Lưu Trữ Hồ Sơ Bằng Excel – Tổng Hợp Bộ 7 File Excel Quản Lý Hồ Sơ 2020 Free

Việc quản lý công văn, hợp đồng, văn bản… trong các đơn vị hành chính, các công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết chúng ta không có sẵn phần mềm quản lý công việc này, mà phải tự quản lý bằng Excel. Sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợp đồng trên Excel. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé:

1. Những công việc cần làm để quản lý công văn, hợp đồng

Văn bản, sách vở, hợp đồng … gọi chung là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan hoàn toàn có thể chia làm 3 loại chính :
Công văn đến : Đối tượng từ bên ngoài gửi văn bản tới cho tất cả chúng ta để làm việcCông văn đi : Chúng ta gửi văn bản cho đối tượng người tiêu dùng bên ngoàiVăn bản nội bộ : Sử dụng trong nội bộ, những đối tượng người dùng bên trong doanh nghiệp, cơ quan

Dựa vào đặc trưng của các loại văn bản này, cần xác định được quy trình, trình tự quản lý, bao gồm các thủ tục:

Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký, đóng dấu, gửi thư, chuyển giao … Lưu trữ, dữ gìn và bảo vệ, sao lưu

2. Cách thực hiện trên Excel

Bước 1: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý.

Đang xem : Lưu trữ hồ sơ bằng excel
Việc lập sơ đồ sẽ giúp tất cả chúng ta xác lập được trình tự triển khai, thứ tự triển khai những việc làm và thời hạn thực thi. Căn cứ vào sơ đồ tất cả chúng ta sẽ biết được việc làm đang giải quyết và xử lý tới đâu, khi nào triển khai xong, lưu trữ văn bản ở đâu .

Bước 2: Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong việc làm này tất cả chúng ta thao tác với rất nhiều đối tượng người dùng :
Bên ngoài doanh nghiệp, cơ quan : đối tượng người dùng phát hành công văn đến, đối tượng người dùng nhận công văn đi, cá thể, tổ chức triển khai là đối tác chiến lược ký kết hợp đồng … Bên trong doanh nghiệp, cơ quan : Các phòng ban, những nhân viên cấp dưới …
Để quản trị tốt thì tất cả chúng ta cần theo dõi những đối tượng người tiêu dùng này theo list để bảo vệ :
Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu trên Excel
Danh sách hoàn toàn có thể tổ chức triển khai trên 1 Sheet như sau :

Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người tiêu dùng cần quản trị

Bước 3: Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ

Mở những sổ quản trị công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet
Khi có phát sinh tương quan tới loại văn bản nào thì tất cả chúng ta sẽ thực thi ghi sổ cho loại văn bản đó .
Tùy theo nhu yếu quản trị, đối tượng người tiêu dùng cần theo dõi mà tất cả chúng ta sẽ xác lập được những chỉ tiêu, những tiêu đề cho những cột tài liệu trong bảng .
Ví dụ : Mẫu sổ quản trị công văn đi sẽ có cấu trúc như sau :

Mở những sổ quản trị công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ .
Xem thêm : Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị Luận Siêu Ngắn, Soạn Bài Tóm Tắt Văn Bản Nghị Luận

Trong mẫu sổ này hoàn toàn có thể triển khai 1 số ít tính năng sau :
Việc sử dụng Data Validation sẽ giúp tất cả chúng ta thiết lập được điều kiện kèm theo nhập tài liệu vào trong Sổ, tránh những lỗi sai sót trong quy trình nhập tài liệu, giúp tất cả chúng ta quản trị tài liệu đúng mực, không cần lo việc phải sửa lỗi trong quy trình nhập .
Ví dụ như sau :

Lập sổ quản trị công văn đến

Với mỗi trạng thái của Công văn đến, tất cả chúng ta sẽ hoàn toàn có thể thiết lập trong tính năng Conditional formatting để tự động hóa thông tin công văn nào đang giải quyết và xử lý, công văn nào chưa giải quyết và xử lý … để tất cả chúng ta hoàn toàn có thể có kế hoạch cho những việc này .

Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quản trị văn thư, hành chính tự lao lý. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này thì tất cả chúng ta cần thiết kế xây dựng công thức tính tự động hóa, thống nhất trong hàng loạt Sổ quản trị công văn, hợp đồng .
Công thức thường sử dụng là :
Các hàm khác tương quan tới định dạng, ghép nối chuỗi để hoàn toàn có thể ra được mã theo ý muốn .

Xem thêm: Hình Tròn Có Bán Kính 1 2M Tính Diện Tích Của Hình Tròn Đó, Công Thức Tính Và Bài Tập Ví Dụ Liên

Trên đây là những nội dung chính những việc làm cần thực hện khi tất cả chúng ta muốn quản trị văn bản, hợp đồng, công văn sách vở trong Excel .

Để hiểu rõ cách làm chi tiết từng bước xây dựng chương trình quản lý công văn, giấy tờ trên Excel như thế nào, các bạn có thể tìm hiểu thêm tại khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z dưới đây. Ngoài ra khóa học còn cung cấp cho bạn rất nhiều kiến thức cần thiết khác trong công việc Hành chính nhân sự. Chi tiết xem tại:

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Excel

Điều hướng bài viết

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2