Công việc cụ thể của một nhân viên văn thư trường học

Nhân viên văn thư trường học là người làm những việc làm văn phòng, sách vở, hồ sơ tại trường học. Đây là một việc làm không hề thiếu ở trường học lúc bấy giờ .Cùng với Giáo viên, Giảng viên, Học sinh, sinh viên, kế toán, … Văn thư là một trong những vị trí không hề thiếu ở trường học, đảm nhiệm những việc làm hồ sơ, sách vở nội bộ của đơn vị chức năng. Vậy nhân viên cấp dưới văn thư trường học là gì, những việc làm đơn cử và làm thế nào để ứng tuyển vị trí việc làm này ?

1. Nhân viên văn thư trường học là gì ? Định nghĩa và kỹ năng và kiến thức

Khái niệm nhân viên văn thư trường học

Nhân viên văn thư trường học là vị trí việc làm đảm nhiệm trực tiếp việc quản trị, tàng trữ, giám sát, kiểm kê hồ sơ, công văn, sách vở, tài liệu nội bộ và tài liệu hợp đồng ngoại giao của trường học cùng những việc làm tương quan theo sự phân công nhất định trong nghành văn thư hành chính văn phòng .
Những kỹ năng và kiến thức cần có ở một nhân viên cấp dưới văn thư trường học :

• Kỹ năng trình độ văn thư trường học
• Kỹ năng tổ chức triển khai và sắp xếp việc làm
• Kỹ năng tiếp xúc và đón rước đối tác chiến lược
• Kỹ năng giải quyết và xử lý trường hợp phát sinh trong trường học
• Kỹ năng tin học văn phòng chuyên được dùng trong tàng trữ hồ sơ, văn thư

Tìm hiểu thêm : Nhân viên tiếp thị là gì ?

2. Mô tả cụ thể việc làm của nhân viên cấp dưới văn thư trường học

Thông thường, nhân viên cấp dưới văn thư trường học sẽ triển khai 2 nhóm việc làm chính :

Nhóm công việc 1: Quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ trường học

Đây là nhóm việc làm chính của nhân viên cấp dưới văn thư trường học, gồm có những việc làm đơn cử là :

• Tiếp nhận, quản trị, sử dụng và điều phối con dấu bộ phận của trường học theo đúng sự phân công lao lý. Đồng thời, tàng trữ, dữ gìn và bảo vệ và trấn áp ra vào những văn bản sách vở là bản chính, bản sao đã được đóng dấu, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm hướng dẫn, xin chữ ký BGH và những việc làm tương quan đến con dấu .
• Vào sổ, đóng dấu những tài liệu nội bộ trường học
• Kiểm tra, đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, dữ gìn và bảo vệ, tàng trữ và báo cáo giải trình những tài liệu, hồ sơ, văn thư gửi đến, gửi đi trong trường học, báo cáo giải trình từng bộ phận tương quan để tránh thực trạng gián đoạn hay mất mát tài liệu .
• Soạn thảo văn bản hành chính tương quan
• In ấn, phô tô tài liệu

Nhóm công việc 2: Theo dõi, quản lý tài sản nội bộ: Cơ sở vật chất văn phòng trường và một số trang thiết bị chung trong phạm vi trường học

• Theo dõi văn phòng phẩm thiết yếu trong trường học theo từng phòng ban trình độ
• Theo dõi thực trạng thiết bị văn phòng trong khoanh vùng phạm vi trường học
• Nhận ngân sách từ kế toán và tiêu tốn cho mảng văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng thiết yếu. Lưu trữ tài liệu tương quan và có báo cáo giải trình hằng tháng, hằng quý theo pháp luật của từng đơn vị chức năng trường học .

