Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

80 / 100

Powered by Rank Math SEO

Hiện nay, không chỉ có các cơ quan nhà nước mới có bộ phận phụ trách hành chính văn thư, mà ngay cả các doanh nghiệp và các tổ chức xã hội cũng cần sử dụng đến nguồn cán bộ văn thư lưu trữ có chuyên môn. Nếu bạn còn thắc mắc Nhân viên văn thư lưu trữ là ai? Công việc của một văn thư lưu trữ là gì? Ngành văn thư lưu trữ cần những tố chất nào? Thì hãy tham khảo bài viết này.

I. Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ Là Ai?

Trong những công ty, doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là những cơ quan nhà nước, nhân viên văn thư lưu trữ là bộ phận đảm nhiệm việc quản trị, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị chức năng. Trong một số ít cơ quan doanh nghiệp, nhân viên văn thư cũng là người quản lý tài sản, hồ sơ nhân sự của công ty, … Nói chung văn thư hành chính là người triển khai 1 số ít trách nhiệm tương quan đến công tác làm việc hành chính trong đơn vị chức năng .

II. Các Công Việc Của Một Văn Thư Lưu Trữ Là Gì?

Như đã đề cập, nhân viên văn thư lưu trữ là người thực thi 1 số ít trách nhiệm tương quan đến công tác làm việc hành chính trong đơn vị chức năng. Cụ thể từng việc làm như sau :

1. Quản lý văn bản nhận – truyền đi:

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người làm văn thư đó là quản trị hồ sơ cho công ty. Hàng ngày phải tiếp đón những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản trị cả những sách vở, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan .
Người công tác làm việc vị trí văn thư có quyền hạn được giải quyết và xử lý nhanh những sách vở ấy nếu thiết yếu. Sau khi đã đảm nhiệm những hồ sơ cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm những mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản trị và tổng hợp lại .

2. Quản lý tài sản của công ty:

Công việc của văn thư không chỉ dữ gìn và bảo vệ những sách vở của công ty mà người văn thư cũng cần phải có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị những gia tài của công ty. Họ sẽ lên một list những vật phẩm văn phòng phẩm mà những phòng ban cần sử dụng trong công ty. Vào cuối mỗi tháng sẽ báo cáo giải trình rất đầy đủ những đồ vật văn phòng phẩm đã mua .
Bên cạnh đó, văn thư cũng là người theo dõi, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng. Lên kế hoạch bảo trì những thiết bị công nghệ tiên tiến, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra tiếp tục những đồ vật văn phòng, để hoàn toàn có thể mua thêm và bổ trợ đúng lúc, giúp cho những phòng ban thao tác tốt hơn .

3. Quản lý hồ sơ nhân sự:

Lập những kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức triển khai lựa chọn nhân sự cho những phòng ban, tham gia chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên / nhân viên nhân sự. Khi có những nhân sự thử việc và thao tác, họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, nhìn nhận, nhận xét và triển khai ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới .

4. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng:

Mỗi tháng chấm công nhân viên và lập bảng chấm công những nhân sự. Sẽ dựa vào đó để hoàn toàn có thể tính lương và thưởng nộp cho chỉ huy công ty ký duyệt. Sau đó, người công tác làm việc văn thư sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên .

5. Làm nhiệm vụ lễ tân:

Trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty. Bên cạnh đó, cũng là người tiếp nhận các cuộc gọi của khách hàng, xử lý vấn đề và truyền tải lại thông tin cho cấp trên hoặc bộ phận liên quan.

III. Tố Chất Trở Thành Nhân Viên Văn Thư Lưu Trữ?

• Ý thức tổ chức kỷ luật và tác phong công nghiệp, tỷ mỷ, chính xác, tuân thủ các quy định về bảo mật;
• Tính trung thực, có tinh thần hợp tác với đồng nghiệp và say mê với công việc;
• Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao trước tập thể, pháp luật và chấp hành tốt các nội quy, quy chế tại nơi làm việc;
• Luôn có ý thức vươn lên và sẵn sàng đảm nhiệm các công việc được giao…

IV. Các Hình Thức Đào Tạo Trung Cấp Văn Thư Lưu Trữ:

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị chức năng huấn luyện và đào tạo Trung cấp Văn Thư Lưu Trữ, với mỗi đơn vị chức năng sẽ phong cách thiết kế phong phú những hình thức đào tạo và giảng dạy. Nhưng có 2 hình thức huấn luyện và đào tạo được nhiều trường vận dụng nhất lúc bấy giờ : hình thức đào tạo và giảng dạy chính quy tập trung và hình thức huấn luyện và đào tạo trực tuyến từ xa :

1. Hình thức đào tạo chính quy tập trung:

• Thời gian:Học vào buổi tối cuối tuần .
• Địa điểm:Học tại cơ sở đào tạo và giảng dạy .

2. Hình thức đào tạo online từ xa:

• Phương pháp học:Tự học .
• Thời gian và địa điểm:Với hình thức học trực tuyến từ xa, học viên được linh động thời hạn và khu vực học tập, hoàn toàn có thể học mọi lúc mọi nơi, không cần đến trường .

V. Hỗ Trợ Tư Vấn:

Quý anh chị / bạn đọc cần thêm thông tin ngành Trung cấp văn thư lưu trữ, vui mừng liên hệ :

TRUNG TÂM TUYỂN SINH HƯỚNG NGHIỆP

• Địa chỉ: Số 485 Phạm Văn Chiêu, P. 13, Q. Gò Vấp, TP. HCM

• Điện Thoại: 

  0856.44.77.55

• Email: 

  Xem thêm: Vì sao nên lưu trữ tế bào gốc máu dây rốn?

  [email protected]

Hỗ trợ tư vấn 24/7. Nộp hồ sơ tất cả các ngày trong tuần, thứ 7, chủ nhật.

Trân trọng ,

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2