Văn thư là gì? Chức năng nhiệm vụ của một nhân viên văn thư

Văn thư là gì ? Văn thư trong tiếng Anh là gì ? Chức năng nhiệm vụ, miêu tả việc làm của nhân viên cấp dưới văn thư ? Một nhân viên cấp dưới văn thư phải làm những việc làm đơn cử gì ? Quy định của pháp lý so với vị trí nhân viên cấp dưới văn thư lưu trữ ?

Công tác văn thư luôn là công tác làm việc, nhiệm vụ thiết yếu của bất kể cơ quan, tổ chức triển khai nào. Vậy văn thư là gì và chứng năng nhiệm vụ, việc làm bày cần thực thi những gì.

Luật sư tư vấn luật về chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư: 1900.6568

1. Văn thư là gì?

Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP lao lý về công tác làm việc văn thư như sau : “ Nghị định này pháp luật về công tác làm việc văn thư và quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư. Công tác văn thư được lao lý tại Nghị định này gồm có : Soạn thảo, ký phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác làm việc văn thư ”. Đa số doanh nghiệp nào cũng cần bộ phận hành chính văn thư để ship hàng cho công tác làm việc quản trị và lưu trữ hồ sơ sách vở ship hàng cho việc làm, nhất là so với những cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, vì chưa hiểu rõ đặc thù việc làm nên còn khá nhiều người cho rằng việc làm này rất đơn thuần và không cần đến nhiệm vụ trình độ. Trong những công ty, doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận đảm nhiệm việc quản trị, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị chức năng, tiếp đón thư từ, giải quyết và xử lý hồ sơ sách vở cũng như triển khai một số ít nhiệm vụ khác tương quan đến công tác làm việc hành chính trong đơn vị chức năng. Nhân viên văn thư hành chính sẽ triển khai những việc làm trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và quy mô tổ chức triển khai của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên cấp dưới thực thi những việc làm hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công việc làm của mỗi đơn vị chức năng. Có thể khi nghe đến chức vụ việc làm nhân viên cấp dưới văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một việc làm bàn giấy đơn thuần, không có gì khó khăn vất vả, chỉ thao tác với những sổ sách sách vở. Tuy nhiên, với sự tăng trưởng về kinh tế tài chính và phong phú những mô hình dịch vụ lúc bấy giờ, để thực thi tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản trị những loại hồ sơ, sách vở, sổ sách nhằm mục đích Giao hàng hiệu suất cao cho những việc làm của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên cấp dưới văn thư cần có trình độ và những kiến thức và kỹ năng thiết yếu cho việc làm.

Kỹ năng chuyên môn

Xem thêm: Luật sư tư vấn thuế khi chuyển nhượng nhà đất trực tuyến miễn phí

• Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
• Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
• Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
• Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.

Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc

• Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
• Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
• Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
• Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
• Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

• Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
• Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
• Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
• Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
• Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.

Kỹ năng tin học văn phòng

• Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê… theo yêu cầu công việc.

Không chỉ gắn bó với những sách vở, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên cấp dưới văn thư hành chính còn thực thi nhiều việc làm khác nhau trong nghành hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ

• Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
• Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
• Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
• Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
• Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
• In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban.
• In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
• Quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.

Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp

• Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
• Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng của công ty; trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
• Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.

Nhiệm vụ lễ tân

• Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
• Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
• Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.

Văn thư theo tiếng Anh là Documentation

Xem thêm: Phụ cấp đối với người làm công tác văn thư kiêm nhiệm thủ quỹ

2. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên văn thư:

Tại Điều 6, Nghị định 30/2020 / NĐ-CP pháp luật về nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể so với công tác làm việc văn thư là : 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai, trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn được giao có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy thực thi đúng pháp luật về công tác làm việc văn thư ; chỉ huy việc điều tra và nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến vào công tác làm việc văn thư. 2. Cá nhân trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm có tương quan đến công tác làm việc văn thư phải triển khai đúng lao lý tại Nghị định này và những pháp luật của pháp lý có tương quan. 3. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ a ) Đăng ký, triển khai thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. b ) Tiếp nhận, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giao văn bản đến. c ) Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và ship hàng việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. d ) Quản lý Sổ ĐK văn bản .

