bổ nhiệm không bổ nhiệm chi cục truongr, phó chi cụctruongr được thực thi theo lao lý của pháp lý và phân cấp của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh. + tổ chúc thuộc chi cục có những phòng trình độ, nhiệm vụ để quản trị và tổ chứcthực hiện những trách nhiệm được giao. Căn cứ vào khối lượng việc làm, tổ chức triển khai đặcđiểm cưa công tác làm việc VTLT tại địa phương, giám đốc SNV trình quản trị Ủy Ban Nhân Dân cấptỉnh quyế định đơn cử về số lượng và tên gọi những phòng trình độ của chi cục theocác nghành nghề dịch vụ công tác làm việc sau : quản trị VTLT, kho LT chuyên sử dụng và công tác làm việc tổ chứctổng hợp. + biên chế của chi cực VTLT do Ủy Ban Nhân Dân tỉnh quyết định hành động trong tổng số biên chế hànhchính và sự nghiệp của SNV.Tổ chức VTLT cấp huyện : + phòng nội vụ sắp xếp công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nội vụ thực hiệnchức năng tham mưu cho Ủy Ban Nhân Dân cấp huyện quản trị nhà nước về VTLT của cấphuyện + biên chế công chức chuyên trách làm VTLT do phòng nội vụ sắp xếp trong biên chếđc giao. + công chức chuyên trách làm VTLT tại phòng nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệpvụ của ngạch công chức VTLT theo lao lý của pháp lý. Văn thư lưu trữ cấp xã : tại Ủy Ban Nhân Dân xã phường, thị xã sắp xếp công chức kiêmnhiệm làm VTLT, người làm VTLT phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vujtheo quyđịnh của pháp lý và thực thi trách nhiệm theo hướng dẫn trình độ của SNV.VTLT cơ quan nhà nước khác : Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, huyện, những dươn vị sự nghiệp nhà nước và những tổ chức triển khai kinh tế tài chính nhà nước trực thuộctỉnh, cấp huyện. Câu 16. Trình bày đặc trưng ý nghĩa toàn nước của tài liệu. Những nội dung cần thực thi xác lập : Xác định số lượng giới hạn phông lưu tức là xác dịnh thành phần lưu trữ của một phông lưutrữ đơn cử. 1. Xác định thành phần tài liệu. – Việc đổi khác thành phần tài liệu là do thự biến hóa địa giới hành chính, xác nhậpvà chia tách cơ quan khiến cho phông lưu trữ biến hóa về thành phần lưu trữCũng có những trường hợp, tuy địa giới hành chính đổi khác và những hoạt độngcủa cơ quan có những dịch chuyển, nhưng không làm ảnh hưởng tác động tới số lượng giới hạn củaphông lưu trữ. + Phạm vi hoạt động giải trí của cơ quan dc mở rộn, nhưng công dụng trách nhiệm vẫn nhưcũ. + Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhưng tính năng trách nhiệm đa phần khôngthay đổi2. Xác định nội dung tài liệu – Sự biến hóa về trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan đã làm biến hóa ý nghĩa và vịtrí của cơ quan đó trong mạng lưới hệ thống chung của cỗ máy nhà nước. Trong trường hợpnày sẽ hình thành phông lưu trữ mới hoặc đổi khác nội dung lưu trữ. 3. Xác dịnh số lượng giới hạn thời hạn lưu trữ. – Khi xác lập số lượng giới hạn phông lưu trữ, phải địa thế căn cứ vào thời hạn khởi đầu và kết thúchoạt động của đơn vị chức năng hình thành phông. Nói chung thời hạn mở màn hoạt động giải trí của một cơ quan đồng thời cũng là thờigian mở màn ht LT của cơ quan đó. Khi cơ quan chấn dứt hoạt động giải trí thì đó cũng làgiới hạn thời hạn kết thúc của nó. Sự mở màn và kết thúc của một cơ quan thườngdc biểu lộ bằng pháp quy. Để xác lập thời hạn của phông lưu trữ cần phải điều tra và nghiên cứu những yếu tố