Nhóm công việc không bắt buộc

Ngoài 2 nhóm việc làm chính tương quan đến hồ sơ và cơ sở vật chất trường học, vị trí nhân viên cấp dưới văn thư còn hoàn toàn có thể làm thêm những vị trí việc làm hỗ trợ, tương hỗ như : Lễ tân, tiếp đón khách đối ngoại của trường học ; Hỗ trợ sự kiện, sẵn sàng chuẩn bị trang thiết bị và những đồ vật thiết yếu cho những cuộc họp đoàn trường, hội thảo chiến lược khoa học hoặc một sự kiện bất kể theo sự phân công của Ban giám hiệu trường học .
Tuy nhiên vị trí việc làm tương hỗ bổ trợ tùy từng đơn vị chức năng mà nhân viên cấp dưới văn thư trường học sẽ có thêm những khoản thu nhập ngân sách nhất định .

3. Mức lương cơ bản của nhân viên cấp dưới văn thư trường học

Nhìn chung, mức lương cơ bản của nhân viên cấp dưới văn thư trường học là không thay đổi, giao động từ 4 triệu – 10 triệu tùy thuộc vào nhóm ngạch tuyển dụng, đối tượng người dùng ngạch văn thư .
Hiện nay, vị trí văn thư được phân thành 3 đối tượng người dùng chính hưởng mức lương khác nhau .
Theo thông tư tháng 10 / 2019 :

• Đối tượng 1: Ngạch văn thư chính (có mã số 02.006) sẽ áp dụng bảng lương công chức loại A2 với mức lương từ 6,5 triệu – 10 triệu (tùy vào hệ số lương).

  Xem thêm: Các lý do bạn nên lưu trữ tế bào gốc máu cuống rốn

• Đối tượng 2 : Ngạch văn thư ( có mã số 02.007 ) sẽ vận dụng bảng lương công chức loại Al với mức lương từ 3,4 triệu – 7,4 triệu ( tùy thuộc vào thông số lương ) .
• Đối tượng 3 : Ngạch văn thư tầm trung ( có mã số 02.008 ) sẽ vận dụng bảng lương công chức loại B với mức lương từ 2,7 triệu – 6 triệu ( tùy thuộc vào thông số lương ) .

4. Tìm việc làm nhân viên cấp dưới văn thư trường học ở đâu ?

4.1. Hướng dẫn cách tìm việc nhân viên cấp dưới văn thư trường học dễ nhất

Để khám phá việc làm văn thư trường học, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những phương pháp đơn thuần và uy tín là :

• Tìm việc văn thư trường học tại website chính thức trang tin tuyển dụng của đơn vị chức năng trường học có nhu yếu tuyển dụng
• Tìm việc văn thư trường học qua những trang website tìm việc làm uy tín, vieclam123.vn
• Tìm việc văn thư trường học tại những trang mạng xã hội, update tin tức từ những cá thể là cán bộ, nhân viên cấp dưới thường trực trường học : Trang mạng xã hội facebook, Zalo
• Tạo CV mưu trí trên những trang website uy tín để tiếp cận với nhà tuyển dụng nhanh nhất và uy tín tại vieclam123.vn

Ngoài ra, trong quy trình học tập và thao tác, bạn cũng hoàn toàn có thể tìm kiếm thời cơ việc làm nhân viên cấp dưới văn thư trường học qua những mối quan hệ là thầy cô, bạn hữu, người thân trong gia đình, thông tin tuyển dụng chính thức của trường học .

4.2. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên cấp dưới văn thư trường học

Yêu cầu cơ bản
Để trở thành nhân viên cấp dưới văn thư trong trường học, ứng viên dự tuyển cần đạt được những nhu yếu cơ bản sau :

