Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ – P1

Số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam. Vậy các yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với việc số hóa tài liệu lưu trữ cho mỗi ngành như nào? Đó là câu hỏi được nhiều đơn vị quan tâm hiện nay.

Tổng quan về tài liệu số hóa

1. Khái quát chung về số hóa tài liệu lưu trữ

Các năm gần đây, một trong các biện pháp quản lý tài liệu lưu trữ đã được nhắc đến là số hóa tài liệu và trong xã hội đã manh nha thị trường các dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ. Trong bài viết này, tác giả muốn là rõ khái niệm, nội dung số hóa tài liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ và những công việc có liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ. 

Luật lưu trữ do Quốc hội trải qua ngày 11/11/2011 đã lao lý về tài liệu lưu trữ điện tử, không pháp luật cụ thể đến tài liệu lưu trữ số hóa .
Chúng ta hoàn toàn có thể hiểu tóm tắt tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện đi lại điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính :
– Một là, bản ghi những thông diệp tài liệu được khởi tạo từ đầu ;
– Hai là, bản ghi những tài liệu số từ tài liệu truyền thống lịch sử .
Vậy, tài liệu số hóa có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không như nhau với tài liệu điện tử. Tài liệu số hóa trở thành tài liệu điện tử qua quy trình số hóa dữ liệu. Đây là quy trình chuyển những dạng tài liệu truyền thống lịch sử như những bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh … sang chuẩn tài liệu trên những phương tiện đi lại điện tử và được những phương tiện đi lại đó nhận biết được gọi là số hóa dữ liệu và chúng trở thành tài liệu số. Từ đó, về mặt kim chỉ nan, ta hiểu số hóa dữ liệu là quy trình chuyển những dạng tài liệu truyền thống cuội nguồn sang chuẩn tài liệu trên máy tính và được máy tính nhận ra .

2. Mục tiêu của việc số hóa tài liệu lưu trữ

Thông qua những việc làm đơn cử của việc số hóa dữ liệu, tất cả chúng ta mong ước đạt được những mục đich là giải quyết và xử lý những tiến trình nhiệm vụ lưu trữ được tối ưu. Muốn đạt được những tiềm năng đó, những kho lưu trữ phải thực thi những thao tác thuộc tiến trình số hóa tài liệu là quy đổi tài liệu lưu trữ dạng thường thì, vẫn quen gọi là tài liệu có “ tín hiệu tương tự như ” ( analog ) sang dạng tài liệu số, hoặc tài liệu số ( digital ). Từ đó, tất cả chúng ta đạt được những tiềm năng cơ bản như :

a) Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc.

Đây cũng chính là giải pháp của tiến trình dữ gìn và bảo vệ và bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà lâu nay, cơ quan quản trị ngành lưu trữ vẫn đang trăn trở .

b) Đồng nhất các loại hình tài liệu

Với chiêu thức quản lý tài liệu lưu trữ truyền thống cuội nguồn, tất cả chúng ta phải dữ gìn và bảo vệ tài liệu với những vật mang tin của từng mô hình tài liệu lưu trữ riêng, như : tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm …, vì những chính sách dữ gìn và bảo vệ tài liệu như chính sách nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng khác nhau ; hoặc thiết bị ship hàng khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với tài liệu số, tất cả chúng ta đã loại trừ được hầu hết sự độc lạ đó, tạo thuận tiện cho người sử dụng .

c) Quản lý, khai thác tập trung

Với sự tối ưu đã phân tích trên, đương nhiên, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ, độc giả không phụ thuộc vào các kho bảo quản riêng biệt tài liệu lưu trữ khác nhau, và không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó, các cơ quan lưu trữ có thể tạo cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

3. Thuận lợi và khó khăn khi số hóa tài liệu lưu trữ 

Khi đặt nhu yếu số hóa tài liệu lưu trữ, cũng không nên tuyệt đối hóa một chiều về sự tối ưu của chúng, để tất cả chúng ta biết trước những điều kiện kèm theo nào cần có, để hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng được một đề án số hóa tài liệu lưu trữ cho cơ quan mình. Với tiềm năng được đặt ra, ta cần biết được cụ thể những ưu điểm và hạn chế của tài liệu số hóa .

a) Ưu điểm là:

– Giúp việc lưu trữ, truy xuất, san sẻ, tìm kiếm thông tin một cách thuận tiện. Ưu điểm này gồm có tổng hoà những thuận tiện trong công tác làm việc quản trị, dữ gìn và bảo vệ, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng nhà nước tài liệu số ;
– Linh hoạt trong việc quy đổi sang những loại tài liệu số khác nhau. Sự quy đổi thông dụng nhất là quy đổi định dạng những file tài liệu. Ví dụ, ta đang có một file word, hoàn toàn có thể chuyển sang định dạng PDF nhờ một chương trình ứng dụng để quy đổi nó. Ứng dụng đó hoàn toàn có thể là một chương trình độc lập, hoặc là một kỹ thuật nhúng tích hợp vào chương trình word, hoặc là một ứng dụng on line … Dữ liệu sau khi quy đổi sẽ được sử dụng linh động hơn .
– Giảm ngân sách tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ. Chúng ta hiểu tiết kiệm ngân sách và chi phí khoảng trống dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ một cách tương đối, vì theo lao lý của Luật lưu trữ, tài liệu lưu trữ đã được số hóa, vẫn phải dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu bản gốc .
– Có năng lực chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu. Ở thuận tiện này ta cần hiểu “ năng lực sửa đổi ” theo đúng nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ là không được chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà chỉ chỉnh sửa chất lượng mang tin, như tài liệu bị mờ, bị hư hỏng nặng cần chỉnh sửa …

b) Những hạn chế cần khắc phục của tài liệu số hóa là:

– Khi bắt đầu xây dựng một đề án số hóa tài liệu lưu trữ, cần phải đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các thiết bị khác, ví dụ, cần phải đầu tư mua sắm, hoặc thuê từng phần các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét ảnh và các chương trình phần mềm để quản lý và tra tìm tài liệu. Khi đã có đầy đủ các thiết bị phần cứng, phần mềm, việc thực hiện số hóa tài liệu có thể thuê các cơ quan chuyên môn thực hiện. Ngoài ra, điều rất quan trọng là phải đầu tư cho yêu cầu đào tạo con người theo các mức độ khác nhau như đào tạo công chức làm quản lý, công chức, viên chức tác nghiệp và những cán bộ kỹ thuật, cán bộ chuyên tin.

– Bất tiện thứ hai là tài liệu số hóa dễ bị sao chép và sửa đổi trái phép. Điều này hoàn toàn có thể khắc phục giản đơn so với những người chuyên làm công tác làm việc quản trị mạng, nhưng không giản đơn so với hàng loạt công chức, viên chức của cả một cơ quan, tổ chức triển khai có sử dụng cơ sở tài liệu số hóa. Với chiêu thức bảo vệ tài liệu ở ba cấp : cấp mạng, cấp cơ sở tài liệu và cấp người sử dụng, người ta hoàn toàn có thể loại trừ được sự phiền phức này. Nhưng một cơ quan đông người, rất khó hoàn toàn có thể quản trị được từng người ở từng cấp. Ví dụ, Lever 3 là bảo vệ tài liệu ở người sử dụng, 1 số ít người trong cơ quan tổ chức triển khai được quyền miễn trừ nguyên tắc này để họ có đủ quyền, kể quyền quản trị cơ sở tài liệu. Nhưng chính 1 số ít cá thể có quyền quản trị mạng lại sao chép cho riêng mình hàng loạt cơ sở tài liệu thì sao ( ? ) …
– Khó khăn thừ ba, cũng như đã đề cập một phần ở phần viết trên là, việc tiến hành sử dụng cơ sở tài liệu số hóa phải giảng dạy đồng nhất và có mạng lưới hệ thống để tổng thể cán bộ công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức triển khai đều hoàn toàn có thể sử dụng được tài liệu số đúng chiêu thức và nguyên tắc .
– Một khó khăn vất vả có liên qua đến yếu tố đã nêu, là chính sách bảo mật thông tin tài liệu. Thông thường, tài liệu còn chính sách mật thì chưa được số hóa. Nhưng sự phân biệt giữa tài mật và không mật chỉ là tương đổi. Nhiều tài liệu được sử dụng thoáng rộng, nhưng qua diễn biến xã hội ở trong nước và quan hệ quốc tế, tài liệu đó hoàn toàn có thể phục sinh độ mật. Vì vậy, trong một sơ sở tài liệu, hoàn toàn có thể không bị mất tài liệu, hoặc không bị sao chép, nhưng bị lộ thông tin tài liệu mật .

Đón đọc phần 2: Quy trình số hóa tài liệu và các công việc phải làm khi số hóa tài liệu

Sưu tầm : http://my.opera.com/duongvankham/blog/show.dml/59069102
Xem thêm :

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2