ảnhhưởng đến hoạt động giải trí của dịch vụ hình thành phông. Yếu tố quan trọng nhất là sựthay đổi về chế dộ chính trị trong trường hợp này những cơ quan thuộc bộ máynhà nước cũng sẽ dc xóa bỏ, nhà nước của chính sách mới sinh ra, làm Open hàngloạt cơ quan mới, tạo nên một đơn vị chức năng hình thành phông mới. Có thể thấy, việc xác lập phông lưu trữ là nội dung hầu hết trong phân loại khoahọc tài liệu lưu trữ ở những kho lưu trữ. Đối với những đơn vị chức năng hình thành plt chưa kếtthúc hoạt động giải trí thì công viecj này sẽ diễn ra trong quy trình lâu bền hơn, đến khi đơn vịhình thành phông ngừng hoạt động giải trí và tài liệu của nó dc giao nộp vừa đủ vào kholưu trữ mới chấm hết. Câu 17. Đặc trưng ý nghĩa toàn nước của tài liệu. Tài liệu phông lưu trữ vương quốc việt nam được chia làm hai loại. tài liệu có ý nghĩa toànquốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương, cơ sở để phân loại loại tl theo hai ý nghĩatrên là nội dung tài liệu và công dụng, trách nhiệm và cơ quan đã hình thành rachúng. Tài liệu có ý nghĩa toàn nước là tài liệu phần lớn dc hình thành ở cơ quan nhà nướcvà những đoàn thể xã hội TW như cp, cq hốc hội những bộ và những cơ quan ngang bộ, cơquan thường trực cơ quan chính phủ, xí nghiệp sản xuất thường trực bộ, tổng công đoàn, trung ươnghội liên hiệp phụ nữ … đây là những cơ quan có tính năng, trách nhiệm và quyềnhạn bao quát cả QG thì tài liệu hình thành sẽ có ý nghĩa toàn nước. Tài liệu có ý nghĩa toàn nước gồm cả tài liệu hoạt động giải trí trong quy trình sống vàhoạt động cẩ những nhà chính trị văn hóa truyền thống, khkt … nổi tiếng và pvi tác động ảnh hưởng của họcó đặc thù thoáng đãng, vượt khỏi số lượng giới hạn của một Đp. Có những tài liệu tuy phản ánh những sự kiện xảy ra ở địa phương và tương quan đếnđịa phương đó nhưng bản thân của sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn vượt ra ngoàiphạm vi của một Đp thì những tài liệu đó thuộc về khối tài liệu có ý nghĩa toànquốc. Ngoài ra tài liệu có ý nghĩa toàn nước còn hoàn toàn có thể gồm có tài liệu của một cơ quanmang đặc thù khu vực nhưng nội dung của cúng mang ý nghĩa lớn được sử dụngcho nhu yếu nc về nhiều mặt trong khoanh vùng phạm vi toàn nước. Câu 18. Trình bày đặc trưng ý nghĩa địa phương của từng tài liệu. Tài liệu mang ý nghĩa địa phương là những tài lieuj của những cơ quan đoàn thể cấpkỳ liên khu và những cơ quan đoàn thể tỉnh, những cơ quan đoàn thể xã, thị xã. nhưvậy tài liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau phụ thuộcvào công dụng, trách nhiệm và những quyền hạn của những cơ quan httl. Những cơ quan mà trách nhiệm quyền hạn chỉ số lượng giới hạn trong khoanh vùng phạm vi từng đon vịhành chính nhất định mang ý nghĩa địa phương. Khối tài liệu mang ý nghĩa dịa phương còn có cả tài liệu hình thành sống và hoạtđộng của những nhà hoạt động giải trí chính trị, xã hội và những nghành khác nếu những tàiliệu đó có ý nghĩa địa phương. Căn cứ vào những đặc trưng này, sẽ hình thành những kho lưu trữ TW tậptrung dữ gìn và bảo vệ khối tài liệu có ý nghĩa toàn nước và kho lưu trữ tỉnh thành bảoquản khối tài liệu có ý nghĩa địa phương. Những tài liệu có ý nghĩa toàn nước sẽ lànguồn nộp lưu trữ vương quốc.  