• Tốt nghiệp hệ tầm trung / cao đẳng / ĐH ngành / chuyên ngành văn thư tàng trữ hoặc nhóm ngành tương quan
• Tốt nghiệp trái ngành hệ tầm trung / cao đẳng / ĐH đã có chứng từ nhiệm vụ văn thư tàng trữ thời hạn trong 2 năm kể từ ngày cấp chứng từ
• Tốt nghiệp văn bằng 2, liên thông ngành văn thư, tàng trữ ở những trường cao đẳng / ĐH chính quy trong – ngoài nước
• Có chứng từ tin học văn phòng hạn 2 năm kể từ ngày cấp chứng từ
• Có lối sống lành mạnh, sức khỏe thể chất tốt, không vi phạm những yếu tố đạo đức, pháp lý, không có tiền án tiền sự lưu trong hồ sơ .
• Nằm trong độ tuổi lao động được pháp lý lao lý thành văn bản
• Đã có kinh nghiệm tay nghề thực tập sinh tại những cơ quan, tổ chức triển khai tư nhân hoặc nhà nước
• Ưu tiên những ứng viên có thành tích tốt trong quy trình học tập, kinh nghiệm tay nghề thao tác, năng lực sử dụng ngôn từ linh động, từ ngữ
• Những kiến thức và kỹ năng tiếp xúc, giải quyết và xử lý trường hợp cơ bản

Tìm hiểu thêm : Tìm hiểu tổng quan về việc làm telesale ngành giáo dục

4.3. Học nghiệp vụ văn thư ở đâu, những đơn vị chức năng giảng dạy nhiệm vụ văn thư tàng trữ trường học uy tín ?

Để có nhiệm vụ văn thư, bạn hoàn toàn có thể theo học những trường tầm trung, cao đẳng, ĐH đào tạo và giảng dạy chính quy ngành văn thư – tàng trữ chất lượng tại Nước Ta .
Theo học ngành văn thư – tàng trữ ở Nước Ta tại những trường có đầu ra tốt nhất như : Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN, Đại học nội vụ, Trường tầm trung công nghệ tiên tiến và quản trị Đông Đô, …
Theo học hệ văn bằng 2, liên thông, du học ngành văn thư, tàng trữ để nhận văn bằng chính quy .
Ngoài việc theo học và nhận 1 văn bằng chính quy, bạn cũng hoàn toàn có thể tham gia những khóa học nghiệp vụ văn thư tàng trữ thời gian ngắn 3 tháng, 6 tháng tại những trường Cao đẳng, ĐH có giảng dạy và được quyền cấp chứng từ .
( Lưu ý, hầu hết những chứng từ sẽ hạn chế trong thời hạn 2 năm kể từ ngày cấp chứng từ ) .
Yêu cầu bảo mật thông tin và trung thực trong việc làm so với vị trí việc làm nhân viên cấp dưới văn thư trường học
Vị trí việc làm nhân viên cấp dưới văn thư trong trường học nói riêng, nhân viên cấp dưới văn thư nói chung là bộ phận quản trị, tàng trữ những tài liệu nội bộ, tài liệu mật quan trọng thiết yếu, do đó cần bảo vệ nhu yếu bảo mật thông tin và trung thực tuyệt đối. Cụ thể là :

• Là người có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực tuyệt đối trong việc sao kê, nhập liệu, lưu trữ và báo cáo những thông tin liên quan đến giấy tờ, công văn trong trường học.

  Xem thêm: Lấy tế bào gốc từ máu cuống rốn: Những điều cần biết

• Giữ bảo mật thông tin tuyệt đối tài liệu nội bộ trường học, những tài liệu trao đổi với đối tác chiến lược, tài liệu tương quan tới từng bộ phận và triển khai đúng tính năng trong việc san sẻ tài liệu với những bộ phận riêng không liên quan gì đến nhau .
• Tuân thủ kỷ cương riêng và chung, bảo vệ triển khai một cách cụ thể, cẩn trọng, tỉ mỉ trong những việc làm sách vở, tuyệt đối không làm mất, nhàu, thất thoát hay bị đánh cắp tài liệu cứng cũng như tài liệu mềm của trường học .

Trên đây là hàng loạt những thông tin cơ bản tương quan đến vị trí việc làm nhân viên cấp dưới văn thư trường học .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2