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục xuất khẩu lao động trực tuyến miễn phí

đ ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai ; những loại con dấu khác theo lao lý.

Trong đó, các khái niệm liên quan được giải thích chi tiết như sau:

“ Văn bản ” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn từ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai và được trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật theo lao lý. “ Văn bản chuyên ngành ” là văn bản hình thành trong quy trình thực thi hoạt động giải trí trình độ, nhiệm vụ của một ngành, nghành nghề dịch vụ do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành pháp luật. “ Văn bản hành chính ” là văn bản hình thành trong quy trình chỉ huy, quản lý, xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai. “ Văn bản điện tử ” là văn bản dưới dạng thông điệp tài liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình diễn đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo pháp luật. “ Văn bản đi ” là tổng thể những loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. “ Văn bản đến ” là tổng thể những loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai nhận được từ cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể khác gửi đến .

Xem thêm: Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ đối với nhân viên văn thư

“ Bản thảo văn bản ” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện đi lại điện tử hình thành trong quy trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai. “ Bản gốc văn bản ” là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. “ Bản chính văn bản giấy ” là bản hoàn hảo về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. “ Bản sao y ” là bản sao vừa đủ, đúng mực nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật pháp luật. “ Bản sao lục ” là bản sao vừa đủ, đúng chuẩn nội dung của bản sao y, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật lao lý. “ Bản trích sao ” là bản sao đúng mực phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình diễn theo thể thức và kỹ thuật pháp luật. “ Danh mục hồ sơ ” là bảng kê có mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức triển khai. “ Hồ sơ ” là tập hợp những văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người tiêu dùng đơn cử hoặc có đặc thù chung, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi, công dụng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .

Xem thêm: Điều kiện chuyển mã ngạch nhân viên văn thư sang văn thư trung cấp

“ Lập hồ sơ ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể theo những nguyên tắc và giải pháp nhất định. “ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử ” là Hệ thống thông tin được kiến thiết xây dựng với tính năng chính để triển khai việc tin học hóa công tác làm việc soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường tự nhiên mạng ( sau đây gọi chung là Hệ thống ). “ Văn thư cơ quan ” là bộ phận thực thi 1 số ít nhiệm vụ công tác làm việc văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai.

3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư:

1. Nguyên tắc Công tác văn thư được triển khai thống nhất theo pháp luật của pháp lý. 2. Yêu cầu a ) Văn bản của cơ quan, tổ chức triển khai phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn theo pháp luật của pháp lý : Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực thi theo lao lý của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ; so với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản trị ngành, nghành địa thế căn cứ Nghị định này để pháp luật cho tương thích ; so với văn bản hành chính được triển khai theo lao lý tại Chương II Nghị định này. b ) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị tập trung chuyên sâu tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp đón, ĐK, trừ những loại văn bản được ĐK riêng theo pháp luật của pháp lý .

Xem thêm: Luật sư tư vấn thủ tục mua bán nhà chung cư theo dự án trực tuyến

c ) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn Bản đến có những mức độ khẩn : “ Hỏa tốc ”, “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. d ) Văn bản phải được theo dõi, update trạng thái gửi, nhận, giải quyết và xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e ) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị, sử dụng theo pháp luật của pháp lý. g ) Hệ thống phải phân phối những pháp luật tại phụ lục VI Nghị định này và những lao lý của pháp lý có tương quan. Công tác văn thư và công tác làm việc lưu trữ là hai công tác làm việc có nội dung nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không hề thiếu được trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan. Vì vậy những cơ quan cần phải chăm sóc tổ chức triển khai tốt công tác làm việc văn thư để ship hàng cho công tác làm việc hàng ngày và lâu bền hơn về sau.

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2