Nếu tích hợp hai đặc trưng này sẽ xây dựng dc 4 TT lưu trữ quốc giaCâu 19 : Trình bày đặc trưng chủ quyền lãnh thổ hành chính của tài liệu ? Lãnh thổ hành chính là đơn vị chức năng xây dựng chính quyền sở tại địa phương những cấp để thựchiện quản trị nhà nước theo chủ quyền lãnh thổ. Lãnh thổ hành chính mang tính giai cấp và lịch sử dân tộc, chúng hoàn toàn có thể xóa bỏ, mở rộnghoặc thu hợp tùy thuộc tính năng, trách nhiệm quyền hạn của nhà nước trong từngthời kỳ và từng tiến trình lịch sử dân tộc. Đơn vụ tổ chức triển khai hành chính nước ta gồm có : tỉnh, thành phố thường trực tỉnh, xã, thị xã thường trực huyện. Các tài liệu hình thành phản ánh tình hình kinh tế tài chính, chính trị, xã hội và những mặtkhác của tỉnh, thành phố or đặc khu, … Căn cứ vào đặc trưng chủ quyền lãnh thổ hành chính để hình thành nên kho lưu trữ tỉnh, thành phố, đặc khu và kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Khi phân loại phông lưu trưc vương quốc theo đặc trưng này cần quan tâm tới một số ít đặcđiểm là tổ chức triển khai hành chính ở nước ta trong thời hạn qua thường đổi khác, phổbiến là giải thể những cấp, khu vực, tách và sáng lập tỉnh huyện xã.  Tài liệu này sẽ được đưa vào dữ gìn và bảo vệ ở kho lưu trữ thuộc đơn vị chức năng hành chínhmới mà khối tài liệu nàu tương quan ngặt nghèo nhất. Tài liệu của những khu, lien khu đã giải thể cũng là những tài liệu mang ý nghĩa địaphương lien quan tới một số ít tỉnh nhất định nên đưa vào dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữtỉnh mà trước đây những cơ quan, khu, liên khu, nếu thuận tiện cho việc dữ gìn và bảo vệ và sửdụng chúng. Nếu phối hợp đặc trưng ý nghĩa toàn nước và ý nghĩa địa phương của tài liệu vớinhững đặc trưng chủ quyền lãnh thổ hành chính sẽ được xây dựng 63 TT lưu trữ tỉnh. Câu 20 : Trình bày đặc trưng ngành hoạt động giải trí của tài lệu ? Ngành hoạt động giải trí là những nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của nhà nước và xã hội như KT, VH, quốc phòng, gnoaij giao, … Trong ngành hoạt động giải trí này có 1 số ít ngành hoạtđộng đặc biệt quan trọng là quốc phòng, bảo mật an ninh, ngoại giao, và tạo ra những lưu trữ ngành : LTngoại giao, Lt công an, LT quốc phòng. Vận dụng đặc trưng ngành hoạt động giải trí sẽ tạo nên những kho lưu trữ tập trung chuyên sâu bảo quảntài liệu của mạng lưới hệ thống cơ quan thuộc một ngành nhất định. Tl của kho LT theo ngành hoạt động giải trí sẽ phản ánh một cách khá đầy đủ và có hệ thốngvề hoạt động giải trí của ngành đó. Loại hình kho lưu trữ này được xây dựng đối vớinhững ngành hoạt động giải trí mà tìa liệu hình thành, nếu tổ chức triển khai theo ngành thì sử dụngđược hiệu suất cao và tổng lực cao hơn. VD : Ở Nước Ta hiện này đã hình thành một số ít kho Lt theo ngành như : Kho LTTL ngoại giao ( bộ ngoại giao, ), Kho LT tài liệu quân đội ( Bộ Quốc phòng ), KhoLTTL công an ( Bộ công an ). Theo lao lý mới nhất gần đây Tl được lưu trữ chuyên ngành sau 30 năm sẽđược đưa vào TT lưu trưc Quốc gia ( trên trong thực tiễn hoạt độngt hì chưa có vbquy định ) VD : Trong nghành kinh tế tài chính có kho lưu trữ đầu khí, than, … mặc dầu chưa có vănbản công nhận nhưng nó vẫn hoạt động giải trí như một lưu trữ chuyên ngành. Câu 21 : Trình bày đặc trưng Kỹ thuật và chiêu thức chế tác của tài lệu ? Trong thành phần phông lưu trữ vương quốc Nước Ta, bên cạnh tài liệu hành chínhlà loại tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ cập