Trung tâm bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì ?

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác lập giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai và doanh nghiệp theo đúng lao lý của Luật Văn thư Lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128 / QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát hành Quy trình ” Chỉnh lý tài liệu giấy ” và theo TCVN ISO 9001 : 2000 và Công văn Số 283 / VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chínhTầm quan trọng của công tác làm việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bởi sau khi được tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất.

Phân loại tài liệu chất đốngTừ mối quan hệ mật thiết giữa công tác làm việc chỉnh lý và những khâu nhiệm vụ khác như công tác làm việc tích lũy tài liệu, xác lập giá trị tài liệu, thống kê, dữ gìn và bảo vệ, thiết kế xây dựng những công cụ tra cứu … Nếu làm công tác làm việc chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức triển khai sẽ thôi thúc và tạo điều kiện kèm theo làm tốt những khâu nhiệm vụ khác .Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai là một nhu yếu rất là cấp bách lúc bấy giờ ; vì tài liệu những phông lưu trư những cơ quan, tổ chức triển khai còn tồn động tích đóng nhiều năm trong thực trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không hề đưa ra Giao hàng điều tra và nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu suất cao, gây tiêu tốn lãng phí. Tại những cơ quan, tổ chức triển khai phải dữ gìn và bảo vệ một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích quy hoạnh kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải dữ gìn và bảo vệ, vừa gây ra nhiều tiêu tốn lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện kèm theo thiết yếu để dữ gìn và bảo vệ những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không hề Phục hồi được. Việc ứng dung những thành tựu khoa học trong công tác làm việc lưu trữ là một yên cầu, nhu yếu rất là khẩn trương so với việc thay đổi công tác làm việc lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để kiến thiết xây dựng những ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không nhờ vào rất nhiều ở khâu công tác làm việc chỉnh lý để có cơ sở tài liệu update vào ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính

Tình hình tiến hành công tác làm việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1. Những hiệu quả đạt được

Trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai đã sản sinh ra một khối lượng hồ sơ tài liệu khá lớn. Theo khảo sát, nắm tình hình hoạt đông của những cơ quan, tổ chức triển khai có khoảng chừng từ 200 đến 500 cặp tài liệu chưa kể đến những cơ quan trình độ của cấp tỉnh và cấp huyện. Theo lao lý của Luật lưu trữ hiện hành số lượng tài liệu của những cơ quan, tổ chức triển khai này phải nộp vào lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh phải bảo vệ thực thi những nhu yếu nhiệm vụ chỉnh lý. Do nhiều nguyên do, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức triển khai còn ở thực trạng lộn xộn, tồn động nhiều năm chưa được phân loại, sắp xếp khoa học, gây khó khăn vất vả cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ và sử dụng tài liệu trong trong thực tiễn .Trong thời hạn qua những cơ quan, tổ chức triển khai đã nỗ lực triển khai chỉnh lý tài liệu. Kết quả của công tác làm việc chỉnh lý đã sắp xếp được 1 số ít tài liệu tương đối ngăn nắp, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc điều tra và nghiên cứu, sử dụng để xử lý những yêu cầu kinh tế – xã hội của địa phương của ngành trên những nghành quản trị đất đai, Phục hồi những khu công trình nhà – điện – nước – cầu đường giao thông … ở trên địa phận tỉnh .