nhất trong những cơ quan đoàn thể, còn tài liệu có khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh, … .. Các loại tl này chiếm mộtkhối lượng lớn và ngày một gia tang về khối lượng đa dạng chủng loại, phong phú và đa dạng về nộidung theo đà tăng trưởng của khoa học kỹ thuật. Chúng được làm ra bằng kỹ thuật và giải pháp riêng, phản ánh những sự kiệnhiện tượng xã hội, bằng những hình thưc, tài liệu khác với tài liệu hành văn. Việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu và sử dụng chúng yên cầu phải có những thiết bị máy móc, thiết bị thích hợp. Chính vì vậy hoàn toàn có thể địa thế căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phươngohaos làm ra taì liệu mà tách chúng ra khỏi tl hành chính để lập kho lt riêng. VD : kho LTTL phim ảnh, ghi âm, kho LTTL khoa học kỹ thuật. Những tài liệu có kỹ thuật và chiêu thức chế tác khác, có đặc thù lý hóa kháccho nên kỹ thuật dữ gìn và bảo vệ và hình thức khai thác nó khác. Cần phối hợp với đặctrưng ngành hoạt động giải trí để tạo nên những kho lưu trữ kỹ thuật – công nghiệp ( mangtính chất chuyên ngành, mang tính kỹ thuật ). Câu 22 : Vì sao giải pháp phân loại mặt hoạt động giải trí – thời hạn và thời hạn – mặt hoạtđộng ít được sử dụng trong trong thực tiễn ? Vì : 1 Phân loại theo mặt hoạt động giải trí – thời hạn : Phương án này không phản ánh rõ về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai c ủa cơ quan, đơn vị chức năng. Phương án phân loại này bị nhờ vào vào ngành hoạt động giải trí của cơ quan ; vì vậynếu ngành hoạt động giải trí ( tính năng, trách nhiệm ) của cơ quan có sự đổi khác thì sẽ gâynên sự cố trộn lẫn, khó khan cho quy trình phân loại. Có nhiều tài liệu tương quan tới nhiều ngành hoạt động giải trí thế cho nên khó khan trong việcphân loại tài liệu vào từng ngành. 2 Phân loại theo thời hạn – mặt hoạt độngPhương án này không phản ánh được tổ chức triển khai của đơn vị chức năng hình thành phông do đónó ít được vận dụng trong thực tiễn ở những cơ quan. Phân loại theo giải pháp này sao cho hài hòa và hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt độngcủa đơn vị chức năng hình thành phông là yếu tố không hề đơn thuần, dễ gây ra tình trạngphân chia những ngành hoạt động giải trí một cách tùy tiện, không khao học. Phương án này thường vận dụng để ohaan loại tài liệu của những đơn vị chức năng hình thànhphông có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai thau đổi, đang hoạt động giải trí thực tiễn. Phương án thời hạn – mặt hoạt động giải trí cũng được vận dụng cho những phông lưu trữ cóđặc điểm giống như khi vận dụng giải pháp nhành hoạt động giải trí – thời hạn, nhưngđiều đó độc lạ so với giải pháp đó là những đơn vị chức năng hình thành phông trong quátrình hoạt động giải trí. Các kiểu giải pháp phấn loại theo ngành họat động ít được vận dụng trong thựctế. Câu 23 : Khi thực thi phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động giải trí, cán bộ làmcông tác phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu tổ chức thời hạn thì có hài hòa và hợp lý không ? Giảithích. Khi triển khai phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động giải trí, cán bộ làm công tácphân loại lựa chọn phân loại cơ cấu tổ chức thời hạn thì có hợp lýVì : + Theo giải pháp này thì tài liệu sẽ dk chia làm những nhóm cơ bản theo cácnhóm tổ chức triển khai, đơn vị chức năng hình thành phông, sau đó nó lại được chia theo đặc trungthời gian. Thời gian tính theo năm hoặc theo tiến trình. Ngoài rat l hoàn toàn có thể chianhỏ hơn. Thể hiện một cách rõ nét về mặt logic và lịch sử vẻ vang nội dung của tài liệu lưu trữ. Phản ánh được mối quan hệ hình thành trong hoạt động giải trí của cơ quan tổ chức triển khai đó. Phương án này thường được vận dụng với đơn vị chức năng hình thành phông có cơ cấu tổ chức tổchức không thay đổi ít thay dodirr. Thông thường vận dụng với những đơn vị chức năng hình thànhphông đã kết thúc hoạt động giải trí ;  Cơ quan ngừng hoạt động giải trí cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cỗ máy cũ không thay đổi tương thích áp dụngphương pháp này. Câu 24 : Khi thực thi phân loại TL cho một cơ quan mà cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai thườngxuyên biến hóa cán bộ làm công tác làm việc phân loại lựa chọn chiêu thức phân loại thờigian – cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai thì có hộ lý không ? Giải thích ?  Có hài hòa và hợp lý  Vì : Tài liệu phông sẽ được phân loại theo thời hạn sau đó mới phân loại theo cơ cấutổ chức. Đây là giải pháp phân loại đơn thuần, dễ phân loại. TL phông lưu trữ theo giải pháp này phản ánh lich sử hoạt động giải trí của đơn vị chức năng hìnhthành phông nói chung, từng đơn vị chức năng tổ chức triển khai nói riêng, theo thời hạn nhất định. Phương án này được vận dụng với những phông lưu trữ mà đơn vị chức năng hình thànhphông có cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai không không thay đổi, trong từng thời hạn có đổi khác nhưngthay đổi hoàn toàn có thể theo dõi được.  Hoàn toàn tương thích. Câu 25 : Vì sao phải nghiên cứu và điều tra biên soạn lịch sử dân tộc đơn vị chức năng hình thành phông lưu trữ ? Thu thập những thông tin thiết yếu về tình hình phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý, những thông tin này làm cơ sở quan trọng và thiết yếu cho việc biên soạncác văn bản hướng dẫn chỉnh lý. Lập kế hoạch và triển khai sưu tầm, tích lũy những tài liệu hầu hết còn thiếu đểbổ sung cho phông và thực thi chỉnh lý tài liệu đạt nhu yếu nhiệm vụ đặt ra. Câu 26 : Khi triển khai phân loại tại cơ quan như trường mình, để biểu lộ được lịchsử của đơn vị chức năng hình thành và của những tổ chức triển khai trong trường thì chọn giải pháp thờigian – mặt hoạt động giải trí có hài hòa và hợp lý không ? Giải thích ?  Không hài hòa và hợp lý.  Vì : Trường mình là trường có cơ cấu tổ chức hoạt động giải trí không thay đổi mà giải pháp này thì chỉdung phân loại tài liệu cho những đơn vị chức năng hình thành phông có cơ cấu tổ chức tổ chứa thayđổi, đang hoạt động giải trí trong thực tiễn. PA này không phản ánh được tổ chức triển khai của đơn vị chức năng hình thành phông do đó nó ítđược vận dụng trong thực tiễn những cơ quan. Phân loại theo giải pháp này sao cho hài hòa và hợp lý, phản ánh đúng thực tiễn hoạt độngcủa đơn vị chức năng hình thành phông là yếu tố không đơn thuần, dễ gây ra thực trạng chiacác ngành hoạt động giải trí một cách tùy tiện, không khoa học. Câu 27 : Vẽ sơ đồ phân loại tài liệu trường mình theo giải pháp thời hạn – mặt hoạtđộng ? “ Cái này những bạn tự đưa ra sơ đồ riêng cho mình nhé ”

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2