2. Những sống sót và nguyên do, hạn chế

• Khối lượng tài liệu được chỉnh lý còn rất ít so với khối lượng tài liệu hiện có trong những kho lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai .
• Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu còn rất lúng túng, thiếu tính thống nhất, tính khoa học nhất là ở khâu nhiệm vụ : tích lũy hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân phông lưu trữ, lựa chọn giải pháp hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác lập giá trị tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ sơ. Do vậy, tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu nhiều nhất những hồ sơ tài liệu quan trọng. Việc phân loại, lập hồ sơ còn tùy tiện, mỗi nơi làm một cách .
• Sau chỉnh lý số lượng tài liệu phải dữ gìn và bảo vệ còn quá nhiều do việc xác lập giá trị tài liệu còn hạn chế thiếu tính khoa học, vận dụng một cách linh động triển khai những Thông tư 13 và Thông tư 09 của Bộ Nội vụ về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ của những cơ quan, tổ chức triển khai do đó không mạnh dạn loại hủy còn nhiều trường hợp vô hiệu sai .
• Mâu thuẫn giữa khối lượng tài liệu nhiều và nhân lực chỉnh lý ít không xử lý được. Do vậy, số lượng tài liệu hiện có trong kho lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai còn lộn xộn. Tài liệu hiện hành của những phòng ban trong cơ quan, tổ chức triển khai không được lập thành hồ sơ, thu nhận vào kho lưu trữ hiện hành không được tinh lọc .
• Cán bộ làm công tác làm việc lưu trữ cơ quan, tổ chức triển khai còn kiêm nhiệm về văn thư – lưu trữ và trình độ năng lượng trình độ còn nhiều hạn chế. Các yếu tố về nhiệm vụ lưu trữ còn thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và những phương pháp chỉnh lý chưa xác lập đúng nên hiệu suất cao chỉnh lý tài liệu còn thấp. Điều kiện cơ sở vật chất ship hàng cho công tác làm việc chỉnh lý như : bìa, hộp, cặp, giá kệ còn thiếu .

Sắp xếp tài liệu lên giá

Tài liệu đã chỉnh lý hoàn hảo

Tài liệu đã chỉnh lý hoàn hảo

Tài liệu đã chỉnh lý hoàn hảo

Vân hành giá tài liệu di động

Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu

• Phải liên tục tăng cường công tác làm việc chỉnh lý, coi đây là khâu nhiệm vụ quan trọng số 1 cần được góp vốn đầu tư thích đáng, cần tráng lệ thực thi điều 15, chỉnh lý tài liệu của Luật lưu trữ có pháp luật : người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy, tổ chức triển khai việc chỉnh lý tài liệu thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo vệ những nhu yếu sau đây : được phân loại theo nguyên tắc nhiệm vụ lưu trữ ; được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ ; hồ sơ được triển khai xong và hệ thông hóa ; có Mục lục hồ sơ, cơ sở tài liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị .
• Trong công tác làm việc chỉnh lý của những cơ quan, tổ chức triển khai của tỉnh và của những huyện, thị xã, thành phố cần chăm sóc biên soạn những tài liệu hướng dẫn chỉnh lý, tổ chức triển khai những lớp tu dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm tay nghề để thống nhất về nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại, phân phông, xác lập giá trị tài liệu và làm những công cụ tra cứu …
• Triển khai công tác làm việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ với những mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn hảo, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm để nhanh gọn đưa hồ sơ tài liệu của cơ quan tổ chức triển khai Giao hàng cho việc nghiên cứu và điều tra sử dụng, giảm khối lượng tài liệu và tạo điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ tốt tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn lưu trữ lịch sử dân tộc .
• Cần kêu gọi những nguồn nhân lực để xử lý tài liệu tích đóng của những cơ quan, tổ chức triển khai như : hợp đồng với cơ quan có trình độ để xử lý tài liệu tích đóng hoặc mở lớp tu dưỡng do cơ quan, tổ chức triển khai mở lớp .
• Sau khi triển khai xong công tác làm việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai cần phải viết báo cáo giải trình tác dụng chỉnh lý nhằm mục đích nhìn nhận tác dụng việc làm, rút ra những kinh nghiệm tay nghề về nhiệm vụ, cách tổ chức triển khai chỉnh lý và đề ra những việc làm cần liên tục làm sau khi chỉnh lý .

• Hoàn chỉnh hồ sơ phông, tất cả những tài liệu hình thành trong quá trình chỉnh lý cần tập trung đầy đủ để lập hồ sơ phông.

  Xem thêm: Luật Lưu trữ 2011, luật số 01/2011/QH13 mới nhất

• Hồ sơ phông gồm có những văn bản sau : biên bản giao nhận tài liệu giữa kho lưu trữ với những đơn vị chức năng khi nộp lưu ; lịch sử vẻ vang đơn vị chức năng hình thành thành phông và lịch sử dân tộc phông ; giải pháp phân loại ; hướng dẫn xác lập giá trị tài liệu ; kế hoạch chỉnh lý và Mục lục hồ sơ .

Dịch Vụ Thương Mại chỉnh lý, số hóa, cho thuê liên kết kinh doanh linksung sướngliên
hệ

Điện thoại: 024 3698 0638

Hotline: 0912 291 918

Email: [email protected]

Website : / / trungtambaohiemtailieuluutru.comđể trao đổi thêm thông tin.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2